無料と有料のWeb会議システムの7つの違いをわかりやすく徹底解説！

1. Web会議システムとは

Web会議システムは、インターネット通信を使って遠隔の相手と会議ができるコミュニケーションツールです。このシステムは、１対１のオンライン面談から、複数人で行う社内会議や商談、大人数で行うセミナーまで、幅広い用途で利用できます。いつでもどこでも簡単に会議ができるため、素早い意思決定が可能です。

また、従来では電話やメールでしていた連絡も、Web会議にすることによりお互いの顔や反応を確かめながら話ができるため、コミュニケーションの質の向上にもつながります。

無料で使えるシステムもありますが、画質や音質が悪かったり、同時に接続できる人数が限られていたりと機能に制限がある場合があります。有料のものと比較して、自社にあったWeb会議システムを選びましょう。

2. 無料のWeb会議システムとは

Web会議システムには、コストをかけず簡単に使えるものがあります。無料で基本的な機能が使えるため導入しやすく、会議だけでなく友達や知人とのコミュニケーションなどにも広く使われています。しかし、無料のWeb会議システムは、機能が制限されていたり、セキュリティ面に心配があるなど、思わぬ注意点もあります。

それぞれのシステムの特徴を知って、慎重に導入を検討することが大切です。特に業務や機密性の高い会議で使用する場合は、有料のWeb会議システムも検討しましょう。

メジャーな無料のWeb会議システム

無料で利用できるWeb会議システムとして有名なものは、以下の通りです。

• Zoom
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Meet Now（Skype）

これらのシステムの名前を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。基本的な機能が無料で使えるだけでなく、比較的簡単な操作でWeb会議を行うことができます。

しかし、無料のシステムの場合「時間制限がある」「セキュリティ面が弱い」「同時接続数が決まっている」「音質・画質にムラがある」など、機能が制限されている場合があります。これらは、有料のプランに変更したり、有料のシステムを導入したりすることで解決できます。

特に、業務や機密性の高い会議で使う場合は、有料のWeb会議システムの導入を検討しましょう。

※Zoomは、Zoom Video Communications, Inc.の商標または登録商標です。

※Google Meetは、Google LLCの商標です。

※Microsoft Teamsは、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。

※Meet NowはSkype Limited社の商標または登録商標です。

ブラウザで利用できるWeb会議システム

Web会議システムは、基本的にソフトをインストールして利用します。しかし「Zoom」や「Google Meet」など、システムによってはインストールしなくても、ブラウザから利用できるものがあります。インストールする手間がないので、手軽にすぐに利用できます。

特に、社外の会議や商談に利用したい場合は、わざわざ相手にソフトをインストールさせなくてもよいものを選ぶと手間をとらせずに会議ができるでしょう。

3. 無料と有料のWeb会議システムの違い

無料のWeb会議システムと有料のWeb会議システムには、以下の違いがあります。

• 映像・音声の品質
• 同時接続数
• 接続時間の制限
• ユーザーの管理機能
• セキュリティレベル
• サポート体制
• Web会議の機能面

無料のWeb会議システムは、機能が制限されていることや、音声品質が良くない、問い合わせフォームだけでサポート体制がない場合があります。

これらの問題は、有料のWeb会議システムにしたり、有料のプランに変更したりすることで解決できます。「有料」と聞くと少しハードルが高く感じますが、Web会議の導入によって「移動費」「出張費」「会議室のコスト」などさまざまな経費を削減できます。

Web会議システムを導入した際の費用対効果を見極め、「コスト面」と「品質・機能・セキュリティ面」のバランスの取れたシステムを選びましょう。

映像・音声の品質

Web会議の映像や音声の品質は、無料と有料のWeb会議システムによって大きく異なります。特に外出先で使用する場合は、通信状況に影響を受けるため注意が必要です。

無料のWeb会議システムでは、映像や音声が途切れたり、画面の共有がうまくいかなかったりとトラブルが起きる場合もあります。スムーズに会議を進行したい場合は、有料のシステムを使うと良いでしょう。

相手の雰囲気や会議の臨場感も大切にしたい場合は、機器・機材にこだわることも大切です。ノイズキャンセリングのついたマイクや音質の良いスピーカーを導入することで、対面で会っているかのようなWeb会議を行うことができます。

同時接続数

無料アプリの場合、100人以下までといった同時接続数の上限が設定されている場合がありますので確認をしておきましょう。少人数の会議では問題ないですが、大規模な会議、セミナーがある場合は、必ずチェックするべきポイントです。

基本的に、有料のWeb会議システムを導入したり、有料プランに変更したりすると同時接続数を増やすことができます。自社のWeb会議の目的に合わせたシステムを選びましょう。

接続時間に制限があるか

無料アプリの場合、接続時間の上限は60分程度に決まっているものがあります。接続時間がくると自動的に会議が終了してしまうため、また接続し直さなくてはなりません。

社内の会議の場合はいいかもしれませんが、商談や社外の方との会議の場合は、接続時間に制限のないシステムを選びましょう。基本的にコストをかければ、接続時間を延長することができます。

ユーザーの管理機能

有料のWeb会議システムには、ユーザー管理システムがついているものがあります。「ライセンスをユーザーに割り振る」「レポート出力による利用状況を把握する」「外部の連絡先を管理する」など、ユーザー管理ができるとさらに組織でのWeb会議が行いやすくなります。

特に大人数で利用する場合は、あると便利な機能です。

セキュリティ

セキュリティ面は、業務で使用する場合、最も重要なポイントです。Web会議システムを導入する前に、情報漏えいのリスクを考慮して、セキュリティ要件・対策をしっかり確認しておきましょう。

「Zoom」や「Google Meet」などのクラウド型Web会議システムは、情報セキュリティシステムを提供元に依存しています。セキュリティレベルをしっかり確認して導入しましょう。有料のWeb会議システムは、SSLにより強力に暗号化されている仕組みを取り入れているものもあります。安心して利用するために、セキュリティレベルはしっかり確認しておきたいところです。

サポート体制

何かトラブルが会ったとき、サポート体制が整っていると安心してシステムを使うことができるでしょう。しかし、無料のWeb会議システムの場合、サポート体制が無いものがほとんどです。何かあった時のために、業務でWeb会議システムを使う場合は、サポート体制を確認しておきましょう。

• 電話やメールで問い合わせができるか
• オンラインマニュアルはあるか
• 24時間365日対応しているか
• 多言語サポートの体制はあるか

自社のニーズに合わせて、以上のサポート体制を確認しておくと安心です。

機能面

「画面共有」「マイクのオンオフ機能」などの基本機能はどのシステムにもほとんどあります。しかし、Web会議にあるとありがたい「録音・録画」「アンケート」といった機能は、無料のシステムにはついていない場合があります。

会議を録音・録画することができると、議事録の作成がスムーズにできたり、出席できなかった関係者に動画で会議内容を共有できたり、業務の効率化につながります。また、アンケートを取ることができれば、会議や研修会の反省につながり、より質の良い会議や生産性の向上につながります。

Web会議によって、従業員の通勤費・出張費など削減できるコストは多くあります。費用対効果を確認して、自社に必要な機能がある場合は有料のWeb会議システムも検討すると良いでしょう。

また、Microsoft Teamsや Webex Callingなどの有料Web会議システムの場合、「ひかりクラウド電話」などと組み合わせて、Web会議ツールで代表番号での発着信できるものもあるので、社員のプライベートを守ることができます。

※Microsoft Teamsは、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。

※Webex CallingはCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

4. Web会議システムの導入を検討してみましょう

Web会議システムは、無料で導入できるものがほとんどです。しかし、無料のシステムには、「画質・音質面」「通信速度面」「機能面」「セキュリティ面」「接続可能数」などさまざまな制限があります。

Web会議システムの導入に当たっては、無料のものと有料のものの違いを理解した上で、自社に合ったものを選ぶことが大切です。会社の業務でWeb会議システムを取り入れる場合、無料のものでは補いきれない注意点が多々あります。まずは無料で利用してみて、状況によって有料プランに引き上げるという方法もあります。

「手っ取り早く無料のものをダウンロードしたが、情報漏えいしてしまい信用を失った」「大切な商談の場で、うまくシステムが起動しなかった」といったことにならないように、慎重に選びましょう。また、導入後に情報セキュリティ対策についても考えておくことが大切です。Web会議システムの情報セキュリティ対策について詳しく知りたい方は以下のリンクをぜひ参考にしてみてください。