リモートワークにおすすめのITツール7選を紹介！ツールの種類についても解説

1. リモートワークとは？メリットと課題

リモートワークとは、会社以外の場所で業務を行う働き方を指します。「リモートワーク＝自宅で仕事をする」というイメージを持たれるかもしれませんが、場所は自宅とは限りません。リモートとは「遠隔」を意味します。そのため、会社以外の場所であれば、コワーキングスペースやカフェで働くのもリモートワークです。

リモートワークでは通勤を省略して時間を有効活用できるといったメリットがあります。しかし、その一方でデメリットとして以下のようなことがあります。

• 相談やディスカッションが気軽にできない
• 互いの進捗状況が見えにくい
• スキルアップしにくい

こうした課題を解決するのがリモートワークツールです。ツールを効果的に利用すれば、オンライン上のコミュニケーション不足を解決できるようになります。

テレワークに興味のある方は、NTT東日本の「テレワーク導入ガイドブック」を参考にしてみてはいかがでしょうか。法人向けのテレワーク推進に役立つ資料やコラムが多数掲載されています。

2. リモートワークに必須のITツール7つ

スムーズなリモートワークには、コミュニケーション不足などを補うITツールが役立ちます。リモートワークにおすすめのITツールには、以下のようなものがあります。

• Web会議ツール
• チャットツール
• 勤怠管理ツール
• ファイル共有ツール
• タスク管理ツール
• ナレッジ共有ツール
• リモートアクセスツール

この章では、それぞれのツールの特徴やポイントについて詳しく説明します。

Web会議ツール

Web会議ツールは、リモートワークの課題にあがる「コミュニケーション不足」を解決するためのツールです。パソコンやスマートフォンなどの端末のモニター越しにミーティングができます。会議の専用機器は不要なため、誰でも気軽に取り入れられるのが良い点です。

ツールによっては、録音や画面共有などの機能があり、さまざまな用途で活躍するでしょう。

チャットツール

チャットツールは、Web会議ツール同様、コミュニケーションを図るためのツールです。チャットツールには以下のような機能があります。

• 1対1やチーム単位でのチャット
• メール連携
• ファイル共有
• タスク機能
• 音声通話

いずれもビジネスで必要な機能で、メインのチャット機能ではテキストに加えて画像やスタンプなどを使ったコミュニケーションもできます。

勤怠管理ツール

勤怠管理システムは、業務が滞りなく遂行されているか管理するためのツールです。社員の就労時刻をオフィスから離れた場所でも管理し、法律で定められた労働時間を超えないよう時間管理をしてくれます。勤怠管理ツールの代表的な機能は以下のとおりです。

• 従業員の勤務日数や時間を記録する
• 残業時間を記録する
• GPS機能で営業履歴を記録する
• 在籍状況を表示する

勤怠管理ツールで勤務状況を可視化すれば、業務の見通しが立てやすくなるでしょう。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールとは、ファイルをオンラインで共有するツールです。リモートワークでは、紙の書類の情報共有ができないため、すべて電子データにする必要があります。

ファイル共有ツールは、電子データをネットワーク経由で気軽に共有できます。一方で、情報漏えいのリスクもあるので、セキュリティにしっかり配慮することが大切です。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、進行中の業務の進み具合を可視化するツールです。「ToDoリスト」やスケジュール管理機能などによって、チーム内でそれぞれのタスクの進捗状況や期限がわかります。共有することでメンバ－がいつでも確認でき、スケジュールを全体で共有しやすい点がおすすめです。

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有は、企業が持っている情報や知識と各従業員が持っているノウハウを共有して企業活動を効率化する手法です。これを実現するためのツールがナレッジ共有ツールで、クライアント情報や過去の実績、業務進捗などを確認するものです。

コミュニケーションが十分に取れていても、社内で誰がどの業務を行っているのか把握できないと、スムーズな業務は望めません。互いの進捗状況を把握し合えることで、業務を効率的に進められるでしょう。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールとは、オフィスにあるPCに自宅からアクセスし、遠隔操作を行うツールです。インターネットに接続されているパソコンであれば、離れたところにあるパソコンに対してどこからでも接続できます。

リモートアクセスツールを利用することで、データを持ち出すことなくオフィス外での作業が可能になるため、情報セキュリティ対策の強化につながります。

3. 自社に必要なツールを準備してリモートワークを実施しよう

今まで会社内でやっていた業務を、出社せずに遠隔地で行う働き方を「リモートワーク」といいます。在宅やコワーキングスペースなど働く場所にとらわれない新しい働き方として注目されています。その一方、コミュニケーション不足や、業務の進捗状況が把握しにくい点が課題となっています。

今回の記事では、リモートワークで役立つITツールを紹介しました。これらを利用することで課題解決につながりやすくなるでしょう。自社に適したツールを探して活用してみるのはいかがでしょうか。