COLUMN

1. SaaSの社内wikiツールとは？

冒頭でお伝えしたとおり、SaaSの社内wikiツールとは、クラウドタイプの社内wikiツールのことです。社内wikiツールは、組織で蓄積されているノウハウやデータを使いやすく管理し、リアルタイムで共有することに特化したツールとなっています。

多様な働き方の実現を目的としてテレワークが普及していることなどから、組織内の情報共有がスムーズにしづらくなっていることを背景に、注目が集まっているツールです。

ここでは、SaaSの社内wikiツールについて正しく理解するためのポイントとなる、社内wikiツールでできることや向いているケースについて、ご紹介します。

1-1. 社内wikiツールでできること5つ

社内wikiツールとは、組織が保有するデータの中でも、特に、ノウハウなどの業務をスムーズに進めるために役立つ情報を使いやすくするためのツールです。ユーザーが気軽に情報を書き込んだり編集したりできるので、情報をすぐに見つけたり共有したりすることに向いています。

例えば、ノウハウに関してありがちな、

• 資料作成に欠かせない情報をメールでもらったけれど、他のメールに紛れてしまった
• 効率的なデータ分析手法を知っている担当者が一人だけなのに、今日は休んでいる

などの困った事態を解決できる機能が、社内wikiツールには備わっているのです。

具体的には、次のような機能があります。

社内wikiツールの便利な機能
ノウハウやデータの共有	よくある質問やマニュアルをツール上で作成し、そのまま保存できる 豆知識や気付いたことなど、ちょっとした役立つ情報を共有しやすい
データの追加・編集	誰もが簡単にデータの追加や編集といった更新作業を行うことができる 必要に応じて編集権限を制限することも可能
データの一元管理	ツール上で作成したマニュアルだけでなく、文書や画像・スライドなど、さまざまなデータを紐づけて管理することができる ノウハウの参考資料や関連する議事録の音声データを、まとめて管理するといった使い方が可能
欲しいデータの検索	キーワード検索や属性に基づく検索など、さまざまな検索が可能で、欲しいデータに確実にアクセスできる
コミュニケーション	マニュアルや保存されている資料などについて、質問のメッセージを送ることができる 質問された側は、回答を送ることが可能

1-2. SaaSの社内wikiツールの費用感

SaaSの社内wikiツールは、無料で使えるものから有料のものまで、さまざまです。

月々の料金は、利用するユーザー数で変動するケースが多いです。各社内wikiツールの具体的な利用料金は、公式のホームページを閲覧したり資料請求したりすることで、確認が可能なので事前に確認することをおすすめします。

自社の利用状況では、どの程度の金額になるのかを、事前に確認してから利用を検討することで、想定外の出費を抑えられます。

1-3. SaaSの社内wikiが向いているケース・向かないケース

SaaSの社内wikiツールを導入するのに向いているケース・向かないケースは、次のとおりです。

SaaSの社内wikiが向いているケース・向かないケース
向いているケース	ノウハウやマニュアルなどの情報共有を簡単に進めたい 異動や新規採用時の育成の手間を抑えたい テレワークを導入している
向かないケース	社内wikiツールの更新や管理をする余裕がない

基本的にSaaSの社内wikiツールは、共有すべきノウハウなどがある組織であれば、導入に向いています。特に上記のとおり、ノウハウや仕事の進め方などに関する情報を、手間をかけずに共有したいというケースでは、導入効果を実感しやすくなるでしょう。

また、テレワークを導入しているなど、情報のリアルタイムでの共有がしづらい職場環境である場合も、社内wikiツールは向いています。

一方で、社内wikiツールは、最新の情報を正確に共有できないと効果を発揮しづらい傾向にあります。情報の更新や内容の管理ができるだけの人材の余裕がない場合は、導入しても、使いこなせないリスクが高いでしょう。

今さら聞けない！SaaSとは？

SaaS（Software as a Service）とは、クラウドサービスの一種です。 ソフトウェアを所有せずに、その機能だけをネットワーク経由で利用できるサービスで、一般的に広く利用されているクラウドサービスと言えます。 クラウドサービスには、SaaS、PaaS、IaaSの3種類があります。 SaaS（Software as a Service） ソフトウェアを保有することなく、必要な機能を使えるクラウドサービス メールや文書作成・表計算ソフトなど、さまざまなソフトウェアを使える カスタマイズ性は低いが、専門知識が無くても利用できる PaaS（Platform as a Service） ソフトウェア類を動かせる環境であるプラットフォームを利用できるクラウドサービス アプリの開発環境やAIによるデータ分析環境などが代表的 SaaSに比べるとカスタマイズできるが、その分、知識も必要 IaaS（Infrastructure as a Service） コンピューターの基本部分であるサーバーやストレージ・ファイアウォールといった、インフラのみを利用するクラウドサービス 3つの中でもっとも自由度は高いが、もっとも専門知識が必要

Saas・Paas・Iaasについて詳しく知りたい方はこちらへ

「SaaSとは？PaaS・IaaSとの違いとサービス例を徹底解説」

2. SaaSの社内wikiツールで解決できる課題

SaaSの社内wikiツールの概要が把握できたところで、具体的にどのような課題の解決ができるのか、気になっている方も多いでしょう。社内wikiは、例えば以下のような課題を抱えているときに、おすすめです。

SaaSの社内wikiツールで解決できる課題の例
1. 必要な情報を見つけるのに時間がかかる 2. 異動や退職時の引継ぎがうまくいっていない 3. 属人化している業務がある 4. 顧客や取引先へのサポートに不十分な点がある

上記のような組織でよくある課題を、SaaSの社内wikiツールでどのように解決できるのか、以下でもう少し詳しく説明します。

2-1. 必要な情報を見つけるのに時間がかかる

「有益な情報をデータ化したのに、どこにあるのかわからなくなった」

「いつも、必要なときにデータが見つからない」

といった、必要な情報を見つけるのに苦戦しやすいという課題があるなら、SaaSの社内wikiツールを導入することで、必要なときに必要な情報に短時間でたどり着けるようになります。

社内wikiツールは検索機能が充実しているので、キーワードやファイル名など、さまざまなヒントをもとにデータを探せるからです。

また、マニュアルに関係する文書データや音声データを紐づけておくといった、データの一元管理ができるので、欲しい情報を探す手間を減らせます。

さらに、検索してデータを閲覧しても不明点が残ったら、そのまま作成者にメッセージを送って確認することも可能です。

知りたい情報を得るまでのプロセスを省力化したいなら、SaaSの社内wikiツールは最適と言えるでしょう。

2-2. 異動や退職時の引継ぎがうまくいっていない

従業員が異動や退職をした際の業務の引継ぎがうまくいっていない場合、SaaSの社内wikiツールを導入することで、スムーズな引継ぎを実現できます。

マニュアルやよくある質問を、参考データとともに一元管理できる社内wikiを整備しておけば、不明点などはすべて、社内wikiを確認するだけで解決できるからです。

引き継ぎ書を作成して時間をかけて引継ぎをしたり、新人が配属されたので研修をしたり、といった手間や労力を省くことができます。

「わからないことはwikiを見て」で済むので、何度も同じ質問をしたりされたりといった、非効率的な状況も減らすことができるでしょう。

2-3. 属人化している業務がある

特定の担当者以外は処理手順を把握していないといった、属人化している業務がある状況ならば、SaaSの社内wikiツールを導入することで、プロセスを平準化し共有できます。

SaaSの社内wikiツールを導入することで、

• 業務の進め方
• ノウハウ
• 留意すべき点や気付いた点
• 重要なメールや資料

など、業務を効率的に進めるうえで欠かせないデータを一元管理し、社内で共有できるからです。他の従業員がプロセスを確認し、より効率的に進めるための改善をはかることも、可能になります。

2-4. 顧客や取引先へのサポートに不十分な点がある

現在、顧客や取引先へのフォローやサービスの提供に不十分な点があるなら、SaaSの社内wikiツールを導入することで、サポート体制の充実がはかれます。

社内wikiツールには以下のような特徴があるので、対外的な対応を組織全体でブラッシュアップするためのツールとして、適しているからです。

• リアルタイムで顧客や取引先の情報を共有できる
• 音声データやメール内容なども簡単に共有できる
• 留意点や気付いたことなど、ちょっとした情報でも共有しやすい

上記のような情報共有を実現できれば、顧客や取引先のニーズや状況の変化にも迅速に適応し、最適なアクションを起こすことができるようになるでしょう。

3. SaaSの社内wikiツールを活用している事例

業務効率化やデータ利活用の促進など、多くの利点があるSaaSの社内wikiツールを、既に多くの企業が活用しています。そこで、ここでは、実際の活用事例をご紹介します。

SaaSの社内wikiツールを活用している事例
会社・部門の枠を超えて情報格差をなくした事例	デザイン、プロダクト開発などの多数の部署をまたぐ仕事でも社内Wikiを活用することで仕事をスムーズに進めることができた事例
社内wikiツールで多数の拠点間の情報共有を実現	顧客へのサポートをするための情報について、12もの多数の拠点で共有するために、SaaSの社内wikiツールを活用した事例

SaaSの社内wikiツールを使いこなせるかどうかイメージをつかむためにも、実際の事例を確認しておきましょう。

3-1. 会社・部門の枠を超えて情報格差をなくした事例

1つのプロジェクトに携わるメンバーが増える度に情報共有の手間や情報共有しきれない部分があります。

特に複数プロジェクトで進む際に議事録や各部署のタスクの進捗を可視化することが必要でした。

社内wikiツールの“Notion”を導入することで、1つの開発の流れである「企画→実装→リリース→分析効果検証」というサイクルの中で企画書・仕様書・分析書などをドキュメントで整理し、蓄積された状態にしました。

結果として、過去から現在までどのようにプロジェクトが進んでいるのか、プロジェクトに関わる全員が把握できるようになっています。

この事例から複数人や複数チームで進める仕事において時間の効率化に役立つツールだということがわかります。

参考：Notion事例

3-2. 社内wikiツールで多数の拠点間の情報共有を実現した事例

POSシステムの導入や運用・サポートなどの事業を中心に展開する企業では、12もの拠点間での情報共有に、社内wikiツールを活用しています。

同社では、システムに関するサポートセンターが12拠点ありましたが、社内wikiツール導入前は、拠点間で保有する情報格差があることなどが課題でした。

そこで、SaaSの社内wikiツールを導入し、12拠点すべての情報を一元管理するようにしました。これによって、すべてのサポートセンターで同等の対応が可能になったほか、データの検索性が向上し、対応が迅速になったとのことです。

この事例から、一つの事業所内だけにとどまらず、複数拠点間の情報共有にも社内wikiツールが役立つことがわかります。

参考：12拠点あるサポートセンターのナレッジを一元管理！ – 東芝テックソリューションサービス株式会社

4. SaaSの社内wikiツールを有効活用するポイント3つ

SaaSの社内wikiツールを有効活用するには、従業員に浸透させることが大切です。社内wikiツールが浸透することで、情報の更新も頻繁に行われるようになり、データを有効利用しやすくなるからです。

ここでは、従業員にスムーズに浸透させるための3つのポイントを紹介します。

SaaSの社内wikiツールを有効活用するポイント3つ
1. 書き込み・利用のルールを定め、周知させる 2. 管理者をおく 3. リリース段階で、ある程度情報を掲載しておく

それぞれ、どういうところがポイントとなるのか、順番に見ていきましょう。

4-1. 書き込み・利用のルールを定め、周知させる

SaaSの社内wikiツールを有効活用するには、導入時に、書き込み・利用のルールを定め、周知させることがポイントとなります。

書き込み・利用のルールを明確にしておくことで、書き込む側も閲覧する側も、気軽に利用しやすくなるからです。ルールがわかっていれば、どのレベルの情報を書き込んでよいのかわかるので、「この程度の情報は書いたらダメかな？」と心配しなくて済み、書き込みを促進できます。

また、閲覧する側も、ルールをあらかじめ知らされていることで、どういう内容が社内wikiに載っているのかを把握できます。どういうシーンで閲覧すると有効かがわかるので、使いやすくなるでしょう。

なお、ルールはシンプルにすることがポイントとなります。あまりに細かいと、書き込む側が面倒になり、wikiの内容が充実しにくくなるからです。

4-2. 管理者をおく

社内wikiツールを従業員に浸透させるには、品質の高い情報が充実していることが欠かせません。そのため、書き込みのルールに従った品質を維持するための管理者をおく必要があります。

いくらルールを定めて周知させても、情報が増えるにつれ、誤った内容や趣旨に合わない情報も含まれるようになってしまうでしょう。管理者が定期的に内容をチェックし、不適切なものは削除するなどの対応をすることで高品質なwikiを作れるから、管理者をおくことが有効活用のポイントとなるのです。

また、管理者や書き込み者にインセンティブを設けることで、さらに社内wikiの品質を向上できるでしょう。

4-3. リリース段階で、ある程度情報を掲載しておく

社内wikiツールの利用を従業員に浸透させるには、社内wikiのリリース段階で、ある程度情報を掲載しておくことも重要なポイントと言えます。

せっかく社内wikiについて周知させても、「情報はこれから充実していきます」では、誰も見なくなってしまうからです。

もっとも社内の注目が集まるリリースのタイミングで有益な情報を載せておき、「社内wikiは役に立つものだ」というイメージを、多くの従業員に持ってもらうようにしましょう。

5. まとめ

SaaSの社内wikiツールとは、クラウドタイプの社内wikiツールのことです。社内wikiツールは、組織で蓄積されているノウハウやデータを使いやすく管理し、リアルタイムで共有することに特化したツールとなっています。

多様な働き方の実現を目的としてテレワークが普及していることなどから、組織内の情報共有がスムーズにしづらくなっていることを背景に、注目が集まっているツールです。

SaaSの社内wikiツールでは、次のような課題を解決できます。

SaaSの社内wikiツールで解決できる課題の例
1. 異動や退職時の引継ぎがうまくいっていない 2. 属人化している業務がある 3. 顧客や取引先へのサポートに不十分な点がある 4. 必要な情報を見つけるのに時間がかかる

SaaSの社内wikiツールを有効活用するために押さえるべきポイントは、次の3つです。

SaaSの社内wikiツールを有効活用するポイント3つ
1. 書き込み・利用のルールを定め、周知させる 2. 管理者をおく 3. リリース段階で、ある程度情報を掲載しておく

SaaSの社内wikiツールを導入することで、ノウハウの共有が簡単になります。さらに、データをわかりやすく整理して管理したり、簡単に探せるようにしたりすることも得意なので、幅広い情報共有に効果的です。

組織内で情報が偏ると、業務効率や生産性の低下につながります。この機会に、SaaSの社内wikiツールを活用し、情報を最大限活用できる業務環境を構築してみてはいかがでしょうか。