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1. タスク管理ツールでできる3つのこと

タスク管理ツールの主な機能は、次の3つです。

タスク管理ツールでできる3つのこと
1. 複数のタスクを可視化 2. プロジェクトに関わるチーム内での情報共有 3. リマインダーでスケジュール管理の徹底

以下では、上記のタスク管理ツールの便利な機能について、もう少し詳しく説明します。必要なツールかどうかを判断する参考に、お役立てください。

1-1. 複数のタスクを可視化

タスク管理ツールの重要な機能が、複数のタスクをわかりやすく整理して可視化できることです。具体的には、次のような機能が挙げられます。

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多くのタスクを並行して進めることが多い場合や、チーム内でタスクの進捗状況を共有する機会が多いなら、タスクを可視化する機能が役に立ちます。

1-2. プロジェクトに関わるチーム内での情報共有

タスク管理ツールには、プロジェクトに関わるチーム内での情報共有をスムーズにする機能が、多く搭載されています。タスクの進捗だけでなく、関係する資料を共有したり、コミュニケーションを取れたりするところが、タスク管理ツールの便利なところです。

機能の具体例を見てみましょう。

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メンバーがテレワークや外回り・遠隔地にいるなどで、業務に関するコミュニケーションが不足しがちという場合は、タスク管理ツールを活用することで円滑にコミュニケーションが取れるようになるので、おすすめです。

1-3. リマインダーでスケジュール管理の徹底

タスク管理ツールには、登録されたタスクについて、自動で通知を行うリマインダー機能があります。

いくら、ToDoリストなどを作ってスケジュール管理をしていても、業務が立て込むと、つい忘れてしまいがちです。そこで、リマインダーのような通知機能が役立ちます。

タスクを整理して把握するだけでなく、確実に実行できるようにしたいと考えているなら、タスク管理ツールは最適です。

2. タスク管理ツール選びで必ず押さえるべき3つのポイント

「いくつか気になるサービスが見つかったけれど、ここからどう絞り込めばよいのかわからない」というときは、次のようなポイントに着目して選ぶと、満足できるものが選びやすくなります。

タスク管理ツール選びで必ず押さえるべき3つのポイント
1. 必要な機能が充実しているものを選ぶ 2. サポート体制がしっかりしているものを選ぶ 3. 現在使用しているシステムと連携できるものを選ぶ

それぞれ、どういうところがポイントとなるのか、順番に確認していきましょう。

2-1. 必要な機能が充実しているものを選ぶ

タスク管理ツール選びで迷ったら、必要な機能が充実しているツールを選択するようにしましょう。よくやりがちなのが、「とりあえず機能が多いのを選んでおく」ですが、これでは導入効果が上がらなくなるリスクがあります。

使わない機能がたくさんあると、かえって操作方法が複雑になったり、使いたい機能が探しにくくなったりする原因となるからです。そのため、以下のとおり、使う人のレベルや使いたいシーンに合わせて選ぶことが重要になります。

使う人のレベルや使いたいシーンに合わせて選ぶとは？
【例①】職場にパソコンやデジタルツールが苦手な従業員が多い	操作性がシンプルで、機能も必要最小限のツールを選ぶ
【例②】テレワーク中の従業員とのコミュニケーション不足が気になっている	チャット・コメント付与・ビデオ会議など、コミュニケーション促進につながる機能の充実したツールを選ぶ
【例③】外回りや出張が多い業務内容で、社外でタスク管理を簡単にできると嬉しい	スマートフォンやタブレットに対応しており、モバイル端末での操作性が高いツールを選ぶ

どのような機能があるのかについては、公式ホームページや資料請求をすることなどで確認できます。

2-2. サポート体制がしっかりしているものを選ぶ

使いこなせるタスク管理ツールを導入するには、サポート体制がしっかりしているものを選ぶことをおすすめします。導入時は意外と優先順位を低くしてしまいがちなサポートですが、サポートが充実していると、以下のとおり、効率的な運用をするのにとても役立つからです。

◆サポート体制がしっかりしていることの利点とは？

このように、サポートが充実していると、さまざまなシーンで恩恵を受けられます。どのようなサポートがあるのかについては、公式ホームページや資料請求をすることなどで確認することが可能です。

2-3. 現在使用しているシステムと連携できるものを選ぶ

現在使用しているシステムと連携できるタスク管理ツールを選ぶことで、導入効果を高めることができます。他のツールと連携させることで、手間を省いてタスク管理や情報共有ができるようになるからです。

例えば、メールやチャットシステムと連携できると、タスクに関係する連絡をスムーズに行ったり、やり取りのログを簡単に残したりできるようになるでしょう。

ツールの切り替えやツール間でのデータ移動は意外と手間がかかるので、省力化できれば業務を効率化することにつながるので、有益です。

タスク管理ツールと連携できると便利なシステム類の具体例をご紹介しますので、参考にしてみてください。

◆タスク管理ツールと連携できると便利なシステム類の具体例

どのようなシステムと連携できるのかについては、公式ホームページや資料請求をすることなどで確認できます。

3. 代表的なタスク管理ツール①｜チームで使うのにおすすめ

タスク管理ツールでできることが大まかに把握できたところで、具体的なイメージを持つためにも、代表的なツールにはどのようなものがあるのかを確認しておきましょう。

ここでは、主にチームで利用するときに使い勝手のよいタスク管理ツールを中心にご紹介します。チームで使いやすいタスク管理ツールとは、次のような特徴を備えたツールのことです。

◆チームで使いやすいタスク管理ツールの特徴

上記のような特徴を備えるタスク管理ツールには、以下のようなものがあります。

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どのようなツールなのか、主な特長や利用料金などを順番に見ていきましょう。

3-1. Asana

Asanaは、世界195ヶ国で利用されている、チームでのタスク管理をスムーズに行いやすいタスク管理ツールです。連携させられるツールやシステムも多いので、関連業務をまとめて効率化するのにも適したツールと言えるでしょう。

Asanaの主な特長や利用料金は、以下のとおりです。

Asanaの概要
特長	進捗が一目でわかるデザインなので、直観的に把握できる 100以上の製品と連携できる 表示する順番などの指標をカスタマイズできるので、ニーズに合わせて複数のプロジェクトを一覧表示できる
料金	有料プランはユーザー1人あたり月額1,200円～、複数の料金プランがある 無料プランの設定もあるが、使える機能が限られている 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください

Asanaは複数のタスクやプロジェクトの進捗をチェックしやすいので、チーム全体のタスクをまとめてチェックする機会が多い場合や、並行してチェックすべきタスク数が常に多いという人に、特に向いています。

公式ホームページ：Asana

3-2.Backlog

Backlogは、ソフトウェア開発・大手広告代理店・全国版の新聞社など、幅広い業種で導入されているタスク管理ツールです。シンプルで使いやすい操作画面と、充実したコミュニケーション機能が、代表的な特長と言えるでしょう。

Backlogがどのようなタスク管理ツールなのか、もう少し詳しくご紹介します。

Backlogの概要
特長	ユーザーインターフェースがシンプルで使いやすい 絵文字やアイコンなども豊富で、コミュニケーションが捗る ガントチャートで作業を紐づけて、タイムライン上で確認できるので、見やすい
料金	月額2,970円から、複数の料金プランがある 30日間の無料トライアルがあるので、実際に使って試せる 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください

Backlogは、使える機能もバリエーション豊かで使いやすいので、どのような企業にも向いています。コミュニケーションが豊富なので、チーム内でのコミュニケーション促進をしたい場合は、特に向いていると言えるでしょう。

公式ホームページ：Backlog

3-3. Group Task

Group Taskは、タスク管理ツールの基本的な機能に特化させた、使いやすさが特徴です。二段階認証やログインのログを確認できるなど、セキュリティ対策も充実しているので、テレワーク時にも使いやすくなっています。

Group Taskの主な特長や利用料金は、以下のとおりです。

Group Taskの概要
特長	利用料金がリーズナブルで、無料プランの設定もある 人数無制限で利用可能 タスクに関する機能やグループに関する機能・セキュリティに関する機能といった基本的な機能に特化しているので、初めてでも使いやすい
料金	無料プランから月額8,500円のプランまで、複数の料金プランがある 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください

Group Taskは、シンプルで使いこなしやすいので、タスク管理ツールを使うのが初めての人には、特におすすめです。また、無料プランの機能も充実しているので、コストをかけずにタスク管理ツールを導入したい人にも向いています。

公式ホームページ：Group Task

3-4. jooto

jootoは、有料導入企業数約1,900社を誇る、カンバン方式とガントチャートのどちらも利用可能な使いやすいタスク管理ツールです。ほとんどドラッグ&ドロップだけで使うことができるので、誰にでも簡単に操作しやすいツールと言えます。

jootoの主な特長や利用料金は、以下のとおりです。

jootoの概要
特長	ほとんどドラッグ&ドロップだけで操作できて、誰にでも使いやすい マニュアルや個別相談・電話サポートなど、サポートが充実しているので、初めてでも安心して使える ダッシュボードで複数のプロジェクトの進捗をまとめて確認できる
料金	月額417円から、複数の料金プランがある 無料プランの設定もあるが、人数制限が4人まで 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください

ドラッグ&ドロップが中心のjootoは、パソコンの操作やデジタルツールが苦手な人に特に向いています。また、ダッシュボードも使いやすいので、複数のプロジェクトを簡単に管理したい場合にもおすすめのツールです。

公式ホームページ：Jooto

3-5. Bizer team

Bizer teamは、チェックリスト方式で簡潔にタスクを可視化することができるのが特徴のタスク管理ツールです。チェックリストを採用しているため、タスクの入力もシンプルで、時間を取られません。タスク管理ツールの管理を省力化できるツールとも言えるでしょう。

Bizer teamの概要
特長	チェックリスト方式なので、手間を省いて簡潔にタスク管理ができる よくあるタスクの内容をテンプレートに登録することでマニュアル化できる チームのタスクを一覧表示しコメントなどを付けられるほか、チャットツールとも連携できる
料金	1ユーザーあたり月額1,980円から、複数の料金プランがある 14日間の無料トライアルがあるので、実際に使って試せる 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください

チェックリストで簡潔に管理できるBizer teamは、省力化や業務効率化にしっかりと取り組みたい人に向いています。また、よくあるタスクの内容をマニュアル化できるので、業務の属人化などを課題に感じているなら、特におすすめのツールです。

公式ホームページ：Bizer team（バイザーチーム）

4. 代表的なタスク管理ツール②｜個人で使うのにおすすめ

次に、個人で利用するときに使い勝手のよいタスク管理ツールを中心に見てみましょう。個人で使いやすいタスク管理ツールとは、次のような特徴を備えたツールのことです。

◆個人で使いやすいタスク管理ツールの特徴

上記のような特徴を備えるタスク管理ツールには、以下のようなものがあります。

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それぞれ、どのようなツールなのか、主な特長などをもう少し詳しく見ていきましょう。

4-1. Todoist

Todoistは、世界中で3,000 万人以上が利用するタスク管理ツールです。Todoリストを基本とした構成で、とにかくシンプルで使いやすくなっています。また、料金設定がリーズナブルで、無料プランもあるので、コストパフォーマンスの良さも魅力と言えるでしょう。

Todoistの概要は次のとおりです。

Todoistの概要
特長	Todoリスト方式で、処理が終わったらリストから消していけるので、わかりやすい カレンダーや音声アシスタントなど70ものツールと連携できる
料金	無料プランと、月額488円からの有料プランがある 有料プランは、30日間の無料トライアルがあるので、実際に使って試せる 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください

Todoistは、誰もが使いやすいタスク管理ツールです。多くのタスクを管理しやすいので、複数のタスクを同時にこなすことが多い人には、特に最適でしょう。音声アシスタントなどと連携できるので、モバイル端末からの利用時も便利でおすすめです。

公式ホームページ：Todoist

4-2. Google ToDo リスト

Google ToDo リストは、Googleの提供する無料のタスク管理ツールです。Googleのカレンダーなど他のツールとも簡単に連携出来ます。同じアカウントでログインすれば、パソコンやモバイル端末などさまざまなデバイスからアクセス可能です。

Google Todoリストの概要
特長	無料で使える Googleの他のツールと簡単に連携できる デバイスを選ばずに使える
料金	無料

Google ToDo リストは、日頃からGoogleのツールを使っている人や、スマートフォンからもパソコンからもシームレスにタスク管理をしたい人などに、特に向いています。

公式ホームページ：Google ToDo リスト

4-3. Evernote

Evernoteは、その名のとおりノートにメモを取るように使えるのが特徴のタスク管理ツールです。タスクはもちろん、関連する動画や画像などを貼り付けて、情報を一元管理することができます。

Evernoteの概要は、次のとおりです。

Evernoteの概要
特長	タスクだけでなく、関連する情報を一元管理するのに適している 細かな情報やアイディア・Webサイトのページなど、さまざまなデータが保管できるので、メモツールとしても優秀
料金	無料プランと、月額675円からの有料プランがある 有料プランは、14日間の無料トライアルがあるので、実際に使って試せる 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください

基本的なタスク管理機能に加えて、データの一元管理と検索性の高さが魅力のEvernoteは、クリエイティブな仕事をしている人に、特に向いています。また、各タスクで扱う資料やデータが多岐にわたる場合も、使いやすいでしょう。

公式ホームページ：Evernote

5. まとめ

近年、重要視されるタスク管理ツールについて、希望どおりのものを選ぶためには、代表的な機能を把握しておく必要があります。タスク管理ツールでできる3つのことは、以下のとおりです。

タスク管理ツールでできる3つのこと
1. 複数のタスクを可視化 2. プロジェクトに関わるチーム内での情報共有 3. リマインダーでスケジュール管理の徹底

また、最適なタスク管理ツールを選ぶには、次のポイントを押さえる必要があります。

タスク管理ツール選びで必ず押さえるべき3つのポイント
1. 必要な機能が充実しているものを選ぶ 2. サポート体制がしっかりしているものを選ぶ 3. 現在使用しているシステムと連携できるものを選ぶ

上記に加えて、主にチームで利用するのか、個人で使うのが中心かによっても、使いこなしやすいタスク管理システムの特徴は変わってきます。主にチームで使うのであれば、次のような特徴のシステムが使いやすい傾向にあると言えるでしょう。

◆チームで使いやすいタスク管理ツールの特徴

一方、個人利用が中心の場合では、以下のような特徴のシステムが使いやすい傾向にあります。

◆個人で使いやすいタスク管理ツールの特徴

タスク管理ツールを導入することで、優先順位や進捗が明確になります。業務効率を高めたい場合や、ケアレスミスを減らしたいなら、積極的に活用すべきツールです。

今回、ご紹介した内容を参考に、自社にとって導入効果の高いタスク管理ツールを探してみてください。