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2022.06.01 ｜ Writer：NTT東日本　アベ

PBXとは｜種類ごとの特徴・メリット・デメリットや選ぶポイント

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PBXとは、複数の電話機やデバイスを接続し、外線を効率的に振り分けたり、内線の転送を自由に行ったりできるようにするシステムです。

通常1つの電話番号に対応する電話機は1台だけですが、PBXを導入すれば、複数の電話機間で着信を仕分ける・転送することが可能になります。その結果、取り漏らしなく効率的に外線に対応できることに加え、通話料を発生させることなく内線同士で会話することもできるようになり、コストを抑えることも可能です。

このようにPBXを導入するだけで、社外から電話をかけてくる顧客や取引先にとっても、社内で対応する従業員にとっても、利便性を飛躍的に高められます。

ただし、電話交換が可能なシステムにはPBX以外にビジネスフォンも存在し、PBXの中にもレガシー・IP・クラウドの3種類があり、それぞれメリット・デメリットがあることに注意が必要です。各システムの特徴を踏まえて自社の状況に適したシステムを選ばないと、思ったような効果が得られなくなってしまうでしょう。

PBXのメリットを最大化し、顧客の満足度アップや業務効率化をコストパフォーマンスよく実現するためには、種類ごとの特徴・メリット・デメリットを押さえて、ニーズに最適なシステムを導入することが重要なのです。

この記事では、最適なPBX選びに欠かせない以下のポイントをわかりやすく解説します。

上記のポイントを把握することで、PBXの種類ごとの特徴・ビジネスフォンとの違いを踏まえたうえで、現状の課題解決にもっとも効果的なシステムを選ぶことができるようになります。

種類によって得意なシーンやコストも大きく異なるPBXを上手に選びコストパフォーマンスよく使いこなすためにも、当記事を参考にして自社に最適なシステムを判断できるようになりましょう。

1. PBXとは

PBXとはPrivate branch exchangeの略称で、構内交換機と呼ばれることもあります。

オフィスの内部に私的に設置する電話交換システムで、複数の電話機・デバイスをPBXに接続することで、以下のように電話の発着信に関する利便性を飛躍的に向上させることが可能です。

代表的なPBXでできること
外線の多様な振り分け	以下の3種類の振り分けが可能 ①代表電話にかかってきた外線を、事前に設定しておいたグループの電話機に振り分ける ②直通番号と電話機を紐づけて振り分ける ③最初にガイダンスを流し、電話発信者側の操作に基づき振り分ける 内線化しておけば、スマートフォンへの転送も可能
内線間の無料通話	内線同士の通話は無料で行える 別拠点間やスマートフォンと職場の電話間であっても、内線化することで通話料を無料にできる 別拠点間で内線化した場合、IP-PBXやクラウドPBXであれば海外拠点との通話であっても無料にできる
録音・着信データ分析	通話内容の録音が可能 着信の回数や対応に要した時間を記録しレポート化することもできる
パーク保留	外線着信を保留した場合に、保留処理をした電話機以外でも応答できる 例えば、総務部で受けた電話を保留し、回答可能な担当者のいる営業部で保留電話に応答することが可能
着信制御	回線契約を1つしかしなくても電話番号を複数利用できるため、コストを抑えて複数番号を利用できる機能 親番号1つを電話回線契約し、複数の子番号（回線契約なし）を紐づけておけば、親番号および子番号宛ての着信を受信し、各番号の該当する電話機に自動で転送する
発信制御	親番号に子番号を紐づけしている場合に、発信元の電話番号を親番号以外に指定できる機能

このように、

• さまざまな機能が使えること
• スマートフォンや別拠点も内線化できるなど連携させられる範囲が広いこと

がPBXの最大の特徴と言えるでしょう。

なお、「3. PBXの種類ごとのメリット・デメリットと向いているケース」で詳しく説明しますが、PBXには、

• 電話回線と機器を使うレガシーPBX
• TCP/IPネットワーク・インターネット回線を使うIP-PBX
• クラウド上に構築されたシステムですべて処理するクラウドPBX

の3種類があります。

各種類の特徴を把握して最適なものを選ぶことで、より一層、費用対効果の高い運用が可能となるでしょう。

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2. PBXとビジネスフォンの違い

ビジネスフォンとは、電話交換を行うための小型の機器（主装置）と複数の電話機を直接つないで運用するシステムです。電話交換ができるシステムであるという点ではPBXと同じですが、ビジネスフォンはPBXと比べて、使える台数や機能に制限があるといった違いがあります。

上記のとおり、ビジネスフォンは接続可能な電話機の台数が50台程度までのものが多く、比較的小規模で単一拠点での運用に適しているのが特徴です。機能面は、電話機での保留・転送・留守番電話といった発着信に関する機能を中心に、社内放送やインターホンなどと連携させることができる機種もあります。

利用規模や機能が抑えられる分コストも比較的安価で、高くても数百万円で導入できることから、小規模の事務所では選択する利点があると言えるでしょう。

一方で、PBXはビジネスフォンと比較すると、大規模運用が可能で機能も豊富だけれど、クラウド以外は初期費用が高くなりがちです。

このように従来は、小規模1拠点ならビジネスフォン・大規模複数拠点ならPBXという住み分けが一般的でしたが、クラウドPBXは小さく運用することもできて初期費用を抑えられるため、事業所の規模やコスト面にとらわれずに導入することが可能です。

電話発着信以外の機能、例えばスマートフォンや複数拠点間の内線化や着信データ分析など多彩な機能面に魅力を感じるなら、小規模1拠点であってもクラウドPBXを検討することをおすすめします。

PBXとビジネスフォンのポイント
小規模1拠点ならビジネスフォンもおすすめ 大規模複数拠点ならPBXを選びたい ただしクラウドPBXは、多彩な機能面に魅力を感じるなら、小規模1拠点であってもおすすめ

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3. PBXの種類ごとのメリット・デメリットと向いているケース

冒頭でもお伝えしたとおり、PBXにはレガシーPBX・IP‐PBX・クラウドPBXの3種類があり、種類ごとにメリット・デメリットや向いているケースが異なります。

PBXには3種類ある
レガシーPBX	オンプレミス型のPBXで社内に専用の機器を設置する 電話回線を利用するため通話は高品質 初期費用が高額になりやすくメンテナンスも必要なのがネック
IP‐PBX	社内LANを利用してシステムを構築する 専用の機器や電話回線の工事が不要であるため、社内LANが整備済みの場合は初期費用を抑えられる
クラウドPBX	クラウド上のPBXシステムに接続するだけで利用可能で社内LANも整備不要 初期費用がほとんどかからず、名刺・顧客管理などのビジネスツールとも連携可能 月額料金が発生する、品質は提供事業者に依存する

それぞれ、どのようなPBXでどういう場合におすすめなのかを、以下で具体的に見ていきましょう。

3-1. レガシーPBX

レガシーPBXとは、社内に専用の機器を設置し電話機を電話回線でつなげるタイプの従来型のPBXです。

IP‐PBXやクラウドPBXとの大きな違いとして、

• PBXに必要な機器をすべて社内に設置するオンプレミス型であること
• インターネット回線を使用しないこと

が挙げられます。

レガシーPBXのメリット・デメリットは次のとおりです。

レガシーPBXのメリット・デメリット
メリット	電話回線を社内に整備済みの場合、回線を有効活用できる インターネット回線を使用しないため、ハッキングの心配がなく通話品質が高い サーバーの不具合の影響を受けないため安定運用しやすく、バッテリーを確保すれば停電時も運用可能 ランニングコストは機器のメンテナンス費用や機器更新費用だけなので、利用状況によってはコストを抑えることも可能
デメリット	機器を購入するため、初期費用が高額になりやすい 機器の設置場所を確保する必要がある 機器のメンテナンスは自社で対応する必要がある

このように、レガシーPBXは機器の購入や電話回線の整備が必要となるため、初期費用が高額化したり機器の保守管理に配慮が必要だったりする反面、通話品質やセキュリティ面の安定性はとても高いというメリットがあります。

そのため、着信が多くコストをかけてでも通話品質の高さを維持する必要性がある場合に向いているPBXと言えるでしょう。

レガシーPBXが向いているのは？
着信数が多く、高い通話品質が求められる企業 【例】コールセンター・通信販売関係・ホテルなど 費用対効果を考えるなら、大規模な企業向け

3-2. IP‐PBX

IP‐PBXとは、インターネット回線を使用したPBXの一種で、着信をIP電話に変換して振り分けを行うのが特徴です。IP‐PBX用の交換機器を自社内に設置するタイプと、IP‐PBX用ソフトウェアを自社のサーバーにインストールするタイプの2種類があります。

インターネット回線経由で通話するものの、交換用の機器もしくはソフトウェアは社内にあるため電話回線の整備は不要である一方で、社内LANが必要であることが大きな特徴です。

IP‐PBXのメリット・デメリット
メリット	社内LANが整備されている場合、有効活用できるので初期費用が格段に抑えられる IP電話を使うので通話料が一律で、PCなどを電話機代わりにすることも可能 インターネット回線を使って内線化できるので、海外拠点でも内線化が可能
デメリット	社内LANが整備されていない場合、コストがかかる 機能性の高い交換用の機器もしくはソフトウェアを導入する場合、初期費用が高くなる 雑音が入るなど通話品質が安定しない場合がある IDやパスワード管理を厳重にしないとハッキングのリスクが高くなる

インターネット回線を利用するため電話回線や固定電話機が無くても運用可能で、レガシーPBXに比べると気軽に導入しやすい一方、電話交換システムを自社内で構築するためセキュリティ対策に気を配る必要があることと社内LANが必要なことが、IP‐PBXの注意点です。

IP‐PBXは、社内LANが完備している場合や、アナログ回線対応の固定電話機を使用したい場合などに向いています。また、機能性を追求するなら初期費用がかさむので、費用対効果が見込めるのは大規模な企業となるでしょう。

IP‐PBXが向いているのは？
社内LANが完備している アナログ電話機を利用したい 費用対効果を考えるなら大規模な企業向け

3-3. クラウドPBX

クラウドPBXとは、インターネット回線を利用し、交換機の機能を持つシステムがクラウド上に設置されているPBXのことです。

レガシーPBXやIP‐PBXと異なり、電話交換システムを自社管理する必要がないことが最大の特徴と言えるでしょう。

クラウドPBXのメリット・デメリット
メリット	PBX用の機器・ソフトウェア購入費用や回線を整備する費用が不要であるため、初期コストを抑えられる システムの運用保守は提供事業者が行うので手間がかからず、管理のための人材の確保も不要 レガシーPBXやIP‐PBXと比べて運用開始までの期間が圧倒的に短く、早ければ数週間程度で利用できる IP電話を使うので通話料が一律で、PCなどを電話機代わりにすることも可能 インターネット回線を使って内線化できるので、海外拠点でも内線化が可能
デメリット	毎月利用料金が発生する セキュリティなどが提供事業者に依存するので、事業者選びに注意が必要 インターネット回線の状況によっては通話品質が安定しない場合がある

電話交換システムを自社管理しない分、導入費用が安価で気軽に運用できることが非常に魅力的なクラウドPBX。デメリットを抑えるためには、事業者や回線の選び方が重要になってきます。

クラウドPBXは導入コストを抑えられるので、PBXの中でもっとも小規模事業者に向いているほか、テレワークにも適していると言えるでしょう。

クラウドPBXが向いているのは？
PBXの多彩な機能を利用したい小規模事業者 テレワークなどで事業所の外から電話対応する機会が多い場合

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4. PBX導入事例

電話の発着信の利便性を高めるだけでなく、さまざまなビジネスツールとの連携なども可能なPBXは、多くの企業がコスト削減や業務の効率化に活用しています。

ここでは、そんな多くの活用事例の中から、以下の2社の事例をご紹介します。

導入事例	概要
エネサーブ株式会社	働き方改革や通信コスト削減の目的でクラウドPBXに移行 残業時間削減や通話料などのコストカットを実現
株式会社シナノインターナショナル	働き方改革の推進や競争力強化を目的としてクラウドPBXに移行 導入費用の削減や業務効率化などを実現

以下で各社の導入目的や効果を詳しく解説しますので、御社でのPBX導入検討の参考にしてみてください。

4-1. エネサーブ株式会社

エネサーブ株式会社は大和ハウスグループの総合エネルギーサービス企業で、電気設備の保守点検から新電力や省エネルギーのコンサルティングまで幅広い業務を手がけています。

オンプレミス型PBXを利用していたエネサーブ株式会社では、全拠点でクラウド型PBXへ移行を行いました。顧客のニーズに合わせた時間帯に、社外で業務を行わなければいけない従業員が多くいる中で、

• 外勤業務をする従業員と内勤業務をする従業員のコミュニケーションがうまくいっていなかったこと
• 外勤中に事業所にかかってくる電話対応が困難であること

などの課題が発生し、働き方改革を推進しづらくなっていたためです。

クラウドPBXへ移行し、スマートフォンの内線化やオンプレミス型の運用管理費用削減ができた結果、

• 通話料を約25％も削減
• 残業時間が1割程度削減

などの効果が得られています。

※参照：NTTコミュニケーションズ「導入事例　エネサーブ株式会社」

4-2. 株式会社シナノインターナショナル

株式会社シナノインターナショナルは、海外のメディアと契約し、広告スペースを日本の企業へ販売している海外媒体代表業の会社です。

緊急事態宣言に全面的なテレワークへの移行を行いました。急ぎで対応したこともあり電話に関しては社員の携帯電話・メールのみで社外の対応を行っていました。

しかし、海外からかかってくる代表電話をテレワーク中に出ることができないため、クラウドPBXの導入を決意しました。

その結果、テレワーク環境でも会社の固定番号を使用した安定した国内外通話が可能になリマした。

※参照：NTT東日本「導入事例　株式会社シナノインターナショナル」

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5. 自社に最適なPBXを選ぶためのチェックポイント

「どのPBXが最適なのか、よくわからない」

そのような場合は、以下のポイントについて社内の状況を確認してみましょう。

自社に最適なPBXを選ぶため確認したいポイント
1. 既存のインフラを確認しよう 2. マストな機能を把握しよう 3. コストは導入費用と維持費用の両面から比較しよう

基本的には、クラウドPBXは汎用性が高く、レガシーPBXやIP-PBXは条件によってはおすすめできるタイプであると言えます。ただし、状況に応じて最適なPBXは異なるので、まずは各ポイントを詳しく確認しておくことが大切です。

5-1. 既存のインフラを確認しよう

まずは、すでに整備されたインフラがあるかどうかを確認してみてください。既存のインフラの整備状況に応じてPBXの種類によっては導入コストが変わるため、コストパフォーマンスの高いPBXの種類が変わる可能性があります。

例えば、以下のようなインフラ整備状況の場合は、導入費用に影響が発生するでしょう。PBXの種類を検討する際に、費用感をつかむための参考にすることをおすすめします。

インフラ状況	影響
電話回線が整備されている	レガシーPBXの導入コストが抑えられるため、検討の余地がある
社内ＬＡＮが整備されている	IP-PBXの導入コストが抑えられるため、検討の余地がある
いずれも整備されていない	クラウドPBXが、導入コストをもっとも抑えられる

このように、既存の設備などを活用できる場合は、初期費用が変動することを覚えておきましょう。

5-2. マストな機能・性能を把握しよう

業務の状況やPBX導入の目的から見て必要な機能や性能は何なのかも、検討を開始する前に必ず確認しておきましょう。PBXの種類によって対応する機能や得意な性能が異なるためです。

例えば、以下のとおり、ニーズに応じておすすめのPBXは異なります。

ニーズ	おすすめPBX
海外拠点とも内線で通話したい	クラウドPBXかIP-PBXがおすすめ ※レガシーPBXは電話回線を使用するため海外拠点の内線化は困難
コストをかけても通信の安定性を確保したい	電話回線を使用するレガシーPBXが通信品質は安定しやすい
保守管理に手間をかけたくない	保守管理は提供事業者にお任せでよいクラウドPBXがおすすめ
今後、事業の拡大・縮小などで使用回線数や必要な機能が変化しそうだ	規模や機能の変更がもっとも簡単なクラウドPBXがおすすめ

もっとも重視したいニーズは何かを明確にしたうえで、そのニーズに強い種類のPBXを選ぶことで、導入失敗を防ぐことが可能です。

5-3. コストは初期費用と維持費用の両面から比較しよう

PBXの導入理由としても多いコスト削減効果を確実に発揮させるためには、導入時のコストだけでなく維持費用も含めて試算しておくことが欠かせません。導入時には費用を抑えられても、運用段階で想定外のコストがかかってしまっては、トータルコストの削減が叶わない場合があるためです。

代表的な初期費用・維持費用には、以下のようなものがあります。

特に維持費用で注意したいのが、レガシーPBX・IP-PBXで必要な保守管理の人件費や機器の更新費用です。また、クラウドPBXでは、オプション利用料がかさむとコスト削減が実現しづらくなります。必要な機能が基本料金の範囲内でも利用できる場合もあるため、きちんと比較することが大切です。

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6. まとめ

今回は、最適なPBX選びに欠かせないポイントを解説しました。最後に、この記事の要旨をまとめて確認しましょう。

PBXとは、オフィスの内部に私的に設置する電話交換システムで、複数の電話機・デバイスをPBXに接続することで、電話の発着信に関する利便性を飛躍的に向上させることが可能です。

接続可能な電話機の台数が50台程度までのものが多く比較的小規模な単一拠点での運用に適しているビジネスフォンと比べると、PBXは大規模運用が可能で機能も豊富な反面、クラウドタイプ以外は初期費用が高くなりがちという特徴があります。

PBXの種類ごとのメリット・デメリットや特徴
レガシーPBX	機器の購入や電話回線の整備が必要となるため、初期費用が高額化したり機器の保守管理に配慮が必要だったりする反面、通話品質やセキュリティ面の安定性はとても高いというメリットがあります。
IP‐PBX	レガシーPBXに比べると気軽に導入しやすい一方、電話交換システムを自社内で構築するため、セキュリティ対策に気を配る必要があることと社内LANが必要なことが、IP‐PBXの注意点です。
クラウドPBX	電話交換システムを自社管理しない分、導入費用が安価で気軽に運用できることが非常に魅力的なクラウドPBX。デメリットを抑えるためには、事業者や回線の選び方が重要です。

また、各PBXが向いているケースとは以下のとおりです。

最適なPBXを選ぶためには、以下のポイントについて検討してみることをおすすめします。

自社に最適なPBXを選ぶため確認したいポイント
1. 既存のインフラを確認しよう 2. マストな機能を把握しよう 3. コストは導入費用と維持費用の両面から比較しよう

業務環境や導入目的に合致するPBXを導入することで、業務効率化やコスト削減を実現することが可能です。当記事のポイントを参考に、最適なPBX選びに挑戦してみてください。