COLUMN

1.社内ポータルサイトとは

最初に、「社内ポータルサイト」とは何かを解説していきましょう。

あわせて社内ポータルサイトがなぜ必要とされるのか、類似のものとどう異なるのかも説明します。

1-1.「社内ポータルサイト」とは？

「社内ポータルサイト」とは、特定の企業が自社で持っているさまざまな情報にアクセスできる「入り口」として設けるWEBサイトです。

「社内ポータル」とも呼ばれ、業務に必要な情報を検索、閲覧できたり、従業員のスケジュール管理をしたり、資料などのデータファイルを保管したりといった機能を備えています。

【社内ポータルサイトのイメージ】

ちなみに「ポータル（Portal）」は「門、入り口」といった意味です。

社内ポータルサイトは、特定の企業に関するポータルサイトですので、基本的にはその会社の従業員のみが閲覧するものです。閲覧制限が設けられていて、権限のある者だけがアクセスできるようになっているのが一般的です。

社内ポータルサイトを作成する際には、外部の開発会社に委託する企業も多いようですが、作成ツールもあります。

1-2.社内ポータルサイトがなぜ必要なのか

近年は、この「社内ポータルサイト」を設ける企業が増えているようですが、それはなぜでしょうか？

第一に、企業が膨大な情報を管理しなければならなくなったためです。

顧客情報、受発注履歴など営業活動に関わるものから、人事情報、財務情報、契約書、設計図や仕様書、各種資料など、種類も多岐にわたります。

これを各担当部署がバラバラに保持していると、社内で情報を連携できず、有効な戦略をとれなかったり機会損失につながったりする恐れがあります。

そこで、情報を一元管理し、社内でスムーズに共有できるよう、社内ポータルサイトが求められています。

また、コロナ禍とそれによるリモートワークの普及も大きな理由です。

在宅ワークの割合が増えると、社内の情報に社外からアクセルする必要が生じるでしょう。その際に、社内ポータルサイトが仮想オフィスの役割を果たします。

従業員はどこからでも必要な情報にアクセスすることができ、また社内チャットやなどの機能を利用することで、希薄になりがちなコミュニケーションを円滑にすることが期待できます。

1-3.類似の情報ツール・サービスとの違い

ただ、社内ポータルサイトと似たような機能を持ったツールやサービスもあります。

どんなものがあり、それぞれ何が異なるのかを表にまとめましたので、以下を見てください。

種類	目的	主な機能
社内ポータルサイト	社内の情報の一元化	社内チャット 社内掲示板 社内wiki、社内FAQ ストレージ機能 スケジュール管理 勤怠管理 ワークフロー機能　　　など
一般のポータルサイト	情報の検索	検索 ニュース マイページ　　　など
社内SNS	社内のコミュニケーション活性化	社内チャット 社内掲示板 社内wiki ファイル共有　　　など
社内掲示板	社内での情報の周知	スケジュール管理 タスク管理 ファイル共有 社内チャット ワークフロー機能　　　など
グループウェア	業務の効率化	メール チャット WEB会議 ファイル共有 スケジュール管理 タスク管理　　　　など

簡単にいえば、業務で必要な機能を総合的に備えているのが社内ポータルサイトとグループウェアで、社内SNSや社内掲示板は、より狭い目的に機能を絞ったものです。

また、グループウェアは社内ポータルサイトよりも多少機能が限定的だと言えます。

つまり、情報を一元管理し、それに関わるさまざまな機能を幅広く備えているのが社内ポータルサイトなのです。

2.社内ポータルサイトの主な機能と活用シーン

では、社内ポータルサイトには具体的にはどのような機能があり、業務の中でどう活用されるものでしょうか？

主な機能は以下です。

• 社内チャット
• 掲示板
• 社内wiki、社内FAQ
• ストレージ機能
• 勤怠管理、スケジュール管理、タスク管理
• ワークフロー機能
• プロジェクト管理
• レポーティング機能

それぞれ説明しますので、自社の場合にはどう利用できるかイメージしてみてください。

2-1.社内チャット

まず、社内のコミュニケーションを活性化する機能があります。

たとえば「社内チャット」です。

チャット形式で、従業員同士で気軽にメッセージを送ることができるため、他部署に質問したいときなどもわざわざ出向くことなく連絡がとれます。

グループを作成することも可能で、たとえば部署横断的なプロジェクトでもチャット内で簡単にやりとりしたり情報共有したりと、業務の進捗をスムーズにすることが期待できます。

機能	チャット形式で従業員間のやりとりをする
活用効果	社内のコミュニケーションが活性化しやすくなる

2-2.掲示板

「掲示板機能」は、情報を共有できる機能です。

業務連絡はもちろん、社内行事のお知らせ、社内規定の変更など、従業員に知らせたいことをアップするだけで周知できます。

また、従業員から意見を募りたいことがあれば、掲示板を利用してディスカッションすることもしやすいでしょう。

機能	業務連絡などの情報をアップ、共有する
活用効果	重要な情報を社内に周知しやすくなる

2-3.社内wiki、社内FAQ

情報やナレッジを蓄積、共有できる機能としては、「社内wiki」や「社内FAQ」があります。

「社内wiki」は、いわばウィキペディアの社内版です。

業務マニュアルや社内規定、会議の議事録、設計図や仕様書など、業務上で必要な情報のデータファイルを保管しておき、検索することで簡単に閲覧しやすくなっています。

「社内FAQ」は、企業のWEBサイトに掲載されている「よくある質問」の社内版です。

従業員からバックオフィス部署に多く寄せられる質問に対して、あらかじめ回答を用意しておき、検索すればすぐに回答が得られるしくみです。

たとえば、就業規則や各種申請手続き、社内システムの使い方などを掲載しておけば、従業員がそれを見て自己解決できるので、質問回答の工数を減らすことができるでしょう。

機能	情報やナレッジを蓄積、共有する
活用効果	わからないことがある場合、自己解決できるので質問回答の工数削減が期待できる

2-4.ストレージ機能

「ストレージ機能」は、データを保管するための機能です。

各部署が保管している顧客情報や資料、マニュアルなどさまざまなデータファイルをまとめて保管、一元管理します。

情報の種類によってカテゴリー分け、ラベル付けして保管すれば、必要なファイルを探しやすくなり、「あの資料、どこにいった？」と探しまわる手間が減ります。

こちらの部署の資料を別部署が見たい場合や、大容量のデータを共有したい場合なども、いちいち先方に送信しなくても、「この場所にあります」とストレージ内の保管場所を知らせるだけですむので手間が軽減します。

機能	データや資料などを保管する
活用効果	データを社内で共有でき、必要な資料なども探しやすくなる

2-5.勤怠管理、スケジュール管理、タスク管理

従業員の日々の行動についても、「勤怠管理」「スケジュール管理」「タスク管理」の機能で一元管理できます。

「勤怠管理」では、タイムカードがわりに従業員が社内ポータル上で出勤・退勤を登録します。

有休などの休暇もシステム上で申請できて、勤怠の記録が自動的に集計されるため、残業時間の計算なども必要ありません。

「スケジュール管理」「タスク管理」は、カレンダーに従業員それぞれのスケジュールを登録することで、一元管理する機能です。

従業員が自分のスケジュールを管理するだけでなく、会議があれば担当者が参加する全員のスケジュールにその日時を登録したり、「◯日までに資料作成」といったタスクを自分や他の担当者に割り振ったり、それらを忘れないようにリマインド機能で知らせたりといったことが可能です。

また、会議室の空き情報を連携させ、社内ポータル上で会議室予約もできるようになります。

機能	勤怠、スケジュール、タスクなどを一元管理する
活用効果	勤怠の記録が自動化され、残業時間なども自動計算される スケジュール管理、タスク管理がしやすくなる

2-6.ワークフロー機能

「ワークフロー機能」は、社内で稟議を上げる、休暇や出張などの申請をする、経費の精算をするといった一連の手続きを、社内ポータルサイト上で行える機能です。

従来は、手続きごとに定められた書類を作成し、上司や経理など複数の担当者からハンコをもらいに回らなければなりませんでした。

それがすべてオンラインで行えるため、リモートワークでも簡単に申請しやすく、オフィスのペーパーレス化にも貢献します。

機能	各種申請や稟議などをサイト上で完結する
活用効果	リモートワークでも簡単に申請しやすい オフィスのペーパーレス化を促進できる

2-7.プロジェクト管理

「プロジェクト管理」は、プロジェクトの進捗状況を見える化して管理する機能です。

工程表によるスケジュール管理、見積もりや予算などのコスト管理、品質管理、メンバー管理などをまとめて行うことができます。

プロジェクトのメンバー間で同じ情報を共有でき、それをもとに進捗を管理するので、抜け漏れや行き違いを防ぎ、効率的な進行がしやすくなるでしょう。

機能	プロジェクトの進捗を見える化する
活用効果	進捗状況をメンバー間で共有できるので、抜け漏れや行き違いなく効率的に進めやすくなる

2-8.レポート機能

「レポート機能」は、社内ポータルサイトに蓄積されたデータをグラフや表にするものです。

それをもとに分析を行ってマーケティング施策を立てたり、プレゼンテーション用の資料を作成したりと幅広く活用でき、業務効化が期待できます。

機能	データをグラフや表にして出力する
活用効果	データ分析や資料作成が容易になり、業務効率化につながる

3.社内ポータルサイトのメリット

このように、社内ポータルサイトには業務に必要なさまざまな機能が備わっていますので、これを活用することで大きなメリットが生まれます。

たとえば以下のようなことです。

• 情報共有により業務効率化、生産性向上が期待できる
• ペーパーレス化の推進に貢献する
• 多様な働き方の実現が期待できる
• 社内のコミュニケーションが活性化しやすくなる
• 他部署との情報共有により部署横断的な発想が生まれやすくなる
• 社員のモチベーションアップが期待できる

それぞれ説明します。

3-1.情報共有により業務効率化、生産性向上が期待できる

第一のメリットは、社内の情報やデータを一元管理することで、業務の効率化が期待できることです。

わからないことがあっても、社内ポータルサイトを見れば自己解決できるようになるためです。

たとえば、「この書類はどのように作成すればいいのか」がわからない場合、担当者を探して質問していては聞く方も聞かれる方も時間と手間がかかります。

社内ポータルがあれば、社内wikiや社内FAQを検索するか、マニュアルを参照するだけで解決できることが増えるでしょう。

また、「あの資料が見つからない」「これに関するデータを、どこかの部署で持っていないか？」といった場合も、社内wikiやストレージを検索すればすぐに見つけやすくなります。

業務のさまざまな場面で、時間も工数も削減できるようになるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

3-2.ペーパーレス化の推進に貢献する

近年、オフィスのペーパーレス化を進める企業が増えていますが、社内ポータルサイトはそこにも貢献します。

業務マニュアルや社内規定などはすべてテキストデータ化して共有すれば、紙で従業員に配布する必要がなくなりますし、各種申請や稟議書などもワークフロー機能を利用すれば、オンラインだけで完結するので紙の書類が必要ありません。

社内で紙を使う場面がだいぶ少なくなり、環境的にもコスト的にもメリットが大きいでしょう。

3-3.多様な働き方の実現が期待できる

ペーパーレス化同様、「働き方改革」を推進する企業も多くあります。

その際に問題になるのが、テレワーク環境をどう整えるかです。

バラバラの場所にいる従業員間でどのようにコミュニケーションをとるか、社内にある資料やデータなどの情報をどのように共有するか、といった課題です。

これらも、社内ポータルサイトがあれば、業務で役に立つでしょう。

従業員はどこにいても、社内ポータルサイトのアカウントさえあればアクセスできるのです。社内チャットで他のメンバーとタイムラグなくやりとりできますし、情報も得られます。

いわば、社内ポータルサイトが仮想オフィスのような役割を果たすわけです。

いつどこででもオフィスにいるのと同じような環境で仕事ができるため、働き方改革を実現しやすくなるでしょう。

3-4.社内のコミュニケーションが活性化しやすくなる

従業員間のコミュニケーションが活性化しやすくなるのも、大きなメリットでしょう。

社内チャットは、メールや通話などに比べてコミュニケーションのハードルが低いツールです。

メールであれば、タイトルをつけて送信先アドレスを入力して、失礼のないよう挨拶から始めて、というように、意外に手間ですし気も使います。

通話は、一般的には記録を残しませんし、残したとしてもあとから参照するのが面倒です。

それに比べてチャットであれば、タイトルも宛名も必要なく、送信先を選んで用件を書くだけで済みます。

短い文章で気軽にやりとりしやすく、コミュニケーションが密にとりやすくなるでしょう。

3-5.他部署との情報共有により部署横断的な発想が生まれやすくなる

見落としがちなメリットとしては、他部署との情報共有による協働があげられます。

前項とも関係しますが、社内チャットは同じ部署のメンバーとも他部署のメンバーとも垣根なく同様にやりとりできるものです。

また、社内wikiやストレージ機能、スケジュール管理機能などを利用すれば、他部署がどんな業務を行っているのか、その進捗はどうなっているか、関連する資料やデータなどもあわせて知ることができます。

部署の垣根を越えて、「この業務は一緒に行ったほうが効率的だ」「あの部署が進めている企画には、うちの部署の過去のプロジェクトの経験が役立つと思うので、協力して進めよう」といったアイディアも生まれやすくなるでしょう。

このような部署横断的な発想ができれば、新たなビジネスを創出しやすくなるはずです。

3-6.社員のモチベーションアップが期待できる

意外なメリットとして、従業員のモチベーションが上がることも期待できるでしょう。

前述したように、社内ポータルによって、情報を簡単に全社に周知しやすくなりますので、これをうまく活用するのです。

たとえば、社長など経営陣から社員に向けて直接メッセージを発信することで、連帯感を持たせやすくなるでしょう。

また、顧客からの感謝の声を共有したり、何らかの賞を受賞した際には告知したりすることでも、社員の士気アップが期待できます。

掲示板機能などを活用して、従業員のモチベーションをアップさせましょう。

4.社内ポータルサイトのデメリット

一方で、社内ポータルサイトにはデメリットもないわけではありません。

それは以下の2点です。

• 十分に活用されない恐れがある
• 場合によってはコストがかかる

ひとつずつ、説明します。

4-1.十分に活用されない恐れがある

前述したように、社内ポータルサイトにはさまざまな機能があります。

多機能であるということは、裏を返せば使いこなすのが難しいとも言えます。「社内ポータルサイトを開設したけれど、まったく利用されずに無駄になってしまった」というケースもあるのです。

それは主に、以下のようなことが原因のようです。

社内ポータルサイトが十分に活用されない原因4つ
使い方がわかりにくい	機能が多すぎる、画面がわかりにくいなど、社内ポータルサイト自体の使い方が理解されていない
欲しい情報が見つけられない	検索がしづらい、どこにどんな情報があるのか周知されていないなど、必要な情報が探せない
情報が古い	社内wiki、社内FAQ、掲示板、ストレージ内の資料など、情報をアップする場所が多く、すべてを更新しきれず、情報が古くなってしまう
何を書けばいいのか>わからない	チャットや掲示板などに何を書けばいいのかわからずに、結局従来のコミュニケーション方法を使ってしまう

せっかく導入した社内ポータルサイトですので、十分に活用されるようにしたいものです。

そのためには、まず使い方や、どんな情報をどこにアップすればいいのかを社内に周知して、日常業務の中で利用が浸透するように工夫する必要があるでしょう。

その対策については、「8.社内ポータルサイトを成功させるポイント」でくわしく説明しますので、そちらを読んでみてください。

4-2.場合によってはコストがかかる

企業の場合は多数の従業員がさまざまな機能を利用する必要があるため、無料で作成するのは難しい場合も多いでしょう。

そして、社内ポータルサイトはその性質上、売り上げや顧客獲得数など明確な成果が出づらく、効果測定が難しい場合があります。

コストをかけて導入する際には、「削減できた工数」「新たに提出された企画数」「売上高の変化」など何らかの指標を定めて効果測定をし、プラスの成果が上がるように活用促進する必要があるでしょう。

5.社内ポータルサイトを作成した方がいい企業

ここまで、社内ポータルサイト導入のメリットとデメリットを説明しました。

「結局わが社の場合は導入した方がいいのか、必要ないのか」を知りたい方が多いことでしょう。

そこでこの章と次章では、社内ポータルサイトが必要な企業、不要な企業について考えていきます。

まず、作成した方がいい企業は以下です。

• 社員数や部署が多い企業
• ナレッジやスキルが属人化している企業

5-1.社員数や部署が多い企業

社員数や部署が多い企業の場合は、社内ポータルサイトが役立つでしょう。

社員数が多いと、バックオフィス部署への問い合わせも非常に多く、その対応だけで何時間もとられてしまいます。

社内FAQや社内wikiを活用することで、これらの問い合わせを大幅に減らすことができますので、担当部署の負担が軽減されるはずです。

また、社員数や部署が多ければ、周知したいことがあった際に全員に情報を行き渡らせるのが難しいですし、部署をまたいでの連絡も取りづらいでしょう。

これらも社内ポータルサイトによって、課題解決が期待できます。

5-2.ナレッジやスキルが属人化している企業

業務に関するナレッジやスキルが属人化している企業も、社内ポータルサイトが有効です。

「この作業は◯◯さんしかできない」

「うちの部の業績はほぼ△△さんひとりが担っている、他のメンバーがとれない契約もとってくる」

といったケースがありますが、これは企業としては望ましくない状態です。

もしその人が長期間休んだり退職してしまったら、その業務を同等のスキルで行える人がいなくなってしまうからです。

そのようなことがないように、社内ポータルサイトに属人化した業務をマニュアル化したり、成功パターンやノウハウを共有したりすると、「この人しかできない」がなくなり、業務スキルも平準化しやすくなるでしょう。

6.社内ポータルサイトの必要性が低い企業

反対に、社内ポータルサイトを導入する必要はあまりない企業は以下です。

• 部署ごとに異なるポータルサイトを利用している企業
• 情報の更新があまり必要ない企業

6-1.部署ごとに異なるポータルサイトを利用している企業

「すでに社内でポータルサイトを利用している部署がある」

「部署ごとに別々の社内ポータルを使っている」

という企業で、その状態で問題がないのであれば、あらたに別の社内ポータルサイトを導入する必要性は低いでしょう。

たとえば、現場と内勤など部署ごとに使いやすいようにカスタムされていて、ひとつのポータルに統一されてしまうと逆に使いづらくなる、といった場合です。

本来は、最初からひとつの社内ポータルサイトを導入して、全社の情報を一元管理、共有できるのが理想ですが、上記のような場合は、現状のままでいいのかひとつのまとめるのかをよく検討してください。

6-2.情報の更新があまり必要ない企業

「情報は今のままで変化がなく、更新する機会はあまりない」「そもそも全社で共有するような情報や、周知するお知らせなどが少ない」といった企業の場合も、導入の必要性は低そうです。

社内ポータルサイトの活用範囲が狭ければ、導入効果よりも導入コストの方が大きくなってしまうかもしれませんので、わざわざ導入する必要は少ないでしょう。

その場合は、たとえば社内チャットだけ、社内FAQだけなど、必要最低限の機能だけを備えたツールを導入するのもひとつの方法です。

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7.社内ポータルサイトの作り方3つ

ここまでを踏まえて、「わが社では社内ポータルが必要そうだ」と判断した方も多いでしょう。

では、実際に社内ポータルサイトを導入するにあたって、どのように作成すればいいのでしょうか？

その方法は以下の3つです。

• 無料ツールを利用して自作する
• パッケージサービスを利用する
• 独自に開発する

それぞれの特徴は以下ですので、利用のしかたやコストなどを考えて、自社にあった方法を選んでください。

作り方	コスト	カスタマイズの自由度	構築期間
無料ツールで自作	低め	低め	短め
パッケージサービスを利用	中間	中間	中間
独自に開発	高め	高め	長め

7-1.無料ツールを利用して自作する

無料で利用できるWEBサイト作成サービスがいくつかありますので、それらを使ってコストをかけずに自作することができます。

ただし、運用にあたってサーバー代などはかかりますので、注意してください。

7-2.パッケージサービスを利用する

社内ポータルを作成できるパッケージサービスを利用する方法もあります。

WEBの知識がなくても、直感的な操作でポータルサイトを作成することができるのが特徴です。

無料ツールよりも搭載できる機能が豊富で、デザイン性も高いので、自社に最適なカスタマイズができます。

また、ベンダーのサポートも受けられるので、わからないことや不具合があった場合も安心です。

ただ、ほとんどのパッケージサービスは有料ですので、コストに見合う成果が上げられるかよく検討する必要があります。

無料トライアル期間を設けているサービスも多いので、まずは試しに作成、利用してみてから本格導入を考えてもいいでしょう。

7-3.独自に開発する

時間と予算に余裕があれば、外部の開発会社に委託して自社独自の社内ポータルサイトを開発することもできます。

カスタム性は最も高く、自社で使いやすいように自由に機能やデザインを構築することが可能です。

ただ、やはり費用は無料ツールやパッケージサービスに比べてかなり高額になる場合もあるでしょう。

8.社内ポータルサイトを成功させるポイント

ここまで、社内ポータルサイトについてさまざまな視点から解説してきました。

「4.社内ポータルサイトのデメリット」で触れたように、せっかく作成しても十分に活用されなければ意味がありません。

そこで最後に、社内ポータルサイトの導入を成功させるためのポイントを挙げておきましょう。

• 目的を明確にする
• 運用責任者を決める
• 社内ポータルサイトはひとつにまとめる
• 誰でも使いやすいものにする
• 情報の検索性を高める
• 情報セキュリティ対策をする
• 情報を定期的に更新する

8-1.目的を明確にする

まず導入前に、「何のために社内ポータルサイトを作るのか」という目的を明確にしておきましょう。

定まっていないと、作る際にも「この機能もあった方がいいのでは？」と機能を増やしすぎてしまい、結局は使わなかった、ということにもなりかねません。

使う側の従業員も、「これは何のために導入されたのか？」がわからないままだと、うまく活用できないでしょう。

また、導入後の効果測定も、目的がはっきりしていれば「それがどの程度達成されたか」を基準に検証しやすく、より効果的な運用につながるはずです。

8-2.運用責任者を決める

次に、運用責任者を決めましょう。

社内ポータルサイトは、全社にその使い方を周知して、浸透するように働きかけなければなりません。

また、使い方がわからない人からの質問や、「こうした方がいいのではないか」という改善提案もいろいろとあがってくるでしょう。

これらの窓口となって、運用をスムーズに進める役割を担う担当者が必要です。

できれば、複数の部署からメンバーを集めて、部署横断的な運用チームを組むと、各部署との連携がとりやすくなるでしょう。

8-3.社内ポータルサイトはひとつにまとめる

「6-1.部署ごとに異なるポータルサイトを利用している企業」で説明したように、中には複数のポータルサイトを部署ごとに使い分けている企業もあります。

はじめて導入するのであれば、やはりひとつにまとめるのがベストでしょう。社内ポータルの大きな目的は、社内の情報の一元管理だからです。

すべての情報が1箇所にまとまっていることで、「検索すればなんでもわかる」「情報共有で業務がスムーズに進みやすくなる」といったメリットが生まれます。

もし、「この情報は全社には知らせたくない」という場合は、アクセス制限を設けて権限のある者だけがその情報にアクセスできるようにすることもしやすいでしょう。

8-4.誰でも使いやすいものにする

すべての従業員に十分に活用してもらうには、誰でも使いやすい操作性、デザインのわかりやすさも求められます。

企業の中には、日常業務ではPCを使わない、操作に慣れていない人もいるでしょう。

そういう人にも参加してもらうためには、どこを操作すれば何ができるのかが直感的にわかるようなデザインで、なるべくシンプルな操作で利用できるようにしてください。

運用ルールも複雑にせず、必要最低限にしましょう。

また、情報を投稿する際にはテンプレートを用意しておくと、誰でも簡単に投稿しやすくなるはずです。

8-5.情報の検索性を高める

情報を一元管理すると同時に、誰でも必要な情報にアクセスしやすくようにするためには、高い検索性も求められます。

データのカテゴリー分けやラベル付けをわかりやすく整理したり、同じカテゴリーの情報にはあらかじめ決められた統一タイトルをつけるなどの工夫で、検索のしやすさはアップするでしょう。

8-6.情報セキュリティ対策をする

社内の情報には、顧客情報や営業秘密など外部に流出してはいけない重要なものもあるでしょう。

それらの流出を未然に防ぐための情報セキュリティ対策も重要です。

サービスを選ぶ際に、情報セキュリティレベルが高いものにするのはもちろんですが、利用する際にも重要情報にはアクセス制限をかけたり、閲覧履歴を残したりといった情報セキュリティ対策を行うことができます。

また、インターネットに接続する際にはVPNを利用するなども有効です。

8-7.情報を定期的に更新する

もうひとつ重要なのが、情報の更新です。

せっかく社内ポータルサイトを作っても、蓄積された情報が古いものであれば、参照しても意味がありません。

情報はつねに最新のものであるように、定期的に更新するルールを決めておきましょう。

たとえば、社内規定や手続き、各種申請などのルールに変更があった場合はその都度更新する、業務マニュアルは毎年◯月に更新する、掲示板は毎日◯時に更新する、など、情報の内容に合わせて更新頻度を定めるとよいでしょう。

9. 社内ポータルサイトを活用するためにはクラウド環境を構築しよう

ここまで、社内ポータルサイトについてくわしく説明してきました。

社内ポータル構築にあたり、WEBサイトが必要になりますが、各会社によって利用用途やよく利用する機能は異なる場合が多いです。

職種や業界、人数規模によって最適な社内ポータルサイトは変わってきます。

より自社にカスタマイズした社内ポータルを構築したい場合は、クラウド（AWS、Microsoft Azure）の導入がおすすめです。

「自社に適した社内ポータルサイトをクラウドで構築したい」

「情報セキュリティが高く、通信環境も安定した方がいい」

特に、今あげたような希望を持っている方には、NTT東日本の「クラウド導入・運用 for AWS/Microsoft Azure」をおすすめします。

そのメリットは、以下の6点です。

それぞれくわしく説明しましょう。

9-1.ストレスと手間を軽減、最適なクラウド化の実現をゼロからワンストップで支援

自社でクラウド導入を進めようとすると、検討すべきことや実行しなければならないことがあまりに多いことに驚くでしょう。

あるいは、導入支援事業者に委託した場合も、実際は一部の工程をサポートしてくれるのみで、結局情シス担当者が多くの工数を負担した、というケースもあります。

その点、NTT東日本の「クラウド導入・運用 for AWS / Microsoft Azure」なら、ワンストップでサポートします。

◎情シス担当者の負担・会社のコスト（時間・労力）最小化に向けて、クラウドのプロが本気で向き合い実現をサポートします

◎設計〜構築・運用までのトータルで支援可能

　中立的な視点・アドバイスで自社にベストな環境構築の実現をサポート

◎ライセンス調達やインフラ構築の面倒を回避、軽減へ

このように、「クラウド移行前→移行作業→移行後のクラウド導入から運用」の”全領域”で効率化の実現をサポートします。

9-2.見えづらい隠れコストまで可視化、コスト効率・業務効率の改善をご提案

クラウド化を検討する際は、つい導入時の”初期コスト”に気を取られがちです。

実は「普段の運用にかかる人的コスト」や「障害やトラブルによってビジネス機会損失が生じるリスク」なども考慮した上で、”トータルコスト”で費用対効果を検討することが重要なのです。

その点NTT東日本なら、設計から構築、運用まで一元サポートすることで、一見見落としがちな部分も含めたトータルコストを見える化します。

クラウド導入後の業務の効率化・コスト効率の改善も踏まえた全体最適化に向けて、全力でコミットします。

9-3.NTT東日本だから実現できた安心の24時間365日の対応・保守サポート

クラウド支援を提供する企業が、最も重視しなければいけないのは、お客さま目線の”安心”です。欠かせないのは24時間・365日の対応でしょう。

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はじめてクラウドを導入する方は、このような悩み、疑問を抱きがちです。

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10まとめ

いかがでしたか？

社内ポータルについて、知りたかったことがわかったのではないでしょうか。

最後にもう一度、記事の内容をまとめておきましょう。

◎社内ポータルサイトとは、特定の企業が自社で持っているさまざまな情報にアクセスできる「入り口」として設けるWEBサイト

◎社内ポータルサイトの主な機能は、

• 社内チャット
• 掲示板
• 社内wiki、社内FAQ
• ストレージ機能
• 勤怠管理、スケジュール管理、タスク管理
• ワークフロー機能
• プロジェクト管理
• レポーティング機能

◎社内ポータルサイトのメリットは、

• 情報共有により業務効率化、生産性向上が期待できる・ペーパーレス化の推進に貢献する
• 多様な働き方の実現が期待できる
• 社内のコミュニケーションが活性化しやすくなる
• 他部署との情報共有により部署横断的な発想が生まれやすくなる
• 社員のモチベーションがアップする

◎社内ポータルサイトのデメリットは、

• 十分に活用されない恐れがある
• 場合によってはコストがかかる

◎社内ポータルサイトを作成した方がいい企業は、

• 社員数や部署が多い企業
• ナレッジやスキルが属人化している企業

◎社内ポータルサイトの必要性が低い企業は、

• 部署ごとに異なるポータルサイトを利用している企業
• 情報の更新があまり必要ない企業

◎社内ポータルサイトの作り方は、

• 無料ツールを利用して自作する
• パッケージサービスを利用する
• 独自に開発する

◎社内ポータルサイトを成功させるポイントは、

• 目的を明確にする
• 運用責任者を決める
• 社内ポータルサイトはひとつにまとめる
• 誰でも使いやすいものにする
• 情報の検索性を高める
• 情報セキュリティ対策をする
• 情報を定期的に更新する

以上を踏まえて、あなたの会社が社内ポータルサイトを活用できるよう願っています。

• 本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。