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1.タスク管理とは

タスク管理とは、業務をタスクの単位に分割して、優先順位をつけながら進捗管理をすることです。タスクは、業務を最小単位の作業に分けたものを意味します。具体的には、以下のとおりです。

上記のとおり、「ミーティングの準備」という業務を完成させるまでの過程には、「資料を準備する」「会議室を予約する」などの複数のタスクが含まれていることがわかります。

このタスクについて、優先順位を考えて進捗管理するのがタスク管理です。タスク管理をきちんとしておくことで、仕事を段取り良く進め、想定外の仕事が追加になってもスムーズに対応しやすくなります。ビジネスに携わるすべての人に、タスク管理は必要といえるでしょう。

ここでは、タスク管理で得られる効果や、上手に進めるためのコツをご紹介します。

1-1.タスク管理で期待できる効果3つ

タスク管理を適切に行うことで期待できる代表的な効果は、以下の3つです。

◆タスク管理を適切に行うことで期待できる代表的な効果

順番に内容を確認していきましょう。

1-1-1.タスク管理の効果①仕事の質を向上させることができる

タスク管理をきちんと行っていると、事務処理誤りや期限超過がなくなる、充実した内容の成果物を短時間で仕上げられるなど、仕事の品質を向上しやすくなります。

タスク管理をすると、作業内容に優先順位を付けて効率よく仕事を進められるようになるため、時間をかけるべき重要な業務にじっくりと取り組める余裕ができるからです。

その結果、全体的に仕事の品質の向上が期待できます。

1-1-2.タスク管理の効果②時間外勤務を減らすことができる

適切にタスク管理ができていると、時間外勤務を減らすことができる、という効果も期待できます。

タスク管理で仕事の全体像と優先順位を把握できるので、今日中にこなすべき作業と明日以降に持ち越してもよい作業の見分けができるようになるからです。必ず今日中にこなすべき作業を要領よく進めていくことで、時間外に持ち越さなくても仕事を終えやすくなるでしょう。

1-1-3.タスク管理の効果③チーム全体の生産性が向上する

タスク管理には、チーム全体の生産性を高める効果も見込めます。

タスクが可視化されることで、お互いのタスクの進捗について、チーム内で共有できるようになるからです。チーム内でフォローしあったり、業務の偏りを是正したりすることができるので、生産性が向上します。チーム内の連携が取れることで仕事が進めやすくなり、モチベーションアップにもつながるでしょう。

1-2.タスク管理を上手に進める4つのコツ

タスク管理の効果を十分に発揮させるためには、次の4つのコツを押さえて、タスクを管理することが必要です。

◆タスク管理を上手に進める4つのコツ

それぞれ、もう少し詳しく説明していきます。

1-2-1.タスク管理のコツ①タスクはできるだけ細分化する

タスク管理を成功させるには、タスクをできるだけ細分化して整理することが大切です。ざっくりと分けてしまうと、処理に必要な時間や優先順位を正しく把握できなくなるからです。

タスクを把握するときは、頭の中で考えるのではなく、いったん紙などにタスクをすべて書き出してみることで、漏れなく整理することができます。

1-2-2.タスク管理のコツ②処理すべきタスクを詰め込み過ぎない

処理すべきタスクを詰め込み過ぎず、ゆとりのあるスケジュールで管理することが、タスク管理を成功させるポイントといえます。

タイトなスケジュールを組んでいると、想定外のことが少しでも発生すると、予定通りに進まなくなってしまうからです。

急な来客や、同僚のタスクが進まず自分のタスクに着手できなくなるなど、組織で仕事をしていれば想定外のできごとは意外と多く発生します。早めにタスクが終われば、後の予定を繰り上げればよいだけになるので、余裕をもってスケジュールを組みましょう。

1-2-3. タスク管理のコツ③リマインドを設定する

タスク管理を成功させるには、リマインドを設定するようにしましょう。リマインドを設定することで、優先順位どおりにタスクをこなしていけるようになるからです。

タスクは複数あるうえに、途中で増えたり、完了するまでに数日間かかったりと、自力で管理するのは大変です。リマインドを設定しておけば、失念することなく確実に進捗を管理していけるでしょう。

1-2-4.タスク管理のコツ④必要に応じてタスクを分担する

タスク管理を成功させるには、必要に応じて、チーム内などでタスクを分担することも必要です。

一人でこなせると考えていた業務も、いざタスクに分解してみると、他の業務と重なって処理が追い付かないという場合もあるでしょう。そのような場合にタスクを詰め込んで自分で何とかしようとすると、スケジュールどおりに進まなくなり、他のタスクにも悪影響が及ぶなどして、失敗しがちです。

タスクを整理してみて負担が大きすぎることに気付いたら、タスクの分担を申し出ることも、生産性を上げる上では大切であることを覚えておきましょう。

2.タスク管理の手順4ステップ

タスク管理は、以下のような手順で進めることで、その効果を最大化しやすくなります。

以下では、各ステップの具体的な内容やポイントなどを説明します。

2-1.【ステップ①】タスクを書き出す

タスク管理をするには、タスクをすべて書き出すことから始めます。

どのようなタスクがあるのか全容が掴めていないと、正確に優先順位を判断したり、スケジュールを調整したりすることが難しくなるからです。

◆「タスクを書き出す」の具体例

タスクを書き出す際は、後から優先順位を付けるときに便利なように、付箋やタスク管理ツールなどを利用することをおすすめします。また、優先順位などを決めるときにわかりやすいように、タスクの内容は、できるだけ具体的に書き出しておきましょう。

◆タスクを書き出すときのポイント

2-2.【ステップ②】処理の見込み時間と期限を確認し優先順位を付ける

処理すべき業務のタスクをリストアップできたら、それぞれのタスクについて、処理の見込み時間と期限を確認し、優先順位を付けていきます。

◆「優先順位を付ける」の具体例

優先順位については、重要度と速やかに対応する必要性の有無の両方を踏まえて順番を決めていくと、スムーズに進められます。以下の順番について、①から優先して処理していくとよいでしょう。

• ①重要度が高く、速やかに対応する必要性がある
• ②重要度が高く、速やかに対応する必要性はない
• ③重要ではなく、速やかに対応する必要性がある
• ④重要ではなく、速やかに対応する必要性はない

上記のような順番で、重要度が高いものを優先して時間をかけて処理することで、生産性を高めることが可能です。

◆優先順位を付けるときのポイント

2-3.【ステップ③】タスク処理の計画を作る

それぞれのタスクについて、優先順位が決まったら、タスク処理の計画を作っていきます。

カレンダーやガントチャートなど、処理期限が一目でわかる形式でスケジュールをまとめておくことが、ポイントです。

◆「タスク処理の計画を作る」の具体例

期限が一目瞭然になるまとめ方をしておくことで、

• うっかり期限を過ぎたり、タスクを見落としたりするリスクを抑えられる
• 追加で業務が入ってしまったときも、再調整がしやすい

といったメリットがあります。

2-4.【ステップ④】進捗を管理する

タスク処理の計画を作成したら、タスクを処理し、進捗を管理しましょう。

進捗管理をするときのポイントとしては、次の2つがあります。

◆進捗管理のポイント

上記のとおり進捗管理をするときは、計画と現在の処理状況を、こまめに照らし合わせることが重要です。スケジュールの再調整などは、早ければ早いほど負担なくできるからです。そして、こまめにチェックしておけば、遅延にすぐに気付いて対策を取れます。

具体的には、始業前と終業前など、タイミングを決めてカレンダーやタスク管理ツールを確認するくせを付けましょう。また、処理が終わったタスクは二重線で消すなどしておくと進捗が把握しやすくなります。

タスク管理を成功させるには、このように、早めに軌道修正ができるようにしておくことが、大切なのです。

3.おすすめのタスク管理方法3選

タスクを管理する方法としては、次の3つが代表的です。

それぞれのタスク管理方法について、もう少し詳しく見ていきましょう。

3-1.付箋やメモ

もっともシンプルなタスク管理の方法が、付箋やメモを使う方法です。

やり方は簡単で、付箋やメモにタスクを書き込み、終わったら線を引いて消す、もしくはメモごと廃棄します。チーム内でタスクの進捗を把握したいときは、付箋をそのままホワイトボードに貼り付けることで、簡単に共有が可能です。

付箋やメモを使うとタスクの全体像を把握しやすいなどのメリットがある一方で、検索がしづらい、紛失のリスクがある、などのデメリットがあります。

付箋やメモは、自分のタスクのみを管理すればよいケースや、同時に管理すべきタスクが10を超えないなど比較的タスクの数が控えめな場合におすすめです。

3-2.表計算ソフト

表計算ソフトでタスク管理する方法も、一般的です。表計算ソフトによっては、タスク管理用のテンプレートが準備されているものもあります。

表計算のシートに、タスクの名称や補足説明、開始日・処理期限などを入力して管理します。ドロップダウンリストなどで、進捗を簡単に管理できるようにしてもよいでしょう。表計算シートのデータを共有フォルダなどに置くことで、チーム内での情報共有も可能です。

既存の表計算ソフトを使ってタスク管理することで、コストをかけずにわかりやすいタスク管理ができる反面、タスク管理用のシートを作成するのに手間がかかるなどのデメリットもあります。

表計算ソフトは、コストがかからず、他のメンバーと進捗を共有しやすいタスク管理方法を希望する場合におすすめです。

3-3.タスク管理ツール

タスク管理に特化したツールを使うことで、余計な手間をかけずに効果的なタスク管理を行うことが、可能です。

タスク管理ツールを活用する場合は、必要な機能が充実しているツールや、現在使用しているシステムと連携できるものを選ぶことで、使いこなしやすくなります。

タスク管理ツールには、手間をかけず効果的にタスクを管理できるなどのメリットがある一方で、導入時にコストがかかるといったデメリットもあるので、注意が必要です。

タスク管理ツールは、余計な手間をかけずにタスク管理をしたい場合や、複数名のタスクをまとめて管理したい場合などにおすすめです。

4.代表的なタスク管理ツール

「3. おすすめのタスク管理方法3選」で、タスク管理ツールを使う方法をご紹介しましたが、具体的にはどのようなツールがあるのか、気になった方も多いでしょう。ここでは、タスク管理ツールを3つご紹介します。

4-1. Notion

Notionは、タスク管理やメモ、Wiki、データベースなどさまざまな機能を一元的に使うことができるクラウド型サービスです。チェックリストのようなTo-do管理であったり、カンバン方式のタスク管理を行うことができます。

さまざまな機能を1か所に集約して使いたい場合に特におすすめです。

公式ホームページ：Notion

4-2. Backlog

Backlogは、ソフトウェア開発・大手広告代理店・全国版の新聞社など、幅広い業種で導入されているタスク管理ツールです。代表的な特長として、シンプルで使いやすい操作画面と、充実したコミュニケーション機能が挙げられます。

Backlogは、使える機能もバリエーション豊かで使いやすいので、どのような企業にも向いています。コミュニケーション機能が豊富なので、チーム内でのコミュニケーション促進をしたい場合は、特に向いていると言えるでしょう。

公式ホームページ：Backlog

5.まとめ

タスク管理とは、業務をタスクの単位に分割して、優先順位をつけながら進捗管理をすることです。タスクは、業務を最小単位の作業に分けたものを意味します。タスク管理を適切に行うと期待できる代表的な効果は、以下の3つです。

◆タスク管理を適切に行うことで期待できる代表的な効果

タスク管理は、以下のような手順で進めることで、その効果を最大化しやすくなります。

タスクを管理する方法としては、次の3つが代表的です。

各方法のメリット・デメリットをチェックして、自分に合いそうな方法を選びましょう。

タスク管理は、手順やコツを押さえて行うことで、業務効率化や生産性向上といった効果を得やすくなります。今回ご紹介した内容を参考に、正しくタスク管理を実践してください。

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