ワークフローシステムとは？5つの機能から使いこなすコツまで
この記事では、ワークフローシステムのメリット・注意点や、導入効果を高めるポイントなどを紹介します。
COLUMN
最適なプロジェクト管理ツール選ぶ3つの重要ポイント
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗やスケジュール管理を効率化し、関係メンバー間での情報共有や活発化などに役立つツールです。
業務効率化や業務環境改善のためにプロジェクト管理ツールを取り入れる企業が増えていますが、種類が多く、「どれを選んでよいのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
業務環境の改善や現在抱える課題の解決につながる最適なプロジェクト管理ツールを選ぶには、次の2点を押さえる必要があります。
◆最適なプロジェクト管理ツールを選ぶために実践すべきこと
① プロジェクト管理ツールの基本的な機能を把握しておくこと
② 3つのポイントを押さえて選ぶこと
詳しくは本文中でご説明しますが、自社にとって導入効果が高いプロジェクト管理ツールを選ぶなら、知っておくべき主な便利機能は、以下のとおりです。
また、プロジェクト管理ツール選びに失敗しないために、必ず押さえるべき3つのポイントとは、次のとおりです。
プロジェクト管理ツールは選び方を間違えると、先ほどお伝えした導入効果を得にくくなるばかりか、かえって業務が煩雑になるなど、多くのリスクがあります。だからこそ、正しい知識を身に付けたうえで、どのツールにするかを検討することが重要なのです。
この記事では、このようなプロジェクト管理ツールの基本的な機能や、選び方のポイントに加え、プロジェクト管理ツールの代表例を厳選してご紹介しています。
【この記事の主な内容】
- プロジェクト管理ツールの主な便利機能
- 導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選ぶための3つのポイント
- 【よくある目的別】導入効果の高いプロジェクト管理ツールの代表例5つ
「最適なプロジェクト管理ツールがわからない」「選び方がわからない」という方は、今回ご紹介する内容をご確認いただくことで、ニーズに合った導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選べるようになるでしょう。
労力を抑えて、業務効率化やコミュニケーション促進を実現できるプロジェクト管理ツールを導入するため、ぜひ当記事を参考にしてみてください。
目次：
- 1. プロジェクト管理ツールの主な便利機能
- 1-1. プロジェクトの進捗を管理できる機能
- 1-2. プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化できる機能
- 1-3. プロジェクトに関するコストを管理できる機能
- 1-4. プロジェクトに関するデータを管理できる機能
- 2. 導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選ぶための3つのポイント
- 2-1. チーム全員が使いやすいものを選ぶ
- 2-2. 用途に合った機能が充実しているものを選ぶ
- 2-3. セキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶ
- 3. 【よくある目的別】導入効果の高いプロジェクト管理ツールの代表例5つ
- 3-1. タスク管理機能を重視したいなら｜Asana
- 3-2.プロジェクトに合わせて多様な使い方をしたいなら｜monday.com
- 3-3. 分析に力を入れたいなら｜Time Krei
- 3-4. 軽快な操作性を重視したいなら｜TimeTracker NX
- 3-5. 無料で使いたいなら｜Redmine
- 4. まとめ
1. プロジェクト管理ツールの主な便利機能
プロジェクト管理ツールとは、タスク管理や進捗管理・予算管理など、プロジェクト全体を管理するために必要な機能を集約したツールです。具体的には、次のような機能があります。
| プロジェクト管理ツールの主な便利機能 | |
|---|---|
| プロジェクトの進捗を管理できる機能 |
|
| プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化できる機能 |
|
| プロジェクトに関するコストを管理できる機能 |
|
| プロジェクトに関するデータを管理できる機能 |
|
プロジェクト管理ツールでどういうことができるのかを把握しておくことで、「この機能が充実しているツールが、業務環境に合っている」など、よりニーズに合ったツールの目星を付けやすくなります。「最適なツールがどういうものなのか」を正しく把握するためにも、機能について再確認しておきましょう。
1-1. プロジェクトの進捗を管理できる機能
プロジェクト管理ツールの代表的な機能が、プロジェクトの進捗を管理できる機能です。複数のメンバーやタスクが複雑に関係する、プロジェクトの全体及び部分のスケジュールを最適化し、進捗状況を正しく把握することができます。
具体的には、どのような機能があるのかを見ていきましょう。
| プロジェクトの進捗を管理できる機能の例 | |
|---|---|
| スケジュール管理 |
|
| タスク管理 |
|
| リマインド機能 |
|
1-2. プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化できる機能
プロジェクト管理ツールには、プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化できる機能もあります。プロジェクト管理ツールにコミュニケーション機能が付いていることで、プロジェクトに関係する重要なメッセージなどが、他のメッセージ類に紛れてしまう心配がなくなるので、便利です。
具体的には、以下のような機能があります。
| プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化できる機能の例 | |
|---|---|
| コメント機能 |
|
| チャット機能 |
|
| メール通知 |
|
1-3. プロジェクトに関するコストを管理できる機能
プロジェクトを進めるうえでは、予算を作成し、その実施状況を把握しておくことが欠かせません。プロジェクト管理ツールには、そのようなプロジェクトに関するコストを管理できる機能があります。
表計算ソフトで行うと時間も手間もかかりがちな予算管理も、プロジェクト管理ツール上で行うことで、簡単に集計・計算が可能です。
具体的には、次のような機能例が挙げられます。
| プロジェクトに関するコストを管理できる機能の例 | |
|---|---|
| 予算作成 |
|
| 予算実績対比 |
|
| 原価計算 |
|
1-4. プロジェクトに関するデータを管理できる機能
プロジェクト管理ツールには、プロジェクトに関係するデータを一元管理できる機能があります。ツールでデータを一元管理することで、チーム内での情報共有が密に行え、スムーズなプロジェクト進行に役立つでしょう。また、よくあるプロジェクトをマニュアル化することも可能です。
| プロジェクトに関するデータを管理できる機能の例 | |
|---|---|
| ファイル共有 |
|
| Wiki |
|
| ワークフロー |
|
| 【参考】プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールの違いとは？ |
|---|
|
プロジェクトリーダーが、プロジェクト全体の流れを管理するのがプロジェクト管理であるのに対し、チームメンバーが、個々のやるべきことを管理するのがタスク管理です。このように、両者の違いをざっくりとまとめると、管理する範囲が全体か部分か、という点にあります。 ただし、ツールには、プロジェクト管理とタスク管理の両方をできるものが多い傾向にあります。基本的に、プロジェクトを管理するうえで、タスクの管理がセットになるからです。 そのため、プロジェクト管理ツールを選べば、ほとんどタスク管理機能も搭載されています。ただ、タスク管理機能の使い勝手や充実度は、さまざまです。タスク管理方法に希望がある場合などは、どのような機能があるのかを、各ツールの公式ホームページなどで確認しておきましょう。 |
2. 導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選ぶための3つのポイント
導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選ぶためには、押さえるべき3つのポイントがあります。
| 導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選ぶための3つのポイント |
|---|
|
1. チーム全員が使いやすいものを選ぶ 2. 用途に合った機能が充実しているものを選ぶ 3. セキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶ |
以下では、それぞれ、どのようなことなのか、もう少し詳しく解説します。
2-1. チーム全員が使いやすいものを選ぶ
プロジェクト管理ツールの導入効果を高めるには、プロジェクトメンバー全員にとって、使いやすいツールを選ぶ必要があります。
操作性が悪いツールや、よく使う機能が使いづらいツールを導入してしまうと、プロジェクトやタスクの作業効率が低下するからです。
例えばメンバー全員のタスクを一覧で確認する機会が多いのに、一覧表示画面が見づらかったり、一覧を表示させるための操作が面倒だったりすると、効率は低下してしまいます。
頻繁に使う機能は何かをリストアップしたうえで、無料トライアルなどを利用して実際の使用感などを確かめてから、ツールを選ぶようにするとよいでしょう。
2-2. 用途に合った機能が充実しているものを選ぶ
導入効果の高いプロジェクト管理ツールを導入するには、用途に合った必要な機能が充実しているツールを選択するようにしましょう。何となく多機能なものを選びがちですが、これでは導入失敗のリスクが高くなってしまいます。
使わない機能がたくさんあると、かえって操作方法が複雑になったり、使いたい機能が探しにくくなったりする原因となるからです。
まずは、「1. プロジェクト管理ツールの主な便利機能」でご紹介した機能の中から、自分たちの使い方で重視すべき機能は何かを、検討するところから始めてみましょう。
| 【再掲】プロジェクト管理ツールの主な便利機能 | |
|---|---|
| プロジェクトの進捗を管理できる機能 |
|
| プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化できる機能 |
|
| プロジェクトに関するコストを管理できる機能 |
|
| プロジェクトに関するデータを管理できる機能 |
|
重視すべき機能がわからないときは、次の手順で探していくと、スムーズに見つけられます。
◆重視すべき機能の探し方
①プロジェクト管理ツールを使う予定のメンバーで話し合い、必須の機能と欲しい機能をリストアップ
②欲しい機能がリストアップできたら、優先順位を付ける
③必須の機能と、欲しい機能の上位3つ程度までを重視して、システムを比較する
2-3. セキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶ
特にクラウド型のプロジェクト管理ツールを検討している場合は、セキュリティ対策が充実しているツールを選ぶことをおすすめします。インターネット経由で接続するクラウドツールは、サイバー攻撃などのリスクがあるからです。
各ツールの公式ホームページで以下のようなセキュリティ対策があるかどうかを、確認しておきましょう。
- データの暗号化
- 多要素認証
- アクセス管理の機能
- 不正アクセス対策など
3. 【よくある目的別】導入効果の高いプロジェクト管理ツールの代表例5つ
導入効果の高いプロジェクト管理ツールの選び方が把握できたところで、実際にどのようなプロジェクト管理ツールがあるのか、チェックしてみましょう。ここでは、よくある目的別に、代表的な5つのプロジェクト管理ツールをご紹介します。
| 【よくある目的別】導入効果の高いプロジェクト管理ツールの代表例 | |
|---|---|
| 1. タスク管理機能を重視したい | Asana |
| 2. プロジェクトに合わせて多様な使い方をしたい | monday.com |
| 3. 分析に力を入れたい | Time Krei |
| 4. 軽快な操作性を重視したい | TimeTracker NX |
| 5. 無料で使いたい | Redmine |
それでは、上記の各プロジェクト管理ツールの特徴や費用について、もう少し詳しく見てみましょう。
3-1. タスク管理機能を重視したいなら｜Asana
Asanaは、タスク整理に特化したプロジェクト管理ツールです。特にアプリケーションとの連携がスムーズでSlack/Dropbox/Google calendarなどのさまざまなアプリケーションとの連携が可能です。
また機能としても充実しており、オートメーション機能やタイムライン機能・ポートフォリオ機能など独自の使いやすい機能を搭載しています。
Asanaの概要は、以下のとおりです。
| Wrikeの概要 | |
|---|---|
| 特徴 |
|
| 料金 |
|
公式ホームページ：Asana
3-2.プロジェクトに合わせて多様な使い方をしたいなら｜monday.com
monday.comは、プロジェクトのニーズにあわせて、30を超える機能の中から必要なものを組み合わせて使えるのが特徴の、クラウド型プロジェクト管理ツールです。
ワークフローを自分の使いやすいようにカスタマイズしたい場合や、多様なシーンで使いたい場合に、特に向いています。
monday.comの概要は、以下のとおりです。
| monday.comの概要 | |
|---|---|
| 特徴 |
|
| 料金 |
|
公式ホームページ：monday.com
3-3. 分析に力を入れたいなら｜Time Krei
Time Krei（タイムクレイ）は、経営者・管理職・従業員の3つの視点から、プロジェクトに関する情報を管理・収集・分析できるプロジェクト管理ツールです。コスト削減につながる予実管理の機能も、優れています。
プロジェクトの管理に加えて、成果を最大化するための情報分析にも力を入れたい場合や、予算・コストの管理をしっかり行いたい場合に、最適なツールです。
Time Kreiの概要は、以下のとおりです。
| Time Kreiの概要 | |
|---|---|
| 特徴 |
|
| 料金 |
|
公式ホームページ：Time Krei
3-4. 軽快な操作性を重視したいなら｜TimeTracker NX
TimeTracker NXは、ドラッグ&ドロップで簡単に工数入力やプロジェクト計画ができるなど、軽快な操作性と省力化できることが特徴の、プロジェクト管理ツールです。速やかにデータの視覚化ができるため、迅速な状況把握ができます。
現場志向のTimeTracker NXは、プロジェクト管理ツールの管理に時間を取られたくない人や、進捗確認を効率的に行いたい人に、特に向いているツールです。
TimeTracker NXの概要は、以下のとおりです。
| TimeTracker NXの概要 | |
|---|---|
| 特徴 |
|
| 料金 |
|
公式ホームページ：TimeTracker NX
3-5. 無料で使いたいなら｜Redmine
Redmineは、オープンソースで提供されている完全無料のツールです。タスクを「チケット」に登録すると、ガントチャートが自動的に生成されて進捗を管理できます。また、プラグインが充実しているので、拡張性が高いのも魅力です。
Redmineはオープンソースであるため、コストを抑えて人数無制限でプロジェクト管理ツールを使いたい人や、ある程度ITに関する知識を有している人に、向いています。
概要は、以下のとおりです。
| Redmineの概要 | |
|---|---|
| 特徴 |
|
| 料金 |
|
公式ホームページ：Redmine.JP
4. まとめ
プロジェクト管理ツールでどういうことができるのかを把握しておくことで、「この機能が充実しているツールが、業務環境に合っている」など、よりニーズに合ったツールの目星を付けやすくなります。プロジェクト管理ツールの主な便利機能は、以下のとおりです。
| プロジェクト管理ツールの主な便利機能 | |
|---|---|
| プロジェクトの進捗を管理できる機能 |
|
| プロジェクトメンバー間のコミュニケーションを強化できる機能 |
|
| プロジェクトに関するコストを管理できる機能 |
|
| プロジェクトに関するデータを管理できる機能 |
|
導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選ぶためには、以下の3つのポイントを押さえましょう。
| 導入効果の高いプロジェクト管理ツールを選ぶための3つのポイント |
|---|
|
1. チーム全員が使いやすいものを選ぶ 2. 用途に合った機能が充実しているものを選ぶ 3. セキュリティ対策がしっかりしているものを選ぶ |
プロジェクト管理ツールは、ツールによって、充実している機能や操作性が異なります。重視したい機能や導入目的を明確にして、使いやすいものを選ぶことが、導入効果を高めるポイントです。
プロジェクト管理ツールの導入など、業務効率化にクラウドの導入を検討されている方は、
お気軽に無料のオンライン相談窓口へご連絡ください。
無料ダウンロード
自社のクラウド導入に必要な知識、ポイントを
この１冊に総まとめ！
あなたはクラウド化の
何の情報を知りたいですか？
- そもそも自社は本当にクラウド化すべき？オンプレとクラウドの違いは？
- 【AWS・Azure・Google Cloud】
どれが自社に最もマッチするの？ - 情シス担当者の負荷を減らしてコストを軽減するクラウド化のポイントは？
- 自社のクラウド導入を実現するまでの具体的な流れ・検討する順番は？
初めての自社クラウド導入、
わからないことが多く困ってしまいますよね。
NTT東日本では
そんなあなたにクラウド導入に必要な情報を
1冊の冊子にまとめました！
クラウド化のポイントを知らずに導入を進めると、以下のような事になってしまうことも・・・
- システムインフラの維持にかかるトータルコストがあまり変わらない。。
- 情シス担当者の負担が減らない。。
- セキュリティ性・速度など、クラウド期待する効果を十分に享受できない。。
理想的なクラウド環境を実現するためにも、
最低限の4つのポイントを
抑えておきたいところです。
-
そもそも”クラウド化”とは？
その本質的なメリット・デメリット - 自社にとって
最適なクラウド環境構築のポイント - コストを抑えるための
具体的なコツ - 既存環境からスムーズにクラウド化を
実現するためのロードマップ
など、この1冊だけで自社のクラウド化のポイントが簡単に理解できます。
またNTT東日本でクラウド化を実現し
問題を解決した事例や、
導入サポートサービスも掲載しているので、
ぜひダウンロードして読んでみてください。
クラウドのわからない・
面倒でお困りのあなたへクラウドのご相談できます！
面倒でお困りのあなたへ
クラウドのご相談できます！
無料オンライン相談窓口
NTT東日本なら貴社のクラウド導入設計から
ネットワーク環境構築・セキュリティ・運用まで
”ワンストップ支援”が可能です！
NTT東日本が選ばれる5つの理由
- クラウド導入を
0からワンストップでサポート可能！ - 全体最適におけるコスト効率・業務効率の改善を
中立的にご提案 - クラウド環境に問題がないか、
第3者目線でチェック
してもらいたい - 安心の24時間・365日の対応・保守
- NTT東日本が保有する豊富なサービスの組み合わせで
”課題解決”と”コスト軽減”を両立
特に以下に当てはまる方はお気軽に
ご相談ください。
- さまざまな種類やクラウド提供事業者があってどれが自社に適切かわからない
- オンプレミスのままがよいのか、クラウド移行すべきなのか、迷っている
- オンプレミスとクラウド移行した際のコスト比較を行いたい
- AWSとAzure、どちらのクラウドが自社に適切かわからない
- クラウド環境に問題がないか、第3者目線でチェックしてもらいたい
- クラウド利用中、ネットワークの速度が遅くて業務に支障がでている
クラウドを熟知するプロが、クラウド導入におけるお客さまのLAN 環境や接続ネットワーク、
クラウドサービスまでトータルにお客さまのお悩みや課題の解決をサポートします｡
相談無料！プロが中立的にアドバイスいたします
クラウド・AWS・Azureでお困りの方はお気軽にご相談ください。