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1. サイロ化とは

冒頭でもお伝えした通り、サイロ化は、各部門や部署が使用しているシステムが、さまざまな理由により孤立してしまい、システムや情報の連携が上手くいっていない状況のことをいいます。

とはいえなぜ上記のような状況を「サイロ化」と表すのか、なぜサイロ化が注目されているのか、よく分からない人も多いかと思います。

そこで本章ではまず、サイロ化している状況とはどんな状況のことをいうのかと、サイロ化が注目されている理由を順番に分かりやすく解説していきます。

1-1. 「サイロ化」している状況とは

サイロとは空気に触れて貯蔵物が劣化しないようにするための、コンクリートや鉄板といった素材で作られている塔状の建物のことです。窓は設置されておらず、1つ1つの建物が独立してため、気密性に優れているのが特徴です。

このようなサイロの構造は、現在、多くの組織が抱えている課題と似ています。そのため何らかの理由で組織内の各部門が独立している状態や、システム上で自分たちの部署以外の情報が遮断されている状態のことを「サイロ化」と表現することが多いのです。

とはいえまだ想像しにくいかと思うので、もう少し掘り下げて説明していきます。

たとえば営業部、商品開発部、マーケティング部がそれぞれ独自に顧客管理システムを導入したとします。自分たちが一番使いやすいシステムを導入しているため、部署内で使用する分には問題ありません。しかし以下のような問題が起きる可能性があります。

このように他の部署のシステムから情報を取り込むのが難しかったり、連携したりといったことができない状況が、「サイロ化」している状況と言えます。

1-2. サイロ化はDXの妨げとなる

サイロ化が注目されている理由としては、DX(デジタルトランスフォーメーション)の妨げとなる点が挙げられるでしょう。

経済産業省が2018年に発表したDXレポートによると、組織内の既存システムが部門ごとに構築されて横断的にデータを活用できないといった課題、つまりシステムのサイロ化が解消されない場合、DXが実現できない可能性があることが説明されています。

参考：DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～  | 経済産業省

現在、多くの企業において、データとデジタル技術を活用して競争力を強化できるほか、新たなビジネスモデルを創出できるDXが推進されています。しかしどの企業も上手く進んでいるわけではありません。

たとえば社内でDXを推進していくためにデジタル部門が新設され、高度な技術や最先端のデジタルシステムを用いて製品の開発を考えているとします。しかしデジタル部門が使っているシステムと実際に製品を製造する部門と使っているシステムが異なっていた場合、サイロ化が起きる恐れがあります。

その結果、上手く情報共有や指示出しができず製品化は失敗し、DX戦略の失敗にもつながりかねません。DXが失敗すれば業務の生産性が上がらないだけでなく、蓄積された膨大なデータを利活用できず、競合他社から大きく差を付けられる可能性もあるでしょう。

このようにシステムのサイロ化は、DXの妨げになる可能性があるため、近年、注目度が高いと言えます。

2. システムのサイロ化が引き起こす組織全体の問題

システムのサイロ化は、以下のような組織全体の問題を引き起こす可能性があります。

以下で1つずつ説明していきます。

2-1. ビッグデータをビジネスに活用できない

サイロ化が引き起こす問題の1つとして、ビッグデータをビジネスに活用できない点が挙げられます。せっかく部門や部署ごとに有益な情報や知識を蓄積していても、各部門や部署のシステムが孤立し連携できない状況では、組織内に蓄積されているすべてのデータを把握するのが難しいからです。

たとえば各部門や部署すべてのシステムが連携でき、組織に蓄積されたビッグデータを分析できる場合、

といったことが可能でしょう。

しかしシステムがサイロ化している場合、データ分析ツールであるBIツールやデータマイニングツールと連携することが難しいです。手動で行うにしても、各部門や部署に蓄積されたデータを手作業で抽出し、データ形式やフォーマットをすべて揃えるほか集計する必要もあり、膨大な手間や時間がかかるので、現実的ではありません。

このようにシステムがサイロ化している状態では、ビッグデータをビジネスに活用できないため、機会損失を引き起こす可能性があります。

2-2. 部門や部署間の情報共有がスムーズに行えない

サイロ化によって、部門や部署間の情報共有がスムーズに行えないといった問題が起こるケースがあります。各部署のシステムがそれぞれ孤立しており、他のシステムと連携ができないことが原因です。

たとえば営業部が集めた顧客情報を、顧客管理システムに蓄積しているとします。蓄積された顧客情報は、商品開発部やマーケティング部などで分析に活用される有益なデータです。

しかし、営業部の顧客管理システムが、商品開発部やマーケティング部が使っているデータ分析システムと連携できなければ、一度データをエクセルなどに出力してからシステムに取り込むなど、手間や時間がかかります。

このようにシステムのサイロ化は、部署間の情報共有に支障をきたし、業務が非効率になる恐れがあります。

2-3. システムを導入する度にムダなコストが発生し続ける

サイロ化は、社内のシステムが統一されている状態に比べ、ムダなコストが発生し続ける可能性があるでしょう。

たとえばチャットツールや顧客管理システムをはじめとする情報系システムを、部門ごとでそれぞれ異なったものを導入している場合、導入費用や毎月の利用料金がそれぞれで発生していることになります。

財務会計システムや勤怠管理システムをはじめとする基幹系システムの場合も同様です。1つのシステムですべての機能を賄えるものではなく、他社のさまざまなシステムを導入している場合、導入費用や毎月の料金はそれぞれで発生しています。

上記は導入費用や運用費用のムダですが、サイロ化は他にも、

といったような業務も発生するので、それにならい余計な人件費も発生するでしょう。

このようにサイロ化は、社内のシステムが統一されている状態に比べ、ムダなコストが発生しやすくなります。

情報システムのサイロ化でお悩みやお困りの方はNTT東日本へお気軽にお問い合わせください。

3. サイロ化をすぐに解消するべき理由

システムのサイロ化はそのまま放置してしまうと、前章で説明したようにさまざまな問題を引き起こします。また他にも以下のような理由から、システムのサイロ化は気づいた時点で、解消するための対策を講じるべきでしょう。

以下でそれぞれの理由について、説明していきます。

3-1. 【理由1】意思決定のスピードが上がることで競合他社より早く消費者ニーズの変化に対応できるから

近年、消費者のニーズは多種多様にわたり、興味関心の移り変わりも激しいため、企業は競合他社よりいかに早く経営の舵を切るかが、生き残るためのカギと言えます。

よって経営に関する意思決定のスピードを上げるためにも、サイロ化はすぐに解消すべきでしょう。

たとえばサイロ化した企業の場合は、各部門・部署が現在どんなプロジェクトに取り組んでいるのか、どんな有益なデータを蓄積しているのかといった情報を、リアルタイムで知ることができません。そのため新しい事業計画や経営戦略を立てる際に、まずは各部門・部署の情報を集めて分析するといった手間や時間がかかります。

しかしサイロ化を解消すれば、全部門・部署が取り組んでいるプロジェクトの内容や進捗、今まで蓄積してきたデータや知識を、リアルタイムで把握したり分析したりといったことが可能です。その結果、事業や経営に関する意思決定が早くなり、競合他社よりも早く消費者のニーズに対応できるでしょう。

これからの時代を生き残っていくためにも、意思決定のスピードは重要です。そのためにもサイロ化は直ちに解消すべきと言えます。

3-2. 【理由2】業務効率化につながることで1人あたりの業務量を軽減できるから

厚生労働省が発表している日本人口の推移と見通しに関するグラフによると、労働力の中核となる人口層の15～64歳までの人口は年々、減っていくと予想されています。そのため今後、労働力を充分に確保しづらくなる企業では社員1人1人の負担が増え、利益に直結するコア業務になかなか取り組めず、衰退してしまうケースも起こり得るでしょう。

参考：「日本の人口の推移」 | 厚生労働省

よって作業時間や手間の短縮をはじめとした業務効率化につなげ、1人あたりの業務量を軽減するためにも、サイロ化はすぐに解消すべきと言えます。

サイロ化した企業の場合、他部門や部署、支店によって業務のやり方が異なるケースが多いかと思います。たとえば支店によって売上日報の作成方法が異なる場合、本部が集計した際に形式を揃えたり、修正したりといった手間や時間がかかるでしょう。

しかしサイロ化を解消すれば、売上日報の作成方法やテンプレートを全支店で共有できるので、本部が集計した後に手を加える必要がなくなります。これは売上日報の作成に限らず、他の業務においても今より手間や時間を短縮できるでしょう。

サイロ化は組織内での情報共有がスムーズに行えないことにより、日常のあらゆる業務のムダを生みます。そのムダを削減し1人1人の業務量を減らすことで、コア業務に取り組む時間を増やすためにも、サイロ化はすぐに解消すべきでしょう。

4. 解消するために知るべきサイロ化の原因

システムのサイロ化を解消するために、まず自社がなぜそのような状況になってしまったか、原因を突き止めましょう。原因としては大きく以下の2つが考えられます。

以下で1つずつ説明していきます。

4-1. 独立採算制の導入

サイロ化してしまう原因の1つとして、独立採算制を導入している点が挙げられます。独立採算制とは各部門や部署を1つの企業として捉える経営方法です。それぞれの部門や部署に収支管理を任せるほか、経営に関する意思決定などあらゆる権限を委譲します。

なぜ独立採算制がサイロ化の原因になってしまうかというと、各部門や部署が独立しているため、他の部門や部署と交流したり情報共有したりといった機会が少なくなるからです。

たとえば通常の経営方式であれば、他部門・部署と日常的にやり取りする機会や一緒に仕事をする機会があります。そのため他の部門や部署が使っているシステムを把握しているほか、新しいシステムを導入する場合は、他部門・部署が使っているシステムと連携性のあるシステムを導入するでしょう。

しかし独立採算制を導入している組織の場合、日常的に情報を共有したり一緒に仕事をしたりといった機会が少ないので、自分たちが使いやすいかなどの基準だけでシステムを選び、他部門・部署と連携性があるかは重要視されないケースもあります。

よって独立採算制を導入している組織は、システムのサイロ化が起きる可能性が高いと言えるでしょう。

4-2. 最新システムとレガシーシステムの混在

組織内で最新システムとレガシーシステムを両方使っている場合も、サイロ化してしまう原因の1つです。レガシーシステムとは導入してから長い年月が経っており、最新のシステムと比べて技術や仕組みが古いシステムのことを指します。

レガシーシステムは最新のシステムとの連携性に欠けるほか、新しい機能を追加したり性能を向上させたりといった拡張性も低い傾向にあります。

たとえば人事部が使っているタレントマネジメントシステムと、経理部が使っている給与計算システムに最新の技術や仕組みが施されていれば、連携できたり拡張して連携機能を後から装備したりすることも可能です。しかしどちらか一方がレガシーシステムの場合、連携したり連携機能を後付けしたりすることは難しいでしょう。

このように組織内で最新のシステムとレガシーシステムが混在している場合、サイロ化が起きやすくなり、業務が非効率になる恐れがあります。

5. サイロ化を解消する方法

サイロ化を解消する方法は、一言で言ってしまえばデータ統合基盤を導入することです。データ統合基盤とは、オンプレミス環境やクラウド環境関係なく、組織内に散在しているあらゆるデータを統一し、管理できる基盤システムのことを指します。

データ統合基盤を活用してサイロ化の解消をするには、以下2つの方法が効果的です。

以下で1つずつ説明していきます。

5-1. データレイクに全データを保管する

サイロ化を解消する方法の1つとして、データレイクに全データを保管することが挙げられます。データレイクは、組織内で蓄積している以下のような構造化データと非構造化データの両方を保存して、一元管理できる格納システムです。

たとえば各部門・部署ごとで使っているシステムが連携できないといったサイロ化が起きている場合、組織で蓄積しているデータの保管場所が把握しづらくなり、必要なタイミングでデータを活用することが難しくなります。

しかしデータレイクを用いれば、部門・部署関係なく、あらゆるデータを一か所に保存することが可能です。そのため各部署が蓄積している情報や知識を、必要なタイミングで他の部署が活用できるようになるでしょう。

このようにデータレイクに組織内の全データを保管することは、サイロ化を解消するのに役立ちます。

5-2. ETLツールでデータを統合する

ETLツールを使用しデータを統合するといった方法も、サイロ化を解消させるでしょう。ETLツールは、各部門・部署で使用しているシステムに蓄積されている構造化データを抽出し、その用途に応じて変換した上で、指定の格納先にデータを保存してくれるツールです。

たとえば営業部門とカスタマーサポート部門が使用している顧客管理システムが異なることによってサイロ化が起きている場合、それぞれが蓄積している顧客データを1箇所に集約したり、分析したりといったことが難しいです。Excelなどの表計算ソフトを使って手動でデータを収集したり、プログラミング言語を書き換えたりといったことは可能ですが、専門知識が必要なほか、作業に膨大な時間がかかるため現実的ではありません。

しかしETLツールを用いれば、それぞれの顧客データの形式や文字コードを統一し、格納先であるデータウェアハウスなどのシステムにデータを保存できます。それにより蓄積された顧客データは、部署の垣根を超えてビジネスに活用しやすくなるでしょう。

このようにETLツールを使って組織内のデータを統合することは、サイロ化を解消させるのに役立ちます。

6. データレイクやETLツールはクラウド型がおすすめ

現在サイロ化で悩んでいる人や、これから組織内でサイロ化が起こらないように対策を考えている人の中には、前章で紹介したデータレイクやETLツールが気になっている人もいるかと思います。

データレイクやETLツールといったデータ統合基盤は、オンプレミス型とクラウド型がありますが、もし導入する場合はクラウド型の導入がおすすめです。以下の表を見て分かる通り、オンプレミス型よりクラウド型の方がメリットは大きいからです。

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クラウド型であれば、コストや人的負担も抑えられます。また拡張性が高いため、たとえばデータを保存するストレージ容量を増やしたり、機能を後付けしたりといったこともスムーズに行えるでしょう。

そのためもしデータレイクやETLツールの導入を検討している場合は、クラウド型がおすすめです。

クラウド型のデータレイクやETLツールの導入を検討している場合はNTT東日本にご相談ください

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7. まとめ

サイロ化とは各部門や部署が使用しているシステムが、さまざまな理由により孤立してしまい、システムや情報の連携が上手くいっていない状況のことをいいます。

サイロ化が引き起こす問題は以下の通りです。

サイロ化は以下の理由から、すぐに解消すべきと言えます。

サイロ化に陥る原因としては大きく以下の2つが考えられます。

サイロ化の解消をするには、以下2つの方法が効果的です。

サイロ化は組織全体に及ぼす問題が大きいだけでなく、DX実現の妨げにもなり得ます。そのためサイロ化について理解を深めるだけでなく、自社はサイロ化していないか確認した上で、もしサイロ化しているのであれば、すぐに本記事で紹介した方法を取り入れて解消しましょう。