COLUMN

1.フリーアドレスとは何か？押さえておきたい基礎知識

この章では、前提として知っておきたいフリーアドレスに関する基礎知識について解説します

上から順に、しっかりとチェックしていきましょう。

1-1.フリーアドレスとは自分の好きな席で仕事をする働き方のこと

フリーアドレスとは「オフィスの中で固定の席を持たず、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働く」というワークスタイルのことです。

固定の席で仕事をする場合と比べてスペースが有効に活用できるため、既存の枠にとらわれない自由な働き方が可能になります。

多くの企業でペーパーレス化・クラウド化が進んで固定の席を持たずに仕事がしやすくなったこと、新型コロナウイルスの影響でテレワーク等の働き方改革が進んだことから、フリーアドレスを導入する日本の企業は増加傾向にあります。

1-2.フリーアドレスには2種類ある

フリーアドレスの運用方法は、大きく分けて「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類があります。

運用方法	完全フリーアドレス	グループアドレス
基本ルール	部署や組織を問わず社員全員が自由に席を選ぶ	同じ部署や組織の中で自由に席を選ぶ
メリット	部署の垣根を超えたコミュニケーションが活発になる 大幅なスペースの効率化ができる	同じ部署内での仕事の連携に支障が出にくい 大幅なレイアウトの変更がいらず導入しやすい

「複数の部署で連携しながら進めるプロジェクトが多いため、他部署同士で活発に交流できる完全フリーアドレスを導入」

「できたばかりのチームで結束を強めることが最優先なので、グループアドレスを導入」

といったように、会社の現状に適した方法でフリーアドレスを運用することが重要です。

1-3.フリーアドレス化が成功するかどうかは相性次第

フリーアドレス化すればどんな企業も業績がアップするというわけではなく、成功するかどうかは社風や業務形態といった「企業との相性」にかかっています。

上の例のように、フリーアドレス化に成功する企業もあれば、従来の働き方が適している企業もあります。

万能な手法ではないからこそ、フリーアドレスの良い面と悪い面を知って、自社が導入するのに適しているのかを見極めることが重要なのです。

クラウド活用に関するさまざま情報をお届けするメルマガを毎週配信しておりますので、ぜひこの機会にご登録ください。

2.フリーアドレスのメリット

ここからは、フリーアドレスのメリットとして代表的なもの4つを紹介します。

あなたの会社にとって必要なメリットかどうか、確認しながら読み進めていきましょう。

2-1.部署を超えたコミュニケーションが活性化する

席を自由選択することで、これまで顔を合わせる機会がなかった他部署の社員と交流しやすくなるというのは、フリーアドレスの大きなメリットです。

フリーアドレス化されたオフィスは、固定の席で仕事をしていた時では得られなかった情報や知見を得るチャンスの場として機能するのです。

2-2.社員一人ひとりの自律的な働き方を促進する

働く場所を自由に選択することで、社員一人ひとりが自分の働き方と向き合えるようになる、というメリットです。

社員への働き方改革を推し進めたい企業にとっては、特に大きなメリットと言えるでしょう。

2-3.急な組織変更があっても柔軟に対応できる

新しい部署を作る・特定の部署のメンバーを大幅に増員するなど、組織に変更があった際も対応しやすいのは、フリーアドレスの大きな強みです。

レイアウトを大きく変える、部署ごと別室へ移動するといった手間がかからないため、人員の増減や新部署の立ち上げといった動きが多い企業にとっては嬉しいメリットです。

2-4.スペースコストを削減できる

フリーアドレスでは、1人につき1台デスクを用意する必要がなくなり、従来の働き方よりも省スペース化が可能です。

空いたスペースは休憩室やコミュニケーションスペースとして活用できるため、オフィス内でできることの幅が広がります。

クラウド活用に関するさまざま情報をお届けするメルマガを毎週配信しておりますので、ぜひこの機会にご登録ください。

3.フリーアドレスのデメリット

続いては、フリーアドレスの代表的なデメリットについて解説します。

フリーアドレスのプラス面だけではなく、マイナス面も押さえたうえで導入を検討しましょう。

3-1.社員が疎外感やストレスを感じる可能性がある

自由な働き方を促進するフリーアドレスですが、「いつどこに座っても良い」という性質そのものが、一部の社員にとっては不安やストレスの原因になることもあります。

こういったデメリットを補うためには、社員一人ひとりに対する個別のケアが必要です。

このデメリットの対処法
積極的な声かけ チームのリーダーが孤立している社員はいないか定期的に目を配り、話しかけることで疎外感を取り除く 集中しやすい環境づくり オフィス内に電話や私語の禁止エリアを設置する、パーテーションを設けるなど

3-2.導入にコストがかかる

フリーアドレスを導入する際、クラウド化に伴うシステム構築費用や社員へ支給する備品の費用など、これまではかからなかった新たなコストが発生する可能性があります。

社員一人につき1台デスクを用意する必要がないため、長期的に見ればコスト削減に繋がるフリーアドレス化ですが、導入自体にもコストがかかることを念頭に置いておかなければなりません。

3-3.部下の管理が難しくなる

社員一人ひとりが好きな時に好きな場所で仕事をするフリーアドレスでは、固定の席が決まっている場合と比べて、誰がどこにいるのか把握するのが難しくなります。

意見交換等のやりとりを部署内で頻繁に行う会社の場合、チームの連携が取りづらくなるというのは、大きなデメリットになり得ます。

このデメリットの対処法
直接席まで行かなくても良い連携方法を取る 社内メール・チャットツールの活用 社員全員の所在を管理する 誰がどこにいるのかが把握できる「在籍・所在管理システム」の活用

3-4.社員に荷物管理の負担がかかる

フリーアドレスを導入すると、仕事をするデスクは社員全員の共有物になるため、自分の荷物は都度自分で管理しなければなりません。

毎日の退社時はもちろん、会議や外出で一時的に席を外す際も、荷物を持って移動する負担がかかります。

このデメリットの対処法
社員に荷物管理用のツールを支給する モバイルロッカー・荷物持ち運び用のバッグなど

デスクに置いておかなければならない仕事道具が多い職種ほど、移動の負担は特に大きくなると考えておきましょう。

クラウド活用に関するさまざま情報をお届けするメルマガを毎週配信しておりますので、ぜひこの機会にご登録ください。

4.【事例付き】フリーアドレスの導入に成功しやすい企業の特徴

ここからは、フリーアドレスの導入に成功しやすい企業の特徴について解説します。

メリットとデメリットを比較しただけではわからない、フリーアドレス化の「向き不向き」をより具体的に解説するので、あなたの会社が当てはまるかチェックしてみましょう。

4-1.社員の在籍率が低い

オフィスで同時に仕事をする社員が少ない企業は、フリーアドレスの導入が比較的しやすいと言えるでしょう。

上の図のように、フリーアドレスでは「日常的にオフィスにいる社員」の分だけ席を用意すればいいので、在籍率が低ければ低いほど必要なスペースは小さくなります。

上の例のような企業の場合、フリーアドレスのメリットである「省スペース化」の効果を最大限に発揮できるため、導入後の成功を実感しやすいのです。

4-2.部署の壁をまたぐ業務が多い

他部署間で連携する業務が多い企業も、フリーアドレスの導入に向いています。

このような企業の場合、他部署の社員と隣り合わせで働くことも可能なフリーアドレスを導入することで、より円滑に仕事が進むようになります。

4-3.業務のデジタル化・クラウド化に積極的

業務のデジタル化・クラウド化を進めたいと考えている企業も、フリーアドレスの導入に向いています。

紙の書類を持ち歩く、データをデスクトップパソコンにローカル保存するといった働き方が難しくなるため、必然的に業務のデジタル化・クラウド化が促進させられるのです。

「数年以内に完全なペーパーレス化を実現させたい」

「将来的にはABWを意識した働き方に会社をシフトさせたい」

こういったビジョンを持つ企業にとって、フリーアドレス導入は目標達成のきっかけづくりとして有効な方法だと言えるでしょう。

4-4.フリーアドレスの成功事例

成功しやすい企業の特徴を把握したところで、実際にフリーアドレスの導入に成功した企業の事例を見てみましょう。

【カルビー株式会社の場合】

導入年	2009年
導入の目的	ペーパーレス化 社員の働きやすさの向上
導入方法	個人の業務スペースを縮小 会議室の壁を取り払う 社内連絡を内線からスマートフォンに切り替え 静かな環境で仕事をしたい社員用の「集中スペース」の設置
成果	書類が7割減 社員から「他部署とのコミュニケーションが取りやすくなった」と声が上がる
注目ポイント	社員が自分の席を持たないことで、紙の書類を作らない・持たない・こまめに捨てる習慣が定着している

※出典：フリーアドレスから働き方改革へ。オフィス改革を進めるカルビーの思想

【株式会社内田洋行の場合】

導入年	2011年
導入の目的	オフィスのあり方の追求 業務の特性とマッチした働く場所づくり
導入方法	スムーズなやり取りが必要な部署では課単位のグループアドレス制を導入 集中スペースの設置 オフィスの各所に簡易的なミーティングルームを設置 導入後も定期的に社内アンケートを実施
成果	書類が7割減 1回の会議にかかる時間を50％カット 社内アンケートで80％以上の社員が「コミュニケーションが増えた」と回答
注目ポイント	「外出が多い部署のフロアには、立ち話でコミュニケーションが取れるよう階段付近に休憩スペースを設置」など、特性に合わせて社員をケアする取り組みが行われている

※出典：テレワークが急増！アフターコロナを見据えたオフィスづくり

【環境省　環境再生・資源循環局の場合】

導入年	2022年
導入の目的	書類の山ができる
導入方法	デスクをフリーアドレスに適したものへ新調 資料を保管する個人ロッカーを設置
成果	個人用デスクが2割減。空いたスペースでオンライン会議用ブース・打ち合わせブースを設ける 不要な紙の資料を処分し、雑然としたオフィス内が整頓される ※資料の電子化は進行中
注目ポイント	個人ロッカーに入れられる荷物の量を「一人ダンボール1箱分」と具体的にルール化することで、不要な書類の処分に踏み切るきっかけに

※出典：環境省はフリーアドレス化でこうなった。“資料が山積み”の霞が関は変わるのか？

上の事例から、ペーパーレス化や働きやすさの向上といった明確な目標を設定し、目標達成に向けて導入を進める企業がフリーアドレス化に成功していることがわかります。

クラウド活用に関するさまざま情報をお届けするメルマガを毎週配信しておりますので、ぜひこの機会にご登録ください。

5.フリーアドレスの導入に失敗しやすい企業の特徴

続いて、フリーアドレスの導入に失敗しやすい企業の特徴をご紹介します。

前章「4.【事例付き】フリーアドレスの導入に成功しやすい企業の特徴」と見比べて、あなたの会社がどちらに近いのかを判定しましょう。

5-1社員の在籍率が高い

社員がオフィスの外に出ることがめったにない企業の場合は、フリーアドレスを導入しても効果を感じにくい可能性が高いです。

また、社員の在籍率が高いオフィスでは空席を探す手間がかかるため、指定の席で仕事をする従来のスタイルの方がスムーズに機能するでしょう。

5-2.機密情報を多く取り扱う

クレジットカード番号の登録が必要なサービスを展開しているなど、外部に漏れてはならない情報を多く取り扱う企業も、オフィス内での社員の移動が多いフリーアドレスには向いていないと言えるでしょう。

人事や顧客情報の管理といった、機密情報を取り扱う部署が限定されている企業の場合は、

• 該当部署のみを固定の席にして、その他はフリーアドレス化する
• 部署内でのみフリーアドレス化する

といった対応もできます。

5-3.仕事道具を個人のデスクに置く社員が多い

デスクトップパソコンが必要なクリエイターや電話対応が多い受付など、簡単には移動できない仕事道具をデスクに置く社員が多い場合は、フリーアドレスを導入してもうまくいかない可能性が高いです。

以上の3つが、フリーアドレスの導入に失敗しやすい企業の特徴です。

成功しやすい企業の特徴よりも、こちらの方が当てはまるものが多いという場合は、フリーアドレスの導入はおすすめできません。

クラウド活用に関するさまざま情報をお届けするメルマガを毎週配信しておりますので、ぜひこの機会にご登録ください。

6.【7ステップ】フリーアドレス導入の流れ

ここからは、フリーアドレスの導入を決断した企業に向けて、実際に導入するまでの流れを7つのステップで解説します。

6-1.フリーアドレス導入の目的を決める

まずは、フリーアドレスをなぜ社内に導入するのか、その目的を明確にすることから始めます。

下の例を参考に、導入する本来の目的を言語化してみましょう。

新しい制度を持ち込むことで、これまで通りの働き方ができなくなることに不安を抱える社員もいます。

社員が納得してフリーアドレスという働き方に取り組めるよう、はっきりとした目的が必要なのです。

6-2.社内アンケートを取る

目的を明確化・共有したら、フリーアドレス化に賛成か反対か、社員全員の意見を募りましょう。

社員一人ひとりがフリーアドレス化に対してどんな意見を持っているのかを前もって把握しておき、その後の運用方法に反映することができます。

6-3.運用方法を決める

続いて、フリーアドレスの運用方法を決めます。

部署や組織を問わず社員全員が自由に席を選ぶ「完全フリーアドレス」か、同じ部署や組織の中で席を選ぶ「グループアドレス」のいずれかを選択しましょう。

社内アンケートの内容や各部署の特性を考慮して、以下の図のように、フリーアドレスとグループアドレスを組み合わせることも可能です。

業務の性質上フリーアドレスに適応しづらい部署や、フリーアドレスに反対な社員の意見は可能な限り取り入れることで、「社員一人ひとりが自分の選んだ働き方を実現する」という理想的な職場環境を構築できます。

6-4.フリーアドレスの座席数を決める

おおよその運用方針が固まったら、フリーアドレス用の座席の数を決めます。

「6-3.運用方法を決める」で決めたフリーアドレス対象者のうち、日々の業務で常に社内にいる人数はどのくらいかを把握し、座席数を設定しましょう。

イレギュラーで社内にいる人間の数が増えて席が足りなくなる等のトラブルを防ぐため、ややゆとりを持って設定しておくと安心です。

6-5.必要な備品を揃える

「6-4.フリーアドレスの座席数を決める」で決めた座席数を参考に、机や椅子といった備品を用意します。

この段階で、デスクのサイズを考慮して大まかなレイアウトを決めておくと、その後の工程がスムーズに行えます。

6-6.運用ルールを作る

続いては、フリーアドレスの使い方のルールを作ります。

「自由にどの席も使って良い」と言われても、明確なルールがなければ、社員は使い方に戸惑ってしまいます。

以下の例を参考に、運用ルールを決めてそれを元に「フリーアドレスマニュアル」を作りましょう。

マニュアルを公開したタイミングで一度社員からの意見を募り、反対意見の多い箇所は改訂も視野に入れましょう。

完成したマニュアルは、クラウド内など全社員がいつでも見られる場所に置くことで、社内に浸透しやすくなります。

6-7.テスト運用を行う

最後は、いよいよフリーアドレスのテスト運用を実施します。

「当初は賛成だったが実際にやってみたら合わなかった」と感じる社員がいれば、フリーアドレス対象者の変更を検討するなど運用方法をアップデートしてから、本格的に始動します。

クラウド活用に関するさまざま情報をお届けするメルマガを毎週配信しておりますので、ぜひこの機会にご登録ください。

7.フリーアドレスを成功させるポイント

導入したフリーアドレスを社内に定着させるためのポイントは、以下の3つ。

• 導入するかどうかの最終判断は社内全体で決定する
• フリーアドレスが機能しているかどうかを定期的にチェックする
• 便利グッズを活用して社員の快適な働き方をサポートする

具体的にどんなことをすればいいのか、ひとつずつ見ていきましょう。

7-1.導入するかどうかの最終判断は社内全体で決定する

フリーアドレスを導入するかどうかは、社内の上層部に決定権があると思うかもしれませんが、最終的な決断は社員を含めた社内の人間全員で決めることが重要です。

企業のフリーアドレス化は「上層部が決定し、社員に発表するもの」ではなく「上層部が提案し、社員に意見を募って全員で決定するもの」だと認識しておきましょう。

フリーアドレスは社員に自律的な働き方を促すワークスタイルであり、「会社が決めたことだから仕方なく適応する」という参加の仕方は望ましくありません。

社員が納得してから本格的にフリーアドレス化へと移行することで、上手く機能する可能性が高まるのです。

7-2.フリーアドレスが機能しているかどうかを定期的にチェックする

フリーアドレス化を成功させるには、導入後にきちんと機能しているかチェックすることも重要です。

上手く機能していないシーンを見つけたら、その都度ルールを見直すことで、「自社にぴったりのフリーアドレスの運用方法」が確立されていきます。

「社員がマニュアル通りに利用できているか」ではなく、「本当にフリーアドレスを導入した意味があるかどうか」に注目して、社内の様子に目を配りましょう。

7-3.便利グッズを活用して社員の快適な働き方をサポートする

フリーアドレス化によって社員が不便を感じるケースも少なくはないため、そういったデメリットを解消するようなグッズを活用しましょう。

荷物の管理や頻繁な人の出入りといった、フリーアドレスならではの細かいデメリットをケアすることで、社員により快適な環境づくりを提供できます。

クラウド活用に関するさまざま情報をお届けするメルマガを毎週配信しておりますので、ぜひこの機会にご登録ください。

8.フリーアドレス導入に欠かせないクラウド化はNTT東日本「クラウドソリューション」にお任せ

フリーアドレスをオフィスに導入する場合、社内のどこにいても仕事ができるよう、以下のように情報システムをクラウド化させる必要があります。

とはいえ、次のような理由からクラウド化に踏み切れない場合も多いのではないでしょうか。

「自社に適したクラウドサービスがわからない」

「セキュリティ面が心配」

こういった悩みを解決するのが、クラウド導入・運用のトータルサポートサービス、NTT東日本「クラウド導入・運用 for AWS / Microsoft Azure」です。

豊富な経験と実績に基づく品質の高さ、導入から運用までをトータルでサポートする手厚さで、貴社に適したクラウド化を安全かつスピーディーに実現します。

NTT東日本「クラウド導入・運用 for AWS / Microsoft Azure」の強み
安心のクラウド導入実績 150社以上のクラウド導入実績を活かし、業界や規模を問わない「あなたの会社に最適なクラウド化」を提案します。 ストレスと手間を軽減するワンストップサポート クラウド導入設計から運用までをトータルでサポートし、本来の業務に支障を来すことなくクラウド化が進められます。

フリーアドレス導入に向けてクラウド化を進めたいと考えているのであれば、ぜひ一度ご相談ください。

9.まとめ

最後に、本記事の要点のおさらいをしましょう。

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定の席を持たず、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働くというワークスタイルのことで、スペースの有効活用や既存の枠にとらわれない自由な働き方が可能になります。

フリーアドレスのメリットとデメリットは、以下の通りです。

メリット	部署を超えたコミュニケーションが活性化する 社員一人ひとりの自律的な働き方を促進する 急な組織変更があっても柔軟に対応できる スペースコストを削減できる
デメリット	社員が疎外感やストレスを感じる可能性がある 導入にコストがかかる 部下の管理が難しくなる 社員に荷物管理の負担がかかる

フリーアドレスのメリットを感じやすいのは「社内で仕事をする社員が少ない企業」「部署の壁をまたぐ業務が多い企業」「業務のデジタル化・クラウド化に積極的な企業」などです。

フリーアドレスを社内に導入するには、次の7つのステップが必要です。

導入前から社員の声に積極的に耳を傾け、導入後はうまく機能しているか定期的にチェックすることで、フリーアドレスを定着させられる可能性が高まります。

本記事の内容を参考にフリーアドレスを導入し、あなたの会社の生産性向上や業績アップに役立てていただければ幸いです。