クラウドPBXとは?活用例やメリットデメリットをわかりやすく解説

「クラウドPBXって何ができるの?」

「クラウドPBXってどのように活用できるの?」

クラウドPBXとは、インターネットを使った電話回線サービスのことです。

インターネット回線を利用し、異なる場所にあるオフィスや、工場、自宅においたPC、社用スマホで、会社の電話番号宛てにかかってくる外部からの電話を受けたり、内線でつなぐことが可能です。

クラウドPBXはこれからの時代のビジネスに欠かせない機能が多く、導入を検討しているすべての企業におすすめです。

しかしクラウドPBXのサービスを提供する会社も種類があるため、クラウドPBXについてあまり知らないまま導入してしまうと、機能や料金、アフターサービスなどの違いによって、求めていた活用法が使えず、損をしてしまうことになってしまいます。

そこでこの記事では、クラウドPBXについて詳しく解説します。

■この記事を読めばわかること

  • クラウドPBXとは
  • クラウドPBXを導入するメリット
  • クラウドPBXを導入するデメリット
  • クラウドPBXの選び方のポイント
  • 本当におすすめのクラウドPBX5選
  • クラウドPBXの導入ステップ
  • クラウドPBXの導入でよくある失敗例と注意点

この記事を読み、クラウドPBXについて深く知ることで、自社に合ったクラウドPBXをスムーズに導入し、仕事に活用することができるようになります。

ぜひクラウドPBX導入のお役にたててください。

目次:

1.クラウドPBXとは?
1-1.クラウドPBXの機能
1-2.クラウドPBXの料金
1-3.クラウドPBXとIP-PBXとの違い
2.クラウドPBXを導入するメリット
2-1.場所を問わず会社宛ての電話を受けることができる
2-2.社員同士の通話は内線扱いになり通話料がかからない
2-3.初期費用を削減できる
2-4.通話料を削減できる
2-5.電話の取次の負担を削減できる
3.クラウドPBXを導入するデメリット
3-1.通話の音質がネット環境に左右されてしまう
3-2.業者によってはセキュリティに不安がある
3-3.毎月のランニングコストがかかる
3-4.FAXが使えない場合がある
3-5.緊急電話がかけられない
4.クラウドPBXは導入を検討しているすべての企業におすすめ!
4-1.クラウドPBX導入で期待できる効果
5.クラウドPBXの選び方のポイント
5-1.導入できる規模と自社の規模が合っている
5-2.自社が求める機能が備わっている
5-3.導入時や運用時にサポートが受けられる
5-4.通話品質が高い
5-5.セキュリティが高い
6.【厳選】本当におすすめできるクラウドPBXサービス5選
6-1.【通話品質とセキュリティの高さで選ぶなら】NTT東日本 ひかりクラウドPBX
6-2.【個人のスマホをビジネスフォンとして活用するなら】トビラフォンCloud
6-3.【初期費用無料でコストをかけずに導入したい人におすすめ】モバビジ
6-4.【インターネットFAXなど多機能なクラウドPBXがいいなら】モッテル
6-5.【通話内容を文字起こしして共有したいなら】ミーテル
7.クラウドPBXの導入ステップ
7-1.①クラウドPBXを利用する環境や目的を確認する
7-2.②自社に合うクラウドPBX業者やプランを選定する
7-3.③デモや無料トライアルを利用して使い勝手を確認する
7-4.④クラウドPBXを契約して初期設定を行う
8.クラウドPBXの導入でよくある失敗例と注意点
8-1.失敗例1 通話の音質が悪く使いにくい
8-2.せっかく導入したけれどうまく使いこなせなかった
8-3.社員が増えたのに回線を増やせなかった
8-4.クラウドPBXの運用にトラブルが起きたのにサポートが受けられない
9.まとめ

1.クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、一言で言うとインターネットに接続することで利用できるオフィス向け電話サービスのことです。

従来のビジネスフォンは、電話回線を使い、オフィスに置いた主装置に複数の電話機を繋げることで内線や外線を共有します。

しかし、クラウドPBXやIP-PBXでは、インターネットを通じて複数の電話機を繋げることができます。

インターネットを通じて繋げることで、異なるオフィスにある固定電話、さらにはスマートフォン、タブレット、PCでも外線と内線を共有できます。

つまり、スマートフォンで内線ができるのです。

しかしこれだけでは、クラウドPBXについてあまり理解することはできません。

クラウドPBXについて深く理解するために、まずこの章では

  • クラウドPBXの機能
  • クラウドPBXの料金
  • クラウドPBXと他のPBXサービスとの違い

について解説していきます。

1-1.クラウドPBXの機能

クラウドPBXの機能は、インターネットを使い、オフィスで使う外線や内線をつなぐことです。

クラウドPBXの機能は、基本的なビジネスフォンと同様

①着信機能:同じ番号宛ての外線電話を複数の電話機で着信できる

②発信機能:オフィスの代表番号で発信することができる

③内線機能:クラウドPBXで繋がった電話機に内線をかけることができる

という機能があります。

しかし、従来のビジネスフォンと大きく違う点が2つあります。

詳しくみていきましょう。

1-1-1.異なる場所の電話機をクラウドPBXを通じて繋げることができる

クラウドPBXを導入すると、異なる場所にある電話機を繋げることができます

従来のビジネスフォンでは、電話回線をオフィスに置いた装置に繋ぎ、装置に複数の電話機を接続することで、外線や内線を共有していました。

そのため、ひとつのオフィスに置かれた電話機だけしか繋げることができません。

しかし、クラウドPBXはインターネット回線を通じて、クラウド上にあるPBX(電話交換機)に接続し利用するサービスです。

インターネットに接続できれば電話機を繋げることができるため、異なる場所の電話も繋げることが可能です。

つまり、東京の本社と地方の営業所で内線をかけるといったことが可能になります。

複数の拠点がある場合でも、ひとつのクラウドPBXを導入すれば使えるというのがクラウドPBXの特徴です。

1-1-2.スマートフォン・タブレット・PCも繋げることができる

クラウドPBXなら、スマートフォン・タブレット・PCを繋げて使うことが可能です

専用のアプリをダウンロードすれば、スマートフォンやタブレット、PCを、オフィスの電話と同様に使うことができます。

例えばテレワーク中の社員宛てに取引先から電話がかかってきた場合では、

①一度電話を切る

②社員のスマホに電話を入れて着信を伝える

③社員がスマホで取引先にかけなおす

という作業が必要です。

しかし、クラウドPBXで社員のスマホを繋げている場合、そのまま保留にして社員のスマホに内線をかけ電話を取り次ぐことができるのです。

また、社用スマホで取引先に電話をかける場合、相手側に表示される電話番号は会社の代表番号になるため、取引先には個人情報となるスマホの電話番号を知らせたくない場合にも役立ちます。

1-1-3.電話帳の共有や録音機能など便利な機能を使える

クラウドPBXでは、接続した電話で共有できる電話帳や、録音機能など便利な機能を使うことも出来ます

使える機能はクラウドPBXの業者によって異なりますが、電話帳共有機能、コールセンター機能、録音機能、FAX受発信機能などがあります。

機能は標準装備の場合と追加料金が発生する場合があり、使える機能が増えると費用も上がってしまいます。

コストと効果を考え、自社に必要な機能に絞って利用するとよいでしょう。

1-2.クラウドPBXの料金

クラウドPBXを利用するための料金には

  • 初期費用
  • 月額料金

の2つがあります。

それぞれ、利用するクラウドPBX業者や利用する人数によって価格は異なります。

詳しい料金については「6.【厳選】本当におすすめできるクラウドPBX5選」でも紹介しますので、こちらも参考にしてください。

1-3.クラウドPBXとIP-PBXとの違い

クラウドPBXと同様のサービスに、レガシーPBXとIP-PBXがあります。

このうち、レガシーPBXは現在はほぼ使われていないため、ここではクラウドPBXとIP-PBXの違いについて紹介します。

クラウドPBXとIP-PBXの違いは次の通りです。

クラウドPBX

IP-PBX

タイプ

  • クラウド型
  • オンプレミス
  • (自社運用)型

初期費用

  • 安い
  • (10,000~50,000円)
  • 高い
  • (数十万~数百万)

毎月の利用料金

  • 必要
  • (3,000~50,000円程度)
  • なし

機器のメンテナンス

  • なし
  • 必要

導入スピード

  • 早い
  • 時間がかかる

通話品質

IP-PBXは、LANケーブルを使ってインターネット回線に接続して利用するPBXです。

インターネット回線を利用するのはクラウドPBXと同じですが、社内サーバーにソフトウェアをダウンロードする必要があります。

サーバーの設置費用やメンテナンス費用がかかるため、初期費用は高額で、PBX本体の価格は数十万〜数百万円となります。

またLANケーブルの配線などは専門の業者に依頼する必要があります。

またサーバーの設置などが必要なため、クラウドPBXよりも導入スピードが遅くなります。

ただし、通話品質はクラウドPBXよりも安定しているのがメリットです。

それに対してクラウドPBXは、クラウド上にPBXがあり、インターネット回線を通じて接続して使用します。

インターネット回線を通じて繋げるので、工事などの必要はなく、社内にサーバーを置く必要もありません。

工事が必要なく、電話機の設定だけで利用ができるので、契約から導入までのスピードが早く、最短翌日から利用可能です。

ただし通話品質はインターネット環境に左右されることがあるのがデメリットです。

2.クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXは様々な特徴があることがわかりましたが、導入するかどうか決定するには、クラウドPBXを導入した場合どのように役立つのかというメリットについて知っておく必要があります。

クラウドPBXを企業で導入するメリットは、次の通りです。

詳しく見ていきましょう。

2-1.場所を問わず会社宛ての電話を受けることができる

クラウドPBXを導入するメリットの1つ目は、社外など、場所を問わず会社宛ての電話を受けることができるという点です。

クラウドPBXを利用すれば、オフィスに設置したビジネスフォンだけでなく、スマートフォンやPC、タブレットでも会社宛ての電話番号に掛かってきた電話を受けることができます。

例えば課の全員がテレワークでオフィスに出社していなくても、会社宛ての電話を受けることができるため、電話番のために誰かが出社する必要がなくなるのです。

会社に出社している社員でも、営業のために外出した時、会議中で自分のデスク以外の場所にいる時などでも電話を受けることができます。

2-2.社員同士の通話は内線扱いになり通話料がかからない

クラウドPBXを導入するメリットの2つ目は、クラウドPBXで繋いだ電話機同士なら内線ができるという点です。

内線扱いなので、通話料がかかりません。

例えばオフィスにいる社員からテレワーク中の社員に連絡を入れる場合、通話料がかかります

テレワーク中に何度も電話を取次したり、必要なことを伝えたりしていれば、それだけ通話料がかさんでいってしまいます。

しかし、クラウドPBXで内線をかけた場合は通話料は無料です。

通話料がかからない分、通信費の削減ができるのです。

2-3.初期費用を削減できる

クラウドPBXを導入するメリットの3つ目は、初期費用を削減できるという点です。

クラウドPBXは従来のレガシーPBX、IP-PBXと比較した場合、初期費用がかなり安く抑えられています。

IP-PBXの場合は初期費用が数十万から、機能が高いものだと数百万かかる場合があります。

しかしクラウドPBXなら比較的費用を抑えて導入することが可能です。

初期費用の負担が少ないため、中小企業でも気軽にPBXを導入できるのがメリットです。

また、追加で回線を増やしたい場合も、インターネット上で手続きを行うだけででき、レガシーPBX、IP-PBXのように専門業者を呼んで工事を行う必要がありません。

運用開始後のコストも低く抑えることができるのもメリットです。

2-4.通話料を削減できる

クラウドPBXの導入は、通話料の削減にも役立ちます。

通常の電話料金は区域内で3分10円弱、遠距離だと3分30円以上ですが、クラウドPBXを利用すると、サービスによって変動がありますが、区域内・区域外関係なく3分8円が相場です。

外出先やテレワーク中の社員が取引先にスマートフォンを使って電話をかける場合も、クラウドPBXを利用できるため、携帯電話会社の通話料を支払うより安くすることもできます。

2-5.電話の取次の負担を削減できる

クラウドPBXは、電話の取次ぎ作業の負担を削減することもできます。

クラウドPBXがない場合、テレワークや外回り中の社員への電話がオフィスに掛かってきた場合、オフィスにいる社員が外出中の社員の携帯電話に連絡を入れて、取引先へかけなおすという手間がかかります。

しかし、クラウドPBXを利用すれば、電話を保留にして、担当の社員へ取り次いだり、転送することが可能になるのです。

また、クラウドPBXの中には、自動音声応答機能を使って適切な担当者へ電話を振り分けることができるものもあり、さらに電話応対の負担を削減することが可能です。

3.クラウドPBXを導入するデメリット

クラウドPBXの導入には様々なメリットがあることがわかりましたが、逆にデメリットはないのかという点についても確認しておかなくてはなりません。

クラウドPBXを導入するデメリットは、次のようなものがあります。

詳しくみていきましょう。

3-1.通話の音質がネット環境に左右されてしまう

クラウドPBXを導入するデメリットは、通話の音質がネット環境に左右されてしまうため、通常の電話回線よりも悪くなってしまうことがある点です。

クラウドPBXの場合、インターネット回線を利用して通話するため、ネットの環境によって通話の音質が変わります。

wifiなどネット環境が不安定な場合は、音声が途切れてしまったり、聞き取りにくいと感じる場合もあるのです。

また、クラウドPBXを提供する業者によっては音質が悪い場合もあるため、クラウドPBXの業者選びが重要になります。

クラウドPBXの業者選びについては、「5.クラウドPBXの選び方のポイント」や「6.【厳選】本当におすすめできるクラウドPBX5選」を参考にしてください。

3-2.業者によってはセキュリティに不安がある

クラウドPBXを導入するデメリットの2つ目は、業者によってセキュリティの高さが変わってしまうという点です。

レガシーPBXやIP-PBXは、電話交換機やサーバーを自社に置き、管理運用するため、セキュリティ対策を自社で行うことが可能です。

しかし、クラウドPBXの場合、PBX環境はクラウドPBX業者が管理しているため、セキュリティはすべて業者に依存する形になります。

セキュリティ対策に不安がある業者を選んでしまうと、クラウドPBXを乗っ取られてしまい、自社の電話番号を使って他人に電話をかけられてしまうこともあるのです。

これを防ぐためにも、クラウドPBXの業者を選ぶ際は、セキュリティ対策についてもきちんと考えて選ぶのをおすすめします。

セキュリティの高いクラウドPBXの業者については、「6.【厳選】本当におすすめできるクラウドPBX5選」を参考にしてください。

3-3.毎月のランニングコストがかかる

毎月のランニングコストがかかることも、クラウドPBXを導入するデメリットです。

通常のビジネスフォンやIP-PBXとは違い、クラウドPBXは毎月利用料金が発生します。

導入コストが安い分、ランニングコストはかかるという点がデメリットですが、IP-PBXの場合はサーバー費用や機器のメンテナンス費用なども必要ですから、コストとしてはクラウドPBXの方がお得になる場合もあります。

3-4.FAXが使えない場合がある

FAX通信はアナログ回線を利用していることがほとんどのため、クラウドPBXを導入すると今までのFAX機が使えなくなってしまう場合があります。

FAXが使えない場合は、

  • 専用アダプターを付ける
  • FAX番号だけアナログ回線に戻す
  • インターネットFAX機能を使う

といった対処法を使えば、FAXを利用することが可能になりますので、それほど心配しなくてもいいでしょう。

3-5.緊急電話がかけられない

クラウドPBXでは、110番や119番などの緊急電話をかけることができません。

クラウドPBXでかけることができない番号は次の通りです。

  • 110 警察への緊急通報
  • 119 消防・救急への緊急通報
  • 118 海上事件・事故の緊急通報
  • 177 天気予報
  • 115 電報の申し込み
  • 117 時報
  • 113 設定・トラブルサポート
  • 144 迷惑電話お断り
  • 0570 ナビダイヤル

特に注意が必要なのが、110番や119番などの緊急通報電話です。

あらかじめ、短縮番号に最寄りの警察署や消防署の番号を入れておく、社用スマホには緊急通報ナビを入れておくなどの対処をしておくとよいでしょう。

4.クラウドPBXは導入を検討しているすべての企業におすすめ!

クラウドPBXは、導入を検討しているすべての企業におすすめです。

クラウドPBXは、オフィスフォンに求める機能が揃っており、会社の営業活動やテレワークの推進に役立ちます。

従来のビジネスフォンでは、異なる場所にあるオフィスや、スマートフォン・タブレット・PCを繋げることはできませんでした。

しかし、クラウドPBXなら、

  • 異なる場所にある複数のオフィス
  • スマートフォン
  • タブレット
  • PC

を繋げて、内線機能や電話の取次ぎなどを行うことができます。

これらの機能は、様々な業種で役立ちます。

【クラウドPBXが役立つ事例】

  • 異なる拠点がある企業の場合

東京に本社があり、大阪、愛知、福岡、仙台、札幌に営業所がある企業の場合、遠隔地の担当者とのやり取りでかかる通話料がかさんでいた。

また、顧客から本社に問い合わせがあった場合、管轄が別拠点の場合は、それぞれの営業所の電話番号を顧客に伝えてかけ直してもらう必要があった。

クラウドPBX導入で、本社と大阪営業所、福岡営業所と愛知営業所など離れた場所にある拠点でもやり取りもすべて内線で行うことができ、通話料を削減できた。

また、顧客からの問い合わせも本社の代表電話番号を伝えれば、内線取次で異なる拠点にいる担当者に繋ぐことができ、問い合わせ先を一つにまとめることが可能となった。

  • 外回りが多い企業の場合

営業などでほとんどの社員が外回りに出ることが多く、事務所に必ず電話番が必要だった。

内勤の事務担当が電話を受けた後、担当者の携帯電話に電話をかけて、担当者がさらに取引先に電話をかけなおすという手間がかかってしまっていた。

クラウドPBX導入で、営業で外回りをしている人も会社の代表電話番号宛ての電話を受けることができるようになり、電話番が必要なくなった。

担当以外の人間が電話に出た場合も、どこにいる相手でも内線で取り次ぐことが可能になり、電話をかけなおす手間を減らすことができた。

このように、多くの企業でクラウドPBXは活用できるのです。

4-1.クラウドPBX導入で期待できる効果

クラウドPBX導入で期待できる効果は、次の3つです。

上の3つの効果は業種を問わず、どの企業でも求めるものですから、クラウドPBXは導入を検討するすべての企業でおすすめできるのです。

レガシーPBXやIP-PBXの場合、効果はあるものの導入コストが高いため、中小企業では効果とコストを比較すると、コストの方が高くなり、導入がおすすめできない場合もありました。

しかし、クラウドPBXでは導入費用も安く抑えることができ、導入するための手続きの手間も少なくなったため、中小企業であっても導入をおすすめできるのです。

クラウドPBXには機能や費用が様々な業者が揃っているため、自社に合ったものを選べば仕事を進める上で必ず役立ちます。

3.クラウドPBXを導入するデメリット」で紹介したようなデメリットもありますが、それぞれ対処法もありますから、クラウドPBXをぜひ導入し、より仕事をスムーズに進めるために役立てていきましょう。

5.クラウドPBXの選び方のポイント

クラウドPBXの導入を決定したのであれば、次に気になるのがどのクラウドPBXを選べばいいのかという点です。

そこでこの章では、クラウドPBXを選ぶ際に押さえておきたいポイントについて紹介します。

次の「6.【厳選】本当におすすめできるクラウドPBX5選」では、具体的におすすめのクラウドPBXをご紹介しますので、こちらも参考にしてください。

自社に合ったクラウドPBXを選ぶには、次のポイントを押さえておきましょう。

5-1.導入できる規模と自社の規模が合っている

クラウドPBXを選ぶ際は、まずそのクラウドPBX業者が提供するサービスで導入できる規模と、自社の規模が合っているかを確認しましょう。

クラウドPBXはそれぞれの業者によって導入できる規模が変わります。

小規模向けの場合は数十人まで、大規模の場合だと数百人で利用が可能です。

小規模向けの方が月額利用料金などは安くなりますが、利用人数が導入規模よりも多い場合、利用できない社員が出てきてしまい、内線機能が使えるなどのクラウドPBXの良さが半減します。

また、今後回線を増やしたい場合を想定し、導入規模は最初に利用する人数よりも余裕があるクラウドPBX業者を選ぶことをおすすめします。

5-2.自社が求める機能が備わっている

クラウドPBXには、様々なビジネスに役立つ機能が備わっています。

どの機能が利用できるかはクラウドPBXを提供する業者によって異なりますから、業者選びの際は、自社で必要な機能が備わっているかについても確認しておきましょう。

  • 保留
  • 転送
  • 留守番電話機能
  • 内線機能

といった基本的なビジネスフォンとしての機能はもちろん、

  • ビデオ通話
  • チャット機能
  • FAX機能

が備わっているクラウドPBXもあります。

ただし、多機能になればなるほど月額利用料金も高くなりがちですから、あれもこれもと付けるよりは、自社に必要な機能を見極めたうえで、価格とのバランスを考えて選ぶのがよいでしょう。

5-3.導入時や運用時にサポートが受けられる

クラウドPBXの導入は何度も行うものではないですから、システム担当者でもわからないことが多いものです。

なるべくスムーズに導入したい、運用時もトラブルなく進めていきたいと思うのなら、導入や運用のサポートが受けられるクラウドPBXを選びましょう。

電話は、現代の企業活動において欠かせないものとなっています。

クラウドPBXを導入しても、トラブルがあって使えない、といったことがあれば、たちまち仕事が滞ってしまいます。

そんな時、どうすればいいのかわからずあたふたするのではなく、きちんとサポートを受けられれば安心です。

サポートが受けられるのかについても確認しておきましょう。

5-4.通話品質が高い

クラウドPBXを選ぶ際は、通話品質についてもチェックしておきましょう。

クラウドPBXの通話品質は、インターネット回線やクラウドPBXの業者によって変わります。

通話品質が悪いと、スムーズなコミュニケーションが取れませんし、取引先や顧客からの信頼性も低くなってしまいます。

特に、電話応対を主とするコールセンター業務や、クレーム処理業務などの場合、通話品質の悪さは顧客満足度を大きく左右するため、注意が必要です。

通話品質の高さを謳うクラウドPBXを選ぶと良いでしょう。

5-5.セキュリティが高い

クラウドPBXのセキュリティは、クラウドPBXの業者によって異なります。

PBXがクラウド上にあるため、セキュリティの高さはクラウドPBXを管理する業者に一任しなくてはならず、ユーザー側でコントロールすることが難しいという特徴を考えて、クラウドPBXはセキュリティの高さも重視して選ぶのがおすすめです。

クラウドPBXはインターネットに接続して利用するため、クラウドPBX経由で不正アクセスを受けると、会社のPCなどのデータにもアクセスできてしまうこともあります。

また、クラウドPBXのクラウド上に保存されている電話帳などが流出してしまう可能性もあるのです。

このような自体を防ぐためにも、セキュリティの高さをアピールしているクラウドPBXを選ぶのがよいでしょう。

6.【厳選】本当におすすめできるクラウドPBXサービス5選

先ほど紹介したクラウドPBXを選ぶポイントを抑えた上で、本当にオススメできるクラウドPBXを5つ紹介します。

それぞれ特徴やおすすめできるポイントが違いますから、自社の希望に合わせたクラウドPBXを選びましょう。

6-1.【通話品質とセキュリティの高さで選ぶなら】NTT東日本 ひかりクラウドPBX

導入費用

  • 14,300円~

月額利用料

  • 11,000円~

導入規模

  • どんな規模でも対応可能

無料トライアル

  • あり

機能

  • 通話転送、留守番電話お預かり、特定番号への発信規制、着信鳴りわけ、発信番号選択など

特徴

  • 通話品質が高い
  • セキュリティが高い
  • 最大内線数が多く大企業でも利用できる
  • サポートが手厚い

おすすめの人

  • 通話品質の高いクラウドPBXがいい人
  • セキュリティが高いクラウドPBXがいい人
  • サポートが手厚いクラウドPBXがいい人

通話品質の高さやセキュリティの高さを重視してクラウドPBXを選びたい方におすすめなのが、NTT東日本のひかりクラウドPBXです。

ひかりクラウドPBXでは、通信速度が早いインターネット光回線を利用して提供されます。

光回線の申し込みが必要ですが、通信が安定している分、通話品質を安定させ、通話が途切れるなどのトラブルを防ぐことが可能です。

また、長年電話回線サービスを提供してきたNTT東日本の技術を活かすことで、他社のクラウドPBXよりも高い通話品質を誇ります。

また、セキュリティ面にもこだわりがあります。

特におすすめなのが「まるらくオフィス」対応のひかりクラウドPBXです。

「まるらくオフィス」とは、ICT全般をNTT東日本がサポートするオフィス向けサービスのことです。

まるらくオフィスを契約してひかりクラウドPBXを導入すると、NTT東日本のルータ機能ファイアウォールによって、クラウドPBXに対する不正アクセスを防止し、セキュアな環境を維持します。

サポート体制も手厚く、まるらくオフィス契約の場合は24時間365日いつでもトラブル対応してもらうことが可能です。

最大内線数も999とかなり多く、従業員数が多い企業でも安心です。

ひかりクラウドPBXについて詳しく知りたい方はこちらのサイトもご覧ください。

6-2.【個人のスマホをビジネスフォンとして活用するなら】トビラフォンCloud

導入費用

  • 30,000円

月額利用料

  • 3,000円~

導入規模

  • どんな規模でも対応可能

無料トライアル

  • あり

機能

  • 通話転送、留守番電話お預かり、特定番号への発信規制、着信鳴りわけ、発信番号選択、スケジュール機能など

特徴

  • 最短翌日から利用が可能
  • 個人スマホにアプリを入れるだけでクラウドPBXとして活用できる

おすすめの人

  • すぐにクラウドPBXを導入したい人
  • 個人スマホをビジネスフォンとして活用したい人

なるべく手間なく、個人スマホをビジネスフォンとして活用したいと考える方におすすめなのがトビラフォンcloudです。

トビラフォンcloudは契約後、アプリをいれるだけで個人のスマホを社用のビジネスフォンとして活用することができます。

アプリをダウンロード後は、ビジネスとしてのやり取りと私用を使い分けることができるため、社用携帯やPBX機器などの購入も必要ありません。

最短翌日から利用が可能なため、なるべく早くクラウドPBXを導入したい企業にもおすすめです。

電話帳や通話内容の録音などをクラウド上に保存することができる機能などもあり、個人のスマホをビジネスに最大限活用して行くことができますから、なるべく費用をかけず、クラウドPBXを利用したい方はこちらを選ぶと良いでしょう。

トビラフォンcloudについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

6-3.【初期費用無料でコストをかけずに導入したい人におすすめ】モバビジ

導入費用

  • 無料

月額利用料

  • 4,500円~

導入規模

  • どんな規模でも対応可能

無料トライアル

  • 要問い合わせ

機能

  • 発着信機能、クラウド電話帳、音声ガイダンスなど

特徴

  • 初期費用が無料で導入しやすい
  • 音声品質確保型サービスで安心

おすすめの人

  • 初期費用を安く抑えてクラウドPBXを導入したい人
  • 音声品質の高いクラウドPBXを導入したい人

モバビジは、ひかり電話とクラウドPBXとIP電話を組み合わせたクラウドPBXサービスです。

モバビジの大きな特徴は、初期費用が無料であることと、音声品質確保型サービスを謳っていることの2つです。

モバビジは初期費用が無料、さらに初月の月額利用料も無料になっているため、設備投資費用をかけずに気軽にクラウドPBXを導入することが可能です。

また、音声品質を高くするために、インターネット回線ではなくひかり電話回線を使うのも特徴です。

インターネット回線を利用する他社のクラウドPBXの場合、音声が途切れる、聞こえにくいなど音声品質が悪くなることがありますが、モバビジはひかり電話回線を使用することで、インターネット環境に左右されず高い音声品質を維持することが可能です。

なるべく初期費用を抑えて、高い音声品質のクラウドPBXを探している方はモバビジを検討してみてください。

モバビジについて詳しくはこちらを参考にしてください。

6-4.【インターネットFAXなど多機能なクラウドPBXがいいなら】モッテル

導入費用

  • 29,800円~

月額利用料

  • 3,980円~

導入規模

  • どんな規模でも対応可能

無料トライアル

  • 要問い合わせ

機能

  • インターネットFAX、音声会議通話など

特徴

  • 少人数なら月額利用料が安いプランがある
  • インターネットFAXなどの機能が充実

おすすめの人

  • 少人数のオフィスで月額利用料を安く抑えたい人
  • インターネットFAXを使いたい人

モッテルは20端末までで3,980円と小規模オフィスにちょうどよい価格のプランを提供しているクラウドPBXです。

モッテルよりも月額利用料が安いプランのクラウドPBXもありますが、利用人数が2人、5人など少ないため、20人で比較するとモッテルはかなりコストパフォーマンスが高く、利用しやすいプランとなります。

また、クラウドPBXの機能が充実しているのも特徴で、インターネットFAX機能、CIT(顧客情報表示)機能、ビジネスチャット機能が標準装備されています。

インターネットFAXやビジネスチャット機能が付いていれば、別のサービスやアプリを契約する必要がなく、ビジネスにより役立てることができるため便利です。

機能が充実したクラウドPBXをお探しなら、モッテルを検討してみてください。

モッテルについて詳しくはこちらも参考にしてください。

6-5.【通話内容を文字起こしして共有したいなら】ミーテル

導入費用

  • 無料

月額利用料

  • 5,980円~

導入規模

  • どんな規模でも対応可能

無料トライアル

  • 要問い合わせ

機能

  • 自動録音機能、自動文字起こし機能、AIによる音声解析・音声分析など

特徴

  • 通話内容を自動で文字起こしが可能
  • AIによる音声解析でスキルを分析し新人教育に役立てる

おすすめの人

  • 通話内容を文字起こしして可視化したい人
  • 音声解析を活用して人材教育に役立てたい人

コールセンターなど、顧客との対応のためにクラウドPBXを利用する時に、通話内容をスムーズに共有したい場合におすすめできるのがミーテルです。

ミーテルでは、通話内容を自動で録音、さらに自動で文字起こしまでを行うことが可能です。

通話内容の共有がスムーズに行えるため、社員内での情報共有を進めて営業活動に役立てることができます。

さらにAIにより音声解析や音声分析を行うことも可能です。

トップセールスの話し方と特徴を分析し、可視化することで、ノウハウを蓄積し、今後の社員教育に役立てることもできます。

一人一人の架電数・通電数・商談化のデータ化をすることもできるため、コールセンター業務の評価基準にも役立ちます。

コールセンター業務に役立つクラウドPBXを探している方にはおすすめです。

ミーテルについてさらに詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

7.クラウドPBXの導入ステップ

クラウドPBXはどのような手順で導入を進めていけばよいのでしょうか?

この章では、クラウドPBXを導入する場合、どのような手順で進めていけばいいのかというステップについて紹介していきます。

クラウドPBXを導入する場合、次のような手順を進めていきましょう。

7-1.①クラウドPBXを利用する環境や目的を確認する

クラウドPBXを導入する場合、最初に、クラウドPBXを利用する環境や目的を確認しましょう。

クラウドPBXでは、利用する人数(内線数)によって料金が変わります。

またクラウドPBX業者によって最大利用できる人数が変わるため、あらかじめ確認することが必要です。

また、本社と支社とを内線で結びたい、コールセンター業務の受電に使いたい、などクラウドPBXを利用する目的が違えば、それぞれ必要になる機能や向いている業者が変わりますから、目的についても確認が必要です。

その他にも利用できる電話機器はどれくらいあるのか、インターネット環境はどうかなどを確認しておくことで、自社に合った業者やプランを選ぶことが可能となります。

クラウドPBXを利用する前に確認しておきたいポイントは次の通りです。

  • 利用する拠点(本社、支店、工場など)の数
  • 利用したい人数
  • それぞれの拠点のインターネット環境はどうなっているか
  • 利用できる電話機の種類と数
  • 利用する業務(営業所などでのビジネスフォンとして、コールセンターの受電など)
  • 必要となる機能(インターネットFAX、チャット機能など)は何か

7-2.②自社に合うクラウドPBX業者やプランを選定する

自社のクラウドPBXを利用する環境や目的について確認できたら、その条件に合うクラウドPBX業者とプランを選定します。

一見安く見えるプランでも、利用人数が増えれば月額利用料が高くなり、コストがかさむ物もあります。

7-1.①クラウドPBXを利用する環境や目的を確認する」で確認した内容で、利用人数や利用目的に合わせて選ぶことで、より自社に合った業者やプランを選ぶことができるのです。

どの業者を選べばいいのかについては「5.クラウドPBXの選び方のポイント」を参考にして下さい。

7-3.③デモや無料トライアルを利用して使い勝手を確認する

クラウドPBXは業者によって、通話品質や機能の使いやすさが異なります。

導入後に後悔しないためにも、契約前にデモや無料トライアルで通話品質や使いやすさを確認しておきましょう。

クラウドPBXはインターネット回線の状況によって通話品質が変わるため、一度の通話で確認しただけでは足りません。

一定期間試すことで、問題点を洗い出すことが可能です。

デモ、無料トライアル期間に確認したい点は次の通りです。

  • 外線電話、内線電話それぞれの通話品質
  • 時間帯によって通話品質が下がるなどはないか
  • スマートフォンによって通話品質が変わらないか(iPhone、Androidでの差がないか)
  • 社内での利用と社外での利用で通話品質が変わらないか

これらの点を確認し、通話に問題がないかをチェックしておきましょう。

7-4.④クラウドPBXを契約して初期設定を行う

デモ・無料トライアルで問題がなければ、クラウドPBX業者と契約を結びます。

契約後、初期設定を行うための手順書が送られてきますから、手順書に従って初期設定を行えばクラウドPBXの利用がスタートできます。

初期設定が不明な場合は、それぞれの業者のサポートを受けることも可能です。

あまりITに詳しくない担当者の場合は、あらかじめサポート体制が手厚い業者を選んでおくと良いでしょう。

8.クラウドPBXの導入でよくある失敗例と注意点

クラウドPBXは便利でビジネスに役立つツールですが、すべての企業で導入を成功できているわけではありません。

クラウドPBXは選んだ業者によって通話品質や機能に差があるため、きちんと自社に合ったものを選ばなければ失敗してしまうこともあるのです。

せっかくクラウドPBXを導入したものの、こんなはずではなかった!と後悔することがないように、クラウドPBXの導入でよくある失敗例と注意点を紹介します。

失敗例や注意点をあらかじめ確認しておき、クラウドPBXの導入を成功させましょう。

8-1.失敗例1 通話の音質が悪く使いにくい

クラウドPBX導入時の失敗例として多いのが、「通話の音質が悪くて使いにくい」ということです。

クラウドPBXはインターネット環境によって音質が左右されることがあり、導入後に予想よりも通話が途切れる、音が悪く聞こえにくいといったことが起こることがあります。

原因はインターネット環境のため、Wifiで繋いでいる場合は有線LANに変える、インターネット回線のプロバイダーを変えるなどすると音質を上げることができます。

また、クラウドPBX業者によって音質の良さも変わりますから、導入前にあらかじめデモや無料トライアルで音質を確認しておくと、失敗を防ぐことが可能です。

失敗の種類

  • 通話の音質が悪い

原因

  • インターネット回線が影響している
  • 通話音質があまり良くないクラウドPBXを選んでしまった

改善方法

  • インターネットのプロバイダーを変える
  • 有線LANで接続する
  • クラウドPBXの業者を変える

失敗を防ぐ方法

  • クラウドPBXの契約前にデモや無料トライアルで音質を確認する

8-2.せっかく導入したけれどうまく使いこなせなかった

クラウドPBXのよくある失敗例の2つ目は、クラウドPBXを導入したものの、うまく使いこなせなかったということです。

新しいツール全般にいえることですが、導入後に使い方などをしっかりと社員に伝えていないと、機能を活用できず、普通の電話と同じようになってしまうことがあるのです。

これを防ぐには、

  • どんな機能があるのか
  • 使い方はどうすればいいのか

をしっかりと社員全員に伝えることが必要です。

大人数での研修では伝わらないこともありますから、少人数でのグループで研修を行う、実際に電話機に触れながら使い方を学ぶ、わかりやすいマニュアルを用意するといった対処をとるとよいでしょう。

失敗の種類

  • 機能を使いこなせない

原因

  • クラウドPBXに対する研修が不足している

改善方法

  • クラウドPBXの使い方についての研修を行う
  • わかりやすいマニュアルを作る
  • 担当者を置いて質問できる環境を整える

失敗を防ぐ方法

  • アプリやソフトが使いやすいクラウドPBXを選ぶ

8-3.社員が増えたのに回線を増やせなかった

クラウドPBXの導入時にある失敗例の3つ目は、社員や拠点が増えたのに回線が増やせず、クラウドPBXが使えなかったということです。

クラウドPBXは業者によって最大ID数が決まっている場合が多く、小規模向けのものでは最大で20IDしか作れないといったこともあります。

最初にギリギリのID数の業者を選んでしまうと、クラウドPBXの導入時よりも社員数や拠点数が増えた時、対応できないということもあるのです。

クラウドPBXを選ぶ際は、あらかじめ拡張性も考慮しておくと失敗を防ぐことができます。

失敗の種類

  • 社員や拠点が増えたのにIDを増やせない

原因

  • 選んだクラウドPBXの業者の最大ID数が少ない

改善方法

  • 最大ID数が多いクラウドPBX業者に乗り換える

失敗を防ぐ方法

  • 今後の拡張を見越して最大ID数に余裕のある業者を選ぶ

8-4.クラウドPBXの運用にトラブルが起きたのにサポートが受けられない

クラウドPBX導入時の失敗例の4つ目は、トラブル時に業者によるサポートが受けられない、サポートに不満があるということです。

クラウドPBXの運用はインターネット回線を通じて行われるため、トラブル時などはクラウドPBX業者のサポートが重要になります。

しかし、業者によってサポート体制はまちまちで、24時間365日対応してくれるところもあれば、限られた時間しか対応不可の場合もあります。

また、業者によってはサポートセンターになかなか電話が繋がらない、繋がったものの満足のいく回答が得られないといった場合もあるのです。

これを防ぐには、あらかじめサポート体制がしっかりしているクラウドPBX業者を選ぶことが大切です。

コールセンターの対応時間を契約前に確認し、インターネットの口コミサイトなどでサポート体制の手厚さに定評のあるクラウドPBX業者を選びましょう。

失敗の種類

  • トラブルが起きた時にサポートが受けられない

原因

  • サポート体制が手厚くないクラウドPBX業者を選んでしまった

改善方法

  • サポート体制が充実したクラウドPBXに乗り換える

失敗を防ぐ方法

  • あらかじめ契約前にクラウドPBX業者のサポート体制を確認する

9.まとめ

クラウドPBXについてご紹介しました。

クラウドPBXは、ビジネスを行う上でさまざまに役立つ機能があるツールです。

今後、テレワークを進める場面や、異なる都市に拠点を置いた場合など、クラウドPBXを利用することでスムーズなコミュニケーションの推進やコスト削減に役立ちます。

初期費用が安く、運用もしやすいため、IP-PBXからクラウドPBXへ乗り換える企業も増えていくかと思います。

クラウドPBXは業者によって通話品質や機能に差があるため、あらかじめきちんとそれぞれの業者の特徴を押さえた上で、自社に合ったものを選びましょう。

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