IT化とは?上手な進め方や実際の成功事例、おすすめのツールを紹介

「最近、IT化ってよく耳にするけど、具体的にどういう意味なんだろう?」

「自社でもIT化を進めた方がいいのかな?」

「自社でIT化を進めるにはどうすればいいの?」

そのように疑問に感じていませんか。

IT化とは「既存の業務をIT技術やデジタル技術を駆使して業務効率化する業務手段の改善のこと」です。

IT化は業務の効率化を目的としており、企業で必要とされる大きな理由として以下があります。

IT導入補助金

  • 生産性を高めるため
  • 業務を効率化して人的コストを抑えるため
  • 多様な働き方を実現するため
  • グローバル化に対応するため

しかし、「IT化」という言葉ではなかなかイメージがつきにくく、実際にどうすればいいのかわからないという方も少なくありません。

そこで今回は、IT化について以下の内容で解説します。

本記事でわかること

  • IT化の概要と目的
  • IT化が必要な理由
  • IT化のメリット・デメリット
  • IT化の主な進め方とスムーズに進めるためのポイント

この記事を読めば、IT化の必要性やメリット・デメリットがわかり、自社でIT化を進める方法がわかります。

企業のIT化の重要性が謳われている今日、社内業務を効率化してより安定した経営を実現するためにも、ぜひ最後まで読み進めてくださいね。

目次:

1.IT化とは
1-1.IT化とはIT技術やデジタル技術を駆使して業務効率化すること
1-2.IT化の目的
1-3.間違えやすいIT化との違い
1-4.IT化が成功している状態とは
2.IT化はなぜ必要だと言われているかの4つの理由
2-1.生産性を高めるため
2-2.業務を効率化して人的コストを抑えるため
2-3.多様な働き方を実現するため
2-4.グローバル化に対応するため
3.IT化のメリット
3-1.メリット①業務を自動化できる
3-2.メリット②情報を管理・共有しやすくなる
3-3.メリット③リモート環境を整備できる
3-4.メリット④データをもとに正確な判断ができる
3-5.メリット⑤DX化の推進につながる
4.IT化のデメリット
4-1.デメリット①新しいシステムを導入するコストがかかる
4-2.デメリット②周囲の理解を得る必要がある
5.IT化の成功事例
5-1.Webチャットツールで、円滑な情報共有やコミュニケーションを実現
5-2.勤怠システムのクラウド化で、各種申請を一元管理して効率化
5-3.顧客管理システムの導入で、顧客情報や進捗情報をデジタル化
6.IT化を積極的に行っていくべき企業とは
7.IT化をスムーズに進めるためのポイント
7-1.いきなりではなく段階的にIT化していく
7-2.社内の理解と協力を得る
7-3. IT化のための補助金・補助事業を利用する
8.IT化の進め方3ステップ
8-1.自社の状況を分析し、課題を明確にする
8-2.IT化する業務分野を設定する
8-3.適切なIT化の方法を選択する
9.IT化を進める時に検討したい3つの方法
9-1.自社用システムの開発と導入
9-2.インストール・パッケージソフトの導入
9-3.クラウド型サービスの導入
10.中小企業のIT導入において有効とされるクラウド型サービスの利点
10-1.設備の保有や技術者の常駐が不要で導入しやすい
10-2.初期導入コストが低い
10-3.データ連携で日々の決算効率化できる
10-4.企業連携のツールとして適している
11.クラウド型サービスならNTT東日本の「クラウドソリューション」がおすすめ
11-1.業界内でもリーズナブルで最適なクラウド環境をご提案
11-2.ネットワークからクラウド導入まで一元的にサポート
11-3.150社以上の導入実績があり信頼できる品質
12.まとめ

1.IT化とは

社内でIT化を推進する前に、IT化とは具体的にどういうものなのかを把握しておきましょう。

IT化の概要や目的についてご説明します。

1-1.IT化とはIT技術やデジタル技術を駆使して業務効率化すること

IT化とは、既存の業務をIT技術やデジタル技術を駆使して業務効率化する業務手段の改善のことを意味します。

たとえば、IT化の具体例として以下があります。

IT化の具体例

  • 朝会や会議で行っていた全体連絡や日々の情報共有を、チャットツールで行う
  • 人数分印刷して用意していた会議の資料をデータファイルで共有する
  • 紙の伝票と電卓で集計していた売上管理を、注文・会計システムの導入によって自動化する
  • 担当者から直接報告を受けて管理していたプロジェクトの進捗管理をツールで行う

上記のように、これまでの作業にデジタルツールを取り入れることで利便性が上がり、あらゆる業務をスムーズに遂行できるようになります。

「IT化」と聞くとイメージしにくいですが、「メールやチャットを使う」「パソコンやタブレットを活用する」「アプリやツールを導入する」など、身近な取り組みの一つ一つがIT化につながっています。

1-2.IT化の目的

IT化の目的は既存業務の効率化です。

IT化により社内の業務を効率化することで、コスト削減や労働環境の改善を実現できます。

業務効率化の具体例

  • 会議で20分かけていた全体連絡や日々の情報共有の内容をチャットで2分で読める
  • 会議の資料をデータファイルで共有することで印刷や綴じ作業にかかる30分を削減できる
  • 注文・会計システムで自動化することで手書きの帳簿付けの時間を月5時間削減できる
  • プロジェクトの進捗管理をツールで行うことでメンバー全員で共有でき確実に報告できる

近年の超高齢社会で労働力が低下している現状に対して、IT化で業務を効率化することがひとつの解決策として有力です。

IT化を推進して業務を効率化すれば、少ない人材や労力でも高い生産性を得ることができ、事業拡大や利益向上につながります

1-3.間違えやすいIT化との違い

IT化とともに語られる言葉として「DX化」「デジタル化」「ICT化」などがあります。これらの違いを理解しておきましょう。

1-3-1.IT化とDX化の違い

IT化とDX化の違いは「目的」です。

IT化とDX化の違い

IT化の目的:業務効率化

DX化の目的:ビジネスの変革

そもそもDXとはデジタルトランスフォーメーション(デジタルによる変容)を意味しており、デジタル技術を用いることで生活やビジネスを変容させることを意味します。

IT化は業務レベルでの効率化を手段としているのに対して、DX化はビジネスそのものの変革が目的という違いがあります。

1-3-2.IT化とデジタル化の違い

IT化とデジタル化は良く似た言葉に感じられますが、どこに焦点が当たっているかに違いがあります。

IT化とデジタル化の違い

IT化:情報を活用できる状態にすること

デジタル化:情報をデジタル技術で表現すること

デジタル化は既存の業務をデジタル技術を用いて、業務を効率化する方法です。

デジタル化とIT化の違いは、デジタル情報を活用しているのか、表現しているのかの違いです。

IT化は情報技術を使って業務効率化が行える環境の構築を行い、活用されているかに対して、

デジタル化は情報技術を用いて、紙や名刺などをデジタルで表現されているということです。

紙や名刺を情報技術を用いて表現したとしても活用はされていないので、IT化とは呼べません。

デジタル化は情報を数字で表しているかどうかだけが判断基準となります。

先ほど、IT化は「既存の業務をIT技術やデジタル技術を駆使して業務効率化する業務手段の改善のこと」とご説明しましたが、IT化はデジタル化により情報を活用できるようにすることとも言い換えられるでしょう。

1-3-3.IT化とICT化の違い

IT化とICT化の違いは、どこに焦点が当たっているかです。

IT化とICT化の違い

IT化:情報技術を活用して業務効率化する全般のこと

ICT化:情報伝達技術に関すること

IT(情報技術)がコンピューターや通信インフラなどを活用する技術であるのに対して、ICT(情報伝達技術)は情報や知識の共有に技術を活用することに重きが置かれています。

ICT化は、IT化のように情報技術を活用して業務を効率化するだけではなく、情報や知識を共有することを目的とした技術を活用して人と人をつないでいくコミュニケーション(情報伝達)が重要視されている言葉です。

なお、国際的には、日本で使われている「IT」の意味も含めて、「ICT」が一般的に使われています。

1-4.IT化が成功している状態とは

IT化が成功している状態は、IT技術により既存の業務が効率化できている状態です。

わかりやすいように、IT化が成功している状態と失敗している状態を見比べてみましょう。

IT化が成功している状態

IT化が失敗している状態

  • ツールを導入したことで業務の所要時間を大幅に削減できた!
  • ファイルでデータを共有することで報告や連絡の手間を最小限にできた!
  • ツールを導入したけどこれまでのやり方も続けていて余計に手間が増えた…
  • ファイルでデータを共有したけど相手が見てくれないので結局印刷して渡さなければならない…

業務効率化が実現していないのに、単純にIT技術を導入しただけでIT化できたと考えないように注意しましょう。

名ばかりのIT化には意外と陥りやすいため、ITシステムの導入によってどのような業務効率化が実現できたのかをしっかりと把握することが大切です。

しかし、IT化に取り組んだことがない企業や、すでに十分な売上や利益を出せている企業の場合、「コストをかけてIT化する必要があるのだろうか」と疑問に感じることもあるでしょう。

そこで次章では、IT化が必要な理由について詳しくご説明していきます。

2.IT化はなぜ必要だと言われているかの4つの理由

IT化がなぜ必要なのかを理解できていない状態では、積極的にIT化を進めるのは難しいです。IT化が必要だと言われる理由を知り、自社にとってIT化がどのような効果をもたらすものなのか明確なイメージを持ちましょう

IT化が必要な理由は以下の4つです。

企業でIT化が必要な理由

  • 生産性を高めるため
  • 業務を効率化して人的コストを抑えるため
  • 多様な働き方を実現するため
  • グローバル化に対応するため

それぞれ見ていきましょう。

2-1.生産性を高めるため

企業でIT化が必要な理由は、IT化によって業務の効率を上げ、生産性を高めるためです。

生産性が上がれば、より高い売上や利益を出せます。

また、もし競合企業がIT化している場合、自社がIT化をしていないと相対的に生産性が低くなり、競合企業に遅れをとる可能性が高いです。

近年は世の中のあらゆる企業がIT化を推進している流れがあります。そのなかでIT化をしないという選択は、自社の業績悪化につながりかねません。

業界内で安定した業績を保ち、自社ならではの価値を提供し続けていくためにも、IT化は必要です。

2-2.業務を効率化して人的コストを抑えるため

IT化によって業務を効率化すれば、人的コストを抑えられます。

少子高齢化により労働力が低下している現状では、少ない人材でいかに大きな成果を出すかが重要です。

業務効率化ができないと、必要以上に多くの人材を投入しなければならず、大きな人件費がかかります。採用や雇用にはコストがかかるものです。

IT技術を活用して業務を効率化することで、必要な人材が少なくて済み、人件費にかかるはずだった資産をより重要なことに使えます

2-3.多様な働き方を実現するため

近年はテレワークやリモートワークなど多様な働き方を実践する企業が増えています。柔軟な働き方はIT化によって実現できるものです。

たとえば、テレワークは自宅や外出先などから会社のネットワークに接続して仕事をする働き方です。オフィスで業務をするのと同じ環境を整えることは、IT技術がなくてはできません。

「自社でもテレワークを導入したい」と考えているなら、まずはIT化を推進する必要があります。

2-4.グローバル化に対応するため

インターネットで世界中とつながれる環境のなか、企業のグローバル化が進行しています。IT化することでグローバル化に対応でき、より広い市場でビジネスができるようになるでしょう。

IT化しなければグローバル化から取り残され、ごく一部の市場でしか価値を発揮できません。

自社の事業を拡大し、グローバルに安定した経営を実現していくためにも、IT化は必須といえます。

3.IT化のメリット

IT化の必要性についてお伝えしました。なぜ企業のIT化が必要なのかを知ったところで、実際にIT化するメリットとデメリットをご説明していきます。総合的に見れば、IT化するメリットがはるかに大きいのですが、IT化を両面から理解しておくことは重要です。まずはメリットからご説明しましょう。

企業がIT化をするメリット

  • メリット①業務を自動化できる
  • メリット②情報をデジタル化できる
  • メリット③リモート環境を整備できる
  • メリット④データをもとに正確な判断ができる
  • メリット⑤DX化の推進につながる

3-1.メリット①業務を自動化できる

企業がIT化をするメリットとして、業務を自動化できることが挙げられます。手間や時間のかかる業務を自動化できれば、自分の労力や時間をより重要なことに使えますよね

これまで、大量のデータ入力やメール作成など「この業務はすごく手間がかかるし単純作業で大変なんだよな」と感じたことはないでしょうか。IT技術を活用すれば、規則的な作業を自動化できます。

たとえば、これまで顧客に送るメールを1つ1つ作成して宛名を変更し、送信するという業務をしていたなら、自動化によって一斉送信が可能です。

極端にいえば、5時間かかっていた業務を自動化することで実働3分で完了できるということも現実的にあり得ます。業務の自動化はIT化のなかでもわかりやすく業務効率化を実現できることでしょう。

3-2.メリット②情報を管理・共有しやすくなる

IT化することで情報をデジタル化でき、情報の管理やアクセス、社内共有がしやすくなります

アナログに紙の書類を使用していると、「直接渡さなければならない」「複数人への共有がしにくい」といった面倒があります。また、1枚ずつ丁寧にファイリングしなければ、紛失するおそれもあるでしょう。

しかし、デジタル化した情報なら、メールやチャットでいつでも簡単に共有でき、アクセス権限やパスワードなどによって管理もしやすいです。

情報管理・共有の利便性が向上すれば、細かい手間が削減でき、よりスムーズに業務を遂行できます。

3-3.メリット③リモート環境を整備できる

IT化のメリットとして、リモート環境を整備できることがあります。

リモート環境を整備できれば、オフィスにいなくても業務ができるので、住む場所や通勤時間を気にせずに仕事を選択可能です。

社員のライフスタイルを尊重した働き方を実現できるので、満足度が高まり、業務にも好影響が期待できるでしょう。

さらに、リモート環境を整備すれば優秀な人材や即戦力となる人材を呼び込みやすくなります

3-4.メリット④データをもとに正確な判断ができる

あらゆる情報をIT化すれば、データをもとに正確な判断が下せて、商品・サービスのブラッシュアップや収益アップを実現できます。

IT技術によりデータ化することで見えてくる傾向や規則性は、経営や事業戦略における判断に大いに役立ちます

たとえば、飲食店が日々の顧客データを集計し、顧客の属性や嗜好を分析してメニュー開発に反映することで、顧客が喜ぶメニューを増やせて満足度を高められるでしょう。

データをうまく活用することで、商品・サービスの改善すべき点や顧客への効果的なアプローチ方法の仮説を立てやすくなり、より良い選択につながります。

3-5.メリット⑤DX化の推進につながる

IT化を進めることはDX化の推進にもつながります。

情報技術の活用によって業務効率化が行われれば、社内で認識の変化やさらに新しい価値の提供に繋がりやすくなります。

まだ社内でIT化が進んでいない企業がいきなりDX化といってもハードルが高いのではないでしょうか?

まずは既存業務を情報技術を活用して、業務効率化を行っていきましょう。

「1-3-1.IT化とDX化の違い」でもお伝えしたように、DX化はビジネスの変革をもたらすという目的を指す言葉に対して、IT化はその手段です。

IT化を推進することで、あらたな価値を創出するDX化にも繋げることができます。

今後DX化を推進していきたいと考えている方はまずはIT化を推進していきましょう。

4.IT化のデメリット

IT化のメリットとして業務の効率化や働く環境の改善、市場の拡大などがありました。一方で、デメリットも見ていきましょう。

企業がIT化をするデメリット

  • デメリット①新しいシステムを導入するコストがかかる
  • デメリット②周囲の理解を得る必要がある

4-1.デメリット①新しいシステムを導入するコストがかかる

企業がIT化をするには、新しいシステムを導入するコストがかかります。

IT化が普及してきた現在でも、IT化の方法によっては数十万円〜数千万円の費用が必要になることが少なくありません。

従来の業務の進め方から新しいシステムを導入した進め方に移行しなければならないため、業務のガイドラインを定めるなどの手間もかかるでしょう。

ただ、十分に方法を選べば導入コストが安価なITツールは豊富にあり、直感的に操作できるサービスも多いです。

IT化の初期段階では低コストに試せるものから検討することをおすすめします。

4-2.デメリット②周囲の理解を得る必要がある

IT化のデメリットとして、周囲の理解を得る必要がある点が挙げられます。

社員の年代が高いほど「機械は使いたくない」「カタカナが苦手」というようにIT化に後ろ向きになりやすいです。

特に伝統志向の強い社風の企業では、新しいシステムの導入に反発が起きることもあるでしょう。

IT化をするにはその必要性や導入した結果得られる成果などを共有し、十分に理解を得ることが大切です。

企業によっては、IT化そのものよりも、IT化について周囲の理解を得ることが大変なこともあります。

5.IT化の成功事例

IT化のメリットとデメリットをお伝えしました。「メリットがたくさんあることは理解できたけど、IT化に成功している具体的なイメージをまだ掴めていない」という方もいるでしょう。

「自社の場合はIT化によってこんなことが実現できる!」というリアルな実感を持てなければ、IT化を押し進めていくことは難しいかもしれません。

そこで、企業のIT化の成功事例を3つご紹介します。

IT化の成功事例

  • Webチャットツールで、円滑な情報共有やコミュニケーションを実現
  • 勤怠システムのクラウド化で、各種申請書を一元管理して効率化
  • 顧客管理システムの導入で、顧客情報や進捗情報をデジタル化

実際の成功事例を知ることで、IT化のイメージが明確になり、前向きになりやすいでしょう。

順番にご説明していきます。

5-1.Webチャットツールで、円滑な情報共有やコミュニケーションを実現

大谷塗料株式会社では、Webチャットツールの導入により、円滑な情報共有やコミュニケーションを実現しています。

同社は社内の情報共有やコミュニケーションが不十分で、業務に支障をきたしているという課題を抱えていました。

そこで、

  • 連絡手段をチャットツールに一本化
  • 操作性がシンプルなチャットツールを選択

という2つを実践したところ、若い社員からITの扱いに慣れていない中高年の社員までが利用するようになり、社内はもちろん世代間のコミュニケーションの活性化につながりました。

また、情報共有を十分にできるようになり、管理業務の効率化も進むなど高い成果を実現しています。

特に中高年層が多い企業では、IT化を進めるハードルが高いと感じることも多いでしょう。

しかし、シンプルな操作性のものを選び、手段を限定することで、ITシステムを社内に普及させることは可能です。

チャットツールは日常的に利用するものなので操作を覚えやすく、業務効率化の効果も大いに期待できます。比較的導入しやすいIT技術といえるでしょう。

「社内のコミュニケーションを活発にしたい」「効率良く情報共有できる体制を整えたい」ならぜひ参考にしてみてください。

出典:チャットワーク「社員の1/4を占めるシニア社員・製造現場にも定着した推進のポイントとは

5-2.勤怠システムのクラウド化で、各種申請を一元管理して効率化

KNT-CTホールディングス株式会社では、勤怠システムをクラウド化することで、各種申請を一元管理して業務効率化を実現しています。

同社は、勤怠管理において紙の申請書を採用していたため、手動での集計作業や修正作業が発生しており担当者に大きな負担がかかるという課題がありました。

そこで、

  • 勤務管理システムのクラウド化
  • 社員全員が閲覧・利用できる勤怠管理システムを採用

などを実践したところ、各種申請をシステム上で処理でき、集計作業や修正作業を削減できたため、申請を届け出る社員はもちろん、担当者の負担の大幅な軽減を実現できました。

また、紙の申請書を使わずに済むためペーパーレス化にも成功し、コスト削減を同時に達成しています。

「勤怠管理の負担を最小限に抑えたい」「紙の申請書のやりとりをなくしてシステム上で気軽に手続きしたい」というケースで参考にしてみてはいかがでしょうか。

出典:AMANO「各種申請書のシステム化による書類管理業務の廃止と紙コストの削減

5-3.顧客管理システムの導入で、顧客情報や進捗情報をデジタル化

株式会社オフィスバンクは、顧客管理システム(CRM)の導入により、顧客情報や進捗情報をデジタル化して効果的な情報の把握や活用に活かしています。

同社は、営業職の仕事が担当者の経験や勘を頼りにしたものが多い傾向にあり、社内で十分にノウハウを共有できず営業活動を成長させるのが難しいという課題を抱えていました。

そこで、

  • 顧客管理システム(CRM)を導入
  • 顧客情報や進捗情報を入力

することで、営業ノウハウを効果的に共有して成績向上に役立て、さらに各担当者の行動量や成績などをリアルタイムで確認できる仕組みを実現しました。

「社内で情報やノウハウを蓄積・共有したい」「情報を活用して成績アップにつなげたい」という企業に役立つ成功事例ではないでしょうか。

出典:ZOHO「データに基づく営業スタイルへ、既存CRM基盤を「Zoho CRM」で刷新

6.IT化を積極的に行っていくべき企業とは

IT化の成功事例をご紹介しましたが、「本当に自社もIT化すべきだろうか」といま一歩決断できない方もいるでしょう。

そこで、IT化を積極的に行うべき企業の特徴をまとめました。
以下の特徴を参考に、あなたの会社が当てはまるかどうかをぜひチェックしてみてください。

IT化を積極的に行うべき企業

  • 競合企業と比較して売上や業績の成長率が低い
  • 業績が年々下がっている
  • 残業や休日出勤が多い
  • 人手が足りていない

競合企業と比較して成長率が伸び悩んでいる企業は、すでに業界内でIT化の波に乗り遅れている可能性があります。

IT化を導入した企業としていない企業では、業務効率化に大きな差がつき、業績に現れやすいです。

業績が年々下がっている企業の場合、課題の抽出と解決が重要です。

IT化を進めて状況をデータ化し、分析することで回復の糸口が見えてくるでしょう。

残業や休日出勤が多く、人手が足りていない状況にあるなら、IT化することで一人一人の業務量を削減し、少ない人数でも業務を回せる体制を整えられます。

経営や業務における課題を抱えているなら、IT化を積極的に推し進めるべきです。

IT技術を導入することであらゆる課題を解決できるでしょう。

7.IT化をスムーズに進めるためのポイント

では実際に、どのようにIT化を進めていけばいいのでしょうか。ここからは、IT化をスムーズに進めるためのポイントをお伝えした上でIT化の進め方について説明していきます。

経営層や管理層が急に「IT化をしよう!」と考えても、うまくいかないことがあります。

IT化をスムーズに進めるには、以下のポイントをおさえることが大切です。

IT化をスムーズに進めるためのポイント

  • いきなりではなく段階的にIT化していく
  • 社内の理解と協力を得る
  • IT化のための補助金・補助事業を利用する

順番に見ていきましょう。

7-1.いきなりではなく段階的にIT化していく

IT化を進めるときは、いきなり変えようとするのではなく、段階的に変化させることが重要です。

急に業務の方法や体制が大きく変わると、社内で混乱や反発が起こりやすく、運用しにくくなります。

少しずつIT化を進めることで、業務への影響を小さく抑えながら社内全体に浸透させやすいです。

このとき、現場からのフィードバックを得ながらIT化を進めるようにしましょう。

同じツールを導入する場合でも、企業によって使い方はさまざまなので、自社の現場に合った運用方法を探ることができます。

段階的にIT化を進めることで、自社にフィットした運用を実現していけるでしょう。

7-2.社内の理解と協力を得る

IT化をスムーズに進めるためには、社内の理解と協力を得るようにしましょう。

IT化といっても、実際にIT技術を使うのは社内の人々です。

社員たちがIT化の必要性やIT化によってどんな変化を得られるのかを理解し、前向きであれば、社内のIT化がしやすくなります

特に、年齢層が高く、これまでの慣習を続ける傾向が強い企業では、理解や協力を得ることが不可欠です。

十分な理解や協力を得られないと、いざ導入しても現場で活用されず、形骸化してしまう可能性があります。

社内でIT化の必要性やメリットを共有する研修などを実施すると、社員の理解を得られるのでおすすめです。

7-3. IT化のための補助金・補助事業を利用する

IT化を進めるなら国の補助金・補助事業を利用しましょう。

「IT化にコストを割けない」という状況でも、補助金や補助事業を利用することで手軽に進められます。

経済産業省が実施している「IT導入補助金(サービスなど生産性向上IT導入支援事業)」では、以下の内容で補助金の給付を実施しています。

横にスクロールします→

IT導入補助金

通常枠

デジタル化基盤導入枠

A類型

B類型

デジタル化基盤導入類型

複数社連携IT導入類型

  • 補助額
  • 30万円〜150万円未満
  • 150万円〜450万円以下
  • 会計・受発注・決済・ECソフト
  • PC・タブレットなど
  • レジ・券売機など
  • (1) デジタル化基盤導入類型の対象経費(左記同様)

  • (2) 消費動向等分析経費(上記(1)以外の経費)※150万円×参画事業者数補助上限:(1)+(2)   で3,000万円

  • (3) 事務費・専門家費補助上限:200万円
  • 5万円〜50万円以下
  • 50万円超〜350万円
  • 〜10万円
  • 〜20万円
  • 補助率
  • 1/2以内
  • 3/4以内
  • 2/3以内
  • 1/2以内
  • (1)デジタル化基盤導入類型と同様(2) ・(3)  2/3
  • 補助対象経費
  • ソフトウェア購入費、クラウド利用料(最大1年分)、導入関連費
  • ソフトウェア購入費、クラウド利用料(最大2年分)、導入関連費、ハードウェア購入費

(参考:中小機構「IT導入補助金」

会計や決済などのソフト、レジや券売機、パソコンやタブレットからクラウド利用料まで、補助対象経費は幅広いです。

実際にIT導入補助金を活用した企業では、ITによって大きな成果を得ています。

IT導入補助金の活用事例

    • 事例①(通常枠:建設・土木業)
  • タイムカードによる勤怠管理のため、本社出勤後の現場移動、帰社後の帰宅が必要であった。
  • 「勤怠・労務管理ツール」の導入で出先からの打刻が可能となり、残業時間が3割削減、人事担当の作業効率も大幅にアップした。

    • 事例②(デジタル化基盤導入枠:食料品卸売業)
  • インバウンド向け飲食店をメインターゲットとしていたが、コロナ禍で売上が激減。「ECサイト」を構築し、一般消費者向けに機能性食品の販売を開始したところ、ゼロからのスタートで月商400万円を達成した。

(参考:中小機構「IT導入補助金」

IT化を進めるなら、IT導入補助金を積極的に活用しましょう。

8.IT化の進め方3ステップ

IT化をスムーズに進めるポイントを踏まえたところで、実際のIT化の進め方を見ていきましょう。

IT化を進める方法として、社内の課題をIT技術によって解決することが効果的です。

まさに現在抱えている課題をIT技術で解決すれば、IT化する良さをより実感でき、社内のIT化を進めやすくなります。

ここでは、以下のように3つのステップで進めていく方法をご紹介します。

IT化の進め方3ステップ

  • 自社の状況を分析し、課題を明確にする
  • IT化する業務分野を設定する
  • 適切なIT化の方法を選択する

それではステップごとに見ていきましょう。

8-1.自社の状況を分析し、課題を明確にする

まずは自社の状況を分析し、課題を明確にします。

自社にどんな課題があるか考えてみましょう

たとえば、先ほどの成功事例では、各企業が以下のような課題を抱えていました。

社内の課題の例

  • 社内の情報共有やコミュニケーションが不十分で業務に支障が生じる
  • 勤怠管理において紙の申請書を手動で集計・修正する作業負担が大きい
  • 社内で十分にノウハウを共有できず営業担当者が成長しにくい

社内の状況を俯瞰して見て、解決すべき課題を明らかにしてみてください。

課題がいくつかある場合は、社員にアンケートをとってみるのもおすすめです。

このとき、最初からいきなりすべての課題を解決しようとしないように注意してください。

まず解決したい課題を明確にして少しずつ進めることが大切です。

IT化はIT技術を導入して終わりではなく、試行錯誤しながら運用していくため、複数を同時に導入しようとすると大変です。

最初に取り組む課題をしっかり絞り、集中してIT化に取り組みましょう。

8-2.IT化する業務分野を設定する

課題が明確になったら、IT化する業務分野を設定します。

どの業務分野をIT化すれば課題の解決ができるかを考えましょう

例をもとに検討してみてください。

IT化する業務分野の例

課題

業務分野

  • 社内の情報共有やコミュニケーションが不十分で業務に支障が生じる
  • 勤怠管理において紙の申請書を手動で集計・修正する作業負担が大きい
  • 社内で十分にノウハウを共有できず営業担当者が成長しにくい
  • 情報共有・コミュニケーション
  • 勤怠管理の集計・修正作業
  • ノウハウの蓄積・共有

上記のほか、たとえば「残業が多い」などはIT化する業務分野が明確ではないため、IT化によって効率化・削減できる業務はないかと柔軟に考えることも必要です。

社内の状況を見て、IT化できる業務分野をある程度把握しておくと、後のIT化にも役立ちます。

8-3.適切なIT化の方法を選択する

IT化する業務分野を設定したら、IT化の方法を選択します。

課題解決に適した方法はどれかを考えましょう

例えば何か業務を改善したい場合に、他の業務との影響などについて検討しなければなりません。

IT化の方法にはそれぞれ特徴があり、解決したい課題や社内の状況によってどれを選択すべきかが変わります

もし自社にピッタリの方法が分からないという場合にはプロに相談したりするのも良いでしょう。

次章で主なIT化の方法を具体的にご説明しますので、こちらを参考に、まずは自社の課題解決に最適な方法はどれかぜひ検討してみてください。

9.IT化を進める時に検討したい3つの方法

IT化には主に3つの方法があります。それぞれの方法を把握し、どれがいいか検討しましょう。

主なIT化の方法3つ

  • 自社用システムの開発と導入
  • インストール・パッケージソフトの導入
  • クラウド型サービスの導入

1つずつご説明します。

9-1.自社用システムの開発と導入

サーバーなどのハードウェアを自社で購入し、自社に適したシステムを開発する方法です。

ITが世の中に普及し始めた頃には主流でした。

現在は独自性が求められるシーンで選択されることが多いでしょう。

オーダーメイドでシステムを開発するため、時間的・費用的に大きなコストがかかります。

既存のソフトやサービスなどを活用する方法で対応できない場合は、自社用システムの開発を視野に入れるといいでしょう。

9-2.インストール・パッケージソフトの導入

インストール・パッケージソフトは、Webサイトやコンパクトディスクからインストールしてサービスを利用するものです。

クラウド型サービスが普及する前はインストール・パッケージソフトが主流で、現在も多く利用されています。

Webサイトからインストールできるので手軽に利用しやすいというメリットがあります。

9-3.クラウド型サービスの導入

近年はクラウド型サービスの導入が広がっています。

クラウドサービスは、ITサービスを利用するときに必要なインフラやソフトウェアがインターネット上の雲(クラウド)のなかに用意され、契約することで必要な分だけサービスとして利用できるものです。

初期コストやランニングコストが低く抑えられる上に利便性が高いことから多くの企業で採用が広がっています。

主なクラウドサービスには「AWS」や「Azure」があり、多様なサービスを提供しています。

  • Amazon Web Services(AWS)は、米国その他の諸国における、Amazon.com, Inc.またはその関連会社の商標です。
  • Microsoft Azureは、Microsoft Corporationの米国及びその他の国における登録商標または商標です。

10.中小企業のIT導入において有効とされるクラウド型サービスの利点

中小企業庁が公開している「2018年 中小企業白書」では、中小企業のIT導入において「クラウド型サービス」が有効であるとしています。(参考:2018年中小企業白書

中小企業のIT導入におけるクラウド型サービスの利点を見ていきましょう。

中小企業のIT導入において有効とされるクラウド型サービスの利点

  • 設備の保有や技術者の常駐が不要で導入しやすい
  • 初期導入コストが低い
  • ​​データ連携で日々の決算効率化できる
  • 企業連携のツールとして適している

10-1.設備の保有や技術者の常駐が不要で導入しやすい

クラウド型サービスは、インターネット上にある機能を利用できるサービスです。そのため、自社でサーバーなどの設備の保有や技術者の常駐が不要で導入しやすいという利点があります。

さらに、利用するサービスのメンテナンスなど運用コストを抑えられるため、長期的に見てもお得です。

「IT化はしたいと感じているが、必要な設備や技術者などハードルの高さを感じる」という方にもおすすめできます。

10-2.初期導入コストが低い

クラウド型サービスのなかには月額数千円から利用できるサービスもあり、初期導入コストを低く抑えられます。

クラウド型サービスを利用せず、自社でサーバーなどの設備を保有する「オンプレミス型」の場合、初期導入コストだけで数千万円はかかるものです。

「試しにIT導入して業務や生産性がどう変化するのか体感してみたい」というケースにも最適でしょう。

もし自社には合わなかったとしても撤退が可能で、他のサービスへの切り替えがしやすいので気軽に検討できます。

10-3.データ連携で日々の決算効率化できる

データを連携させることで日々の決算業務を効率化でき、スムーズな状況把握や経営判断につなげられます。

たとえば、予約情報から売上データを生成して決算することも可能です。

データ連携次第であらゆる業務を効率化できるので、経営を考える時間を確保できるでしょう。

10-4.企業連携のツールとして適している

クラウド型サービスは、システムやサービス間の連携をスムーズにする「API」という仕組みを利用できます。そのため、企業連携のツールとしても適しています。

企業連携のツールとしてクラウド型サービスを利用すると、別々のシステムに入力した情報をひとつの情報のまとまりとして扱える可能性が広がります

また、多くの企業で利用実績のあるクラウド型サービスであれば、致命的なバグが潜んでいる可能性が低く、安定した稼働を期待できるでしょう。

11.クラウド型サービスならNTT東日本の「クラウドソリューション」がおすすめ

クラウド型サービスの導入なら、NTT東日本の「クラウドソリューション」がおすすめです。

NTT東日本なら豊富なサービスラインナップから、社内の状況やご要望に合わせたクラウド環境をご予算内で実現できます。

NTT東日本の「クラウドソリューション」がおすすめな理由3つ

  • 業界内でもリーズナブルで最適なクラウド環境をご提案
  • ネットワークからクラウド導入まで一元的にサポート
  • 150社以上の導入実績があり信頼できる品質

詳しくご説明します。

11-1.業界内でもリーズナブルで最適なクラウド環境をご提案

NTT東日本の「クラウドソリューション」は、業界内でもリーズナブルで高品質なクラウド環境をご提案できます。

NTT東日本ではクラウド有資格者が多数在籍しており、手が届く価格で最適なクラウド環境の構築をサポートいたします。

11-2.ネットワークからクラウド導入まで一元的にサポート

NTT東日本ではネットワーク環境の構築からクラウドの導入・運用まで一元的にサポートいたします。

他社のクラウドサービス導入では、クラウドの導入のみでネットワーク環境構築には対応していないことも少なくありません。

クラウドのみ導入した場合、あとからネットワークの不具合やご要望が出てきたときに改めてネットワーク会社に依頼しなければならず、手間やコストがかかります。

NTT東日本ならネットワークとクラウドをまとめて対応可能なので、最適な環境を一度で実現できます

ご要望やお悩みを丁寧にヒアリングした上でご提案するため、効率良くIT化を進められますよ。

11-3.150社以上の導入実績があり信頼できる品質

NTT東日本では、これまで150社以上の導入実績に加えて、クラウドを活用したサービスや運用を行ってきました。

高い実績があるからこそ、あらゆる業界や規模に合わせて、最適な導入や運用をご提案できます。

  • 独自システムとクラウドを連携させ、ビジネスの領域を拡大
  • 情報システム担当者無しでファイルサーバークラウド化
  • クラウドを活用した業務効率化
  • セキュリティレベルの高いクラウド環境の構築
  • 膨大な映像や動画コンテンツを保存できる拡張性の高いクラウド環境を構築

ぜひあなたのクラウド化へのお悩みやご要望をお聞かせください。

NTT東日本では、情報漏えいに強い安全なクラウド環境をご提案できます。クラウドの導入や運用でお困りの際は、NTT東日本にお任せください。

12.まとめ

この記事では、IT化の概要や必要性、社内でIT化を進める方法などについて解説しました。最後に記事の内容をおさらいしましょう。

IT化はデジタルツールを取り入れることです。業務を効率化できるので生産性が上がり、変化に応じて柔軟な経営を実現できるため、有効な手段といえます

企業でIT化が必要な理由

  • IT化する競合企業と比較して生産性が低くなる
  • 業務を効率化できず人的コストがかかる
  • 多様な働き方を実現できない
  • グローバル化に取り残される

企業がIT化をするメリット

  • メリット①業務を自動化できる
  • メリット②情報をデジタル化できる
  • メリット③リモート環境を整備できる
  • メリット④市場を世界に広げられる
  • メリット⑤DX化の推進につながる

企業がIT化をするデメリット

  • デメリット①新しいシステムを導入するコストがかかる
  • デメリット②周囲の理解を得る必要がある

IT化の成功事例

  • Webチャットツールで、円滑な情報共有やコミュニケーションを実現
  • 勤怠システムのクラウド化で、各種申請書を一元管理して効率化
  • 顧客管理システムの導入で、顧客情報や進捗情報をデジタル化

IT化をスムーズに進めるためのポイント

  • いきなりではなく段階的にIT化していく
  • 社内の理解と協力を得る
  • IT化のための補助金・補助事業を利用する

IT化の進め方3ステップ

  • 自社の状況を分析し、課題を明確にする
  • IT化する業務分野を設定する
  • 適切なIT化の方法を選択する

主なIT化の方法3つ

  • 自社用システムの開発と導入
  • インストール・パッケージソフトの導入
  • クラウド型サービスの導入

中小企業のIT導入において有効とされるクラウド型サービスの利点

  • 設備の保有や技術者の常駐が不要で導入しやすい
  • 初期導入コストが低い
  • ​​データ連携で日々の決算効率化できる
  • 企業連携のツールとして適している

NTT東日本の「クラウドソリューション」がおすすめな理由3つ

  • 業界内でもリーズナブルで最適なクラウド環境をご提案
  • ネットワークからクラウド導入まで一元的にサポート
  • 150社以上の導入実績があり信頼できる品質

社内でIT化を進めるには、IT化の必要性や得られる効果を社内全体で共有し、周囲の理解を得ることが重要です。補助金などを利用し、段階的に進めることで、スムーズにIT化を実現できるでしょう。

中小企業のIT化ではクラウドサービスが有効です。「自社でIT化を進めるために、クラウド型サービスの導入を検討したい」という方は、ぜひ実績の高いNTT東日本にご相談ください。

この記事が、社内のIT化にお悩みの方のお役に立てれば幸いです。

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