企業内のファイル共有と円滑な業務推進を実現するAmazon WorkDocsとは

Amazon WorkDocsはファイル共有におけるさまざまな課題を解決してくれるサービスです。本コラムでは、Amazon WorkDocsの特徴と活用方法をご紹介していきます。

Amazon WorkDocsとは

Amazon WorkDocsはフルマネージドでセキュアなクラウドストレージを提供するサービスです。ここまでなら一般的なクラウドストレージサービスと大差ありませんが、組織の生産性を高めるために管理制御機能とフィードバック機能を搭載していることが大きな特徴といえます。代表的な特徴を見てみましょう。

  • 他ユーザーとのファイル共有
  • ファイルのバージョン管理機能
  • マルチデバイス対応
  • フィードバック(コメント)機能
  • データは暗号化されセキュアな状態で保管

このように、Amazon WorkDocsには組織的なファイル共有を円滑にする機能が備わっています。

料金

Amazon WorkDocsの料金体系はシンプルで、1ユーザーあたり1ヶ月5ドルで1TBのストレージが利用可能です。最新の情報や詳細についてはAWSのページをご確認ください。

参考:Amazon WorkDocs 料金(AWS)別ウィンドウで開きます

Amazon WorkDocsのメリット・デメリット

ここからはAmazon WorkDocsの利用メリットとデメリットについて見ていきましょう。

メリット

メリットとしてはエンタープライズ用途で重視される、セキュリティ面とシームレスなファイル共有が挙げられます。

セキュアなファイル共有が可能

Amazon WorkDocsではすべてのファイルやコメントが暗号化されて保存されます。そのため、データベースを覗かれたとしても直接情報が流出する危険性は低いと言えます。また、通信路は暗号化されており、盗聴のリスクについてもケアされています。そのほかにはコンソールによる各ユーザー履歴の追跡が可能で、誰が格納されているファイルに何をしたのかを管理者が調査できるようになっています。

専用アプリケーションでシームレスに同期可能

OneDriveやDropboxのように専用アプリケーションを利用すれば、パソコンのローカルにあるファイルを自動的に同期できます。これにより、普段はAmazon WorkDocsへのアクセスを意識しない、シームレスなファイルの共有とバックアップが実現できます。また、スマートフォンにも対応しており、出先でのアクセスも容易です。

参考:Amazon WorkDocsクライアントダウンロード(AWS)別ウィンドウで開きます

他のアプリケーションのコンテンツリポジトリ(保管場所)としての利用が可能

例えば、より高度な監査やデータ損失防止アプリケーションを利用し、Amazon WorkDocsを連携させることにより、Amazon WorkDocs内のコンテンツを定期的にスキャンしてレポートするといったことが可能です。

デメリット

デメリットはAmazon WorkDocs単体では運用が始められない点です。

ADとの連携が必須

ユーザー管理機能を持つAD(Active Directory)と連携しなくてはいけません。Simple AD、オンプレミスのAD、AWS Managed Microsoft ADのいずれかで連携する必要があります。企業ではADはよく使われているものですので、既存のADと連携させるか、既存とは別にADを構築するかを選択しましょう。

ユースケース

ここからはAmazon WorkDocsのユースケースを見ていきましょう。ユースケースを参考にすることでより具体的な導入場面が想定できます。

オンプレミスファイル共有環境のクラウド移行

オンプレミスファイルサーバーでファイル共有をしようとする時にはVPNなどが併用されます。しかし、拠点の数が増えれば増えるほどVPNのその管理コストは高くなります。Amazon WorkDocsでのクラウドファイル共有に移行すれば、VPN環境を廃止することも可能です。
ただし、VPN接続の廃止を検討する場合には、クラウド上の他サーバーへのアクセスが不要か、自社のセキュリティポリシーに合致するかなどを確認しましょう。

社内・社外チーム間での共同作業

オンプレミスファイルサーバーで、社内・社外チームでファイルを共有しようとすると、そのための複雑なセキュリティ設定が必要であったり、オンプレミスサーバーへの接続ネットワークを別に構築する必要があったりします。Amazon WorkDocsを利用すれば、管理コンソールなどでの設定のみで、セキュアな共有環境が実現できます。

ドキュメントの承認ワークフローを自動化

ドキュメントに承認プロセスが必要な場合にもAmazon WorkDocsは有効です。自動的に担当者にはレビュータスクが割り当てられリマインダー通知も送信されます。それぞれのプロセスは履歴として管理されるので、無駄のない承認プロセスが構築可能です。

具体的な利用例

Amazon WorkDocsを活用してできる具体的な例を見ていきましょう。

テレワーク

Amazon Workspacesと連携することでテレワークに対応した作業環境を構築可能です。Amazon Workspacesはクラウド型の仮想デスクトップサービスで、そこに各人のファイルを作成しWorkDocsで共有します。テレワークで一番懸念されるセキュリティ課題をクリアしつつ、安全に作業できる環境を構築できます。「テレワークとは?3つの種類、検討したいクラウドサービスと基本的な情報セキュリティ」のコラムもご参照ください。

在宅コールセンター

Amazon Connectと一緒に活用することで在宅コールセンター業務をより効率的することができます。コールセンター環境には、電話応対だけでなく、応答の記録や共有を行うためのファイル共有環境必要です。オンプレミスで整備を行う場合には、初期設備投資やハードウェア保守などが必要ですが、Amazon ConnectとWorkDocsを一緒に利用すれば、サーバーハードウェアの準備をすることなく、セキュリティ面をカバーしたコールセンター環境が構築できます。Amazon Connectについては、「Amazon Connectで構築してみた (第1回:電話転送)」もご参照ください。

データ共有をより早く、より安全に

Amazon WorkDocsは企業向けのファイル共有ストレージサービスで、アクセス権限が管理された環境での共同作業を可能にするものです。オンプレミス環境と比べてサーバーハードウェアの調達が不要になるなど、場所に囚われないチームコラボレーション環境が容易に実現できます。セキュリティとアクセシビリティを両立したクラウドサービスでチームの生産性を上げたいのときには、ぜひ検討することをおすすめします。

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