CASE STUDY

セキュリティを担保しつつ各種サーバーをクラウド化し、業務効率化を実現。法定団体におけるクラウド化の成功事例

クラウド移行で失敗しないためのお役立ち導入事例8選

～150以上の導入を支援したNTT東日本が紹介！～

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業種	法定団体
従業員数	―
本社所在地	東京都千代田区
主な事業内容	社会保険労務士の登録・入会の事務、会報の発行（月刊）、会員のための各種研修会の開催など
ホームページ	https://www.tokyosr.jp/
導入サービス	Amazon Web Services（AWS）／リセール クラウド導入・運用サービス クラウドゲートウェイ クロスコネクト フレッツ・VPNプライオ 保守運用業務トータルサポートサービス・ダイヤモンドサポート（一元サポート）（クラウドサポート） コワークストレージ Microsoft365／リセール ギガらくスイッチ おまかせサイバーみまもり おまかせアンチウイルス
クラウド利用サービス	Amazon Web Services（AWS）
サービス導入時期	2022年2月~2023年5月
ご担当者さま	総務課 課長　関口 博文さま 総務課 係長　志田 翔太郎さま 総務課　高橋 沙矢佳さま

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社会保険労務士法に基づいて設立された法定団体である東京都社会保険労務士会さま。東京都内を拠点とする社会保険労務士（以下、社労士）の登録管理をしています。

業務上のデータや会員情報をオンプレミスのサーバー上で保護、管理していましたが、業務の効率化や今後のサービス発展を見据え、サーバーのサポート期限を機にクラウドへ移行しました。クラウド化の背景にあった課題や法定団体ゆえの悩み、AWSや各種サービスを選定いただいた理由と得られた成果について、総務課課長の関口さま、係長の志田さま、高橋さまにお話を伺いました。

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1. ご相談前の課題と背景

データを保護できるクローズドな環境の一方で、業務効率に課題を感じていた

当会が御茶ノ水駅すぐの場所に位置する複合施設に現在のオフィスを移転したのは、2014年頃のことです。移転とあわせてオンプレミスのサーバーも移設しました。主に東京都社会保険労務士会に登録している社労士の会員情報について、組織内の情報が絶対に外部に流出することがないよう、非常にクローズドなセキュリティ重視の設計だったことが特徴です。

しかし、システム構築から時代が進むにつれ、クローズドすぎる設計ゆえに業務に支障が出るようになりました。職員の業務にとって悩みのひとつは、クローズドの会員サーバー側からのデータ取得に手間がかかることです。会員情報へのアクセスには事務局内で許可された、限られた台数のデバイスを利用していたため、待ち時間が発生していたこともありました。クローズドな環境からのデータの取得のため、運用上では端末台数に限りがある点、管理側ではデバイス管理も発生していた点があり、こうした面も改善していくべきポイントでした。

またこれとは別にWebサーバーもあったのですが、会員サーバーとは切り離されていたため、Webサーバー側で持つ情報と会員サーバーの情報の整合性にも課題を抱えていました。

そこで、これまで通りのセキュリティの高さは担保しつつ、Webで提供する情報と会員サーバー側で持つ情報が連携でき、各職員が自分のデスクから組織内のデータにスムーズにアクセスできる環境を構築したいと考えるようになったのです。（志田さま）

保守の面においてもオンプレミスのサーバーは保守契約を結んでいたのですが、サーバーの管理を負担に感じたり、不具合時の対応にも苦慮するなど課題もありました。

ちょうど2023年10月に使用しているサーバーOSのサポート期限を迎えることもあり、サーバーのリプレイスと保守運用体制のリプレイスを検討しはじめました。（高橋さま）

NTT東日本ではクラウド導入に関するご相談を承っております。こちらよりお気軽にご相談ください。

2. クラウドを選んだ理由

業務効率とBCP、データ容量の観点から、クラウド化を決定

新しいサーバーを引き続きオンプレミスで構築せず、クラウドへ移行したのは業務効率とBCP、そして容量の観点からです。

現在のオフィスが入居している複合施設は、年に1回計画停電が実施されるため、オンプレミスサーバーはそのタイミングで電源を落とすことになります。

オフィスには合計3台のサーバーを設置しており、職員全員の業務が終わったことを見届けてから業務時間外に2、3時間かけて、総務課の担当者が順番にサーバーを落としていました。そして、計画停電の翌朝は早くオフィスに入り、業務が始まる前に急いでサーバーを立ち上げていたので、毎年1回とはいえ総務課の職員にとっては大きな負担でした。

また、物理的なサーバーが災害やトラブルで壊れてしまったり、計画停電後にうまく復旧できなかったり、といった場合を想像すると、保存しているデータの管理に不安を感じるようになりました。（志田さま）

オンプレミスサーバーの場合、導入のタイミングであらかじめ容量を決める必要があります。しかし、業務で取り扱うデータのサイズが大きくなったり、保管する会員情報数が増えたり、さらには新しいサービスやシステムを構築することになったりと、先が見えない展望を考えると、限られたサーバー容量よりも、業務に合わせてその都度で容量を増やしていけるクラウドのほうが望ましいと考えました。また、クラウド上でデータを処理するSaaSとも相性がよいこともポイントです。（高橋さま）

3. AWSを選んだ理由

AWS選定のポイントは費用と豊富なノウハウやナレッジ

私たちもクラウドは初めての経験だったので、AWSかMicrosoft Azureかで比較検討しても当初はどのように違うのか把握していませんでした。そこでNTT東日本さまの担当者の方にご説明いただきながら比較検討することになりました。

まず1つ目のポイントが、今回の構成と想定されるデータ容量などの条件だと、他のクラウドよりもAWSの方が費用を抑えられることです。継続的な利用となるため、費用は抑えられるに越したことはありません。また、NTT東日本さまのAWSリセール手数料も他クラウドより抑えられていた印象でした。

2つ目のポイントが、インターネット上ではAWSに関するノウハウやナレッジが豊富であることです。一般的に、AWSを触ったことがある、もしくはシステムを構築したことがある技術者やSEは多いと思います。私自身、AWSを触ったことがありませんが「インターネットで調べれば何かしらは出てくる」という状況は安心できます。

検討の結果、クラウド事業者としてはAWSを採用することを決定しました。（高橋さま）

4. NTT東日本を選んだ理由

各種サーバーの構築から保守運用まで一気通貫して依頼できることを高く評価

今回の取り組みでは、「基幹システムプロジェクト」という課を横断したプロジェクトと関連して実施しており、総務課以外から参加したメンバーからも改善案が出てきました。その結果、特にクローズドでセキュリティを重視したネットワーク環境を構築することを重視することになりました。

数年前からご協力いただけるパートナーさまを探していたのですが、費用は安くとも情報管理の方法が合致しないパッケージだったり、カスタマイズできてもニーズを完全に満たすことができなかったりと、最適なパートナーさまに出会えずにいました。

そうした状況でご提案いただけたのが、NTT東日本さまでした。クラウド化のプロジェクト全体を通してご相談できるように一気通貫してお取り組みいただけること、そして要望に合わせて柔軟にサービスを組み立てていただけることを評価し、正式なご依頼を決定しています。

まず取り組んだのが会員サーバーの更改でしたが、この部分はNTT東日本さまにご紹介いただいたNTTグループ内のシステムベンダーさまにてAWS上に構築いただきました。その後、ADサーバーの更改にあたっては「クラウド導入・運用」を採用してAWS上に構築、ファイルサーバーには操作性や金額面など踏まえ「コワークストレージ」を導入しています。（志田さま）

高いセキュリティ環境の実現に「クラウドゲートウェイ クロスコネクト」を、保守運用に「ダイヤモンドサポート」採用

これまでずっとクローズドな環境に閉じ込めていたデータを、初めてクラウド上で管理することに対して不安が残り続けていました。そこでNTT東日本さまにご提案いただいたのが、「クラウドゲートウェイ クロスコネクト」です。

「物理的につながらないほうがいい」という意見もありプロジェクト内で議論を重ねてきましたが、「クラウドゲートウェイ クロスコネクト」による閉域ネットワーク、つまりインターネットを介さないでアクセスできる環境の安全性と信頼性をお伝えすることで納得いただけました。構造自体はシンプルであり、だからこそ理解を得やすかったのだと思います。

また、サーバーの保守運用業務には「ダイヤモンドサポート」を選定しています。選定にあたって評価したのが、夜間休日を含む24時間365日の監視によって、何かトラブルが発生した際には通知いただけることです。加えて、サービスごとに問い合わせ先が別々になっているのではなく、サーバーやネットワークを一元的に管理、サポートいただけるので、一箇所に相談すればよいという環境に安心感があります。（志田さま）

ファイルサーバーの構築に導入したサービスが、NTT東日本さまが提供されている「コワークストレージ」です。オンプレミスサーバーで管理していた今までの操作性とほとんど変わらず、使い慣れたデスクトップと同じ感覚で使用できているのは嬉しいですね。おかげで現場の職員への導入、浸透がスムーズに進みました。

また、安価なプランの割に容量も大きいと感じていますし、セキュリティ面も申し分ありません。（高橋さま）

5. クラウド・AWS導入後の成果

アナログなデータ管理が解消され、快適な業務を実現。動画も保存できるデータ容量を実現

今回のクラウド化による更改で職員が感じている成果は、パソコンの端末に縛られず必要なデータにアクセスできるようになったことです。これによって物理媒体でのデータ保管、移動の必要がなくなり、余計な業務を減らすことができました。

職員との雑談の中で「そういえば昔はわざわざ専用パソコンからデータを移動させていたけれど、今は本当に快適だね」との感想を聞いています。

また、最近では社労士向けのオンライン研修、いわゆるeラーニングとして動画教材を使用することが増えており、データサイズが大きい動画データを扱うことが急増してきました。もしこの動画データをオンプレミス環境のまま管理していたら、あっという間に容量の上限に達していたでしょう。クラウドに移行したことで容量を気にすることがなくなり、もし上限に近づけばデータ容量を追加すればよいだけなのは便利ですね。（志田さま）

「ダイヤモンドサポート」などNTT東日本さまの連携したサポート体制のおかげで助かったことがありました。夏の休暇明けにオフィスへ出社したところ、UTM（おまかせサイバーみまもり）が壊れていたため、すぐにサポートの方へご連絡し、その場で復旧を試みました。しかし直らなかったので現地出張対応をお願いしたところ、当日中にはオフィスに来ていただけました。おかげで業務に大きな支障を出さずに済んでいます。（高橋さま）

会員はマイページから研修申し込みができ、領収書も発行できるように

会員サーバーのクラウド化による更改によって、社労士の会員がマイページから研修の申し込みをできるようになりました。ログインしてから申し込むため、個人情報の入力項目が最小限で済み、利便性が高いと思います。また、有料の研修では領収書をオンラインで発行できることも大きく利便性が向上したポイントです。

私たち管理側としても、わざわざ領収書を紙で発行する必要がなくなり、また過去の研修の受講歴を1つのシステムで確認できるようになりました。会員の社労士からは「領収書のダウンロードなどのマイページの利便性が向上したのは、すごく良いですね」という嬉しい声を頂いています。（志田さま）

6. クラウドを導入し、今後挑戦していきたいこと

社労士に寄り添い、すべての会員が電子申請に対応できるように支援していきたい

令和5年度の事業計画の中では、デジタルガバメントに対応するため「会員の誰一人取り残されない」をキーワードに掲げ、すべての会員が着実に電子申請に対応できるように支援すると記しています。ビジネス環境が大きく変化していくなか、人事労務の領域で引き続き社労士が顧問先等の力になれるよう、私たちは会員である社労士に寄り添ってデジタル化とDXを進めていかねばなりません。

そのためにも、私たち自身が変化に取り残されず、率先してデジタル化を推進していく必要があります。今回の取り組みをひとつのモデルケースとして、今後も社労士のため、そしてその先の顧問先の企業や多くの働く人々のため、積極的にデジタル活用に取り組んでいきたいと思います。（関口さま）

7. これから取り組む方へのアドバイス

体質的には古い組織風土である法定団体でもクラウド化に成功。まずは相談から

私たち東京都社会保険労務士会は、会員数こそ多いものの、事務所自体は中小企業ほどの規模です。さらに体質的には古い組織であるため、現状のインフラ環境を大きく変えることに不安や躊躇いがありました。

しかしそんな組織であっても、NTT東日本さまのような外部の協力パートナーの助けを借りれば、セキュリティを担保しながらクラウド化を実現することができるのです。さらに、少しずつではありますがクラウド化による成果も出始めています。

全国の古い組織体質でクラウド化に踏み出せていない団体・中小企業はぜひ一度、外部の協力パートナーに相談して、一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。（関口さま）

8. おわりに

クラウド導入を検討されている方は、NTT東日本へご相談ください

東京都社会保険労務士会さまでは、オンプレミス環境に構築していた会員サーバーやADサーバー、ファイルサーバーをクラウドに移行されました。

今回サーバー更改伴うクラウド化を導入することになった背景として、

• クローズドな環境ゆえにデータのやり取りに手間がかかっていた
• サーバーにトラブルがあった際のサポート対応に課題を感じていた

という状況がありました。

東京都社会保険労務士会さまと同じように、オンプレミスのサーバー運用にお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回の事例と同様に、各種サーバーをクラウドに移行し、必要に応じたサービスを導入することで負担は低減・解消される可能性があります。

NTT東日本なら、そもそもクラウド化するべきかのご相談や、ネットワークの構築から保守・管理まで対応できるため、企業ごとの状況や課題に最適なクラウド環境をワンストップでご提供することもできます。

高いセキュリティ基準をクリアした上でクラウド化したい

24時間365日の保守運用を依頼したい

上記のようにお悩みなら、まずはNTT東日本にご相談ください。

• 文中記載の組織名・所属・肩書き・取材内容などは、すべて2023年11月時点（インタビュー時点）のものです。
• 事例はあくまでも一例であり、すべてのお客さまについて同様の効果があることを保証するものではありません。
• Amazon Web Services（AWS）は、米国その他の諸国における、Amazon.com, Inc.またはその関連会社の商標です。