固定電話を携帯電話で受けるメリットとは？

社内の固定電話への着信を携帯電話で受けられるようになれば、担当者が社外にいても本人が受けられたり、別の従業員が受けたことによる伝達ミスを減らせたりといったメリットがあります。

担当者が社内にいなくても電話に出られる

通常、取引先や顧客から社内の固定電話に着信があった場合、その電話を受けられるのは社内にいる従業員だけです。そのため、担当者が外出していたり、テレワークで在席していなかったりした場合には、担当者以外の従業員がメッセージを受け取ったうえで、当該担当者に取引先などへのかけ直しを依頼しなければなりません。

もし、固定電話への着信を担当者が携帯電話で受けることができれば、ほかの従業員が間に入って取り次ぐ必要はなくなります。オフィスにいる従業員も、電話取り次ぎによって本来の業務を中断されることはありません。

伝達ミスを減らせる

不在担当者の業務内容をよく理解していない従業員が一次対応した場合、伝達忘れや確認漏れなどのミスが起きるおそれがあります。電話の内容が担当者に正しく伝わらなければ、その後の対応にも齟齬が生じ、取引先や顧客からの信用が低下することもありえます。

担当者が取引先や顧客からの電話を直接受けられるようになっていれば、仮にその場では担当者が出られなかったとしても、携帯電話に着信履歴が残り、後からかけ直すことができます。取引先や顧客に「この番号にかければ、必ず担当者と話ができる」という安心感を与えることができるだけでなく、伝達忘れや確認漏れなども発生しづらくなります。結果的に、先方からの信頼性の向上につながります。

固定電話にかかってきた連絡を携帯電話で受けるには？

固定電話の転送サービスを利用する、IP電話を利用する、クラウド電話を利用する、の3つの方法があります。

固定電話の転送サービスを利用する

別途オプション契約が必要になりますが、各通信キャリアでは、固定電話の電話転送サービスを提供しています。

各社でサービス内容は異なりますが、どのサービスでも共通して、固定電話への着信を任意の携帯電話（または固定電話）に転送することが可能です。さらにサービスによっては、単純に着信を転送するだけでなく、着信した固定電話を呼び出さずに転送したり、固定電話を呼び出した際に一定時間の応答がなかった場合に転送したり、固定電話が話し中の場合に転送したりと、転送の条件を設定することが可能です。さらに、指定した電話番号からの着信だけを転送することもできます。

IP電話を利用する

IP電話とは、インターネット回線を使った音声通話サービスです。音声信号をIPパケットに変換してインターネット回線で伝送し、受信側で音声信号に再変換することによって通話を可能にしています。インターネット回線には、社内に設置された電話交換機（IP-PBX）を通して接続します。

IP電話にはコストが安いなどの特徴がありますが、パソコンやスマートフォンなどを子機として利用できることも大きな特徴のひとつです。社内にかかってきた電話を、携帯電話などで場所を問わずに受けられます。もちろん、パソコンやスマートフォン同士で内線通話することも可能です。

クラウド電話を利用する

前項で紹介したIP電話は便利である反面、IP-PBXを設置するために工事費などのコストがかかり、機器やLANケーブルを設置する場所の確保も必要です。こうした課題を解決し、IP電話の機能を手軽に利用できるようにしたものがクラウド電話です。

クラウド電話は、PBXがクラウド上に設置されており、社内の電話機やパソコン、スマートフォンから、インターネット回線を利用してPBXに接続します。クラウド電話でもIP電話と同じく、社内の固定電話への着信を携帯電話で受けることができます。

クラウド電話には、社内に専用のアダプタを設置する方式と、機器を設置する必要のない方式（完全クラウド型）との2種類がありますが、専用アダプタを設置する場合でも、PBXを設置するのに比べれば工事の規模ははるかに小さくて済みます。

固定電話を携帯電話で受けられるサービスのメリット・デメリット

固定電話を携帯電話で受けられることは魅力的ですが、メリットだけではなくデメリットも存在します。転送サービスの場合、IP電話の場合、クラウド電話の場合に分けて、それぞれの特徴を解説します。

固定電話の転送サービスの場合

通信キャリアや回線によって方法は異なりますが、電話機から設定したり、キャリアに申し込んだりするだけで、簡単にサービスを利用できるようになる点が大きなメリットです。そのほか、転送先の変更が簡単、電話回線を使用して転送を行うために通話品質がよいといったことも、メリットとして挙げられます。

対するデメリットのひとつは、転送時にも通話料が発生することです。固定電話から携帯電話へ着信を転送する場合、固定電話から携帯電話へ発信していることになり、その分の通話料がかかってしまいます。1回の転送にかかる通話料は微々たるものですが、転送する頻度が高ければ相応の金額になります。

もうひとつのデメリットは、転送されてきた電話に携帯電話から折り返した際に、相手のディスプレイに携帯電話の番号が表示されることです。携帯電話からも固定電話の番号を使用して発信できるわけではないことには、注意が必要です。

さらに、一般的に転送電話サービスでは、転送先として複数の番号を登録することが可能ですが、実際に転送できるのはひとつの番号に対してだけです。複数台の携帯電話に転送できない点もデメリットです。

IP電話の場合

IP電話を利用して固定電話への着信を携帯電話で受ける際には、固定電話の転送サービスでデメリットとして挙げられていた内容がメリットになります。まず、通話料が発生しません。固定電話への着信を携帯電話で直接受けられる仕組みのIP電話は、固定電話から発信して転送を行うことにならないためです。

さらに、複数台の携帯電話を登録しておけば、ひとつの固定電話への電話を複数の携帯電話で同時に着信することが可能です。「実際に転送できるのは、ひとつの番号に対してだけ」という転送サービスに比べて、着信を取り逃がしづらく、「せっかくのビジネスチャンスを逸してしまった」というリスクを低減できます。特定の担当者だけが電話を受ける必要もなく、電話応対の機会が平等になりやすいこともメリットです。加えて、携帯電話から折り返す際にも固定電話の番号でかけられるため、プライベートの携帯電話番号が流出することもなく、従業員は安心して電話の発着信ができます。

一方、デメリットとしては、「利用するのに電力が必要なため、停電時には使えなくなる」「インターネット回線の障害や混雑などの影響を受けて、通話品質が不安定になる可能性がある」「110や119などの緊急通報時の番号にかけられなかったりする」といったことが挙げられます。

クラウド電話の場合

クラウド電話のメリットは、「携帯電話で着信しても通話料が発生しない」「複数台の携帯電話で着信できる」「固定電話の番号から折り返せる」と、IP電話と重なる部分が多くあります。これらに加えて、IP電話とは異なり、社内にPBXを設置する必要がなく、手軽に使いはじめられることが、クラウド電話ならではのメリットです。さらに、オプションでビデオ通話やチャット機能などを利用できるサービスもあります（オプションの利用には、別料金がかかる場合もあります）。

デメリットとしては、料金面が挙げられます。クラウド電話のランニングコストは、月額利用料金、オプション料金、通話料に大きく分けられますが、月額利用料金はユーザー数（ID数）によって変動します。例えば、NTT東日本が提供するひかりクラウド電話では、10 IDで11,000円、20 IDで20,900円です。

固定電話を携帯電話で受けるなら「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」

転送サービス、IP電話、クラウド電話にはそれぞれ良し悪しがあるものの、固定電話を携帯電話で受けられるようにすることは、柔軟な働き方への対応やコミュニケーションの円滑化に効果的です。現在、社内電話の切り替えを検討しているのであれば、NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめです。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の概要

「Webex」はシスコシステムズ社が提供しているクラウド型グループウェアサービスで、「Webex Calling」は同グループウェアに含まれるクラウド電話サービスです。「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」をパソコンやスマートフォンにインストールされた「Webex Calling」から利用できるようにしたもので、固定電話での発着信を携帯電話などを使って行えるようになります。2022年6月から提供が開始されました。

インターネット接続環境があり、「Webex」をインストール可能であれば、さまざまなデバイスで社内の固定電話番号を使って通話できるのが特徴です。電話だけでなく、「Webex」に含まれるチャットやWeb会議なども利用でき、コミュニケーション手段を一元化することが可能です。月額利用料は「通常プラン」と、300番号以上を利用する事業所向けの「大規模プラン」の2種類が用意されています。

通常プランの料金・内訳

通常プランを利用するには、本サービスの月額利用料のほかに、インターネット接続サービスの月額利用料、Webex Callingの機能を有するIDの契約、ユニバーサルサービス料が必要です。ユニバーサルサービス料はNTT東日本の場合、2023年12月までは1番号あたり2.2円です。

通常プランの月額利用料は、1番号目、2番号目以降の1番号あたりともに1,430円です。この料金には、UC（Unified Communication）接続基本利用料と、ひかり電話オフィスA（エース）基本利用料とが含まれます（ただし、1番号目と2番号目以降とでは料金の内訳が異なります）。

インターネット接続サービスの月額利用料については例えば、以下をご覧ください。

プロバイダパック「フレッツ 光クロス オフィスタイプ」

Webex Callingの機能を有するIDの初期設定費用は無料、月額利用料には4種類がありますが、例えばWebex Calling Proでは1,320円です（途中解約金あり・年間契約・自動更新）。

（参照：https://business.ntt-east.co.jp/service/w-ex/charge.html）

大規模プランの料金・内訳

本サービスの月額利用料のほかに必要な料金は通常プランと同じです。

大規模プランの月額利用料は300番号と301番号以上とで変わってきます。300番号の場合は264,000円です。この料金には、300番号分のUC接続料、ひかり電話オフィスA（エース）の基本利用料＋追加番号利用料（計300番号分）、複数チャネル利用料が含まれます。最低利用期間は1年間で、中途解約すると解約金が必要です。301番号以上を利用する場合には、追加番号ID接続料825円、UC接続料715円、ひかり電話オフィスA（エース）の追加番号利用料110円が、それぞれ1番号あたりにかかります。

（参照：https://business.ntt-east.co.jp/service/cloud_denwa/wx.html）

まとめ

固定電話への着信を社外にいる担当者が携帯電話で受けられるようになると、時間や手間のロスが減り、業務の効率化を図れます。固定電話の転送サービス、IP電話、クラウド電話などいったサービスがありますが、なかでもおすすめしたいのが、ひかりクラウド電話とシスコシステムズのWebexとを組み合わせた「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」です。電話のみならずWeb会議やチャットも利用でき、社内外のコミュニケーションの手段を一本化できます。初期費用もランニングコストも比較的安価であり、中小規模から大規模までの事業所で幅広く導入できます。

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  Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
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  「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  ひかりクラウド電話for Webex Callingの利用には、Webex Callingの機能を有するIDのご契約が必要です。