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1. ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、手続きや決裁などを電子化できるシステムのことです。導入することで、決裁や稟議など、複数名が承認や決裁をする必要のある業務の効率化につながります。

例えば、物品購入の決裁・重要な回覧・年休取得の申請手続きなど、さまざまな処理を電子化できるのがワークフローシステムです。

ここでは、ワークフローシステムについて正確に把握するために、「そもそもワークフローとは何か」とかワークフローシステムの機能など、基本となるポイントを把握しておきましょう。

1-1. そもそもワークフローとは

ワークフロー（Work Flow）とは、Work（業務）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉です。文字通り、業務の流れや手続き、または、それを可視化した流れ図などのことを指します。

具体的にはどういうものか、ワークフローの例をいくつか見てみましょう。

◆ワークフローの具体例

このように、ワークフローとは、複数名の従業員の承認・決裁・確認などが必要な業務全般が含まれます。さらに、こういった手続きを図示したマニュアルなどを、ワークフローと呼ぶこともあります。

ワークフローシステムでは、こういった複数名の従業員の承認・決裁・確認などが必要な業務を電子化することで、処理のスピードアップやペーパーレス化をすることが可能です。

1-2. ワークフローシステムの代表的な5つの機能

ワークフローシステムがどのようなシステムなのかを正しく把握するために、代表的な5つの機能を確認してみましょう。

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上記のとおり、ワークフローシステムには、ワークフロー全体をサポートできる便利な機能が揃っています。使える機能や充実している機能はシステムによって異なるので、ワークフローシステムを選ぶときは、検討段階で機能を比較しておくことが大切です。

1-3. ワークフローシステムが注目される背景

ワークフローシステムが、近年注目を集めている背景には、DX推進やテレワークの普及などがあります。それぞれ、どのようなもので、ワークフローシステムの必要性にどうつながるのか、まとめて見てみましょう。

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多くの従業員や業務に関係の深いワークフローを電子化することで、組織全体で効率化を進められます。効果がわかりやすいので、ワークフローシステムの導入は、DXやテレワーク普及を実現させる大きな推進力となるのです。

2. ワークフローシステムを導入するメリット・注意点

ワークフローシステムを導入すると、次のようなメリット・注意点があります。

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導入が必要かどうか正しく判断するためには、メリット・注意すべき点の両面を知っておくことが大切です。それぞれ、どのような内容なのか説明していきますので、チェックしてみてください。

2-1. ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することの代表的なメリットは、次の3つです。

◆ワークフローシステムを導入する主なメリット

2-1-1. 【メリット①】テレワークに柔軟に対応できる

ワークフローシステムを導入することで、テレワークに柔軟に対応することができるようになります。

ネットワーク経由で社外からアクセス可能なワークフローシステムを導入すれば、決裁のために出社する必要がなくなるからです。

必ず処理が必要な決裁などを紙で回していると、定期的な出社が必要となり、テレワーク定着の妨げとなります。厚生労働省の調査でも、テレワークを実施しなくなった理由として多かったのが「紙ベースの仕事などが処理できない」というものでした。

テレワークを柔軟に取り入れ、働き方改革を進めるためには、ワークフローシステムの導入が重要といえるでしょう。

2-1-2. 【メリット②】ペーパーレス化できる

ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化を進めることができます。

各種申請手続きや決裁を電子ベースで行えば、添付資料も電子化できるので、大幅なペーパーレス化につながるからです。

紙で印刷しないでよい分、資料を準備する時間が省けて業務を効率化できるほか、SDGsの目標達成に貢献できるので、企業価値向上にもつながります。

2-1-3. 【メリット③】内部統制の強化につながる

ワークフローシステムの導入は、内部統制を強化することにもつながります。内部統制とは、業務を適正に進めるための仕組みやプロセスのことです。

ワークフローシステムを導入すると、決裁権者がチェックした履歴や途中の変更内容などが、全て記録として残ります。そのため、必要な承認を得ないままに手続きが進んでしまったり、決裁時の内容を後から勝手に変更したりすることを予防できるため、内部統制強化につながるのです。

適切なプロセスと意思決定に基づいた事務処理を確保するには、ワークフローシステムの導入が有効と言えるでしょう。

2-2. ワークフローシステムを導入するときの注意点

ワークフローシステムを導入するときは、注意すべき点もあります。

◆ワークフローシステムを導入するときの注意点

2-2-1. 【注意点①】使いづらいと、浸透しない場合がある

ワークフローシステムの操作性を確認しないまま、従業員にとって使いづらいシステムを導入してしまうと、システムの利用が浸透せず、使われなくなってしまう危険性があります。

機能が多すぎたり操作が複雑だったりすると、覚えるのに時間と手間がかかり、使いこなせない従業員が出てくるからです。

従業員の中には、デジタルツールや新しいシステムに馴染むのが不得意な人も含まれることを念頭に置いて、シンプルで使いやすいワークフローシステムを選ぶ必要があります。ワークフローシステムの選び方のポイントについては、4章で改めて解説しますので、確認してみてください。

2-2-2. 【注意点②】業務スタイルに合っていないと、かえって非効率になることがある

業務の内容やスタイルに合っていないワークフローシステムを選んでしまうと、かえって非効率になる可能性があります。

例えば、出先やパソコンが使えない環境にいる機会が多い従業員がいるのに、タブレットなどモバイル端末に対応していないシステムを選んでしまっては、使い勝手が悪くなるでしょう。

また、複数の承認ルートを使い分けることが多いのに、登録できるルート数が少ないシステムを選ぶと、かえって処理が煩雑になります。

ワークフローシステムを選ぶときは、実際に業務で使うときに、必要になる機能が充実しているシステムを探すことが大切です。どのような機能があるのかについては、公式ホームページや資料請求をすることなどで確認できます。

2-3. ワークフローシステムの導入が向いているケースとは？

ここまででご紹介したメリット・注意点を踏まえると、ワークフローシステムを導入することで、効果を実感しやすいのは次のようなケースです。

◆ワークフローシステムの導入が向いているケース

上記のようなケースでは、ワークフローシステムを導入することで大幅に業務効率化できたり、柔軟にテレワークを運用しやすくなったりするなど、環境を大きく改善することが可能です。

一方で、決裁や手続きの件数が数えるほどしかない場合は、効果を実感しにくいでしょう。

3. ワークフローシステムの導入事例

ワークフローシステムのメリット・注意点が把握できたところで、実際に企業では、ワークフローシステムを導入することでどのような効果が得られているのか、具体例を確認してみましょう。

ここでは、以下の事例についてご紹介します。

実際の事例を、ワークフローシステム導入イメージをつかむための参考にしてみてください。

3-1. ワークフローシステム導入で内部統制強化などを実現した事例

ITやIoT関係のシステム・サービスの提供を中心に行う企業では、ワークフローシステムを導入することで、内部統制強化などを実現しました。

同社では、承認・決裁が必要な業務が多数あり、管理が複雑化していました。そのため、適切なプロセスを踏んで処理されているのか、把握することが難しくなっていました。

内部統制を強化し、多数の業務プロセスを把握するために導入したのが、ワークフローシステムでした。ワークフローシステムを導入し、既存のシステムと連携させたことで、業務の進捗を可視化することに成功しました。誤りの発生や処理の遅滞を解消することにも、つながったとのことです。

事例参考：NTTデータ「お客様事例」

3-2. ワークフローシステム導入で決裁スピード向上などを実現した事例

物理療法機器などのリハビリテーション関係事業やビューティー事業など幅広く手掛ける企業では、ワークフローシステムを導入し、決裁スピード向上や生産性向上を実現しました。

複数の部署が存在し、各部で文書や顧客のデータ管理を行っていた同社では、データを使いにくい状況でした。また、決裁時に担当者が不在だと処理ができず、業務が停滞しがちでした。

そこで、同社では、ポータル基盤を整備するとともに、ワークフローシステムを導入しました。これに伴い、データの共有が進み生産性が向上するとともに、決裁のスピードが向上したとのことです。

この事例からわかるように、担当者が出張などで社内にいなくても、社外から決裁が進められるのは、外回り業務が多い企業にとって大きな魅力と言えるでしょう。

事例参考：基幹システム更新に合わせて「intra-mart®」を導入文書管理の統合とワークフロー化で生産性向上に貢献

4. ワークフローシステムを導入し業務効率化するポイント

ワークフローシステムを導入し、業務効率化につなげるには、次のようなポイントを押さえることが大切です。

どういうところがポイントとなるのか、もう少し詳しく説明します。

4-1. 既存システムとの連携を意識して導入する

ワークフローシステムを導入する際は、既存システムといかに連携させるかを意識してシステムを選ぶことで、業務効率化を実現しやすくなります。

既存システムをワークフローシステムと連携させておくことで、決裁などが終わった後に発生する処理を、シームレスで行えるようになるからです。

例えば、時間外勤務の申請を行ったら、月末には時間外勤務手当の計算・支給処理が発生します。そこで、ワークフローシステムと給与計算システムを連携させておけば、承認結果などのデータが、給与計算時にそのまま流用可能です。改めてデータを移動させたり入力させたりする手間が省け、入力誤りなどのリスクも減らせます。

他にも、ワークフローシステムと連携させることで業務効率化を実現できるシステムの例を、チェックしておきましょう。

◆ワークフローシステムと相性の良いシステム例

4-2. 業務の内容やスタイルに合わせて導入する

業務の内容やスタイルに合わせて導入するワークフローシステムを選ぶことで、業務環境を改善する効果を高めることができます。

ワークフローシステムは、システムによって充実している機能が異なるため、自社の業務状況で必要な機能の充実したシステムを選ぶことが重要だからです。

例えば、

• 入力フォームを複数種類作りたいので、テンプレートが充実しているものがよい
• 複数の決裁ルートを使い分けたいので、登録数が多いものがよい
• 決裁の関係者が多いので、フローの分岐条件を細かく設定したい
• 外回りの従業員が多いので、タブレット対応のものがよい

など、業務の内容やスタイルによって、さまざまなニーズが想定されます。このようなニーズを明確にして、ワークフローシステム選びをすることで、導入効果を最大化できるでしょう。

4-3. 拠点間の情報共有への活用も見据えて導入する

ワークフローシステム導入時は、各拠点内での運用だけでなく、拠点間での情報共有などに活用することも視野に入れておくことで、導入効果を高められます。

拠点間の情報共有と言うと、メール・チャットツール・電話などを想定しがちですが、ワークフローシステムを活用することで、より確実な情報伝達が可能になるからです。

閲覧履歴が残るワークフローシステムを使って情報伝達することで、確実に情報を周知させ、履歴を保存することができます。例えば、就業規則の改定や情報ポリシーの更新、法改正に伴う対応の呼びかけなど、重要情報はワークフローシステムを使うと安心です。

各拠点の従業員の状況などを把握し、拠点間で情報共有するときにも活用できる形で、ワークフローシステムを導入しましょう。

5. まとめ

ワークフローシステムとは、手続きや決裁などを電子化できるシステムのことです。導入することで、決裁や稟議など、複数名が承認や決裁をする必要のある業務の効率化を、実現することができます。代表的な機能は、次の5つです。

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ワークフローシステムを導入するメリット・注意点には、次のようなものがあります。

• 横にスクロールします

導入が必要かどうか正しく判断するためには、メリット・注意すべき点の両面を知っておくことが大切です。

ワークフローシステムの導入効果を最大化するには、次のポイントを押さえましょう。

ワークフローシステムを導入することで、多様な働き方の実現やペーパーレス化の推進など、さまざまなメリットがあります。この機会に、ワークフローの電子化を進め、企業の競争力や価値の向上を実現していきましょう。