業務改善でスムーズに生産性を向上!分析・改善手法とポイント3つ

業務の進め方やルール・目的など根本部分も含めて見直すことで、企業の生産性をより高める業務改善。働き方改革や少子高齢化に伴う労働人口の減少などによって、現在、多くの企業が業務改善の必要性に迫られています。

この業務改善が「成功するか、失敗するか」を大きく左右するのが、

  • 現状分析を正しく行うこと
  • 適切な改善手法を選ぶこと

の2つです。

業務量や役割分担などの実態を正確に把握できていないと、改善点を見つけ出すことが難しくなってしまいます。また、改善手法の選択を間違えると思ったような改善効果が出ず、業務改善は失敗しやすくなってしまうでしょう。

そのため、業務改善の重要ポイントである現状分析や改善手法の選択を的確に行うには、あらかじめ、分析を進める際に踏むべき正しい手順・代表的な改善手法の特徴と活用方法を知っておく必要があるのです。

そこで今回は、業務改善をスムーズに成功させるために欠かせない以下のポイントを解説します。

  • 業務改善のフロー
  • 業務改善の分析手法
  • 業務改善手法5つの特徴と活用方法
  • 業務改善に失敗しないためのポイント3つ
  • 業務改善で活用したいツール

上記のとおり、業務改善に失敗しないためのポイント・成功させるために活用したいツールも合わせてご紹介します。効率的に業務改善を進め確実に成果を上げるためにも、まずは、正しいプロセスと押さえるべきポイントを把握しましょう。

1. 業務改善の成功には分析・改善手法の選択が重要

業務改善は以下のようなフローに従って行うと、無駄なく効果的に進めることができます。

この中でも、特に業務改善を成功させる上でポイントとなるのが、「1. 現状分析」「3. 改善手法の選択」をきちんと行うことです。

業務改善と言っても、いきなり改善点を探すのではなく、まずは業務の全容を具体的に把握することが、適切な改善点を見つけることにつながります。部分だけに着目するのではなく、全体の流れや他の業務・部署との関連性を把握することで、業務全体を効果的に改善するためのポイントが見えてくるでしょう。

また、さまざまな改善手法を把握した上で、見つけた改善点や業務に対して最適なものを選ぶことも、業務改善の成功に欠かせません。例えば、改善すべき時間を要する確認作業について、システム化などによって時短して残すべきだったのに選択を誤り削除してしまうと、かえって業務が煩雑化してしまうでしょう。

冒頭でもお伝えしたとおり、分析を進める際に踏むべき正しい手順・代表的な改善手法の特徴と活用方法をきちんと把握しておくことが、業務改善を失敗しないためには重要なのです。

次章以降で詳しく見ていきましょう。

2. 業務改善の分析手法

スムーズな業務改善に向けて、業務の現状を効率的に漏れなく分析するためには、次の3つのポイントを押さえて進めることをおすすめします。

業務の現状分析をスムーズに進めるポイント3つ

1. 業務フローを作成する

2. 業務量を可視化する

3. 業務の分担・役割を明確にする

無駄なく分析作業を進めるために欠かせないポイントについて、詳しく見ていきましょう。

2-1. 業務フローを作成する

まず行うべきなのが、業務フローを作成し業務プロセスの全体像を把握してしまうことです。業務プロセスには、属人的な業務であったり新規項目を随時追加するなどして複雑化した業務であったりといった理由で、見えづらくなっている部分があります。

業務フローを作成し、このような見えていなかった細かな作業や関連業務を明らかにすることで、

  • 本当に改善すべきポイント
  • 該当箇所を変えてしまってもよいのかどうか

などがわかるようになる効果が得られるのです。

業務改善に役立つ業務フローを作るためには、直接担当者から聞き取りを行ったり、業務日報や過去のデータを確認したりするとよいでしょう。できるだけ詳細に細かいところまで明らかにしておくと、業務改善をスムーズに進めやすくなります。

業務フローはエクセルや手書きなどでも作成できますが、より簡単にわかりやすいフローを作成したい場合はBPM(Business Process Management)ツールを活用すると便利です。クラウドでも利用可能なツールもあり、気軽に使い始めることができます。

2-2. 業務量を可視化する

業務プロセスの全体像を把握したら、各作業の業務量を計測し、全体の作業時間や特に重たい作業を可視化していきましょう。

業務量を実際に計測してみることで、想定したより重い業務や、成果に対して時間をかけ過ぎている作業を明らかにすることが可能です。

その結果、

  • 効率化すべきプロセス
  • 最適な作業方法

を見つけることができるようになります。

業務量を可視化する際は、どういう基準で業務量を測るのか、指標を適切に定めることが大切です。作業時間以外にも、回数・件数・顧客の数など業務に合った基準を定めておくことで、より正確に業務のウエイトを把握でき、改善がしやすくなるでしょう。

2-3. 業務の分担・役割を明確にする

業務プロセスの各作業について担当者や関係する部署・関係者の役割を明らかにし、業務の配分が適切かどうかを確認することも、業務改善の成功に欠かせない要素です。

業務の分担や関係者ごとの役割が明確になると、

  • 集約することで効率化できる業務
  • 分散することで改善できる業務

が見えてきます。

複雑な業務プロセスほど、複数の担当者・担当部署が入り組んでいてわかりにくいものですが、そういった業務ほど分担・役割を整理することで、プロセスをシンプルにして改善が図れる余地があるものです。

なお、以上のような分担や作業時間などを業務フローに集約しておくことで、担当者が変更になった際の引継ぎ資料としても、とても役立ちます。

3. 業務改善手法5つと活用方法

業務の現状分析を行い改善点が明確になったら、いよいよ改善するための手法を選んでいきます。

業務改善に効果のある代表的な手法は、次の5つです。

それぞれの改善手法について、特徴や具体的にどのような場面で活用できるのかを説明します。

3-1. 削減・簡略化する

業務や作業自体をなくしてしまったり、回数を減らすといった改善手法が、削減・簡略化です。以前は必要だったけれど現在は不要な作業や、同じ成果を上げるために現在ほどの作業量が必要ない場合などに、最適な改善手法と言えます。

具体的には、形式化している会議やセレモニー・多すぎる承認や決裁のルートなどを改善する場合などに効果的な手法です。

削減・簡略化には以下のような特徴があります。

削減・簡略化の効果と注意点
効果

削減・簡略化をすると、その分業務が減るため改善効果がすぐに見えやすい

注意点

業務のアウトプットの質が低下したり、クレームにつながったりするリスクがある

削減・簡略化する場合、本当に無くしてしまってもよい工程なのかをきちんと検討してから行いましょう。

3-2. 標準化する

誰が担当しても同じように業務を処理できるようにすることを、業務の標準化と言います。属人化の対義的な状態が標準化です。例えば、マニュアル化・業務プロセスの整理や統一などによって、標準化をすることができます。

標準化をすると見込まれる主な効果は、次のとおりです。

  • 担当者が変わっても、同じ作業時間で同じ品質の成果を上げることができる
  • もっとも効率がよくミスの少ないやり方を共有できるため、生産性が向上する

定型的な業務や反復継続する業務、高度な判断や創意工夫などを求められない業務は、標準化が向いています。例えば、経理処理や総務関係の定例業務などに効果的な改善手法です。

標準化の効果と注意点
効果
  • 作業効率・品質が安定する
  • 引継ぎ処理が簡単になる
注意点
  • マニュアル化しても、見直しをしないとマニュアルが形骸化してしまう
  • 何でもマニュアル化しようとすると無駄に時間がかかり、かえって負担になる

標準化をする場合、マニュアルは随時見直すことマニュアル化にこだわりすぎないことに気をつけましょう。

3-3. システム化する

システム化とは、これまで手作業などで従業員がつきっきりで行っていた業務にシステムを導入し自動化する改善手法です。具体的には、RPAやAIなどといったIT技術を活用し、パソコンを使用して行う定型的な業務を自動化します。

簡単に自動化を導入できて効果を実感しやすい業務は、反復継続して行う業務や作業途中に他者による意思決定が必要ない業務などです。例えばデータ集計・報告資料作成・入力チェック業務などは、システム化による業務改善に向いています。

システム化の効果と注意点
効果

人的リソースの確保・コスト削減・生産性向上などが図れる

注意点

パソコンやシステムが不具合を起こすと業務停止する

自動化した業務について手動で行う処理手順も整理しておくなど、対策を講じておきましょう。

3-4. 集約する

類似の業務を複数の部署で分散して行っている場合に、1つの部署に集約して一括処理をする仕組みを作ることも、効果的な業務改善手法の1つです。複数部署でバラバラに管理・処理していた業務を集約化することで、コストの削減・業務の品質向上を実現することができます。

一般的に集約化に適するのは、人事・総務・経理などのような同じルールに従って画一的な処理が可能な業務です。例えば給与計算・福利厚生・備品管理・会計仕訳・支払伝票の起票など、さまざまな業務を集約することで効率化することができます。

集約することの効果と注意点
効果

コストの削減・業務の品質向上

注意点

集約化すると画一的な処理にならざるを得ないため、各部署で処理する場合に比べて、きめ細やかな対応ができず品質が下がる可能性がある

すべての部署を集約しても問題ないのか、事前に各部署の状況をヒアリングした上で集約化に踏み切ることによって、品質低下を防止できます。

3-5. アウトソーシングする

業務の一部を外部に委託するアウトソーシングも、有効な改善手法です。社内で処理しなくても問題がない単純業務や、方針が確定していて意思決定を要しない業務などは、外注することで限られた人的リソースを有効に活用できるようになります。

アウトソーシングが活用できる場面として代表的なものは、コールセンター業務・営業・庶務経理です。外注先の業者は当該業務を専門に行っているため、業務の質の向上も見込めるでしょう。

アウトソーシングの効果と注意点
効果
  • 社内の従業員がコア業務に専念しやすくなる
  • 業務の質が向上する場合もある
注意点
  • 情報漏洩のリスクがある
  • 業務のノウハウを蓄積できない

アウトソーシングを改善手法として検討する場合は、アウトソーシング先の選定に留意する・社内で業務手順を別途整理しておくなどの対策も、合わせて検討しましょう。

4. 業務改善に失敗しないためのポイント3つ

業務改善に失敗しないためには、現状分析の徹底と適切な業務改善手法の選択の他にも、押さえるべきポイントがあります。

業務改善に失敗しないためのポイント3つ

1. 現場と協力して進める

2. 長期的な視点で計画的に行う

3. ツールを積極的に活用する

それぞれ、どのような点に気をつけて業務改善を進める必要があるのか、確認してみましょう。

4-1. 現場と協力して進める

業務改善に取り組む際は、実際に業務に携わるメンバーとコミュニケーションを取り、協力して進めていく必要があります。

具体的には、

  • スケジュールや改善内容について、現場の意見をヒアリングして参考にする
  • 改善の目的や目標数値を明確にして共有する

など、現場と密に情報共有し、業務の実態や繁忙期を踏まえた配慮をするとスムーズに進められるでしょう。

業務改善を実効性のあるものにするためには、現場レベルで「改善しよう」という意識を持ってもらい、改善に向けたモチベーションを育てることが大切です。協力関係を築き業務改善への理解を得ることで、現場の意識も育てましょう。

4-2. 長期的な視点で計画的に行う

確実に業務改善の効果を出すためには、余裕を持ったスケジュール設定と、計画をきちんと立てて進めることが欠かせません。

複数部署にまたがる改善など、効果の大きな業務改善ほど、成果が出始めるのに時間がかかるためです。また、改善点を複数見つけたからといって、すべてを一度に進めようとすると負担が大きくなり、成果が出る前に改善が進まなくなるリスクがあります。

以上のことから、業務改善を進める際は、

  • 短期で結果を出そうとし過ぎず、改善内容に合わせた期間を見込む
  • 全部を一度で改善しようとしないで、優先順位をつける

ようにしましょう。

4-3. ツールを積極的に活用する

スムーズに業務を改善したい場合、クラウドやAI・RPAなどのITツールを積極的に活用するのがおすすめです。

ITツールと聞くと、「難しそう」「専門知識がないと扱えないのではないか」と感じる方も多いでしょう。しかし、実際にはプログラミング知識などが無くても導入できますし、サポート体制の整った業者を選びさえすれば、簡単に使い始めることが可能です。

総務省の最新の調査においても、業務にクラウドを活用していると回答した企業は68.7%、IoT・AI等を導入している・導入の予定があると回答した企業が22.2%と、多くの企業が活用していることがわかります。

※出典:総務省「令和3年情報通信白書」より作成

特にクラウドツールは業務改善に効果的なので、うまく取り入れていきましょう。

5. 業務改善で活用したいツール3つ

ここでは、どの業種でも使いやすく、ITツールを初めて導入する場合でも効果を実感しやすいクラウドツールのおすすめを紹介します。

業務改善のおすすめのツール3つ

1. オンライン会議

2. クラウドストレージ

3. タスク管理

導入事例も簡単に取り上げますので、活用を検討する際の参考にしてください。

5-1. オンライン会議

インターネットに接続できるPCやデバイスがあれば複数名で会議が可能なオンライン会議ツールは、業務改善効果の高いツールです。

いつでもどこからでも会議に参加できるオンライン会議ツールを活用することで、

  • テレワークなど多様な働き方が可能
  • 会議のために移動したり出先から帰社する必要がなく、時間やコストの無駄がない
  • 資料も画面共有で閲覧できるためペーパーレス
  • 会議の日程設定がしやすくなり、速やかに情報共有や意思決定ができる

などの効果が見込めます。

日鉄ケミカル&マテリアル株式会社の導入事例
  • さまざまなネットワークサービスを利用可能なクラウドサービスによるオンライン会議システムを導入することでテレワーク7割を実現
  • 保守運用の負担が7分の1程度に激減

※出典:NTTコミュニケーションズより

5-2. クラウドストレージ

インターネット接続環境があれば、どこでもデバイスを選ばずデータの保存や閲覧などができるクラウドストレージは、情報共有がしやすくなる以外にも業務改善に役立つ特徴を有しています。

クラウドストレージを活用すると、

  • 外勤先、自宅からでも情報共有できる
  • 機器購入費用不要で初期費用を抑えられる
  • 保守管理が不要
  • 災害時もデータ消失のリスクが低い

などの利点があります。

横河医療ソリューションズ株式会社の導入事例
  • BCP対策、保存データ容量の急増に伴い導入
  • 運用管理から解放され、上限を気にせずサイズの大きいデータも保存できるようになった
  • 堅牢なデータセンターに設置されたクラウドストレージのため災害時も安心

※出典NTTスマートコネクトより

5-3. タスク管理

メンバーごとのタスクについて内容や締め切り・進捗などをリアルタイムで共有できるのがタスク管理ツールです。チーム間での情報共有に業務改善の余地がある場合、有効な解決手段となるでしょう。

タスク管理ツールを活用する主な利点は、次のとおりです。

  • 多くのタスクがあっても効率よく管理できる
  • メンバーの状況が一目でわかるため、チームワークを取りやすい
  • 締め切りが可視化されるので、相互にフォローしやすくミスが発生しにくい

実際に導入した企業でも、以下のような効果が上がっています。

株式会社テルウェル・ライフアシストの事例
  • 画面遷移の少ない使いやすいタスク管理システムで導入時研修も最低限で済み、コストを抑えてストレスなく導入できた
  • タスク管理を通じて社員間のコミュニケーションも活発化した

※出典NTTテクノクロスより

6. クラウドを活用して効果的に業務改善を進めるならNTT東日本で

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2. クラウドも回線も!幅広く御社の課題解決をサポートできます

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6-3. 徹底した運用支援で導入後もストレスフリー

NTT東日本では、クラウドの導入時はもちろんのこと、導入後もストレスフリーです。24時間365日体制の徹底した運用支援が、御社をシステム運用から解放します。

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監視/通知

ステータスチェック・リソース監視・サービスプロセス監視・ログ監視

通信監視・PaaS 状況監視・監視システムアラートの通知ご連絡

故障受付/一次対処

故障受付・故障箇所切り分け・一次対処

運用代行

リタイアメント対応・仮想サーバータイプ変更

イメージ/バックアップ作成・ボリュームサイズ変更

サーバー停止・起動・再起動・OSセキュリティパッチ適用 など

充実したサポートと安心の価格設定は、実際にご利用いただいたお客さまからも評価をいただいております。

「24/365の有人監視をご提供いただける点に魅力を感じております。特に有人監視については監視とアラート通知のみならず一次障害対応まで幅広くご対応いただけるにも関わらずリーズナブルな価格でご提供いただけ、非常に有り難く感じております。」
ジェイエムテクノロジー株式会社さま

サポート内容は、お客さまのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズもできます。

無料相談もございますので、まずは、お気軽にご相談ください。

7. まとめ

今回は、業務改善をスムーズに成功させるために欠かせないポイントを解説しました。

業務改善の手順の中でも重要なのが、現状分析の徹底と適切な業務改善手法の選択です。

現状分析をスムーズに行うためには、以下のポイントを押さえましょう。

業務の現状分析をスムーズに進めるポイント3つ

1. 業務フローを作成する

2. 業務量を可視化する

3. 業務の分担・役割を明確にする

また、業務改善手法には、次の5つがあります。

代表的な業務改善手法5つ

1. 削減・簡略化

2. 標準化

3. システム化

4. 集約

5. アウトソーシング

それぞれの特徴や活用に適したシーンを把握し、最適な手法を選びましょう。

上記のほかにも、業務改善に失敗しないためには、

  • 現場と協力して進める
  • 長期的な視点で計画的に行う
  • ツールを積極的に活用する

などのポイントを押さえることが重要です。

業務改善で活用したいツールには、オンライン会議ツール・クラウドストレージ・タスク管理ツールなど、さまざまなものがあります。解決したい課題に合わせて最適なツールを導入するとよいでしょう。

業務改善で確実に成果を上げるためにも、上記を参考に、まずは正しいプロセスやポイントを把握しましょう。

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