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業務効率化とは？生産性を高めるための業務効率化手法を紹介

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業務効率化とは、現状のさまざまな業務プロセスに隠れた「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしプロセスを改善することで、企業全体の生産性を高める取り組みを指します。

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上記のような「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしプロセスを効率化することで、同じ従業員数でも労働時間数を減らすことができたり、同じ労働時間でもこれまで以上の質・量の成果を上げることが可能となったりすることが、業務効率化です。

主に少子高齢化社会の進展に伴う労働人口の減少への対策や、働き方改革の観点から、近年、業務効率化の必要性がますます高まっています。

企業の競争力を高めるうえでも欠かせない業務効率化ですが、「何をどうすれば業務を効率化できるのか、わからない」という方が多いのが実情です。闇雲に今の業務を見直すだけでは、かえって仕事がやりづらくなる結果にもなりかねません。

そこで今回は、業務効率化とはどのようなもので、どのように進めればよいのかについて、ポイントをわかりやすく解説します。

上記に加えて、業務効率化の成功事例も複数紹介しています。
これらのポイントを踏まえることで、各企業の状況に合わせた効果的な業務効率化の実現に近づきます。

「業務効率化をしたいが、何から始めればよいのかわからない」
「自社に最適な業務効率化を、スムーズに実現したい」
そうお考えの方は、スムーズに進めるための方法や成功事例を参考にして、早速、できるところから少しずつでも業務効率化に着手してみませんか。

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1. 業務効率化とは企業全体の生産効率を高める取り組み

各業務プロセスから無駄な業務などをなくす業務効率化を行うことで、従業員一人ひとりが仕事をしやすくなるのはもちろんのこと、企業全体の生産効率も高めることができます。

とはいえ、ただ仕事のやり方を変えれば、業務効率化ができるわけではありません。
また、慣れ親しんだルーティンであれば、そもそも効率化すべき箇所を見極めること自体、難しいかもしれませんね。

まずは、「業務効率化とは具体的にどういうことを指すのか」「どのようなメリット・デメリットがあるのか」を正しく把握して着手することが大切です。

そこで、ここでは、

について説明します。

1-1. 業務効率化とは

冒頭でも述べましたが、業務効率化とはさまざまな業務プロセスに隠れた「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしプロセスを改善することで、企業全体の生産性を高めることができる取り組みです。

業務効率化における「ムリ・ムダ・ムラ」とは、以下のような状態を意味します。

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例えば、

のような状態は、業務効率化すべき「ムリ・ムダ・ムラ」です。

効果的に「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし業務効率化するためには、

• 業務のプロセス全体と課題を見える化すること
• 関連する他業務と合わせて効率化すること

といった、部分のみに着目せず全体を見たうえでやり方を見直すことがポイントとなります。

1-2. 業務効率化と生産性向上との違い

業務効率化と生産性向上は、手段と成果のどちらに重きをおくかという点で異なります。
具体的には、業務効率化は成果を出すための手段（コスト）をいかに効率化するかを重視するのに対し、生産性向上は成果をいかに最大化するかを重視します。

また、業務効率化と生産性向上は、手段と目的の関係にあるとも言えるでしょう。
業務効率化をすることは、生産性向上という目的を達成するためだからです。

1-3. 業務効率化のメリット

業務効率化を行うことで、次のように従業員にも企業にもメリットがあります。

従業員にとっては、無駄な業務から解放されることによる負担軽減や、業務効率化の過程で理由もわからず行っていた業務の目的が明確化することによるモチベーションアップといったメリットがあります。その結果、仕事への満足度アップが見込めるでしょう。

企業全体で見た場合、時間や経費といったコストを削減し生産性が向上する結果、利益率が増大します。また、効率化に伴い余裕ができたリソースを活用し、新規事業などを始めることも可能です。

1-4. 業務効率化のデメリット

一方で業務効率化には、以下のようなデメリットもあります。

業務効率化する際に効果的なITツールですが、導入するためにコストがかかること・情報の流出などのセキュリティリスクがあることに注意が必要です。予算に合わせたツールを提案してもらえる業者を活用する・情報セキュリティに関する社内研修を行うなどの対策を取るとよいでしょう。

また、業務効率化に伴い仕事のやり方を変える場合、どうしても新しい工程を覚えるための手間がかかってしまいます。詳しくは「6. 業務効率化をするときの注意点4つ」でも説明しますが、マニュアルやフローを準備する・説明会を行うなど事前準備をしっかりすることでスムーズに移行が可能です。

2. 業務効率化をスムーズに進める方法

業務効率化をスムーズに進めるためには、正しい手順で行うことが重要です。

上記のステップを踏むことで、本当に改善すべきプロセスを正しく効率化することができるでしょう。

「業務効率化をしたつもりが、かえって仕事がやりづらくなった」というケースの多くは、業務効率化を進める手順が適切でなかったために、効率化する箇所や方法を誤ったことが原因と考えられます。

ここでは、失敗せずスムーズに業務効率化を進めるための手順を詳しく解説しますので、ご活用ください。

2-1. 業務と課題を見える化しよう

業務効率化をスムーズに進めるためには、まず、業務の全体像と課題がある箇所を明らかにしましょう。

業務の全体像を把握することで、どこを改善すれば業務全体が効率化できるのかを正しく判断することができるようになります。

具体的には、次のようなポイントを押さえて見える化をすると効果的です。

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上記のポイントを押さえて業務の全体像を把握したら、ムリ・ムダ・ムラなどの課題を探しましょう。

例えば、

などの観点から、効率化すべき問題点を探していくと効果的です。

以上のような内容を、作成者以外でもわかりやすいように図や表などを用いて見える化しておくことで、スムーズに業務効率化を進めることができます。

2-2. 効率化の優先順位を決めよう

業務の全体像と課題がある箇所を明らかにしたら、次は、どの課題から優先して効率化していくか、業務効率化の順番を決めましょう。

判明した課題は一気に解決したくなるところではありますが、多くの業務効率化を並行して進めると現場が混乱したり、どの効率化も中途半端になってしまったりしがちです。焦って失敗しないためにも、効率化がより簡単な業務・効率化の効果が出やすい業務から順番に着手しましょう。

上記の視点から優先順位を決めることで、無理なくスムーズに業務効率化を進めることが可能になります。

2-3. 最適な手法・ツールを選ぼう

業務効率化を進める順番が決まったら、どのような手法・ツールを活用して効率化するのかを検討しましょう。

仕事のやり方を変える・アウトソーシングする・ツールを導入するなど、業務プロセスの課題を解決する選択肢はさまざまです。それぞれの業務や企業の状況に合わせた最適な方法を選択することが、スムーズな業務効率化を進めるうえで欠かせません。

最適な手法を検討するうえでヒントとなるのが、改善の4原則と呼ばれるECRSという考え方です。

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上記の視点を「E→C→R→S」の順番で検討していくと、最適な改善策にスムーズにたどり着けます。

まずはECRSを踏まえて基本的な効率化の方向性を決めたうえで、具体的な手法・ツールを検討していきましょう。

なお、業務効率化手法は「3. 生産性を高めるための業務効率化手法」で、おすすめのツールは「4. 【ケース別】業務効率化のおすすめツール5つ」で、それぞれ詳しく紹介します。

2-4. 効率化の受け入れ態勢を整えよう

業務効率化の手法・ツールが決まっても、突然、導入するのはおすすめできません。まずは業務効率化を行う現場の受け入れ態勢を整えてから、リリースしましょう。

具体的には、

の2点に注意してください。

最適な業務効率化の手法・ツールであっても実施のタイミングや導入方法を誤れば、うまく定着せず失敗に終わってしまいます。

業務効率化というメリットの多い施策であっても、効率化対象となる業務に関係する従業員には一定の負担がかかることを考慮して、現場の状況を整えてからタイミングよく実施しましょう。

2-5. 効果を検証しフィードバックしよう

業務効率化を実施した後で忘れてはいけないのが、効率化の効果を検証しフィードバックすることです。

最適な業務効率化の手法・ツールを最善のタイミングで導入しても、予期していたとおりの効果が出るかどうかは、一定期間運用してみないとわかりません。必ず、どの程度の効果が出ているのか確認し、継続して改善していくことで、業務効率化を成功させることができます。

一度業務効率化を行ったら終わりではなく、定期的にモニタリングし必要なマイナーチェンジを継続して行うことが、業務効率化を形骸化させないためにもっとも重要です。

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3. 生産性を高めるための業務効率化手法

業務効率化によって効果的に生産性を高めるためには、次のような手法が効果的です。

それぞれどのような手法なのか、具体的に説明します。

3-1. 無駄な業務は思い切ってやめてみる

費用や時間をかけず簡単に実践できて効果も大きいためまず挑戦したい手法が、無駄な業務は思い切ってやめてみることです。

新しいやり方の導入は費用や慣れるための手間がかかるため、費用対効果の観点から実践のハードルが上がりがちです。しかし、この手法は、今まで行っていたことをやめるだけであるため、比較的気軽に挑戦できます。

例えば、

のような実践方法が挙げられます。

「突然完全にやめてしまうのは不安。反対が多そう」という場合は、段階的に減らしていくのもよいでしょう。

3-2. マニュアル・フローを作成する

誰もが同じプロセスを踏んで業務を遂行し同等の結果を出せるマニュアル・フローの整備は、定型化できる業務・たびたび発生する業務の効率化に効果的です。

定型的な業務ほど、作業プロセスによって生産性が変わります。そのため、短時間で質の高い成果を生み出せる最適なプロセスをマニュアル・フロー化して全員で共有することは、大きな効率化につながるのです。

例えば、次のような事例は効率化に効果的でしょう。

すでにマニュアル・フローがある場合も、定期的にそれが最適解なのか確認し、必要に応じて見直すことが重要です。

3-3. 業務をまとめる・分業化する

複数の担当者・部署にまたがっていた業務を単独の担当者・部署にまとめたり、単独で行っていた業務を複数の担当者・部署に分散させたりする手法も、業務の効率化につながる場合があります。

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業務をまとめることの最大のメリットは、情報を一元化できることです。一方で、分業化することによって、担当業務を簡素化し習熟スピードを上げることができます。

「2-1. 業務と課題を見える化しよう」で作成した業務の全体像をもとに、メリットを活かせる場合は、業務をまとめる・分業化することを検討しましょう。

3-4. アウトソーシングを活用する

アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内の従業員でなくても処理できる定型的な業務を、外部の企業などに発注することです。コスト削減や社内の人的リソースの有効活用を目的として、近年、需要が高まっています。

アウトソーシングのメリット・デメリットは、以下のとおりです。

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