COLUMN

クラウドメール導入するなら必見！特徴・メリットと着目ポイント5つ

クラウド上のサーバーでメールの送受信を行うクラウドメールは、インターネットにつながりさえすればいつでもどこでも利用が可能です。そのため、テレワークや働き方改革の浸透に伴って、場所を選ばずにメール対応が可能なクラウドメールの需要が高まっています。

とても便利なクラウドメールですが、メールはビジネスの基本なので、導入を検討する場合は特徴やメリットを踏まえた慎重な検討が必要です。

クラウドメールの仕組みや機能を把握して、自社の環境・業務にも合っているか、安全に運用が可能かなどを確認しておく必要があります。また、一言でクラウドメールと言っても多くの種類があるので、ポイントを押さえて選ぶことが重要です。

そこで、今回はクラウドメールを導入するなら知っておきたいポイントを解説します。

上記の内容を把握することで、自社の環境においてクラウドメールを導入すべきかどうか、導入する場合はどのようなメールサービスを選択すべきかが判断できるようになるでしょう。

今より仕事が捗るメール環境を整えるためにも、まずはクラウドメールの基本を確認してみてください。

1. クラウドメールとは

冒頭でもお伝えしたとおり、クラウドメールとは、クラウド上のサーバーでメールの送受信を行うメールサービスのことです。例えば、Gmail・Yahoo!mail・BIGLOBEクラウドメールなど多くのクラウドメールサービスがあり、サービスによって機能や使い勝手などが違います。

クラウドメールが送受信される仕組みを、もう少し具体的に見ていきましょう。

クラウドメールは、簡単に説明すると

① インターネット接続し、Webブラウザでメール作成
② 送信したメールは、いったん送信者のサーバーへ
③ 受信者のサーバーの住所を、DNSサーバーに照会
④ 判明した住所をもとに、メールは受信者のサーバーへ

という仕組みで届きます。作成時にWebブラウザを使用することと、送信者のサーバーが自社ではなくクラウド上にあることがクラウドメールの大きな特徴です。

クラウドメールは、インターネットさえ使えればいつでもどの端末からでも確認できるため、出先や家でも簡単にメールの処理ができるようになります。

2. クラウドメールのメリット・デメリット

クラウドメールには、業務の効率化につながるメリットもある一方で、デメリットもあります。

• 横にスクロールします

使い始めて「こんなはずじゃなかった」と思わないために、導入を検討する際は、メリット・デメリットの両面をきちんと把握しておくことが重要です。
以下で詳しい内容を説明しますので、参考にしてください。

2-1. メリット

自社でサーバーを持たず、インターネット経由でアクセスするクラウドサーバーを利用するクラウドメールには、業務の効率化や柔軟な働き方に役立つメリットがあります。

もっとも大きなメリットは、職場のパソコンなど決められた端末でなくてもメール処理が可能になる点です。外回りの空き時間やテレワーク中の自宅でもメールに対応できて、効率的に仕事ができます。

また、自社でサーバーを調達しなくてよいのも大きな強みでしょう。サーバー購入・リプレースに必要な費用もかからなければ、面倒な保守管理・障害対応もありません。

他にも、意外と便利なのが拡張性の高さです。クラウドメールなら、契約を変更するだけでストレスフリーに保存容量や機能の追加などができます。

2-2. デメリット

一方で、メールサーバーを自社管理しないからこそのデメリットがクラウドメールにはあります。

サーバー購入費用など初期費用が不要な反面、毎月の利用料金が発生します。従量課金であるため、アカウント数が増えるほどランニングコストも増えてしまうため、利用する従業員数が多くなりそうな場合は事前に月額を確認しましょう。

また、クラウドサーバーに何かあれば、当然クラウドメールも使えません。自社のサーバーでない以上、復旧はクラウドサーバーを保有する業者任せです。保守管理に信頼のおける業者のサービスを導入することをおすすめします。

オンプレミスメールからクラウドメールへ移行する場合、データを移す手間が発生する場合があることも覚えておきましょう。事前にデータ移行時の方法・ファイル形式を確認しておくと安心です。

3. クラウドメールとオンプレミスメールとの違い

クラウドメールと対になるオンプレミスメールとの大きな違いは、サーバーを管理する主体です。

オンプレミスメールとは、自社でメールのサーバーやソフトウェアを調達・管理する従来型のメールを指します。一方で、クラウドメールでは、メールサーバーを管理するのはクラウド運営会社です。

上記のとおり、クラウドメールとオンプレミスメールとでは、サーバーの管理主体・初期費用・ランニングコスト・拡張性・災害リスクへの強さなどで大きな違いがあります。

オンプレミスがよいのかクラウドがよいのか検討する際は、特にランニングコストにどれくらい差が出るのかなど、費用面を試算しておくのがおすすめです。その上で、クラウドメールならではのメリットが、自社の業務においてどの程度必要かを検討しましょう。

4. クラウドメールは個人向けより法人向けがおすすめな理由3つ

クラウドメールには個人向け（基本無料）と法人向け（有料）の2種類ありますが、ビジネス用途であれば、断然、法人向けがおすすめです。理由は、次の3つです。

以下では、法人向けクラウドメールが、具体的にどのようにビジネスに向いているのかを説明します。

4-1. 容量が大きく安心

個人向けメールと比べて法人向けクラウドメールは、ストレージの容量や送受信可能なメールサイズが大きく安心です。

ビジネスシーンのメール利用では、

などの特徴があります。

そこで、容量が大きく拡張も簡単なビジネス向けクラウドメールを使うことで、

• 小まめにメール削除をしなくてよくなる
• 添付ファイルのやり取り時、データサイズを気にせずストレスフリーにできる

のような効果が見込めます。

メールの管理や送受信に関する余計な手間を省き効率的に業務を進めたいなら、大容量の法人向けクラウドメールがおすすめです。

4-2. セキュリティ対策が万全

法人向けクラウドメールは、セキュリティ機能も強化されています。具体的には、ウイルスチェック機能・無害化機能・スパム対策機能や、情報流出対策としてメールの暗号化・誤送信防止機能がついているものなど、さまざまです。

ビジネスにおいては、メールの中で個人情報や機密情報などを扱うケースも多く、サイバー攻撃や人的ミスでうっかりメール内容が流出すると取り返しのつかない事態になります。

大切なメールが1通流出してしまったばかりに、「取引先の信頼を失った」「企業全体のイメージを損なった」ということにならないよう、セキュリティ対策が万全のメールを選びましょう。

4-3. ビジネスで使いやすい機能が便利

データ容量の大きさやセキュリティ機能以外にも、法人向けクラウドメールには、ビジネスを円滑化する機能が搭載されています。

このような法人向けクラウドメールの充実した機能とサポートを上手に活用することで、業務の効率化や生産性向上が可能となるでしょう。

5. クラウドメールサービスを選ぶときの着目ポイント5つ

クラウドメールサービスには多くの種類があり、機能もさまざまです。
その中から自社に最適なメールサービスを選ぶために、着目しておきたい5つのポイントがあります。

上記の5点に注目して、気になるメールサービスを比較していけば、本当に自社に合ったクラウドメールを選ぶことができるでしょう。

「結局どれを選んだらいいのか、わからなくなってきた」
「とりあえず、一番低価格なものを選んでおこうかな」
そう感じたら、この基本の5つのポイントに立ち返ってみてください。

5-1. 基本スペック

まず絶対に見逃してはいけないのが、メールサービスの基本的なスペックです。
たとえ利用料金がリーズナブルでも、メールの保存容量が足りないなど基本的な性能が不十分であれば、業務がスムーズに進まなくなってしまいます。

少なくとも次の性能は、必要十分なレベルかどうかを確認しておきましょう。

なお、メールの保存容量は多ければ多いほど、小まめにメール整理をしなくて済むため便利です。ただし保存容量が増えるほど利用料も増えるため、目安としては、以下のとおり考えるとよいでしょう。

またメールの保存期間は、2ヶ月程度から保存期間の制限なしまで、サービスによってさまざまです。業務上どの程度のタイミングでメール整理が可能かを検討し、使いやすいものを選ぶとよいでしょう。

上記以外にも、連携したいソフトウェアがある場合は確認しておくなど、業務上必要とする基本性能があれば確かめておいてください。

5-2. セキュリティ機能

基本スペックと合わせて、クラウドメールのセキュリティ面も必ず確認してから選びましょう。

個人情報など重要なデータをメールでやり取りするにあたって、その情報の漏洩を防ぐセキュリティ機能は、トラブルなくビジネスを進めるためには欠かせないからです。

具体的には、

を確認しておくとよいでしょう。

デジタル化が進む中、日々巧妙化するサイバー犯罪から企業を守るためにも、セキュリティ機能が充実したクラウドメールを選ぶことがおすすめです。

5-3. サービスの信頼性

サーバートラブル発生時の対応状況やSLA（Service Level Agreement）も確認しておきたいポイントと言えます。

SLAとは「サービス品質保証」などとも呼ばれ、提供するサービス水準（サーバー稼働率など）や品質を下回った時にどうするのか（返金対応など）といった事項を定める制度です。

ビジネスの生命線ともいえるメールが大事なときに使えなくなっては、信用問題に発展したり大きな損害が発生したりしかねません。そうならないためにも、検討しているクラウドメールサービスが信頼性の高いものかどうか確かめておきましょう。

なお、SLAはメールサービス提供会社のサイトなどで確認できます。

5-4. 使いやすさ

メールは毎日何度も使用するものなので、見やすく操作のしやすい使いやすいものを選ぶことが重要です。また、既存のメールから移行する場合は、大きな違和感なくスムーズに移行できるかどうかも判断ポイントと言えます。

具体的には、

を確認しておきましょう。

度々使うシステムは、ちょっとした使いにくさが大きなストレスとなったり、業務を非効率なものにしてしまったりしがちです。実際に頻繁に使用する従業員の意見を参考に、使いやすいものを選びましょう。

5-5. 拡張性

最後に着目しておくべきことが、拡張性です。メール保存容量やアカウント数・各種機能など、どのようなものをどの程度まで拡張可能か、その費用はどの程度かかるのかを比較しておきましょう。

ビジネス環境は刻々と変化するため、当初は不要と考えていた容量や機能が必要になる場合があります。その度にメールサービスごと変えていたのでは、時間や労力がかかり非効率です。

拡張性があるクラウドメールを選んでおくことで、ビジネスの状況の変化に応じて、臨機応変に対応することが可能となるでしょう。

6. 自社に最適なクラウドメールを導入するならNTT東日本がおすすめ

NTT東日本のクラウドソリューションでも、メールを始めとするクラウドサービス導入のお手伝いをさせていただいております。クラウド化・ネットワークの課題解決をワンストップでできるのが最大の特徴です。

上記のようにお考えでしたら、ぜひ一度NTT東日本にご相談ください。

AWS認定有資格者の確かな知見と、圧倒的な解決事例数に裏打ちされた確かなノウハウで、最適な解決策探しをサポートさせていただきます。

以下では、ご支援内容の一例をご紹介します。

6-1. クラウドのプロが細かなニーズまで汲み取りご提案

NTT東日本では、多数のクラウド導入支援実績に基づく豊富なノウハウと、クラウドのプロによる確かな知見に基づき、導入検討・企画から構築・運用までのトータルで支援する仕組みが充実しています。

• 横にスクロールします

丁寧なヒアリングと確かな知見で、ご心配事や課題を確実に解決できるNTT東日本のクラウド導入運用コンサルティングを、ぜひお試しください。

6-2. ご予算に合わせた高品質のサービスをご提供

NTT東日本のクラウド導入は、業界・市場の中でもリーズナブルです。

それは、お客さま一人ひとりのご要望に合わせて、本当に必要なサービスを厳選して組み合わせているから。豊富なサービスラインナップと、ニーズに最適なクラウドサービスを見極められるクラウドのプロがいるからこそ実現できる高品質でリーズナブルなサービスです。

予算に合わせた高品質のクラウドを導入するためには、豊富なサービスと高い提案力をあわせ持つ業者選びが重要です。

6-3. ワンストップで！手間を省いて移行が可能

NTT東日本では、ネットワーク環境の提供や導入後の運用支援も含めてトータルでのサポートを行っています。

クラウドを活用するには、単にクラウドサービスを導入するだけでは不十分です。ネットワーク環境を整えたり、環境設定を行ったり、導入後も最適な運用を行ったりと、さまざまな面倒ごとがあります。

クラウド導入や解決策提案しかサービス範囲としていない業者を選んでしまうと余計な手間がかかってしまうため、注意が必要です。

クラウド化の一元サポート可能な業者を選んで、手間を省いたクラウド移行を実現しましょう。

7. まとめ

今回は、クラウドメールの導入を検討するなら知っておくべき特徴・メリットやサービス比較の着目ポイントをご紹介しました。

クラウドメールとは、クラウド上のサーバーでメールの送受信を行うメールサービスのことです。

• 横にスクロールします

クラウドメールとオンプレミスメールとでは、サーバーの管理主体・初期費用・ランニングコスト・拡張性・災害リスクへの強さなどで、大きな違いがあります。両者を比較する際は、まずランニングコストにどれくらい差が出るのかなど、費用面を試算しておくことがおすすめです。

クラウドメールサービスを選ぶ際は、次の5つのポイントに着目して比べてみると、自社に最適なものを判断しやすくなります。

クラウドメールは、場所を選ばずにメール対応が可能でサーバーの保守管理も不要と、ぜひ導入を検討したいメール形態です。自社に最適なクラウドメールを選択し、今より仕事のしやすい環境を作るために、仕組みや特徴、メリット・デメリットをきちんと把握した上で、導入を検討しましょう。