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業務改善を効果的に進める方法とは？目的・効果から注意点まで解説

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業務改善とは、業務の進め方やルール・目的など根本部分も含めて見直すことで、企業の生産性をより高めるために行う改善アプローチです。その目的は、効率化だけでなく、品質や売上の向上・経費削減などさまざまです。

業務改善を行うことで、短時間で多くの成果を上げることができるようになったり、少ないコストで高い品質のサービスや製品を生み出せるようになったりと、多様な効果が見込めます。

高齢化により労働人口は減る一方で、働き方改革に伴い労働時間や休息時間の適正化が求められている中で、企業の競争力を維持・向上させるために業務改善の必要性は高まっているのが現状です。

このように、近年ますます必要とされる業務改善ですが、目的・効果や進め方・改善点の抽出方法など、ポイントを押さえて行わないと思ったように効果が得られません。まずは、業務改善とはどのようなものかをきちんと把握したうえで、取り組むことが大切です。

今回は、業務改善について以下の内容を解説します。

以上のポイントを押さえて業務改善を進めることで、自社が現在もっとも改善すべき点を見極め、適切な改善方法を検討することが可能になります。限られた人的リソース・時間を最大限活用して高い成果を上げるためにも、効果的な業務改善の方法を把握しておきましょう。

1. 業務改善とは

冒頭でもお伝えしたとおり、業務改善とは、業務の進め方やルール・目的など根本部分も含めて見直すことで、企業の生産性をより高めるために行う改善アプローチです。

しかし、これだけでは具体的に何をどのように改善すれば業務改善になるのか、わかりにくいですよね。
そこで、ここでは業務改善とはどのようなものかについて

を詳しく説明します。

1-1. 業務改善の意義

業務改善とは、企業の生産性向上・経営の安定を、より一層実現したい場合に有効な取り組みです。各業務レベルで内容や進め方などの改善を積み上げることで、企業全体の業績アップを実現します。

実際に業務を担当する部署や従業員が主体となって行うのが、業務改善では効果的です。業務の実情や隠れた問題を可視化する必要があるため、ボトムアップ主体で進める方が改善すべき点を見つけやすくなるでしょう。

改善対象となる「業務」には、業務の内容や進め方はもちろん、方向性や戦略など根幹部分まで含まれます。業務を改善する際の方向性も、

など、さまざまなアプローチを検討する必要があるのが業務改善の特徴です。

以上のように、改善の対象も方法もバリエーション豊かな業務改善では、最初に業務改善の目的・方向性を明確にしておくことが非常に重要となります。何となく改善していたのでは、最終目標である「企業の生産性向上・経営の安定」に届かなくなってしまうからです。

1-2. 業務改善で期待される効果

業務改善を行うことで、主に次のような効果が期待できます。

上記のように多くのメリットがありますが、業務改善をしたからすぐに効果が出るわけではないことに注意が必要です。特に大きな効果が見込める業務改善ほど、実際に成果が上がるまでに時間がかかります。

短期間で成果が出ないからと言ってすぐに施策をやめるのではなく、長期的なスパンで継続することが重要です。

1-3. 業務効率化との違い

業務改善と業務効率化の大きな違いは、取り組みの主たるターゲットが何であるかです。

業務効率化においては、文字通り非効率な業務を効率化することで生産性の向上を目指します。
一方で業務改善は、効率化だけでなく、品質向上・納期短縮・コスト削減・売上アップなど、さまざまな角度から業務を改善する取り組みです。

効率化にターゲットを絞るのが業務効率化、総合的に業務を改善するのが業務改善、とイメージしておくとよいでしょう。

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2. 業務改善の効果的な進め方

業務改善を効果的に進めるためには、正しい手順で行う必要があります。

上記の流れに従って進めることで、企業全体の生産性向上につながる業務改善を行うことが可能です。

以下で各ステップのポイントを詳しく解説しますので「改善したはずなのに、成果につながらなかった」ということにならないよう、ご活用ください。

2-1. 業務の全体像を把握しよう

改善点を探す前に、まずは業務の全体像を可視化しましょう。
業務の内容や使用するシステム・関連する部署など全容を正しく把握しておかないと、影響範囲がわからず改善すべき点を見誤る危険性があります。

具体的には、次のようなポイントを押さえて、表や図などにわかりやすく整理して把握するのがおすすめです。

通常業務のほかに、臨時で発生する業務や年に数回しか発生しない業務も、忘れずに把握しておくようにしましょう。

なお、業務の全体像を把握する際に役立つフレームワークを「4-2. 業務の把握にはBPMN」で解説します。「全容の把握がうまくいかない」「もっと踏み込んで検討したい」場合は参考にしてください。

2-2. 改善すべき点を抽出しよう

業務の全体像が明らかになったら、問題点を探し改善すべき課題を検討しましょう。
具体的には業務フローの中から、不要な工程は無いか・偏りのある箇所は無いかなどを探していきます。

課題を見つけたら、次のような点を整理しておきましょう。

課題の分析をしておくことで、改善計画を立てる際に、手戻りなくスムーズに作業を進めることが可能です。

なお、業務改善すべき点を検討する際に役立つフレームワークを「4-3. 業務改善すべき点の抽出にはECRS」で解説します。「改善点が見つからない」「検討する際の基本を知りたい」などの場合は参考にしてください。

2-3. 改善計画を立てよう

業務の全体像・改善すべき点を洗いだしたら、改善計画を立てます。
改善点が見えたらすぐに対策を取りたくなるところですが、無計画に進めると、思わぬ手戻りが発生するなど失敗のリスクが高まるため、必ず計画を策定し関係者と共有してから着手してください。

改善計画では、主に以下の内容を決めておきます。

いくつもの業務改善を同時進行してしまうと、改善が中途半端になったりフィードバックがうまくいかなかったりして失敗しがちです。

上記を参考に、業務改善が比較的簡単に進められ効果も高いものから、優先的に進めるようにしましょう。

2-4. 結果を振り返り次につなげよう

改善計画の工程をこなしたら、必ずやるべきことが結果のモニタリング・分析とこれを踏まえたフィードバックです。業務改善は、一度施策を実施したら終わりではなく、その後の状況を踏まえて継続的に次の施策を行っていくことで高い効果につながります。

上記のような内容を記録しておくことで、同じ業務を再度改善する場合はもちろん、他の業務を改善する際にも参考資料として非常に役立ちます。せっかく労力をかけて業務改善をするなら、結果の記録も整理し、次に有効活用しましょう。

なお、業務改善の振り返りに役立つフレームワークを「4-4. 振り返りにはKPT」で解説します。「何をどう振り返ればよいのかわからない」「効果的な振り返りのスキームを知りたい」などの場合は参考にしてください。

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3. 業務改善を成功させるために知っておくべきポイント2つ

業務改善を成功させるには、前提として知っておくべき2つの基本的な考え方があります。

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上記の視点が問題点や改善法を検討するうえでの糸口として役立つため、覚えておくと便利です。
それぞれ、業務改善を進める上でどのように活用するのか、解説します。

3-1. 4Mの要素を意識する

業務を進める際に欠かせない4つの要素である「4M」に着目しながら課題や改善方法を検討すると、漏れなく効果的に業務改善を進めることが可能です。

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上記のような観点から業務全体を見渡すことで、問題の本質や改善のポイントを見つけやすくなります。

3-2. QCDのバランスを考える

モノやサービスを提供し利益を上げるうえで重視すべき3要素を表す「QCD」は、主に業務改善の方向性や目標を定める際にヒントとなります。

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上記の3要素はトレードオフの関係にあります。
例えば、品質を追求しすぎるとコストがかさみ納期は延びることとなるでしょう。
重視すべき点は定めつつも、3要素のバランスを上手く取ることがポイントです。

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4. 業務改善に役立つフレームワーク4つ

「基本的な流れは把握したけれど、いざ実際に取り組もうとするとうまくいかない」
そういう方も多いでしょう。

ここでは、そういうときのために、業務改善の進行や検討に役立つ基本的な枠組み4つをご紹介します。

それぞれ、詳しくは以下をご覧ください。

4-1. 全体の進捗管理にはPDCA

業務改善に関する全体の進捗管理は、PDCAサイクルに基づくことをおすすめします。
PDCAサイクルとは「Plan(計画)→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）」の4つを1サイクルとして、継続して業務を改善する手法です。

計画を実行して検証するまで効果がわからない業務改善には、評価結果に基づきさらなる改善につなげるPDCAがとても効果的です。

4-2. 業務の把握にはBPMN

BPMN（Business Process Model and Notation)とは、業務フローに関する国際基準です。
BPMNのメリットは3つあります。

BPMNでは、以下の図形内に記号や処理内容を記載して、フロー図を作成します。

業務の全体像を誰にでもわかりやすく整理したい場合は、BPMNの活用がおすすめです。

4-3. 業務改善の方針検討にはECRS

ECRSとは、改善の4つの視点と順序を整理した考え方です。
業務の全体像を把握したのちに、業務をどのように改善するか検討する段階で活用します。

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上記について、

①Eliminate（排除）
②Combine（結合）
③Rearrange（入替え）
④Simplify（簡略化）

の順番で検討することで、もっとも適切な改善方針に最短距離で到達することができます。

4-4. 振り返りにはKPT

業務改善をひと通り行った後の振り返りに有効なのが、「KPT」です。

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まずは、業務改善後の現状を、K（Keep）とP（Problem）に分類します。
その上で、P（Problem）への打開策としてのT（Try）を検討していくことで、スムーズに効果の検証とフィードバックが可能です。

KPTに基づき振り返りを行う際は、新たな気づきを得るためにも、関係者で集まり自由なコミュニケーションを通じて行うことをおすすめします。

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5. 業務改善を進める上での注意点

業務改善を効果的にスムーズに進めるためには、特に注意すべき点が2つあります。

どういうことなのか、以下で説明します。

5-1. 短期的な効果を重視し過ぎない

業務改善は、短い期間で効果が出る場合もありますが、高い効果が見込める業務改善ほど結果が出るまでに長い時間を要するものです。そのため、短期間で効果を出すことを重視し過ぎないほうが、高い効果を出すことにつながるでしょう。

高い効果が見込める業務改善においては、複数の部署にまたがる見直しが必要であったり、業務を根本から構築し直したりする必要がある場合もあります。

短期的な効果を重視し過ぎると大がかりな改善は行えないばかりか、効果が出始める前に施策を打ち切るといった誤った判断にもつながりかねません。

業務改善を行う場合は、「長期的な視点でじっくり成果につなげていく姿勢が大切」であることに注意しましょう。

5-2. ツールを導入する場合、定着しやすさを重視する

ITツールを導入することで業務改善が劇的に進む場合がありますが、ツールの選び方には注意が必要です。

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「ツールを導入したけれど活用されていない」という事態を避けるためにも、上記の4つの観点を十分に吟味した上で最適なツールを選びましょう。

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6. 業務改善に役立つツールと活用事例

業務改善の強い味方と言えば、ITツールです。
ここでは、おすすめのツールと活用事例をご紹介します。

直面している課題の改善に活用できないか、確認してみてください。

6-1. プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関わる全員のスケジュール・進捗や関連データの共有、費用の管理などプロジェクトに関する情報をまとめて可視化できるツールです。

KDDI株式会社では、プロジェクト管理ツールを導入することで、開発・企画・運用の3部門の連携強化や多数の進捗管理の効率化を実現しました。

さらに、メール主体の情報管理で課題であった情報の埋没問題も解決。情報共有に費やしていた作業工程がゼロになった結果、プロジェクトのメンバーは創造的業務に集中できるようになったとのことです。
出典：KDDI株式会社事例

6-2. MAツール

MA（Marketing Automation）ツールとは、リードの情報管理や分析など顧客開拓に役立つマーケティング活動をサポートするツールです。

株式会社ロジクエストでは、MAツールを導入することで、アポイント獲得率が従来の3倍と飛躍的に向上しました。担当個人で行うテレアポ・飛び込み営業は属人的で、会社全体での営業・マーケティングの効率化が進まないという課題をMAツールで解決したためです。

MAツールのメルマガ配信・名刺情報の連携・ホームページでのポップアップ機能などをマーケティングに活用している株式会社ロジクエストは、継続して営業プロセスのデジタル化を推進しています。
出典：株式会社ロジクエスト事例

6-3. コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、ビジネスチャットやビデオ会議が可能なツールです。クラウドメールなど外部ツールとの連携ができるものも多くあります。

大日本印刷株式会社では、メールのレスポンスの悪さや従来のチャット環境での課題を、チャットツール導入で解決しています。

ツールの導入により、コミュニケーションの迅速化やチーム単位・案件単位での情報共有の円滑化などを実現。今後は、働き方改革へのチャットツール活用を検討しているとのことです。
出典：大日本印刷株式会社

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7. 業務改善をクラウドで実現するならNTT東日本にご相談ください

インターネット環境があればいつでもどこでも情報共有が可能なクラウドサービスの導入は、業務改善にも効果的です。

「と言われても、自社の業務改善にクラウドがどう活用できるの？」
そうお考えでしたら、ぜひNTT東日本クラウドソリューションにご相談ください。
NTT東日本では、クラウド導入について検討段階でも、ご相談に対応させていただいております。

クラウドのプロであるAWS認定有資格者が中立的に、お客さまのクラウド導入検討にまつわる「どうしよう？」を徹底サポート。
まずは、今の課題や不安なことをお聞かせください。

7-1. 既存システムとの連携もしっかりフォロー

「既存システムとの連携が心配で…」
そうお考えなら、NTT東日本のクラウド導入運用コンサルティングをご活用ください。

クラウド導入運用コンサルティングでは、上記のとおり、丁寧なヒアリング・きめ細かな環境設定サポートが受けられるため連携の心配は要りません。導入・運用の心配なく業務改善に専念できるのが、NTT東日本のクラウド導入です。

7-2. 万全のサポート体制でいつも安心

「クラウド導入後に何かあったらどうしよう…」
そうお悩みなら、24時間365日クラウド監視・運用代行に対応可能なNTT東日本のクラウド導入・運用支援サービスにお任せください。

クラウド導入・運用支援サービスの強みは対応時間だけではありません。日常的な運用業務を完全サポートできるご支援内容の充実度も魅力です。

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業務の安定継続に欠かせない運用サポート内容は、必要に応じて柔軟に対応範囲を調整できます。ご不明な点、ご心配な点がありましたら、お気軽にご相談ください。

7-3. 納得の費用対効果はNTT東日本だから！

豊富なサービスラインナップをご準備しているNTT東日本なら、お客さまの要件に合わせたクラウドサービス事業者・サービスやネットワークの選定・設計が可能です。

クラウドを活用した多数のサービス企画・構築・運用を通して培われたノウハウや実績をもとに、お客さまに本当に必要なサービスだけを厳選してご提案するため、納得の費用対効果を実現できます。

150を超えるクラウド導入実績と12のサービスに基づくコンサルティングに裏打ちされた、納得感のある低価格と高品質のベストバランスを、ぜひお試しください。

クラウド活用によって業務改善したNTT東日本のお客さま導入事例８選のご紹介資料です。ぜひダウンロードしてご活用ください。

8. まとめ

今回は、業務改善とはどのようなもので、効果的に進めるために押さえるべきポイントとは何か、を解説しました。

業務改善とは、業務の進め方やルール・目的など根本部分も含めて見直すことで、企業の生産性をより高めるために行う改善アプローチです。改善の対象も方法もバリエーション豊かな業務改善では、最初に業務改善の目的・方向性を明確にしておくことが非常に重要となります。

業務改善を効果的に進めるためには、次の4ステップを踏むことがおすすめです。

業務改善を成功させるためには、上記のステップに加え4MやQCDといった基本的な考え方を糸口に、課題や改善方針を検討するようにすると効果的でしょう。

業務改善に活用したいフレームワークとして、次の4つがあります。

業務改善には、ITツールの活用が効果的な場合が多い状況です。今回は、プロジェクト管理ツール・MAツール・コミュニケーションツールをご紹介しましたが、他にも有用なツールが多数あります。ニーズに合わせて活用をご検討ください。

効果的に業務改善を進めるヒントとして、当記事でご紹介したポイントをぜひご活用ください。