メールサーバーとは?初心者向けに仕組みや役割を徹底解説

メールサーバーとは「メールの送受信の役割を担うサーバー」のことです。
郵便局が配送元から郵便を受け取り、配送先の最寄りの郵便局まで配送し、配送先へと郵送しますが、メールサーバーも同じような役割を果たしています。

▼メールサーバーが行うメール送受信の流れ

  • ①メールソフト(Outlookなど)で送信したメールが自分のメールサーバーに届く
  • ②宛先のメールアドレスから配送先のメールサーバーのIPアドレス(住所)を調べる
  • ③配送先のメールサーバーに対してメールを転送する
  • ④配送先のメールサーバーにメールが届いたら、新着メールとしてメールソフトにメールが届く

さらに詳しくメールサーバーについて解説すると、メールサーバーにおけるメール送受信には、「SMTPサーバー」「POPサーバー」「DNSサーバー」など、複数のサーバーがそれぞれの役割を果たしてメールが送信者から受信者まで配送されます。

ただしこれらのサーバーのそれぞれの役割を知っておかないと、実際にメールサーバーの設定を行う際に、スムーズに設定ができない可能性があります。

そこでこの記事では以下の内容をお伝えしていきます。

この記事を読むことで、メールサーバーとは何かわかるだけでなく、メールサーバーの仕組みを理解した上で、メールサーバーの設定に取り組むことができます。

ぜひ最後までお読みください。

1.メールサーバーとはメールの送受信を行うサーバーのこと

メールサーバーとは、メールの送受信の役割を担っているサーバーのことです。

メールサーバーは、以下のような郵便が届くまでの流れで考えてみると、イメージしやすくなります。

メールサーバーとは

▼郵便が届くまでの流れ

  • ①ポストに投函された郵便物が集荷され、最寄りの郵便局に届く
  • ②郵便物の宛先住所から、配送先となる郵便局を調べる
  • ③住所に近い郵便局に配送される
  • ④配達する郵便局に届いたら、郵便局配達員が宛先住所まで届ける

この郵便が届く流れをメールサーバーに置き換えると以下のようになります。

▼メールサーバーが行うメール送受信の流れ

  • ①メールソフト(Outlookなど)で送信したメールが自分のメールサーバーに届く
  • ②宛先のメールアドレスから配送先のメールサーバーのIPアドレス(住所)を調べる
  • ③配送先のメールサーバーに対してメールを転送する
  • ④配送先のメールサーバーにメールが届いたら、新着メールとしてメールソフトにメールが届く

このようにメールサーバーは、郵便局と同じような役割で、メールの送受信を行っています。

2.メールサーバーにおけるメール送受信には3つのサーバーが必要

メールサーバーにおけるメールの送受信には3つのサーバーが必要になります。

メールサーバーには、メールの送信の役割を持つ「SMTPサーバー」メールを受信する役割を持つ「POPサーバー」の2つがあります。
またメールを宛先メールアドレスに送信するため、そのメールアドレスから宛先のメールサーバーのIPアドレス(※)を「DNSサーバー」によって割り出します。「DNSサーバー」はメールサーバー内のサーバーではありませんが、メールを送信するうえで必ず必要になるサーバーです。

このように、「SMTPサーバー」「POPサーバー」「DNSサーバー」の3つのサーバーによってメールを送受信できます。

この3つのサーバーにおけるメール送受信の仕組みは以下の図のようになっています。

▼「SMTP」「POP」「DNS」におけるメール送受信の仕組み

  • ①送信者がメールを送ると、メールサーバーの中の「SMTPサーバー」へと送信される
  • ②送信側の「SMTPサーバー」は、「DNSサーバー」を通して宛先のIPアドレスを調べる
  • ③送信側の「SMTPサーバー」は、メールを受信側の「SMTPサーバー」へ送信する
  • ④受信側の「POPサーバー」から、受信者の端末(PCやスマホ)のメールソフトがメールを受信する

ちなみに「POPサーバー」は、同じようにメールの受信の役割を持つ「IMAPサーバー」が代わりに利用されることもあります。

次の章からは、「SMTPサーバー」「POPサーバー」「IMAPサーバー」「DNSサーバー」について、それぞれの役割を解説していきます。

※IPアドレス:スマホやPC、タブレットなど、ネットワーク上の機器に割り当てられるインターネット上の住所のようなもの。インターネット上でデータを送受信する際に、通信相手を指定するために使われる。

3.「SMTP」「POP」「IMAP」「DNS」のそれぞれの役割

メール

おおまかなメール送受信の仕組みを理解したところで、メール送受信で必要となる各サーバー「SMTPサーバー」「POPサーバー」「IMAPサーバー」「DNSサーバー」の役割について、それぞれ解説していきます。

3-1.SMTPサーバーは「送信の役割」

SMTPサーバーはメールアドレスの「@」以降の部分であるドメイン名ごとに存在しており、「送信の役割」を担っています。

具体的には、SMTPサーバーは以下のようにメールを送信します。

  • 1. 送信者のメールアドレスのドメインを管理するSMTPサーバーに、メールソフトがアクセスしてメールの配送を依頼します。
  • 2. 配送依頼を受けたSMTPサーバーは、「DNSサーバー」に対して「送信先メールアドレスのドメイン(「@」以降の部分)から具体的な配送先のIPアドレスを教えてほしい」とリクエストし、送信先のメールサーバーがどこにあるのかを教えてもらいます。
  • 3. そしてSMTPサーバーがメールを送信先メールアドレスを管理するSMTPサーバーまで送ります。

このように、SMTPサーバーはメールを送信する役割を担っています。

3-2.POPサーバーは「受信の役割」

POPサーバーは「受信の役割」を担っています。

詳しくお伝えすると、以下のとおりです。

  • 1. 受信側の「メールサーバー内のSMTPサーバー」でメールを受信したあと、今度はPOPサーバーが受信メールを受け取ります。
  • 2. そしてPOPサーバー内で受信メールをチェックし、メールアドレスごとに用意されたメールボックスへメールを届けます。
  • 3. 受信者がメールソフト上で受信ボタンを押すと、POPサーバーから仕分けられたメールをダウンロードできます。

ちなみに、パソコンやスマホなどの端末側でメールをダウンロードしたあと、POPサーバーにデータを残さない設定であるため、メールサーバーの容量を圧迫しません。またメールデータは端末側で保存されるため、過去に受信したメールはインターネット上に接続していないオフライン状態でも閲覧が可能です。

3-3.IMAPサーバーは受信の役割

IMAPサーバーは、POPサーバーと同じく「受信の役割」を持っています。

IMAPサーバーはPOPサーバーと同じようにメールを受信する役割を持ちます。

  • 1. 受信側の「メールサーバー内のSMTPサーバー」でメールを受信したあと、今度はIMAPサーバーが受信メールを受け取ります。
  • 2. IMAPサーバー内で受信メールをチェックし、メールアドレスごとに受信メールを仕分けておきます。
  • 3. メールソフトからインターネットを介して「受信メールを読み込みたい」というリクエストがあると、メールソフトに受信メールデータを送り、表示させます。

こうして、IMAPサーバーもPOPサーバーと同じ役割を持ってメールの受信を行いますが、この2つのサーバーには以下のような違いがあります。

  • 横にスクロールします
POPサーバーとIMAPサーバーの違い
サーバー 説明

POPサーバー

受信メールを受信者の端末(パソコンやスマホ)などにダウンロードしてメールを閲覧

IMAPサーバー

メールサーバー上にメールを保管・保存しておき、メールソフトがインターネットを通じてメールデータを読み込んでメールを閲覧

メールサーバーを設定する際には、「POP」「IMAP」のどちらかを選択して設定を進めていくことになります。

自社にとってどちらが適しているのか選ぶ際には「4.メールサーバーの設定時には「POP」「IMAP」の違いを理解した上でいずれかを選択・設定しよう」を参考にして選びましょう。

3-4.DNSサーバーの役割は「宛先照合」

DNSサーバーの役割は「宛先照合」です。

メールアドレスの「@」以降の部分であるドメイン名から送信先のIPアドレスを割り出す役割を担っています。

たとえば「1234user@jjrr00.co.jp」にメールを送る場合、ドメイン名である「jjrr00.co.jp」のIPアドレスを管理しているDNSサーバーに問い合わせ、ドメインに紐付いているIPアドレスを取得します。

そうすることで、送信者側のメールサーバー内のSMTPサーバーは、送信先のIPアドレス宛にメールを配送できるようになります。

「DNSサーバー」はメールサーバーとは別のサーバーですが、メールアドレスから送信先の住所(IPアドレス)を割り出して間違いなくメールを届けるために、なくてはならない存在なのです。

4.メールサーバーの設定時には「POP」「IMAP」の違いを理解した上でいずれかを選択・設定しよう

メールサーバーの設定時には「POP」「IMAP」の違いを理解した上でいずれかを選択・設定するようにしましょう。

先にも述べたとおり、POPサーバーとIMAPサーバーは受信の役割を持つサーバーですが、それぞれの特徴には違いがあります。
もし自社のニーズに合わない受信サーバーを選んでしまうと、たとえば外出先でもメールを確認したいのに、メールを受信できるPCを持ってきていないのでメールが確認できないという事態が発生したり、メールサーバーの容量がすぐに満杯になってしまい、手動でメールを消していかなければならなかったりするなど、不便さのほうが勝ってしまうというリスクがあるのです。

以下のメリット・デメリット、向いているケースを参考にしながら、どちらが自社に向いているのか検討しましょう。

  • 横にスクロールします
サーバー POPサーバー IMAPサーバー
メリット
  • メールサーバーにデータを残さないため、メールサーバーの容量を削減できる
  • 過去に受信したメールはオフラインでも端末上で閲覧可能
  • オンライン上でメールを閲覧するため、複数の端末で同じメールを見られる
  • 新しいPCやスマホに買い替える際、データ移行は不要
デメリット
  • 受信したメールソフトでしか内容を閲覧できず、複数の端末でメールを閲覧は複雑な同期作業が必要になる
  • メールサーバーにデータが蓄積していくため、サーバーの容量次第ではすぐにメールボックスがいっぱいになってしまう可能性がある
向いてるケース
  • メールの送受信を行う端末は1台で問題ない場合
  • 端末の容量が多い場合
  • 1つのメールアドレスで受信したメールを複数の端末で閲覧したい場合
  • サーバーの容量が大きい場合

5.メールサーバーが接続できない・エラーの場合の対処法

エラー

メールサーバー設定後、「メールサーバーを設定したのに、接続できない」「エラーが発生してしまう」という事態はしばしば生じることがあります。

もしものときに慌てず、スムーズに対応できるように、

  • メールサーバー設定後にどのようなエラーが生じやすいのか
  • どうやって対処すればいいのか

を知っておきましょう。

よくあるメールサーバーのエラーは以下の4つです。

  • 550エラー
  • 551エラー
  • 552エラー
  • 554エラー

それぞれ詳しく見ていきましょう。

5-1.550エラー

550エラーとは、「宛先のメールサーバーやユーザー名が存在しない」などの理由によって、送信先を見つけられなかった場合に発生するエラーです。

550エラーには、さらに以下2つのエラーに分類されます。

  • 横にスクロールします
エラー 説明
550 HostUnknown

宛先のメールサーバーが特定できなかった場合に発生
メールアドレスの「@」以降のドメインを入力ミスした場合にもこのエラーが発生

550 UserUnknown

宛先のユーザー名が特定できなかった場合に発生
メールアドレスの「@」以前のユーザー名を入力ミスした場合にもこのエラーが発生

これらのエラーは多くの場合、宛先メールアドレスの打ち間違いが原因です。
スペルミスなどをしていないか確認し、再度メール送信を試みてみましょう。

5-2.551エラー

551エラーとは、送信先が無効であったために、メールの送信を拒否された場合に表示されるエラーです。
入力したメールアドレスの送信先は存在していない、ということを表しています。

対処法としては、まずメールアドレスのスペルミスを確認しましょう。
また、送信先のメール管理のサーバーの契約が切れていないかを確認しましょう。

5-3.552エラー

552エラーとは、送信先のメールサーバーの設定で受信メール容量に制限がかけられている場合に表示されるエラーです。送信先のメールボックスの容量が満杯であったり、添付ファイルの容量が大きすぎて送信先のサーバーが拒否しているケースが多い傾向にあります。

そこで、以下の対処法を実行しましょう。

  • メール容量を縮小する
  • 添付ファイルを圧縮する(zipファイル形式にすると良い)
  • 送信相手にメールボックスの容量をあけてもらう

5-4.554エラー

554エラーとは、メールの送信先との通信に失敗した際に表示されるエラーです。多くの場合、送信先のメールサーバーが停止していたり、転送サービスを使ったりしていることで、発生します。

対処法としては、以下の方法を試してみましょう。

  • 送信先のメールサーバーがメンテナンス中ではないかどうかを、相手先に確認する
  • ケースバイケースであるため、エラーメールの文面を見て原因を探り、対処する

6.クラウドを利用して自社のメールインフラを簡単に構築・管理しよう

企業で利用するメールシステムの構築・維持には、要件によっては膨大な時間やコストが必要になります。

特に自社でシステムを用意する場合、複数のハードウェアやソフトウェアを用意し、セットアップしなければなりません。また、環境構築後には定期的にソフトウェアのアップデートが必要になり、データのバックアップや災害発生時の復旧の備えも必要になります。

メールシステムとして、いくつかある中の一つとして、クラウドサービス「AWS」のアプリケーションである「Amazon WorkMail」をご紹介します。

  • Amazon Web Services(AWS)は、米国その他の諸国における、Amazon.com, Inc.またはその関連会社の商標です。

「Amazon WorkMail」を利用することによって、自社のEメールインフラストラクチャを簡単に管理できるため、「オンプレミスのEメールサーバーのライセンス付与」や「ネットワークやコンピューターなどの設備が必要になった場合に、すぐに利用や運用ができるようにしておくための先行投資」も不要になります。また「Amazon WorkMail」によって、パッチ適用やバックアップ、アップグレードがすべて自動的に処理できるため、複雑なソフトウェアのインストールや保守、ハードウェアの管理も不要になります。

さらに「Amazon WorkMail」はクラウドベースの企業向けEメールサービスであるため、災害時でもデータを失わず、すぐに復旧することが可能です。

NTT東日本では、AWSサービスの販売および、導入運用コンサルティングをご提供しています。
もちろん、メールのシステムを導入する際もお手伝いさせていただきます。

ぜひ一度、AWSの「Amazon WorkMail」をご検討ください。

Amazon Web Services(AWS)の導入支援サービスについて詳しく知りたい方はこちら

7.まとめ

この記事では、メールサーバーとは何か、そしてメールサーバーのメール送受信の仕組みなどを解説しました。

ここで改めて記事の内容をおさらいしましょう。

◆メールサーバーとは、メールの送受信を行うサーバーのこと

◆「SMTP」「POP」「IMAP」「DNS」のそれぞれの役割

  • SMTPサーバーは「送信の役割」
  • POPサーバーは「受信の役割」
  • IMAPサーバーは「受信の役割」
  • DNSサーバーの役割は「宛先照合」

◆メールサーバーの設定時には「POP」「IMAP」の違いを理解した上でいずれかを選択・設定しよう

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サーバー メリット デメリット 向いているケース

POP
サーバー

  • メールサーバーにデータを残さないため、メールサーバーの容量を削減できる
  • 過去に受信したメールはオフラインでも端末上で閲覧可能
  • 受信したメールソフトでしか内容を閲覧できず、複数の端末でメールを閲覧は複雑な同期作業が必要になる
  • メールの送受信を行う端末は1台で問題ない場合
  • 端末の容量が多い場合
IMAP
サーバー
  • オンライン上でメールを閲覧するため、複数の端末で同じメールを見られる
  • 新しいPCやスマホに買い替える際、データ移行は不要
  • メールサーバーにデータが蓄積していくため、サーバーの容量次第ではすぐにメールボックスがいっぱいになってしまう可能性がある
  • 1つのメールアドレスで受信したメールを複数の端末で閲覧したい場合
  • サーバーの容量が大きい場合

◆メールサーバーが接続できない・エラーの場合の対処法

  • 550エラー
  • 551エラー
  • 552エラー
  • 554エラー
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