Wi-Fiを利用してビジネス電話の導入をしたい！導入するメリットやおすすめのサービスも紹介

ビジネスシーンで利用する電話をWi-Fi経由にできるの？

プライベートで利用するスマートフォンを、自宅などでWi-Fi経由にして利用している人は多くいます。通話料金を気にせず利用できる場合が多く、接続できるWi-Fiがあればどこでも電話ができるため、大変便利です。一方、ビジネスシーンで利用する電話もWi-Fi経由にできると便利なのですが、そのようにできるのでしょうか。結論、Wi-Fi経由での電話利用は可能です。

従来のビジネスフォンは物理的な配線を必要とし、信頼性が高い一方で使用する場所が限られるなどの柔軟性に欠けます。一方、IP電話やクラウド電話は、Wi-Fiなどのインターネット接続回線を利用して音声データを送受信するため、Wi-Fi接続を利用することでオフィス内の通話が利用できます。また、外出先からもWi-Fi接続を利用した通話ができ、活用シーンが柔軟になります。通話料金が気になる場合も、インターネット（IP）による通話が無料になる場合があるため、IP電話やクラウド電話を利用すると良いでしょう。

まずは従来のビジネスフォン、IP電話、クラウド電話のそれぞれの仕組みと特徴を理解することから始めましょう。

従来のビジネスフォンの仕組みと特徴

従来のビジネスフォンは、オフィス内に設置された電話主装置であるPBX（Private Branch Exchange）を介して運用される場合が多くあります。PBXとは、外線と内線の接続や内線同士の接続制御を行う「電話交換機」のことです。「主装置」と呼ばれることもあり、これを利用しないと内線通話や外線の転送などは行えません。

各デスクに物理的な電話線が引かれ、PBXは主な機能として、外線と内線の切り替えを行います。

高い信頼性と音質が特徴ですが、設置やメンテナンスには専門的な知識が必要で、コストもかかります。また、オフィスのレイアウト変更や拡張には配線の変更が伴い、工事などの手間とそれにかかる費用が必要です。さらに、外出先では会社の電話番号での対応ができないため、フレキシブルな働き方には向いていません。

IP電話の仕組みと特徴

IP電話は、インターネットプロトコル（IP）を用いて音声データを送受信する技術です。従来のビジネスフォンや、この後説明するクラウド電話（クラウドPBX）は電話システムのことで、IP電話は通話・通信技術のことです。

専用のIP電話機やソフトウェア（ソフトフォン）を利用し、データはインターネット経由で伝送されます。これにより、物理的な配線が不要となり、導入や運用コストの削減につながります。IP電話同士は通話料がかからない場合がほとんどで、IP電話と従来のアナログ電話も通話が可能です。また、遠隔地の拠点や外出先からも容易にアクセスが可能で、柔軟な働き方をサポートします。

ただし、インターネット接続環境の品質に依存するため、安定したネットワーク環境が必要です。

クラウド電話（クラウドPBX）の仕組みと特徴

クラウド電話（クラウドPBX）は、PBX機能そのものをクラウド上に配置した電話システムです。インターネット回線を利用して通話できるため、専用の電話機などのハードウェアは不要です。専用アプリケーションを導入することで、従業員が持つパソコンやスマートフォンを内線・外線化でき、外出先やテレワーク中の自宅からでも、会社の代表電話番号から発着信が可能です。また、内線も受け取ることができます。

クラウド電話（クラウドPBX）の最大の特徴は、オフィス内外問わずどこからでもアクセスできることです。これにより、在宅勤務やテレワークの環境でもオフィスで利用している固定電話番号から電話業務を行えます。

導入コストが比較的抑えられ、メンテナンス性や拡張性も高いサービスが多くあり、運用の柔軟性とコストパフォーマンスに優れています。

自社のビジネス電話としてどれが最適か検討しよう！注意点は？

自社で導入するビジネスフォンを選ぶ際は、以下の5つの注意点を考慮しましょう。

利用シーンの柔軟性

オフィス内のみならず、在宅勤務や出張先からも利用できるかどうかが重要です。リモートワークと出社のハイブリット勤務などにも柔軟に対応できるかを確認しましょう。

セキュリティ

音声通話において、個人情報など機密性の高い内容をやり取りする場合は、十分な情報セキュリティ対策が必要です。システムの暗号化やアクセス制限などが適切に行われているか確認しましょう。

コスト面の比較

導入費用やランニングコストを充分に比較し、予算内での運用が可能かどうかを検討しましょう。長期的に利用した場合のコスト負担も見越して、選定することが必要です。

従業員のニーズに対応

従業員のITリテラシーや業務ニーズに合わせて、使いやすいインターフェースや機能を備えたシステムを選びましょう。操作の簡便性や学習コストも考慮しましょう。

運用コストとメンテナンスの手間

システムの導入後も、日常的な運用や定期的なメンテナンスがスムーズに行えるかどうかを確認しましょう。特に、故障時の対応やサポート体制が整っているかを確認することが重要です。

これらのポイントを踏まえて、自社のニーズに最適なビジネスフォンを選ぶことが、効果的なビジネス運営につながります。

Wi-Fiを経由したクラウド電話を導入するメリット

Wi-Fiとクラウド電話（クラウドPBX）を組み合わせることで、柔軟でコスト効率が良い点が魅力です。導入のメリットを確認しましょう。

インターネット環境があれば電話ができる

クラウド電話（クラウドPBX）はインターネット接続環境があれば電話が可能で、利用する場所を選びません。オフィス、在宅勤務、出張先など、Wi-Fiを経由して利用できるため、柔軟な働き方をサポートします。

また、専用のアプリケーションやソフトウェアをインストールするだけで、既存のスマートフォンやパソコンなどが電話として機能するため、特別なハードウェアは不要です。これにより、物理的な設置やメンテナンスの手間が省け、迅速な導入が可能です。さらにWi-Fiを利用すれば、通話料金を気にせず利用できる場合が多いことも特徴です。

スマートフォンやパソコン、タブレットなどのマルチデバイスで利用可能

クラウド電話（クラウドPBX）は、前述の通り、専用のアプリケーションやソフトウェアをインストールし設定をすると、会社の固定電話番号での利用が可能になります。万が一、どれかの端末が故障してしまっても、マルチデバイスでの利用が可能なため、業務に支障をきたすことが少なくなります。

また、スマートフォンやパソコンからアクセスできるため、持ち運びも容易です。従業員同士が常に連絡を取り合えるため、電話の取り次ぎや転送など電話業務効率が向上し、ビジネスチャンスを逃さない組織づくりが可能です。

Web上の管理画面で簡単に一元管理ができる

クラウド電話（クラウドPBX）Web上の管理画面を通じて、内線番号やアカウントの新規登録、転送設定などのさまざまな設定変更を一元管理することが可能です。

従来のビジネスフォンでは、設定を変更するためには、契約したサービス提供会社に連絡をし、変更や修正を依頼する場合がほとんどでした。クラウド電話（クラウドPBX）なら、この管理ポータルサイトを利用することで、柔軟に通話システムをカスタマイズでき、必要に応じて迅速に設定を更新することができます。

これにより、工事などの社外への依頼業務も軽減され、運用の効率化が図れるでしょう。場合によっては、従来のビジネスフォンと比べて、工事費用や運用保守費用などのコスト面の負担も軽減されるかもしれません。

小規模から大規模自治体まで企業規模や業種にかかわらず導入できる

Wi-Fiを経由したクラウド電話（クラウドPBX）は、回線数の増減を柔軟に変更できたり、ビジネスフォンとして内線・外線機能を使えるだけではなく、保留・転送・録音などの拡張サービスがあったりすることから、小規模事業所から大規模自治体まで幅広い企業や業種で導入されています。特に、従来の物理的な電話回線利用が難しい環境や、急速に変化する業務ニーズに対応する解決策の一つとなっています。

導入の際には、企業の特性やニーズに応じたIVR（自動音声応答システム）や顧客管理機能などのカスタマイズが可能な場合が多く、これにより効率的な業務運営が実現できます。

レイアウト変更が容易になり故障時のBCP対策（事業継続計画）となりうる

クラウド電話（クラウドPBX）は、オフィスのレイアウト変更が容易になり、端末故障時のBCP対策（事業継続計画）の一つとして役立つ場合があります。

まず、物理的な配線が不要なため、オフィス内の席替えや配置転換も自由にできます。それにより、効率的なオフィス運営が実現します。特に、頻繁にレイアウトを変更する企業にとっては大きなメリットです。

そして、万が一故障などで固定電話が伝えなくても、設定をしたスマートフォンからの電話業務が可能です。これは緊急時に事業の継続をサポートする、BCP対策（事業継続計画）としての大きなメリットになります。

電話の取り次ぎや転送など機能が充実している

クラウド電話（クラウドPBX）のサービスによりますが、クラウド電話（クラウドPBX）には、電話の取り次ぎや転送など多彩な機能があります。例えば、以下のようなビジネスに必要な機能が揃っています。

機能が多種に渡るため、それらをうまく活用することで顧客対応の質が向上し、業務効率も向上します。また、管理画面から機能の拡張や設定変更ができる場合が多いため、サポートを受けながらの社内運用も可能です。

ビジネスシーンで利用するWi-Fi経由の電話なら「ひかりクラウド電話」（クラウドPBX）

ビジネスシーンで利用するWi-Fi経由の電話は、サービスやサポートが充実したNTT東日本の「ひかりクラウド電話」（クラウドPBX）がおすすめです。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリケーション「Webex」を利用して設定した固定電話番号の発着信ができるサービスです。

「ひかりクラウド電話ダイレクト for Webex Calling」なら、汎用ルータを設置した拠点から「閉域接続」の使用が可能で、安定した音声品質で通話をご利用いただけます。

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ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」というアプリケーションを使って、会社の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsが入ったパソコンやスマートフォンなどの端末で、設定した固定電話宛の入電を受けられるだけでなく、設定した固定電話番号からの発信もできます。外出先やテレワーク中でも、オフィスと同じような電話環境の構築が可能です。

組織のメインコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを使用している場合は、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。

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ひかりクラウド電話 for MiiTel

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」は、AI技術を利用して、電話での顧客対応を可視化し分析ができる、クラウド型電話サービスです。通話内容の録音や音声解析、Salesforceなど外部システムとの連携や文字起こし機能などによって、電話業務の効率化や顧客対応の品質向上、教育やノウハウの蓄積などが期待できます。

パソコンやスマートフォンを活用した、テレワークにも対応可能です。

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ひかりクラウド電話 for RING x LINK

「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」は、代表電話や問い合わせ窓口への着信電話を、問い合わせ内容に応じた適切な担当者へ自動で転送するサービスです。また、スマートフォンなどの端末から代表電話番号での発信も可能です。

電話を取次ぐ手間や、顧客の待ち時間を減らすことができるため、業務が効率的になります。会議に出席している、離席しているなど、電話対応ができない従業員への着信を回避し、ビジネスの機会損失や従業員のストレス低減も期待できます。

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まとめ

Wi-Fiを利用したビジネス電話の導入は、柔軟性とコスト効率に優れ、昨今の多様な働き方に適しています。従来のビジネスフォン、IP電話、クラウド電話の違いを理解し、自社のニーズに最適な電話システムを選びましょう。

「ひかりクラウド電話」
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporation が提供するサービスの名称です。
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  「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「MiiTel」または「RING x LINK 」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
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