もっと知りたい!電話関連コラム

ソフトフォンとは? パソコン電話のメリット・デメリットや使い方を解説

ソフトフォンは専用の電話機が不要であり、さまざまな機能を利用できる電話です。導入することで、業務効率化に役立ちます。この記事では、ソフトフォンの概要や導入するメリット・デメリット、導入方法、具体的な使い方について解説します。コミュニケーション手段を一元化できるソリューションである「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」についても紹介します。ソフトフォンの導入に向けてIP電話やクラウドPBXとの違いや、発着信の方法を把握しておきましょう。

電話のことならなんでも

NTT東日本にご相談ください!

イメージ:ソフトフォンとは? パソコン電話のメリット・デメリットや使い方を解説

ソフトフォンとは? パソコンなどで電話する手段

ソフトフォンとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末に専用のソフトウェア(アプリケーション)をインストールして通話する手段です。インターネット回線を通して、本来は通話機能がない機器でも電話として利用できます。
ソフトフォン同士の通話だけでなく、固定電話との通話もできるサービスがございます。ソフトフォンは多くの人が利用しており、LINEやSkypeなどが代表例です。
個人の利用だけでなく、近年ではビジネス向けのサービスや商品が提供されるようになりました。

ソフトフォンとIP電話の違い

ソフトフォンと同様に、IP電話もインターネット回線を通じて通話をします。ソフトフォンはIP電話のひとつに分類されますが、両者の違いは電話機を使うケースがあるかどうかです。IP電話には専用の電話機を使うケースもありますが、ソフトフォンは使用しません。IP電話と異なり、配線工事が必要なケースはありません。

ソフトフォンとクラウドPBXの違い

従来のビジネスフォンは電話機の主装置をオフィスに設置し、電話機やFAXなどの機器と接続しなければなりませんでした。クラウドPBXは、PBXをクラウド上に設置してインターネット経由で通話するシステムです。専用機器をオフィスに設置する必要はなくなり、オフィス外から企業の内線・外線を利用できます。
クラウドPBXが電話システムを指すのに対し、ソフトフォンはクラウドPBXを通して電話するツールやソフトを指します。

ソフトフォンを導入するメリット

電話機が不要で導入費用をおさえられる

導入のメリットは、費用をおさえられる点です。上述の通り、ソフトフォンの利用には専用機器や配線工事が不要です。現在利用しているパソコンやスマートフォンにアプリケーションをインストールすればよいため、機器の購入も必要ありません。手軽に導入できるうえ、導入費用を大幅に削減できます。専用のアプリケーションの導入や、状況に応じてヘッドセットなどを購入する必要はありますが、一般的に従来のビジネスフォンよりも低価格です。無料で利用できるアプリケーションを選べば、より費用をおさえられます。専用機器のメンテナンスや入れ替えをする必要がないため、導入後の費用低減も可能です。
さらに、デスクに電話機や配線を置かずに済み、利用可能なデスクスペースが広がります。デスクを整理整頓しやすくなり、スペースが広く取れれば作業効率も向上します。

リモートワークでも電話業務が可能に

オフィス外で内線電話が使えない場合、取引先などからの電話はオフィスの担当者のみが受けます。担当者から連絡を受けて折り返すタイムラグが生じますし、電話番号の聞き間違いなどもあるかもしれません。
ソフトフォンは、インターネットに接続できればどこでも使用できます。オフィス外で内線通話ができるため、オフィスで電話を受ける必要がありません。折り返す必要もなくなり、業務をスムーズに進められます。
出張先や自宅でもオフィスと同じように通話できるため、企業側はリモートワークを導入しやすくなります。時間や場所に縛られない働き方を可能にするソフトフォンは、今後もニーズが高まると考えられます。

レイアウト変更がすぐにできる

これまでオフィスのレイアウトをする際は、電話機の設置場所や配線を変えなければなりませんでした。手間や時間だけでなく、費用がかかる場合があります。
ソフトフォンであれば、電話機や配線のスペースが不要なので、気軽かつ迅速なレイアウト変更が可能です。業務形態や規模の変化に応じて従業員数やオフィスの規模が変わる場合でも、機器や配線に配慮する必要はありません。

通話以外のさまざまな機能と組み合わせて利用できる

ソフトフォンは、さまざまなアプリケーションやツールと連携可能です。連携することで、CTI機能をはじめとする多くの機能を利用できるようになります。
CTI(Computer Telephony Integration)とはコンピューターシステムと電話やFAXを統合させたシステムです。
このシステムにより、以下の機能を利用できます。

  • 登録済みの顧客情報を着信時にポップアップで表示する
  • CRM(顧客管理システム)との連携により、顧客との履歴を参照しながら対応できる
  • 顧客情報の検索や閲覧ができる
  • 顧客との通話を録音・再生する
  • 表示された番号をクリックすれば発信できる
  • ひとつの番号を複数人で受け付けている場合、適切な担当者を割り振る

上記の機能により、ミスやトラブル発生リスクの低減が可能です。確認や顧客情報を調べる手間を省けるため、業務効率の向上にもつながります。さらに、システム連携により蓄積したデータはマーケティングに役立てられます。

ソフトフォンを導入するデメリット

アプリケーションを利用できる端末が必須

通話には、アプリケーションをインストールしたパソコンやスマートフォンなどが必須です。そのうえで、利用するデバイスは起動させておく必要があり、インターネットに接続した状態でなければ使えません。
ソフトフォンの利用は端末の状態に左右されます。故障やバッテリー切れに加え、プログラムの更新中は利用不可になるため注意しましょう。停電や災害時、デバイスに不具合が生じた際にそなえ、転送設定や別の電源を準備するなどの対応をおすすめします。
業務に支障が出ないように、バッテリーやインターネット接続状況には常に気を配りましょう。

音声の品質が不安定になることがある

ソフトフォンは、音声品質がインターネット環境に左右されます。一般的に固定電話と比べて音質が不安定になりやすく、電磁波を発する家電製品などの近くで通話する際は影響を受ける可能性があります。加えて、ネットワークの帯域を通話で使用することで、他の業務に影響が生じるかもしれません。
Wi-Fiを利用するオフィスでは、特に大容量データを送受信する際の音声品質に注意しましょう。インターネット回線の混雑時には、音声品質が悪化するだけでなく通話や発着信ができなくなるかもしれません。音声が途切れたり、聞き取りにくかったりすると業務に支障が出ます。
音声品質が悪い通話が続けば、取引先への信用にも関わります。ソフトフォン導入時には、自社環境下の音声品質がどの程度になるかを事前に確認するようにしましょう。

ソフトフォンを導入する方法

イメージ:ソフトフォンを導入する方法

上述の通り、アプリケーションをインストールすればソフトフォンを利用できます。しかし、ひとつの番号を複数の従業員が使う場合や、現在の電話番号を継続して使いたい場合などはクラウドPBXの契約が必要です。
さらに、利用状況や利用人数に合った通信容量や通信帯域になっているか、インターネット環境の確認をしましょう。利用するパソコンのOSが古くアプリケーションに対応していない場合には、新たにデバイスを用意しなければなりません。
ヘッドセットやスピーカーなどの機器も、必要に応じてそろえましょう。

ソフトフォンの使い方

着信の方法

ソフトフォンでは、パソコンなどの画面上で着信が表示されます。アプリケーションが立ち上がったら、通話ボタンを押して会話を始めましょう。
上述のCTI機能によって、電話機よりも詳細なデータを画面に表示可能です。着信時に相手の名前や所属などが分かることで、よりスムーズかつ丁寧な応対ができます。

発信の方法

ソフトフォンには、以下に示す発信方法があります。ただし、利用するサービスごとに方法の詳細は異なる場合があります。

  • 発信相手の電話番号を画面に打ち込む
  • アドレス帳や顧客情報から番号をクリックする
  • 発着信履歴から番号をクリックする

ソフトフォン導入をご検討なら、ひかりクラウド電話 for Webex Calling

ソフトフォン導入をご検討の方におすすめのサービスが、NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話for Webex Calling」です。このサービスはアプリで固定電話の発着信が可能であるため、リモートワークに対応できます。部門ごとの同時着信や順次転送も可能であり、取次業務の大幅な削減につながります。さらに、取次ミスも発生しません。

基本的に機器設置や配線工事をせずに導入できるため、オフィスのレイアウト変更もしやすくなります。専用固定電話機のラインナップも豊富であり、従来のPBXを使った通話も可能です。多様なニーズに対応しており、電話に加えてチャットやWEB会議など、オフィスのコミュニケーション手段を一元化できます。 利用する規模や目的に応じてプランを選択可能であり、業務効率化に大きく貢献するサービスです。
詳細は、下記のページをご覧ください。
ひかりクラウド電話for Webex Calling

リモートワークに対応し電話機が不要なソフトフォンは、ビジネスで有効活用できます。ソフトフォンのメリットやデメリットをふまえて、自社に合ったサービスを導入しましょう。

まとめ

ソフトフォンは、インターネットを介してパソコンなどで通話する手段です。電話機を使わないソフトフォンは初期費用をおさえられます。一方で、アプリをインストールする端末が必要な点や、使用環境によっては音質が不安定になる可能性があるといった注意点を把握しておきましょう。
ソフトフォンは、自社の業務形態に合ったサービスを導入することが大切です。「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」なら、多様な端末を通じてオフィスの番号での発着信が可能です。ソフトフォンを導入予定の方は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling 詳細はこちら

  • Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
  • 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
  • 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

電話についてのご相談なら、まずはお気軽にお問い合わせください!

FREE!!電話の導入プランについて知りたいなら!

今すぐ資料ダウンロード

<資料の主な内容>
・従業員規模別導入プラン
(構成内容、導入ポイント、おすすめサービス)

  • ダウンロードイメージ
  • ダウンロードイメージ