【ビジネスフォンの買い替えガイド】時期やチェックポイントを解説

ビジネスフォンの買い替え時期

はじめに、ビジネスフォンを買い替える時期の目安について紹介します。

耐用年数・寿命が近づいている

ビジネスフォンの「耐用年数」は、新品購入の場合には6年と定められています。これは、税法上の資産としての価値を表す年数で、ビジネスフォンとして機能しなくなる「寿命」とは限りません。そのため、耐用年数の6年を過ぎても不具合が生じていなければ、使い続けることが可能です。

ビジネスフォンの修理用物品の製造は、新規販売終了後、7年間が一般的です。つまり、ビジネスフォンの製造終了後、7年が経過していてメーカー側で部品の保有期間が過ぎてしまっている場合、修理をできなくなる可能性が高いといえます。ビジネスフォンを見直すタイミングとして、新品で購入してから7年が一つの節目といえるでしょう。

不具合が続いている

ビジネスフォンの電話機に不具合が続いているときも、買い替えを検討した方がよいと考えられます。不具合の例は、次のような場合です。

ビジネスフォンの不具合の例

上記のような不具合が発生した場合、特定の電話機だけが利用できないのか、それとも、すべての電話機で同じ症状が見られるのかをまず確認しましょう。その後、ビジネスフォンの主装置など各機器の電源スイッチの入れ直しを試してみてください。

また、修理対応が可能な事業者に連絡して、原因の特定や、修理を依頼するのも一つの方法です。しかし、前述のとおり部品の保有期間が過ぎると修理できないケースも考えられるでしょう。

修理が不可能で症状の改善が見られず、機器の経年劣化が著しい場合は、新しいシステムへの買い替えを検討するのがおすすめです。

リース契約の満了時期を迎える

ビジネスフォンをリース契約していて、満了の時期を迎える場合も、入れ替えを検討するタイミングの一つです。ビジネスフォンを導入した時期と比べてみると、ビジネスを取り巻く環境が変化し、電話に求める機能も変わっている可能性があります。

現在利用しているビジネスフォンの契約時の事情を思い出してみてください。契約当初は、すべての従業員がオフィスへ出社して働くのが当たり前だったかもしれません。しかし、いまはリモートワークを採用している会社もあるでしょう。そのようなケースでは、会社の固定電話を活用しながら、自宅からでもスムーズに受発信できるような仕組みが必要だと考えられます。

そこで、契約更新をきっかけに、働き方にあった機能や使い方を調べて、より便利で業務効率化につながるサービスがあるかどうかをチェックするのがおすすめです。

オフィスの移転やレイアウト変更を行う

オフィスの移転やレイアウト変更時にも、ビジネスフォンの買い替えを検討するとよい場合があります。

移転やレイアウト変更時には、電話の配線をやり直す必要があります。同時に、従業員数が増える場合には、電話機だけでなく主装置も見直さなければならないケースも出てくるでしょう。ビジネスフォンの主装置は、収容可能な電話機台数や電話回線の数が決まっているためです。

現在使用中の主装置に余裕がなく、従業員の増加で電話機台数や電話回線の数も増える場合は、主装置も入れ替えなければならず、工事の手間やコストがかかるでしょう。

そのような場合、これまでのビジネスフォンを使い続けるよりも、最新型のモデルに買い替えた方が、スムーズに業務を進められる可能性もあります。

ビジネスフォンを買い替えない場合のリスク

適切なタイミングでビジネスフォンを買い替えなかった場合、突然故障してしまうリスクが高まります。急に故障して通話ができなくなると、これまで電話で連絡していた取引先や顧客への対応が遅れ、ビジネスの機会損失につながる恐れもあるでしょう。

また、内線が使えなくなってしまうと、従業員同士の通話がスムーズではなくなり、業務が滞ってしまうリスクも想定されます。

一度故障すると、復旧までに時間がかかる場合もあるため、適切な時期に買い替えを検討しておくことが大事です。

ビジネスフォンの買い替え時におけるチェックポイント

ビジネスフォンの買い替えを検討する際に、チェックしておきたいポイントを紹介します。

電話機の数に増減はあるか

まず、電話機の数に増減があるかどうかをチェックしましょう。前述のように、ビジネスフォンの主装置に接続できる電話機台数や、電話回線の最大収容回線数は決まっています。利用人数がその数を上回る場合、主装置を入れ替える必要があります。

主装置も含めて見直す場合には、今後も従業員が増える可能性を含め、接続可能な電話端末の数に余裕があるものを選ぶとよいでしょう。

チャネル数は適切か

ビジネスフォンのチャネル数とは、同時通話が可能な数を指します。チャネル数はビジネスフォンのプランなどによって異なります。従業員の数、内勤スタッフと外勤スタッフの割合などによっても必要なチャネル数は変わってきますので、自社の組織構成や利用用途に合わせて見直すことが重要です。

必要な機能は利用できるか

次に、自社にとって必要な機能が利用できるかどうかをチェックしましょう。最新型のビジネスフォンにはさまざまな機能が搭載されています。具体的には、以下のような機能です。

すでに利用している機能を洗い出し、買い替え予定のビジネスフォンでも利用できるかどうかを確認することが大事です。

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働き方に合っているか

自社の働き方と、電話の機能や仕組みなどが合っているかどうかを確認しましょう。

ビジネスフォンを新しいモデルへ入れ替えただけでは、出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークや、各自が自由に席を選んで仕事をするフリーアドレス制に適応できない可能性があります。

ビジネスフォンの買い替えをきっかけに、ノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用して外線・内線通話を使えるようにするなど、新たな仕組みづくりに取り組んでみるのもおすすめです。

会社の固定電話番号を活かしたまま、従業員が自宅や外出先からでも通話できるようになれば、より柔軟に働きやすい環境を構築できるでしょう。

ビジネスフォンから「クラウド化した電話」へ買い替えるメリット

ビジネスフォンを見直す際に、電話のクラウド化も選択肢の一つです。クラウド化した電話とは、従来のビジネスフォンではオフィス内に設置していた主装置を、クラウド上に設置して電話を使えるようにするサービスのことです。

ここでは、クラウド化した電話を利用するメリットについて紹介します。

拠点間の内線通話が無料になる

クラウド化した電話は、インターネットを通じて、スマートフォンやパソコンをクラウド上の主装置に接続する仕組みであるため、拠点間通話も無料になります。

複数の拠点間や、外出先からオフィスへの内線通話のコストがかからず、通信費用の低減につながると期待できます。

オフィス内で主装置の設置や回線工事が不要になる

従来のビジネスフォンのように、主装置の設置や回線工事は必要なく、インターネット接続環境があれば電話を使えるようになります。

たとえば、オフィス移転や新規事業の開業で、新たな電話システムの構築が必要になった場合でも、スピーディーに業務を開始できるでしょう。

主装置がクラウド上にあるためBCP対策（事業継続計画）になる

従来型のビジネスフォン利用の際には、物理的な機器である主装置がオフィス内に設置されているため、オフィスが災害等の影響を受けた場合、電話が使えなくなる可能性もあります。

しかし、クラウド化した電話は主装置がクラウド上に設置されているため、災害時でも取引先や顧客への電話対応が続けられて、従業員とも連絡が取れるためBCP対策（事業継続計画）になると期待できます。

BCP対策（事業継続計画）とは、災害発生の際に、電話機などビジネス上の設備への被害を抑えつつ、お客さま対応など事業を続けていくための対策のことです。

電話のクラウド化には「ひかりクラウド電話」がおすすめ

「自社のビジネスフォンをクラウド化したい」と検討している企業には、「ひかりクラウド電話」がおすすめです。

「ひかりクラウド電話」は、従業員のパソコンやスマートフォンに専用アプリをインストールして操作することで、場所を問わず発着信ができるサービスです。「ダイレクトfor Webex Calling」「Microsoft Teams」「MiiTel」「RING x LINK」のいずれかを利用して、電話をクラウド化できます。それぞれのユースケースを見てみましょう。

ケース1.安定した音声通信を実現したい

安定した音声通信を実現したい場合には、閉域接続の「ひかりクラウド電話 ダイレクト」がおすすめです。閉域接続とは、不特定多数のユーザーがアクセスするインターネット回線から切り離され、限られたユーザーだけが利用するネットワークを指します。

従来型のビジネスフォンは有線ケーブルでつながれているため、音声通信が安定している傾向です。しかし、不特定多数のユーザーがアクセスするインターネット回線を利用する場合には、時間帯や回線の混み具合によって、つながりにくくなる場合も想定されます。

その点、「ひかりクラウド電話 ダイレクト」は、お客さま拠点に設置した汎用ルーターからクラウド上のPBXに閉域網で接続するため、インターネットのように不特定多数の利用の影響を受けず、安定した音声品質でご利用が可能です。

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ケース2.Microsoft 365を利用していて、コミュニケーションツールをまとめたい

現在、ビジネスフォンのほかにすでに「Microsoft Teams」や「Microsoft 365」を利用している場合には、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」の利用がおすすめです。

「Microsoft Teams」をインストールしたパソコンやスマートフォンから、会社の固定電話番号で電話をかけたり、受けたりすることが可能になります。また、「Microsoft Teams」のアプリに、電話、チャット、Web会議などのコミュニケーションツールをまとめられる点もメリットです。

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ケース3.コールセンターで利用したい

現在のビジネスフォンをコールセンターで活用されており、クラウド化した電話を利用したい場合には、「ひかりクラウド電話 for MiiTel」がおすすめです。その理由は、電話での会話内容をAIによって録音・文字起こし・解析することができ、コールセンター業務の品質向上に役立つためです。

通話内容は、Salesforceやkintoneといった顧客情報管理ツールや営業支援ツールに自動連携できます。「特定の顧客と、いつ・誰が・どのような会話をしたか」について正確に記録を残し、後で振り返りたいと考えている企業におすすめです。

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ケース4.会社代表電話への着信電話の取次業務を自動化したい

現在のビジネスフォンを使用している中で、取次の労力がかかっていることに関してお困りで、会社の代表電話にかかってきた着信を、担当者へ自動転送して業務効率化を図りたいと考えている企業には、「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」がおすすめです。

顧客や取引先にとっては、「目的の担当者に取り次いでもらうまでに時間がかかる」といったストレスが低減されます。また、着信制御の機能もあるため、従業員にとっては、「休暇中やWeb会議中の電話着信を避けられる」といった、労働環境の改善につながるメリットもあるといえます。

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まとめ

本記事では、ビジネスフォンの買い替え時期を解説するとともに、クラウド化した電話を活用するメリットについても紹介しました。

クラウド化した電話には、「場所や、物理的な装置・回線に縛られない柔軟な働き方が実現する」「コスト低減になる」「BCP対策（事業継続計画）になる」など、複数のメリットがあるといえます。

また、サービスの選び方によっては、「通話内容の録音・文字起こし・解析」「担当者への自動転送」「休暇中やWeb会議中の着信制御」など、便利な機能も利用可能です。電話システムの入れ替えが、自社内の電話対応のあり方を見直すきっかけにもなるでしょう。

クラウド化した電話をご検討中の企業さまは、ぜひ「ひかりクラウド電話」の詳細もご覧ください。ビジネスの細かなニーズを想定した、5つのサービスを提供しています。

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