電話システムのリプレイスを検討するタイミングは？

ビジネスフォンの故障や不具合が多くなったとき

ビジネスフォンが故障すると業務に大きな支障が出るため、早急に対応が必要です。まずは、故障の原因を調べ、解決しない場合は契約しているサービス窓口に問い合わせましょう。修理内容によっては修理部品がなかったり、修理コストがかかったりする場合もあります。また、修理や代替品への入れ替えに時間がかかる場合もあるかもしれません。

そのため、このタイミングで電話システムのリプレイスを検討する方も多くいらっしゃいます。

リースを利用している場合に料金が割高だと感じたとき

事業期末などで組織の営業利益を再度見直すタイミングは、電話のリース料金を見直すタイミングかもしれません。電話システムの他社利用状況をリサーチすると、現状のリース料金が高いと感じることがあるでしょう。そのようなときも、ビジネスフォンのリプレイスを検討するタイミングです。

例えば、部署や店舗ごとの利益計算をする中で、コスト削減を求められる場面は多いでしょう。変動する経費よりも、毎月の固定費用を少しでも減らすことできれば、毎月のコスト削減に貢献する可能性が高くなります。ただし、契約期間の途中で解約すると違約金が発生する場合もありますので、注意が必要です。

リース契約の終了が迫っているとき

リース契約の期間満了のときも、電話システムを検討し直すタイミングです。今までのサービス内容や通話品質に不満がなく、コストに見合う効果があるようであれば再契約となるでしょう。

しかし以下のような場合は、リース契約の終了とともにリプレイスを検討しても良いかもしれません。

勤務形態が変更になるとき

昨今、オフィスへの出社と併せてテレワークを導入する企業も増えています。そのような時、従来のビジネスフォンでは、業務効率の面で支障がでるかもしれません。

ビジネスフォンの場合、オフィスにいる従業員だけが、電話対応を行うことになり、電話の取り次ぎや調整業務の負担が増えます。同様に、テレワーク中の従業員も、顧客とのやり取りに時間がかかるかもしれません。その他、社員同士の通話料が高くなる可能性もあり、現状と異なる電話システムを検討する必要が出てくるでしょう。

オフィスを移転するとき

オフィスの移転時も、新しい電話システムを検討する良い機会です。

従来のビジネスフォンは、オフィスのレイアウト変更の際に、専門事業者による設定変更や電話機の移設工事が必要になります。それに伴い、従業員は立ち会いや工事の日程調整などが必要になり、電話システム以外の部分で作業工数がかかることもあるでしょう。

それらを含め、今の電話システムを使い続けるメリットがあるかどうかも、十分に検討しましょう。

クラウド電話を導入するメリット

電話システムをリプレイスするにあたって、クラウド電話を導入する企業も増えています。どのようなメリットがあるのでしょうか。

導入工事が不要

まず、クラウド電話は、電話の制御装置がクラウド上にあるため、従来行われていた物理的な工事が不要なケースが多いです。電話機はLANケーブルやWi-Fiで接続できるため、工事があったとしても、簡素化されます。専門的な施工技術が不要になり、工数面での負担が少なくなるでしょう。

また、クラウド電話を使用する際、設定はクラウド上の管理画面から、専門知識があるサービス工事者でなくても容易にできます。そのため設定のためのスケジュール調整などが不要で、工事から導入までの時間が2週間ほど短縮され、スムーズな導入が可能です。ただし、環境やサービス会社や時期などによって短縮される時間は変わってきます。

スマートフォンを固定電話機の代わりに使える

専用アプリケーションを、スマートフォンやパソコンなどの端末に設定すると、固定電話機の代わりに使え、持ち運ぶことができます。これは、クラウド電話導入の大きなメリットとなります。

クラウド電話は、インターネット環境があればどこでも通話することができるため、外出先や自宅など、場所にとらわれることなく業務を行うことができます。また、プライベートの携帯電話番号ではなく固定電話番号を使って発着信できます。固定電話番号が表示されることで、発信元が分かる場合が多いため、ビジネスとして信頼性も担保されます。

フリーアドレスやテレワーク対応に便利

クラウド電話は、スマートフォンやパソコンなどに設定するため持ち運ぶことができ、インターネット環境があれば使用できるため、フリーアドレスを採用している企業や、テレワークを導入している企業に適しています。

フリーアドレスの場合、誰がどこにいるかを、常に把握することは難しいでしょう。そのため、電話の取り次ぎが難しい場合が多くなります。クラウド電話であれば、設定された内線番号へそのまま取り次ぐことができ、業務効率が上がります。また、テレワーク中の従業員は、自宅などから会社用の固定電話番号を使って業務に必要な通話ができます。

オフィスのレイアウトが変わっても内線番号の変更が不要

人事異動や組織変更などによって、オフィスのレイアウトが変わる場合もあるでしょう。レイアウト変更に伴って、ビジネスフォンの内線番号の設定変更が必要になり、従来のビジネスフォンの場合は工事も必要でした。

クラウド電話の場合、クラウド上の管理画面から、電話機能の設定や端末の追加が容易にできるため、利用開始までに長い時間が必要ありません。また、クラウド電話の導入後にレイアウト変更が行われる、新フロアや新拠点が設立されるといった場合も柔軟に対応できます。

クラウド電話を導入する流れ

クラウド電話の導入に向けて、どのようなことを検討したらよいのでしょうか。検討のポイントや導入の流れをご紹介します。

クラウド電話を導入する目的を明確にする

まずは「なぜクラウド電話を導入するのか」、以下を参考に、導入の目的を明確にしましょう。

目的を明確にすることで、クラウド電話導入にあたって必要な機能を洗い出すことができます（例：通話転送、ボイスメール、自動応答、グループ着信など）。

目的に合わせて導入するサービス候補先を選定する

クラウド電話の導入目的に合わせて、必要な機能の洗い出しが終わったら、それらを提供しているクラウド電話サービスを比較検討しましょう。利用目的にあっているかどうか、ビジネスの成長に応じて拡張性があるかどうかも確認します。

導入目的がコスト削減であれば、工事にかかる費用、また、毎月の月額固定費の削減がどの程度できるかもポイントです。月額の基本料金には、どの機能が含まれており、どこからがオプション料金になるのかもポイントです。

利用するサービスを決める

以下のポイントを参考に、クラウド電話の導入目的を明確にして利用する機能を洗い出し、利用するサービスを選定しましょう。

どのサービスにするか迷う場合は、通話品質は落としたくない、導入・運用サポートは充実していてほしいなど、優先順位を決めてみても良いでしょう。

不明点は、導入前に解消しておきましょう。問い合わせすることで、サポートの充実度を体感できる場合もあります。

クラウド電話ならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめ

ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」を利用して、会社の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsを搭載したパソコンやスマートフォンで、設定した固定電話への受電、またその番号からの架電が可能です。外出先や自宅でのテレワーク中でも、オフィスと同じ通話環境の構築が可能です。

Microsoft Teamsを業務活用している企業の場合は、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。

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ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリケーション「Webex」を利用して設定した固定電話番号の発着信が可能なサービスです。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」では、高いセキュリティと安定した音声品質を提供します。また、Webex Calling対応の専用電話機もありますので柔軟な端末選択が可能です。

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ひかりクラウド電話 for MiiTel

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」は、AI技術を駆使し、電話営業や顧客対応をデバイス上で可視化し、分析できるクラウド型電話サービスです。

通話内容の録音や音声解析、外部システムとの連携、文字起こし機能などを備え、電話業務の効率化や顧客対応の品質向上、教育やノウハウの蓄積などが期待できます。そのため、営業の人材育成やコールセンターなどを運用しているお客さまにおすすめです。

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ひかりクラウド電話 for RING x LINK

「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」は、代表電話や問い合わせ窓口への着信電話を、内容に応じた適切な担当者へ自動で転送するサービスです。パソコンやスマートフォンなどの端末から、代表電話番号での発信も可能です。電話を取次ぐ手間が省け、顧客の待ち時間を減らすことができるため、業務が効率的になります。

また、Web会議に出席している、休憩時間に入っているなど、電話対応ができない従業員への着信を回避し、ビジネスの機会損失や従業員のストレス低減も期待できます。

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まとめ

電話システムをリプレイスするにあたって、まずは現状の問題点を洗い出しましょう。クラウド電話を導入するメリットはいくつかあり、導入することでそれらの問題点を解決してくれるかもしれません。

電話システムをリプレイスするには、導入目的を明確にし、目的に合わせたサービスの選定がポイントです。無料トライアルやデモを利用して、組織に合った電話システムを導入しましょう。クラウド電話ならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。

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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
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  「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Webex Calling」、「MiiTel」または「RING x LINK 」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。

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