クラウド電話の導入で軽減が期待できる負担

導入コストの負担

クラウド電話の導入において、注目すべき点の一つが、導入コストの負担軽減です。従来のビジネスフォン導入には、主装置や各端末の購入、そして配線工事など多岐にわたる費用がかかりました。

しかし、クラウド電話は、導入にあたって主装置の購入や構築工事の必要がありません。また、電話機だけでなくパソコンやスマートフォン、タブレット端末などへアプリケーションをインストールし設定するだけで電話が利用できるため、電話機端末の減少や既存デバイスの流用が可能です。

さらに、クラウド上にある管理画面を通じて設定変更が簡単に行うことができるため、専門の技術者や立ち会いの必要がなく、人件費も含め導入コストの削減につながります。

工事の負担

工事の負担軽減についても、クラウド電話の導入には大きなメリットがあります。従来のビジネスフォンの導入には、主装置の設置場所の確保や配線工事が必要なため、それに伴うベンダーとの打ち合わせや関係者のスケジュール管理など、さまざまな調整業務が必要でした。

しかし、クラウド電話では主装置などの物理的な工事が不要になります。また電話機はLANケーブルまたはWi-Fiで接続できるため、工事が簡素化されます。そのため、専門的な施工スキルが不要で工数面での負担が軽減されます。また、クラウド上の管理画面から設定が容易にできるため、工事から導入までの時間が短縮され、スムーズな導入が可能となります。

電話システムの保守の負担

従来のビジネスフォンでは、日々の保守作業や情報セキュリティ対策は自社のIT専任社員で行うか専門的なベンダーに委託する必要がありました。ITに詳しい専任スタッフが不在の場合、機器の故障や通信障害への対応が迅速にできない場合もあるでしょう。その結果、業務の停止や情報漏えいなどのトラブルが生じる可能性がありました。

一方、クラウド電話では、サービス提供会社がサーバーを管理しているため、従来のような電話主装置の基盤やパッケージの不具合など、物理的な保守が不要です。また、技術的なサポートやトラブルシューティングもサービス提供会社がリモートで行えるため、自社で専任の社員を雇う必要がなく、トラブル時も迅速な対応が可能です。

電話の取次ぎの負担

オフィスの固定電話を利用する際、電話の取次ぎを行う従業員に負担がかかることがあります。特に、フリーアドレスを採用している企業では、出社状況の確認や内線番号の変更が煩雑です。さらにテレワークを導入している場合、従業員は取次ぎに追われ、業務に集中できないだけでなく、リモートワーカーがタイムリーに連絡を受け取ることができない場合もあります。

しかし、クラウド電話を導入すれば、これらの問題の解決につながります。インターネットがあれば、場所を問わず固定電話番号の着信を受けられ、テレワーク中の従業員などへの取次ぎもスムーズです。従業員は業務に集中し、ビジネスの生産性が向上します。

テレワーク対応の負担

クラウド電話の導入は、テレワークの負担を軽減する上でも効果的な手段です。従来のビジネスフォンでは、オフィス内でのみ通話が可能でしたが、クラウド電話では個人のパソコンやスマートフォンなどを活用して通話ができます。これにより、テレワーク中の従業員は、自宅や外出先からも業務に必要な通話を行うことができます。また、前述のようにオフィス勤務の従業員は、固定電話を受電した後の電話取次ぎの負担が軽減できます。

また、クラウド電話では会社の固定電話番号を使用することができるため、従業員は個人のプライベート電話番号を相手に知らせずに済みます。これにより、余計な気を遣うことなく、テレワーク環境での業務をスムーズに行うことができます。

オフィスのレイアウト変更の負担

オフィスのレイアウト変更に伴う負担を軽減するために、クラウド電話の導入は重要です。従来のビジネスフォンでは、オフィス内の電話機や配線の変更に伴う手間やコストがかかりました。レイアウト変更のたびに専門業者による設定変更や、電話機の移設工事が必要になります。

しかし、クラウド電話ではクラウド上の管理画面を通じて、電話機能の設定や追加が容易に行えます。例えば、社員の入社時には、管理画面から新しい電話を簡単に追加でき、設定を変更するだけで使用を開始できます。そのため、オフィスレイアウトの変更や新しい拠点の設立などにも柔軟に対応できます。これにより、総務やITといった管理部門の負荷が軽減され、オフィスのレイアウト変更に伴う作業が効率化されます。

社内ヘルプデスクの負担

クラウド電話の導入は、社内ヘルプデスクの負担を軽減するためにも、効果的な手段です。社内ヘルプデスクを主に担当する情報システム部門は、本来ビジネス戦略やITインフラの監視に集中する必要があります。しかし業務の大半が、社員からのIT関連の質問や電話での相談対応で業務時間を圧迫されていることも多いでしょう。ヘルプデスク業務は非常に多忙であり、効率化が求められています。

クラウド電話を導入することで、管理画面上での不具合解析が可能となり、復旧までの時間を短縮することができます。これにより、不具合対応が効率化され、情報システム担当者はより重要な業務に集中でき、企業の経営戦略の推進に貢献できます。

顧客や取引先の負担

ひかり電話の導入により、顧客や取引先の負担も軽減されます。従来のビジネスフォンは、タイミングが悪いと電話するたびに担当者が不在で折り返しの連絡を待つ、という問題がありました。

しかし、クラウド電話を導入することで、担当者が外出していても対応が可能になります。電話に出られる状況であれば、かかってきた電話を切ることなく、そのまま取次ぐことができるからです。また、自動応答機能を利用することで、顧客や取引先はいつでも必要な情報を得ることができます。さらに、転送機能を活用すれば、担当者が不在でも適切な担当者につながり、迅速な対応が可能です。これにより、顧客や取引先側も、待ち時間が減りより効率的に業務を進めることができます。

クラウド電話を導入する際のポイント

無料トライアルやデモで音声品質を確認する

クラウド電話を導入する際に重要なポイントは、無料トライアルやデモ体験を利用して音声品質を確認することです。

多くのクラウド電話サービスでは、導入前にサービスを実際に体験できる期間が設けられています。この期間中に、従業員にも利用してもらい、アプリケーションの使いやすさや音声品質などを確認しましょう。特に、デジタルツールに詳しくない従業員にも操作が容易かどうかを確認することがポイントです。無料トライアルやデモ体験を活用することで、適切なクラウド電話サービスの選定に役立ちます。

目的に合った機能や拡張性があるサービスを選ぶ

クラウド電話を選ぶ場合に、目的に合った機能や拡張性があるかどうかも確認しましょう。まずは、必要な機能（通話転送、ボイスメール、自動応答、グループ着信など）が提供されているかを確認します。自社の利用方法にあった機能や柔軟性があるかも重要です。

また、ビジネスの成長に応じて簡単に電話機やユーザー数が拡張できるかを確認します。さまざまな便利な機能が提供されていますが、導入の目的に合わせたサービスを選びましょう。

サポートの充実度合をチェックする

クラウド電話を利用する際には、つながらない、設定方法が分からないなどの問題が発生する可能性があります。これらの問題が解決されないと、顧客トラブルや業務の遅延につながる可能性があります。そのため、適切なサポートが行われるかどうかも、運用する上で重要なポイントです。

サポートの内容や体制、受付時間などを確認し、信頼できるサービスを選びましょう。NTT東日本の「ひかりクラウド電話」は、設定を代行して行う設定代行メニューや、故障や不具合による問い合わせのサポート窓口を用意しています。

クラウド電話ならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめ

ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」というアプリケーションを利用して、会社の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsを搭載したパソコンやスマートフォンで、設定した固定電話宛の通話を受信し、またその番号から発信も可能です。外出先やテレワーク中でも、オフィスと同じ通話環境を維持できます。

会社がMicrosoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用している場合は、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」をおすすめします。

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ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリケーション「Webex」を介して設定した固定電話番号の発着信が可能なサービスです。

また、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」では、高速かつ信頼性の高いネットワーク接続である「閉域接続」を利用でき、安定した音声品質と高いセキュリティを提供します。ただし、オフィス外からの通話はインターネット経由になりますので、外出先やテレワークなどでの利用の際はご注意ください。

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ひかりクラウド電話 for MiiTel

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」は、AI技術を駆使し、電話営業や顧客対応をデバイス上で可視化し、分析できるクラウド型電話サービスです。通話内容の録音や音声解析、Salesforceなど外部システムとの連携、文字起こし機能などを備え、電話業務の効率化や顧客対応の品質向上、教育やノウハウの蓄積などに貢献します。さらに、パソコンやスマートフォンを活用したテレワークにも対応可能です。

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ひかりクラウド電話 for RING x LINK

「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」は、代表電話や問い合わせ窓口への着信電話を、問い合わせ内容に応じた適切な担当者へ自動で転送するサービスです。スマートフォンなどの端末からも代表電話番号での発信が可能です。

これにより、電話を取次ぐ手間を省き、業務の効率化が図られます。また、顧客の待ち時間を減らして、ビジネスの信頼性や対応満足度も向上するでしょう。Web会議や休憩時間などで電話に出られない従業員への着信を回避し、ビジネス機会の損失や従業員のストレスも低減できます。

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まとめ

クラウド電話の導入は、テレワークやオフィスワークの効率化に大きな影響を与えます。導入によってさまざまな負担が減り、会社の柔軟性や従業員の生産性が向上します。結果、顧客の満足度も上がり従業員のワークライフバランスの向上も期待できるでしょう。

また、導入時のポイントを確認し、具体的にどのサービスを選択するかも重要です。さらに、セキュリティやサポート体制も重要な要素です。NTT東日本の「ひかりクラウド電話」なら、安心して導入できる高品質なサービスを提供しています。

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