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いまさら聞けないオフィス電話事情（第2回）

ビジネスフォンが繋がらない原因は？チェックポイントと対処方法を紹介

普段当たり前のように繋がっていたビジネスフォンが、突然利用できなくなり業務に支障をきたすことがあります。

ビジネスフォンが繋がらない時には、機器が故障しているケースだけでなく、簡単な設定が間違っていることや電源を入れ直したら作動するケースなどもあります。

今回の記事ではビジネスフォンが繋がらない時のチェックポイントと対処方法について紹介していきます。

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ビジネスフォンが繋がらない時はまず症状を確認

すべての電話機が利用できないのか

ビジネスフォンが繋がらなくなった時は、まずは1台の電話機が利用できないのか、すべての電話機が利用できないのかを確認しましょう。すべての電話機が利用できない場合は、主装置やPBXなどの回線全体を制御する機器の故障や、回線の故障が考えられます。ひかり電話を利用している場合は、インターネット接続やルーターの不具合などを確認しましょう。

一部の電話機が利用できないのか

一部の電話機だけが利用できない場合は、主装置と電話機を繋ぐコードの故障・接続不良か、該当の電話機の故障が考えられます。電話機の入れ替えや、コードの差し替えを行い、機器の故障かケーブルの故障かを判断しましょう。

外線が利用できないのか

内線は利用できても、外線が利用できない場合は、主装置やPBXの外線ユニットの故障や電話回線の断線・線路障害などが考えられます。

災害時や大雨などで通信障害が発生していないか確認し、回線が壊れていない場合は機器の故障が想定されるので業者へ連絡しましょう。

ビジネスフォンが繋がらない時の10個のチェックポイント

ビジネスフォンが繋がらない場合にチェックすべき10個のチェックポイントについて、具体的に解説していきます。

ビジネスフォンの主装置の確認

ビジネスフォンは主装置やPBXがすべての端末の通話を制御しているため、回線全体に問題があった時はまず確認しましょう。

電源は入っているか: 主装置の電源が入っていなかったり、電源ケーブルが抜けている、または机などでケーブルが断線しているなどの状態がないか確認しましょう。

故障していないか

主装置やPBXの電源が入っていても正常に利用できない場合、故障の可能性があります。機器そのものが故障しているのか、また内線や外線などの一部の機能が故障しているのかをある程度を把握して、保守業者や納入業者などに連絡しましょう。

主装置やPBXにはいくつかの基盤があり、外線を制御する外線ユニット・内線を制御する内線ユニット、またその他の機能を制御する各ユニットがあります。どの基盤が故障している可能性があるかを業者に伝えることで、実際に現場で確認してもらう際にパーツの取り替えや修理まで行ってもらえるかもしれません。

ビジネスフォンの端末機（電話機）の確認

一部の端末だけが利用できない場合、どの端末が問題を起こしているかを把握して、その端末を確認しましょう。

電源は入っているか: 主装置と同様に、電話機の電源が入っているか確認しましょう。電源が入らない場合は電源ケーブルの不具合の可能性もあるので、他の電話機のケーブルを利用して電源が入るかもあわせて確認が必要です。

設定は適切か: 電源が入っているものの一部の機能を利用できない場合は、なにかしらの影響で設定が変わっているケースがあります。音量がゼロになっていたり、ミュート機能が作動していたり、または発着信機能などが制限されているなどです。普段使用していない設定などがされていないかチェックしましょう。

故障していないか

ケーブルを変えても電源が入らない場合や、電源が入っても利用できない場合は端末機の故障の可能性があります。電話機そのものが正常でも、受話器と本体を繋ぐケーブルの故障や液晶・一部のボタンの故障などのケースもあります。

予備の端末や利用頻度の低い席の電話機を代用しながら、ベンダーに連絡して修理や買い替えを検討するのが良いです。

ケーブル・コードの確認

主装置やPBX、電話機の確認と同時に、それぞれで利用しているケーブルの不具合がないか確認しましょう。

ビジネスフォンの配線方式は3種類あります。

1つ目は主装置と端末機のひとつひとつをダイレクトにケーブルで繋ぐ方式です。2つ目は主装置からケーブルをまとめて中継する機器があり、そこから端末機にケーブルを繋ぐ方式です。3つ目はIP電話を利用してLANケーブルで繋ぐ方式です。

上記の3つのうち、自社のビジネスフォンがどの配線方式なのかを確認しましょう。

ビジネスフォンの配線方法は3種類！仕組みや注意点などをわかりやすく紹介

接続されているか

主装置と電話機のケーブルが抜けていたり、ケーブルの押し込みが甘かったりしないかなどの確認を行いましょう。

どのケーブルに不具合が起きているかを特定するために、前述の配線方式を確認して問題が起きている機器と接続されているケーブルのチェックも忘れずに行いましょう。

ショート・断線していないか

ケーブルがしっかりと刺さっていても作動しない場合は、ケーブルのショートや断線が考えられます。断線とは、ケーブルの電線が切れてしまい、電気が流れない状態です。ショートとは、ケーブルに電気は流れるが、正しい供給先に流れず元の電源に戻ってしまう状態です。どちらもケーブルの不具合が起きている状態です。

原因としては、ケーブルが机などの重いものの下敷きになっていることや、長年の利用による経年劣化などが考えられます。一本のケーブルが故障した場合、同様の環境では他のケーブルもショート・断線する可能性があるので、レイアウト変更などを検討しましょう。

Wi-Fi環境の確認

IP電話やひかり電話を利用している場合、電話回線ではなくWi-Fi環境に問題がある場合があり通話ができないケースがあります。

モデム・ルーターの確認: モデム・ルーターの電源が入っていない場合や、故障している場合はIP電話などのビジネスフォンは利用できません。インターネット環境が正常かどうか確認しましょう。

スイッチングハブの確認

IP電話を利用している場合、主装置などや端末機を繋ぐスイッチングハブを利用してLANケーブルを配線していることが多く、このハブが故障していないか、電源が正常に入っているかを確認しましょう。

スイッチングハブの機器自体は正常でも、一部の差込口が故障しているケースがあります。

LANケーブルの確認

ルーター、ハブなどのネットワーク機器を繋ぐLANケーブルが正常に繋がっていないケースや、断線・ショートしている場合があります。リンクランプというLANケーブル接続口にあるランプが正常に点灯しているか確認しましょう。

各装置の電源を抜き差ししたり、ケーブルを指し直すと正常に作動したり、他のケーブルを利用すれば正常に作動することも多いです。

ケーブルが経年劣化していたら、オフィス全体のケーブルの見直しを検討しましょう。

ビジネスフォンが繋がらない時の5つの対処方法

ビジネスフォンが繋がらない時の対処方法を5つにまとめて紹介します。

電源を入れ直す

前述の通り、各機器の電源ケーブルの抜き差しや電源の入れ直しを行いましょう。電源を入れ直してすぐに起動しないこともあるため、5分ほど待ってから正常に作動するか確認しましょう。

利用できない機器を入れ替えてみる

前述の通り、問題のある端末機や各種ケーブル、スイッチングハブなどを入れ替えて利用することで、どの機器に問題があるのか特定でききます。

修理業者に連絡する

故障していると推定できる機器が特定できたら、利用しているビジネスフォンのベンダーに連絡して修理を依頼しましょう。故障している機器が特定できるとオフィスなどで実際に状況を確認する時に同時に代わりの機材を持ってきてくれる場合がありますが、特定できないときでもまずは連絡することが早期回復に重要です。

外線全体での不具合や主装置自体が故障している場合は、電話機能の早期復旧が必要なため、緊急対応をしてくれるサービスにも連絡しましょう。

故障時にも安心な24時間365日の対応のサポートがあるようなサービスを契約しておくのがおすすめです。

機器の買い替えの検討

機器の経年劣化による故障の場合は、新しいビジネスフォン機器を購入したり、最新のシステムの導入も検討しましょう。

復旧しても、他の機器で同じような問題が起こる可能性があり、また古いタイプのビジネスフォンでは機能が不便であったり費用が高い場合があるので、見直すのに良い機会となります。

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クラウド型PBXへの乗り換えの検討

クラウド型のPBXとは、オフィスに据え置きで物理的な装置を置く方法ではなく、インターネット上にあるPBXの機能を利用するやり方です。

クラウド型PBXではインターネットに繋がる聞きを幅広く利用できるため、スマートフォンもビジネスフォン化できます。

設置・運用のコストが低く、ビジネスフォンが繋がらなくなるリスクも下がるため、新しいシステムを検討する際の選択肢に入れておきたいです。既存のビジネスフォンのシステムと並行して利用できるものや、無料で利用できる期間があるものなど、段階的に利用できるサービスも増えています。

クラウドPBXにはどんなメリットがある？注意点や導入事例も紹介

まとめ

今回の記事では、ビジネスフォンが繋がらなくなった時のチェックポイントと対処方法について紹介していきました。

ビジネスフォンが故障している場合には、どの部分に原因があるのかすばやく特定して、利用しているサービスや修理業者へ連絡しましょう。

故障を機に、サポート体制が充実しているビジネスフォンの新しいサービスへの乗り換えなどを検討している方に向けて、電話の選び方ガイドのe-Bookをご用意しております。ぜひそちらもご活用ください。

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