古い電話システムを変えて働き方改革を進めよう！電話のクラウド化がテレワークを実現

働き方改革とは

「働き方改革」とは、働く人々が、それぞれの事情に合った多様で柔軟な働き方を、自ら選択できるようにするための改革です。

政府は「働き方改革関連法」を2019年に施行し、2019年4月より時間外労働の上限規制、年次有給休暇の取得義務化、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保に取り組むよう企業に求めています。

職場環境の改善によって魅力ある職場づくりが実現すれば、企業の強みの一つとなり、人手不足解消も期待できるでしょう。確保した人材が、自社にとってさらなる利益を生み出す好循環につなげるためにも、各企業において働き方改革への取り組みは重要だといえます。

テレワークのメリットと実施率

働き方改革の一環としてテレワークが注目されていて、政府も導入を後押ししています。ICTの活用によって、自宅などオフィス以外の場所からも仕事を進めることが可能です。従業員が柔軟に働ける制度を整えると、企業と従業員の双方にとって、以下のようなメリットにつながると期待できます。

企業のメリット

従業員のメリット

総務省の「令和5年通信利用動向調査報告書（企業編）」によると、2023年時点のテレワーク導入状況は、「導入している」と「導入していないが、今後導入予定がある」を合計すると 52.9％で、「導入していない・導入予定もない」の47.0％を上回っていることがわかりました。

「導入していない・導入予定もない」という回答の理由は、「テレワーク（に適した仕事がない」がトップで、そのほか「社内のコミュニケーションに支障がある」「顧客など外部対応に支障がある」などの理由も挙げられています。この結果から、テレワークにはコミュニケーション上の課題もあると考えられます。

そこで、次章ではテレワーク導入時に障壁になりやすい「固定電話」に注目し、課題や代案について見ていきましょう。

参考：総務省｜令和5年通信利用動向調査報告書（企業編）（https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/pdf/HR202300_002.pdf）

働き方改革における固定電話環境の課題

テレワーク体制下で固定電話を使い続ける場合、どのような課題が生じるかについて解説します。

電話対応のために出社が必要になる

固定電話を使用している場合、電話対応のために出社が必要となります。

ほかの従業員はテレワークに移行して自宅から仕事をするなど、柔軟な働き方の実践が進むなか、特定の従業員が固定電話対応のために出社せざるを得ないケースも考えられます。働き方の違いが不満につながって、働くモチベーションの低下につながる恐れもあるでしょう。

取次業務が負担になる

テレワーク中の従業員あてに電話を受けた場合、取次業務の負担が生じます。一度電話を切ってから、対象者のスマートフォンなどに改めて電話をかける必要があるため、手間が生じるでしょう。すぐに取次ができなければ、相手を待たせることになって不満につながり、ビジネスの機会損失が生じる恐れも想定されます。

取引先に私用スマートフォンの電話番号が知られる

テレワーク時に私用のスマートフォンを使用している場合、取引先に電話をかけると個人の電話番号を知られることになります。

個人の電話番号を取引相手に伝えると、業務時間外に取引先から電話がかかってくる可能性があるため、ワーク・ライフ・バランスが損なわれる懸念も生じるでしょう。さらに、私用スマートフォンの業務利用によって、通話料が個人負担となってしまう点も課題となります。

出社する従業員の増減にあわせたレイアウトの変更がしにくい

従来の固定電話環境は配線が必要で、一度決めたオフィス内のレイアウトを変更しにくいといえます。配線が制約となり、テレワーク導入によって、出社する従業員の増減などによる席替えや配置変更があった場合、対応が難しくなるでしょう。また、オフィス出社時に各自が自由に席を選んで仕事をできる「フリーアドレス制」の導入も困難だといえます。

働き方改革を推進するために「電話のクラウド化」がおすすめ

固定電話利用の課題解決を進め、働き方改革を実現するために「電話のクラウド化」がおすすめです。ここでは、仕組みとメリットについて紹介します。

仕組み

従来のビジネスフォンを設置する場合は、オフィス内にPBX（構内交換機）などの設置が必要になることがあります。外線・内線の切り替えや、内線転送になくてはならない装置で、オフィスが複数あれば、各拠点内にそれぞれ設置が必要な場合があります。

一方、クラウド化した電話ではオフィス内にPBX（機内交換機）を設置する必要はなく、クラウド上に設置する仕組みとなっています。

メリット

電話をクラウド化するメリットについて見てみましょう。

私用スマートフォンやパソコンから会社の電話番号で発着信できる

インターネット上にPBX（機内交換機）があることで、会社あてにかかってきた電話を自宅や外出先からでも、スマートフォンで取れるようになる点が大きなメリットだと考えられます。私用のスマートフォンやパソコンから、会社の電話番号で発着信ができるようになるため、個人の電話番号を取引先に知られることがなくなります。

スマートフォンを内線化でき取次業務の負担が軽減する

クラウド上のPBX（機内交換機）の利用によって、スマートフォンを内線化でき、取次業務の負担軽減につながる点もメリットの一つといえます。会社にかかってきた電話を受けた際、内線番号をダイヤルするだけで、テレワーク中の従業員へスムーズに取次ができるでしょう。

インターネット接続環境があるとすぐに導入できる

クラウド上にPBX（機内交換機）があることで、物理的なPBX（機内交換機）の設置や配線工事などは不要となり、比較的短期間で導入できます。「早急にテレワーク体制に移行したい」と考えている企業にとって、働き方改革のスピーディーな実現が期待できるでしょう。

配線レスのためレイアウトを自由に変更できる

電話の受発信にスマートフォンやパソコンを使用する場合は配線レスとなるため、オフィス内レイアウトの変更も容易になると考えられます。たとえば、従業員の増減が生じてもオフィス内の配置を柔軟に変えられたり、フリーアドレス制を導入しやすくなったりするでしょう。

働き方改革の推進につながる「クラウド化した電話」の選び方

ここからは、働き方改革の推進を後押しする「クラウド化した電話」の選び方について紹介します。

必要な機能が搭載されている

業務を進めるうえで必要な機能が利用できるかどうかを確認しましょう。サービスによって音声自動応答、通話音声の録音、ほかのICTツールとの連携など、さまざまな機能が搭載されています。ビジネスフォンに求める機能を明確にしたうえで、自社に適したサービスを選ぶことをおすすめします。

誰でも使いやすい

日常業務で電話を利用する頻度が高い場合には、誰にとっても使いやすいサービスを選ぶことが大切です。クラウド化した電話はサービスによって豊富な機能が搭載されていて、操作が複雑になるケースも想定されます。そこで、自社で働いている従業員のICTリテラシーに合ったものを選ぶとよいでしょう。

固定電話番号をそのまま使える

会社の固定電話番号をそのまま利用できるサービスの選択がおすすめです。クラウド化した電話は、サービスによっては電話番号が「050番号」に変更になるケースも想定されます。電話番号が変更になると取引先などへの周知に手間がかかるため、従来の固定電話を引き継いで使えるサービスを選ぶと便利でしょう。

複数のコミュニケーションツールをまとめられる

クラウド化した電話のサービスに、チャットやWeb会議など、コミュニケーションにかかわる複数の機能をまとめられると便利です。従業員がさまざまな場所から業務を進める柔軟なワークスタイルを採用している場合、複数のコミュニケーションツールを使っていることもあるでしょう。しかし、複数のツールを運用・管理していると、操作の手間も利用コストも膨れ上がる懸念があります。そこで、単一サービスに複数のコミュニケーション機能をまとめることで、業務効率化やコスト低減を期待できます。

働き方改革の推進には「ひかりクラウド電話」がおすすめ

働き方改革を推進したいと考えている企業には「ひかりクラウド電話」がおすすめです。「ひかりクラウド電話」は、スマートフォンやパソコンに専用のアプリケーションを入れて操作することで、どこからでも会社の固定電話番号で発着信ができるサービスです。

ここでは、「ひかりクラウド電話」の5つのサービスについて見ていきましょう。

「ひかりクラウド電話」
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ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」は、Web会議システム「Webex」を利用して、テレワーク先や外出先でも会社の電話番号で発着信ができるサービスです。

このサービスの特長も上述した「ひかりクラウド電話 ダイレクト for ひかりクラウドPBX」と同様に「閉域接続」です。また、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」はWeb会議システム「Webex」を使用するため、チャットやWeb会議などの機能も利用可能です。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」
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ひかりクラウド電話 ダイレクト for ひかりクラウドPBX

「Web会議システムとの連携など、複雑な機能は求めていない」と考える企業には、よりシンプルな「ひかりクラウド電話 ダイレクト for ひかりクラウドPBX」のサービスがおすすめです。

このサービスでは、インターネットを経由せず、閉域接続で安定した音声通話ができます。閉域接続とは、自社の従業員だけなど限られた利用者が接続できるネットワークで、安定した音声通信が期待できます。

専用のアプリケーションをスマートフォンやパソコンにインストールしておくと、自宅・外出先からでも会社の電話番号で発着信が可能になり、スムーズなテレワーク推進が期待できます。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for
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ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」をインストールしたスマートフォンやパソコンで、会社の電話番号を使って発着信ができるようになるサービスです。

Microsoft 365やMicrosoft Teamsをすでに利用している企業におすすめで、パソコンやスマートフォンに電話機能、チャット、会議、ファイル共有などをひとまとめにできるため、テレワーク用に複数の機器を用意する必要がなくなります。

自宅・外出先・オフィスなど、場所にとらわれずに会社の電話を利用できる環境が構築されるため、働き方改革の推進に貢献するでしょう。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
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ひかりクラウド電話 for MiiTel

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」とは、テレワーク・外出先から会社の電話番号を使って発着信ができることに加えて、AIにより電話営業や顧客対応を可視化するクラウド型電話サービスです。

このサービスでは、コールセンターに関連する機能を豊富に利用できる点が大きな特長で、通話内容の録音・文字起こし・要約・分析・大規模な音声データベース化などができます。

蓄積したデータは、顧客管理や営業支援などほかのICTツールと連携させて、顧客ごとに紐づけて保存することも可能です。

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ひかりクラウド電話 for RING x LINK

「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」は、会社の代表電話番号などにかかってきた着信を、担当者へ自動転送できるサービスです。

担当者が、テレワーク先や外出先にいる状況でも、スマートフォンやパソコンに自動転送できます。

また、自動転送の制御も可能です。「時間外や休暇中、Web会議中は電話の転送を受けない」などコントロールができるため、ワーク・ライフ・バランスに配慮しながら電話の運用ができると期待できます。

「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」
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まとめ

本記事では、働き方改革を推進するうえで課題となりやすい「電話」について、新たな運用方法を紹介しました。

働き方改革を推進するうえでは、ICTの活用によって従来の業務フローを変革させることが不可欠だといえるでしょう。

ICT活用の一環として、クラウド化した電話の導入も、ぜひ検討してみてください。従来のビジネスフォンにはなかった便利な機能を豊富に利用できます。たとえば、「休日・時間外の着信制御」などの機能は、従業員のメリットも大きいといえます。

働き方改革を実現するために、クラウド化した電話について比較・検討中の企業さまは、ぜひ「ひかりクラウド電話」のサービス詳細をご覧ください。

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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。 「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「ひかりクラウドPBX」は、東日本電信電話株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。また、「ひかりクラウドPBX」は、東日本電信電話株式会社が提供するサービスの名称です。
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  「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
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  「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社が提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」、「Microsoft Teams」、「MiiTel」または、「RING x LINK」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
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  「ひかりクラウドPBX」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、東日本電信電話株式会社のホームページをご確認ください。