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内線電話とは社内通話に利用するシステム!3つのメリットや使い方について解説

内線電話は、主にビジネスの場で使用される通話システムです。内線電話を導入することで、通話料金を軽減したり顧客対応や社員間のコミュニケーションを効率化したりできます。そこで、自社にも内線電話を導入しようと考えている方は多いのではないでしょうか。

内線電話を使用するためには、通話回線を制御する専用通信機器の導入が必要です。導入する通信機器によっては、費用や使用できる機能が異なるため、自社に適した製品を選ぶ必要があります。そこで今回の記事では、内線電話の導入メリットや使用する通信機器について詳しく解説します。内線電話の導入を検討している企業向けにおすすめのサービスを紹介するので、ぜひ最後までお読みください。

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内線電話とは?機能としくみも解説

イメージ:内線電話とは?機能としくみも解説

内線電話は、社員同士のコミュニケーションによく使用される通話システムです。また内線電話は、PBXやビジネスフォンと呼ばれる機器から構成され、業務に役立つさまざまな機能を備えています。本章で、内線電話の機能や仕組みについて詳しく見ていきましょう。

内線電話とは

内線電話は、専用線や閉鎖網などのネットワークに接続されている機器同士で通話を行うシステムです。内線電話は、取引先や顧客など社外との通話に使用される外線とは異なり、同じオフィス内や拠点間の社員同士のコミュニケーションに多く使用されます。例えば、オフィス内での電話の取次や上司や同僚への報連相・通話会議など、さまざまな場面で活用されます。

なお、内線電話が活用されている場所は、企業のオフィスだけではありません。官公庁・病院・ホテルなど、さまざまな業種で利用されています。

内線電話の機能

内線電話で使用できる主な機能は、以下のとおりです。

機能 説明
内線オフフック発信 受話器を持ち上げるだけで内線通話をかけられる機能。
ページング呼び出し 電話機から構内のスピーカーで、担当者を呼び出せる機能。
話中転送 通話中の社員に内線呼び出しがあった場合に、特定の番号にその着信を自動転送する機能。
コールウェイティング 通話中に別の着信があった際に、その通話を保留にして新たな着信に対して応答する機能。
会議通話 複数人の電話をつないで通話できる機能。

上記のように、内線電話はビジネスに役立つさまざまな機能を使用できます。

内線電話のしくみ

内線電話は、企業内のビジネスフォン(ビジネスホン)やPBXに接続されている電話機同士をつなげ、電話網を作ることで、数桁の番号を押すだけで社内間の通話を可能にする機能です。PBXとビジネスフォンの比較は、以下のとおりです。

項目 説明
PBX

1000人を超える大規模な企業までを対象としている業務用電話機でビジネスフォンの機能に加え、以下のような機能を有する。

  • 複数拠点間の内線網の構築
  • スマートフォンやPCへの接続、ソフトウェア連携
  • 複数のCPU実装
ビジネスフォン

主に数人の小規模~100人程度の中規模の企業で使用される業務用電話機で、以下のような機能を提供する。

  • 転送
  • 通話保留
  • 鳴り分け(電話番号によって着信音を変える機能)
  • リダイヤル
  • 録音
  • 自動音声対応

また近年では、内線電話のクラウドサービスが登場しています。内線電話のクラウドサービスではシステムがインターネット上で完結するため、PBXやビジネスフォンの設置が必要ありません。

内線電話のメリット3選

イメージ:内線電話のメリット3選

内線電話の導入メリットは、以下のとおりです。

  • 内線同士なら通話料金がかからない
  • 転送機能による業務効率化
  • BCP対策(事業継続計画)に役立つ

本章で、上記のメリットについてそれぞれ詳しく見ていきましょう。

内線同士なら通話料金がかからない

構内であれば、内線には通話料がかかりません。例えば内線電話を導入していない企業では、業務の報告や緊急時の連絡など、社員同士でコミュニケーションを取るたびに通話料がかかってしまいます。

しかし、内線を導入している企業であれば、社員同士の通話にコストがかかりません。そのため、社員が多い企業や社内での通話が多い会社は、内線電話の導入により通話料を大幅に軽減できます。ただし拠点間の通話は、料金が発生するケースがあるため注意が必要です。

転送機能による業務効率化

内線の転送機能を活用することで、顧客対応や社員同士のコミュニケーションが迅速になります。転送とは、着信した通話を別の電話に送る機能です。

例えば会社代表番号への着信は、社内のどのデスクで受電するかわかりません。内線を導入していない企業で電話対応の社員が通話を受けた場合、担当者に取り次ぐ際にタイムラグが発生します。一方で内線を導入している場合は、外線を受けた電話機から直接担当者に着信を転送できるため、顧客を待たせることがありません。たとえ担当者が不在であっても、その旨をすぐ顧客に伝えられます。

BCP対策(事業継続計画)に役立つ

一部のPBXではスマートフォンを内線化させ、社外から会社代表番号で発信することを可能にします。そのため内線電話を導入しておくことで、事業所が位置する地域や建物が被災した際でも連絡を取ることが可能になります。

また災害時は、顧客や取引先からの問い合わせが急増する可能性があります。内線と外線を組み合わせて利用したりスマートフォンで会社代表番号あての電話を受けたりすることで、受電の急増へ柔軟に対応できます。

内線電話の使い方

イメージ:内線電話の使い方

内線電話の主な使い方は、以下のとおりです。

項目 使い方
内線のかけ方
  • 受話器を持ち上げる
  • 番号をダイヤルする
内線の取り方
  • 受話器を持ち上げる、あるいは通話ボタンを押す
通話を保留する
  • 通話中に保留ボタンを押す
  • 通話保留中に作業する
  • もう一度保留ボタンを押して解除する
外線通話を担当者に転送する
  • 通話中に保留ボタンを押す
  • 受話器を置く
  • 保留中の通話が外線ボタンに割り振られる
  • 担当者が保留中の外線ボタンを押す
通話会議
  • 通話中に転送ボタンを押す
  • 内線番号を押して担当者に架電する
  • 担当者が通話に出たら会議ボタンを押す

上記のとおり、内線電話を使う際に複雑な操作は必要ありません。ただし電話機によっては、保留・転送ボタンなどがついていない場合があります。操作方法は電話機によって異なるため、購入前に機能やボタンの有無を確認しておきましょう。

内線電話に使用されるPBXは3種類

イメージ:内線電話に使用されるPBXは3種類

内線電話で使用するPBXは、以下のとおり3種類です。

  • レガシーPBX
  • IP-PBX
  • クラウドPBX

PBXは、種類によって性能や費用が異なります。自社に適したPBXを選べるように、本章でそれぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

レガシーPBX

レガシーPBXは、社内に専用機器を設置しビジネスフォンを電話線でつなげるオンプレミス型の装置です。レガシーPBXのメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット
  • セキュアで通話品質が高い
  • 安定して稼働させられる
  • PBXのなかでは運用コストが低い
デメリット
  • 初期費用がかかる
  • 機器の保守運用を自社で行う必要がある

レガシーPBXは、内線電話を低コストかつ安定して利用したい企業におすすめです。

IP-PBX

IP-PBXは、電話線ではなく、LANWANを経由して通話する構内交換機です。IP-PBXには、装置を自社内に設置するタイプと専用ソフトウェアをサーバーで稼働させるタイプの2種類があります。IP-PBXのメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット
  • 社内LANを利用することで初期費用を抑えられる
  • パソコンを電話機代わりにできる
  • 離れた拠点間の内線化可能
デメリット
  • 通話品質はインターネット回線の状態に依存
  • 情報セキュリティに気を配る必要あり

IP-PBXは複数の拠点間で内線を導入したい企業や、パソコンで電話を発着信したい会社におすすめです。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、オフィス内に専用機器を置かず、クラウド上のPBXで電話網を構築します。クラウドPBXのメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット
  • 初期費用が安い
  • メンテナンスフリー
  • 短期間で運用開始可能
デメリット
  • 月額利用料が発生する
  • ベンダーによっては情報セキュリティリスクあり
  • 通話品質が安定しない場合がある

クラウドPBXは、保守管理の手間をかけずに内線を運用したい企業や、初期費用をかけずに導入したい会社におすすめです。

近年ではスマートフォンの内線化が注目されている

イメージ:近年ではスマートフォンの内線化が注目されている

近年、多様な働き方のニーズが拡大したことから、リモートワークに役立つスマートフォンの内線化を進める企業が増加しています。スマートフォンの内線化は、FMCサーバー(モバイル端末と固定電話を組み合わせて使えるようにする専用コンピューター)で、社員の番号を内線に変換して通話するしくみです。

従来は社員のモバイル端末では、ビジネスフォンの機能(内線・外線・転送など)を使えませんでした。そのためビジネスフォンの機能を使用するためには、固定電話が設置されているオフィスに出向く必要がありました。しかし、モバイル端末を内線化できるようになったことで、外出先から会社の電話番号で内線や外線の利用が可能です。

スマートフォン内線化のメリット・デメリット

イメージ:スマートフォン内線化のメリット・デメリット

スマートフォンの内線化は、社内外の連絡が迅速になる・初期費用や保守管理費が軽減されるなどのメリットがある一方で、デメリットが存在します。スマートフォンの内線化についてメリット・デメリットを比較できるよう、本章で詳しく見ていきましょう。

メリット

スマートフォンの内線化には、以下のようなメリットがあります。

  • 業務形態にあわせて機器(スマートフォンやタブレット端末)を選べる
  • オフィスの回線工事やレイアウトの変更が不要
  • 従業員のモバイル端末を業務に活用することで通信端末の購入費用を軽減可能
  • 社内外の連絡がスムーズになる
  • サービスによっては専用設備の保守管理や初期投資が不要になる

上記のとおり、スマートフォンの内線化にはさまざまなメリットが存在します。外回りが多い企業やコミュニケーション手段に費用をかけられない企業は、スマートフォンの内線化がおすすめです。

デメリット

スマートフォンの内線化には、以下のようなデメリットがあります。

  • これまで使用していた市外局番を利用できない場合がある
  • インターネット回線の品質によっては、通話が安定しない
  • 緊急ダイヤル(110や119)を利用できない
  • 情報漏えいのリスクがある
  • サービスによっては、使用できない内線機能がある

なお上記のデメリットは、サービス選定や社内規定の整備など適切な措置を講じることで対策できます。また緊急ダイヤルを利用したい場合は、オフィスから近い警察署や消防署の番号を事前に登録しておいたり、通報用アプリケーションをインストールしたりすることで対策可能です。

内線電話の導入を検討している企業はNTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめ

イメージ:内線電話の導入を検討している企業はNTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめ

内線電話の導入を検討している企業には、NTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」をおすすめします。「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、専用のアプリケーションを利用し、宅内設備(主装置やIP電話機など)不要で会社代表番号の発着信ができるサービスです。「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の導入メリットは、以下のとおりです。

  • 自宅や外出先からアプリケーションで発着信できる
  • BYOD(個人所有のモバイル端末を業務に利用する制度)で利用できる
  • コミュニケーションツールを1つにまとめられる
  • BCP対策(事業継続計画)に役立つ
  • 工事不要で導入できる

社内外のコミュニケーション手段の管理や効率化や、多様化する働き方への対応に悩んでいる企業は、ぜひ導入をご検討ください。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling 詳細はこちら

ひかりクラウド電話 for Webex Calling パンフレットダウンロードはこちら

まとめ

イメージ:まとめ

内線電話は、同じ構内や拠点間の通話に使用されるシステムです。内線電話の導入メリットは、以下のとおりです。

  • 社内は通話料がかからない
  • 転送機能による業務効率化
  • BCP対策(事業継続計画)に役立つ

なお近年は、スマートフォンの内線化に注目が集まっています。スマートフォンに専用のアプリケーションを入れることで、外出先から会社の番号で電話を受発信できます。そこで、内線の導入を検討している企業には、NTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめです。初期費用をかけずに内線を利用したい企業や、リモートワークへの対応にお悩みの会社は、ぜひ「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の導入をご検討ください。

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  • Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
  • 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
  • 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

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