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業務用電話機とは内線と外線を使用できる通話システム!メリット・デメリットや選び方も紹介

業務用電話機はビジネスに特化した機能があり、導入することで社内外のコミュニケーションコストを軽減したり取り次ぎの作業を効率化したりできます。そのため、自社への業務用電話機の導入を検討している方は多いのではないでしょうか。一方で業務用電話機の導入には初期費用がかかり、保守管理も必要な点は理解しておく必要があります。

そこで今回の記事では、業務用電話機の導入メリット・デメリットや機器を選ぶポイントについて詳しく解説します。業務用電話機の導入を検討している企業におすすめのサービスを紹介するので、ぜひ最後までお読みください。

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業務用電話機とは?家庭用製品との違いについても解説

イメージ:業務用電話機とは?家庭用製品との違いについても解説

業務用電話機は、構内の通話や社外とのコミュニケーションに使用される機器です。では、業務用電話機と一般家庭向けの製品には、どのような違いがあるでしょうか。本章で、詳しく見ていきましょう。

業務用電話機とは

業務用電話機は内線(構内で利用する通話)と外線(社外との架電や受電)の機能を備えており、ビジネスフォンとも呼ばれています。業務用電話機は内線と外線をつなぐ主装置(交換機)を利用して、ビジネスに役立つさまざまな機能を実現しています。

また近年ではリモートワークの普及にともない、クラウドサービスを活用した新しい業務用電話機が登場しました。クラウドサービスを活用した業務用電話機は、スマートフォンやタブレットを内線化できるため、さまざまな業界から注目を集めています。

家庭用電話機との違い

家庭用と業務用電話機の大きな違いは、内線を使える点です。つまり業務用電話機には、同じ建物内に存在する別の機器と通話する機能があります。一方で家庭用電話機には、保留転送や同時着信などの機能がありません。

なお家庭用の製品は、電話回線にコードをつなぐだけで使用できます。一方で業務用電話機は家庭用製品と異なり、簡単なセットアップだけでは利用できません。業務用電話機を利用するためには、特別な機器の導入が必要な場合があります。

業務用電話機のメリット4選

イメージ:業務用電話機のメリット4選

業務用電話機のメリットは、以下のとおりです。

  • 回線契約数を絞ることで基本料金を抑えられる
  • 社内コミュニケーションのコスト軽減
  • 1つの電話番号で複数の外線を受発信できる
  • 電話の取り次ぎを効率化できる

本章で、上記のメリットについてそれぞれ詳しく見ていきましょう。

回線契約数を絞ることで基本料金を抑えられる

業務用電話機は、主装置によって回線や番号の共有が可能です。そのため、電話回線の契約を必要最低限の本数まで減らせます。

例えば、事業所が5階建てで各階に1台ずつ電話機を設置するケースを想定します。家庭用電話機を導入する場合は、各階それぞれに回線を契約しなければいけません。つまり家庭用電話機を使用すると、回線5本分の基本料金が発生します。一方で、業務用電話機を導入すれば、1回線で5台の発着信が可能です。そのため、業務用電話機なら回線4本分の基本料金を抑えられます。

社内コミュニケーションのコスト軽減

構内に配置した業務用電話機同士の通話であれば、携帯通信キャリアの月額利用料が発生しません。なぜなら、構内の内線は公衆電話網やインターネット回線ではなく、社内に構築したネットワークを介して通話するためです。内線を利用することで、従業員同士の通話にかかるコストの軽減が可能です。

また、通話料がかからないことで内線の利用頻度が増し、社内連絡が迅速になります。社内連絡の迅速化は業務効率に直結するため、業務用電話機の導入は事業の生産性向上に役立ちます。

1つの電話番号で複数の外線を受発信できる

家庭用電話機は、回線1本に対して1台の機器が発着信を行います。そのため家庭用電話機は、ほかの従業員が顧客や取引先と通話しているあいだに着信した場合は応答できません。一方で業務用電話機は、回線1本に対して複数台の機器から発着信できます。業務用電話機は、ほかの従業員が通話中であっても、別の機器から顧客や取引先とやり取りが可能です。

そのため業務用電話機を導入することで、顧客や取引先を待たせることなく対応できます。その結果、顧客満足度の低下を引き起こしたりビジネスチャンスを喪失したりするリスクが軽減されます。

電話の取り次ぎを効率化できる

業務用電話機には、外線を担当者に転送する機能があります。例えば、業務用電話機を導入していない場合、取り次ぐ際に通話を一時保留し担当者を探して連れてこなければいけません。

しかし、業務用電話機の転送機能で通話を担当者に直接割り振ることで、社内を移動したり社員を探したりする時間を軽減できます。そのため業務用電話機を導入することで、顧客対応や営業などの作業効率化が可能です。

業務用電話機のデメリット2選

イメージ:業務用電話機のデメリット2選

業務用電話機のメリットだけを見て業務用電話機の導入を進めると、システムの構築に必要以上のコストがかかったり運用トラブルを引き起こしたりしてしまいます。本章で、業務用電話機のデメリットについて詳しく見ていきましょう。

初期費用がかかる

業務用電話機は、主装置やビジネスフォンなどの専用機器と構内ネットワークからなるシステムです。そのため業務用電話機を導入する際は、専用機器の購入や回線工事の費用が発生します。

なお、高性能あるいは多機能な主装置や専用電話ほど、購入費用は高くなります。また、各従業員が電話を受発信する場合は、デスク数に合わせて業務用電話機が必要です。そのため、高性能な業務用電話機を導入したい企業やオフィスの規模が大きい会社は、初期費用が高額になります。

保守管理に手間がかかる

業務用電話機の点検(配線の異常・主装置の動作チェック)や、データのバックアップには手間がかかります。さらに一部の保守管理業務は、専門資格がなければ行えません。そのため業務用電話機の保守管理は、社内インフラを任せられる人材がいない企業には負担が大きいです。

また、業務用電話機を導入しているオフィスの増設・移設や、レイアウト変更などを行う際には工事が必要です。そのため業務用電話機のシステムは、手軽に拡張したり移設したりできません。

業務用電話機を選ぶ4つのポイント

イメージ:業務用電話機を選ぶ4つのポイント

業務用電話機を選ぶポイントは、以下のとおりです。

  • 外線数
  • 機能
  • 増設や保守管理のしやすさ
  • 費用

自社に適した業務用電話機を選べるように、本章で詳しく見ていきましょう。

外線数

顧客や取引先とのやり取りの頻度が高い企業は、外線数(同じ電話番号の同時通話可能数)が多い製品を選びましょう。業務用電話機の外線数は、主装置の種類やスペックによって左右されます。電話機のメーカーによっても異なりますが、代表的な主装置の種類は、以下のとおりです。

主装置の種類(クラス) 外線数(チャネル数)
S 4
M 12
L 192

業務用電話機を選ぶ際は、後々事業が拡大することを想定して、外線数に余裕のある製品の導入を検討しましょう。

機能

業務用電話機には、ビジネスに便利なさまざまな機能が内蔵されています。多機能な業務用電話機は、どうしても導入費用が高くなります。そのため、必要な機能の取捨選択が重要です。業務用電話機の主な機能は、以下のとおりです。

  • 不在メッセージ
  • 話中呼出
  • 内線会議通話
  • 保留転送
  • リダイヤル発信
  • 代理応答
  • IVR(音声自動応答)
  • 通話録音
  • スマートフォン連携
  • 外線自動転送

社員の外出が多い場合は、スマートフォン連携や外線自動転送機能がついた製品を選びましょう。また顧客対応を重視する場合は、IVRや通話録音機能がついた製品がおすすめです。

増設や保守管理のしやすさ

業務用電話機の導入後、通話頻度が高くなる可能性があります。そしてオフィスの増設に備えるためにも、電話接続台数に余裕がある製品を選びましょう。また、業務用電話機のメンテナンスや修理についても考慮する必要があります。業務用電話機のベンダーのなかには導入から保守までサポートする会社があるため、工事の有資格者が社内にいない場合は利用を検討しましょう。

費用

業務用電話機は、導入方法によって初期・運用費用が異なります。主な業務用電話機の導入方法は、以下のとおりです。

導入方法 概要
購入 新品 最新機能を利用できる。導入費用が高い。
中古品 新品より値段が安い。保証期間が短め。
借用 リース 初期費用を抑えて最新の機器を利用できる。長期間利用すると費用がかさむ。
レンタル 途中解約が可能。従来機であれば利用料を抑えられる。

業務用電話機を導入する場合には、工事費用や端末購入費用が多くなり、初期費用がかさむケースがあります。また人事異動の際の設定変更等に費用が掛かるケースもありますので、導入前に確認しましょう。

業務用電話機を導入するならNTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめ

イメージ:業務用電話機を導入するならNTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめ

NTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、Web会議アプリケーションを利用したクラウド音声サービスで、以下のような導入メリットがあります。

  • クラウドサービスなので保守管理コストを軽減できる
  • 事業所でも自宅や外出先でも使用できる
  • 多様化するコミュニケーション手段を一元管理できる
  • BCP対策(事業継続計画)に役立つ
  • 機器設置や配線工事が不要
  • BYOD(個人所有のモバイル端末を業務に使用する方法で)で導入できる

初期費用を抑えた形で業務用電話機を導入したい企業や事業所の移設で悩んでいる企業は、ぜひ「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の導入をご検討ください。

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まとめ

イメージ:まとめ

業務用電話機は、内線と外線の機能を備えた通話ツールです。業務用電話機を導入することで、社内外の通話にかかっていたコストを軽減したり事業の生産性を向上させたりできます。

業務用電話機の導入を検討している企業には、NTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめです。「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、機器設置や配線工事が不要で場所を問わず社内外から会社代表番号を利用できるサービスです。興味のある企業は、ぜひNTT東日本にお問い合わせください。経験豊富なオペレーターが「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」の料金や導入に関するお悩みを解消します。

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  • Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
  • 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
  • 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

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