COLUMN

1.プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクト全体の進捗や品質の管理を行うことで、プロジェクトの成功をサポートするための取り組みのことです。

無駄なコストをできる限り抑えて、顧客のニーズにマッチする品質の商品やサービスなどを生み出すうえで、プロジェクト管理は欠かせません。ニーズが多様化する現代において、安定して利益を上げていきたいと考えるすべての企業が、プロジェクト管理に適切に取り組む必要があると言えるでしょう。

プロジェクト管理を効果的に行うには、スケジュールだけを管理するのではなく、コスト管理や人員配置・品質の管理など、幅広い分野についてマネジメントをする必要があります。

ここでは、プロジェクト管理で管理すべきものの代表例や得られる効果といった、プロジェクト管理について正しく理解するために必要な基礎知識を、確認しておきましょう。

1-1.プロジェクト管理で管理すべきものの代表例

プロジェクト管理で管理すべきものは、プロジェクトのスケジュール・コスト・品質など、多岐にわたります。代表的な管理対象を、ざっくりと確認しておきましょう。

プロジェクト管理で管理すべき項目の代表例
コスト管理	予算や原価の管理、予算と実績の動向の確認などを行う コストを見積もり、予算を設定・調達し、必要に応じてコストの調整を行う
要員管理	プロジェクトの目標達成に必要な要員を把握し、人材を確保する 業務の割り振りや負担の状況をチェックし、必要に応じて割り振りを調整する
品質管理	プロジェクトの成果物やプロセスの品質を管理する 品質目標を定め、それに沿った計画を立てたうえで、管理を行う
スケジュール管理	プロジェクト全体の工数を見積もり、進捗を管理する ガントチャートやWBSで計画書を作成し、管理を行う
リスク管理	プロジェクトを進行するうえで想定されるリスクを洗い出し、対応策を検討しておく プロジェクト進行中にリスクが発生しないよう、継続して監視をする

上記のとおり、さまざまな観点からプロジェクト全体を管理することで、プロジェクトを成功に導くことが期待できます。

1-2.適切なプロジェクト管理で得られる主な効果

プロジェクト管理を適切に行うと、次のような効果を得やすくなります。

◆適切なプロジェクト管理で得られる主な効果

要員管理で適材適所の人員配置が行われることで生産性が向上し、コスト管理によって無駄な出費を抑えられるため、リーズナブルで高い品質のものを作ることが可能になるという効果が期待できます。

その結果、プロジェクトの目標達成がスムーズに実現できるようになるでしょう。さらに、スケジュール管理が徹底されるので、不測の事態が起こっても、納期を過ぎてしまうリスクを抑えやすくなります。

このように、プロジェクト管理を適切に取り組むことで、プロジェクトの成功率だけでなく利益率の向上も見込めます。ひいては、企業の信頼や競争力を高めることにもつながっていくといえるでしょう。

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2.プロジェクト管理の基本的な流れ

プロジェクト管理とは、具体的に、どのようなステップで進めていくのでしょうか。基本的な流れを確認しておきましょう。

プロジェクト管理の基本的な流れ
1. プロジェクトの目標を設定する 2. タスクを整理する 3. 進捗をチェックしながら軌道修正する

各段階で行うべき内容を、もう少し詳しく解説します。

2-1.【ステップ1】プロジェクトの目標を明確化する

プロジェクト管理をスムーズに進めるには、最初に、プロジェクトの目標を具体化しておくことが大切です。

目標が明確になることで、

• タスクを整理する際の優先順位が明確になる
• 予算のウェイトを置くべきポイントや調整の方向性が定まる
• プロジェクトメンバー全員で共通認識を持てるので、モチベーション向上につながる

といった効果があるからです。

目標を明確化するには、

①まず、プロジェクトを行う目的を確認する

②過去の実績や他社の状況などを踏まえて、数値目標を設定する

という手順で進めていくとよいでしょう。

例えば、勤怠管理ができるシステムの導入プロジェクトであれば、「外回りが多い従業員が帰社せずに勤怠管理できるようにすることで、営業経費のうち交通費の1割削減を目指す」といった目標設定が考えられます。

2-2.【ステップ2】タスクを整理する

プロジェクトで目指すべき目標が具体的に把握できたら、目標達成に必要なタスクを整理し、優先順位を付けていきましょう。タスクを整理するときは、各タスクの担当者や期限なども、決めておく必要があります。基本的には、次のような流れで進めていくとスムーズです。

◆タスクを整理する段階の流れ

例えば、勤怠管理ができるシステムの導入プロジェクトの場合、以下のようになります。

①目標達成に必要なタスクをすべて洗い出す	「勤怠管理ができるシステムに必要な要件を洗い出す」「サービスを選定する」「導入のスケジュールを決める」などのタスクを洗い出す
②目標達成にとって必要性の高いものから順に優先順位を付ける	①で洗い出したタスクについて、「【優先順位①】勤怠管理ができるシステムに必要な要件を洗い出す」、「【優先順位②】導入のスケジュールを決める」など、優先して処理する順番を決める
③タスクの処理期限を決める	①で洗い出したタスクについて、「〇月〇日◎時までに処理【優先順位①】勤怠管理ができるシステムに必要な要件を洗い出す」、「〇月〇日◎時までに処理【優先順位②】導入のスケジュールを決める」など、タスクの処理期限を決める
④プロジェクトメンバーの能力や希望を踏まえて、タスクを割り振る	スケジュール調整は、各部署に顔が利く総務部の〇〇さん、システムの要件定義や洗い出しは、システムに詳しい情報システム部の△△さん、などのようにタスクを割り振る

2-3.【ステップ3】進捗をチェックしながら軌道修正する

プロジェクト開始後は、こまめに進捗をチェックし、必要に応じて軌道修正を行いましょう。具体的には、プロジェクトの目標及び処理期限と実際の進捗を比較し、ズレが生じていれば対処していきます。

例えば、あるメンバーの処理が予定より遅れ気味なら、他のメンバーにフォローを依頼したり、新たなメンバーを投入したりすることで軌道修正を行うこととなります。

進捗のチェック・軌道修正を円滑に行うには、プロジェクトメンバー一人ひとりとのコミュニケーションを密にしておくことが欠かせません。日頃からコミュニケーションが密であれば、問題を早期発見しやすく、他のメンバーへのサポートの打診もしやすくなるからです。

例えば、勤怠管理システムの必要な要件の洗い出しに時間がかかっているので、手が空いている他のメンバーに協力を依頼するといった対応が考えられます。

チャットやミーティングが気軽にできるツールなどを導入し、プロジェクトメンバー内で話しやすい環境づくりを心がけましょう。

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3.プロジェクト管理の代表的な手法3つ

プロジェクト管理に役立つ手法を使いこなすことで、プロジェクト管理の効果を高めることが可能です。ここでは、最初に覚えておきたい代表的な手法を3つご紹介します。

プロジェクト管理の代表的な手法3つ
ガントチャート	縦軸にタスクや担当者、横軸に日時などを表示させたグラフ状のスケジュール表
カンバン	「To Do」「進行中」「完了」の3つの枠を作成し、タスクの進捗に合わせて記載場所を移動させていく手法
WBS	作業を分解し優先順位などを踏まえて、ツリー状に構造化し整理する手法

3-1.ガントチャート

ガントチャートとは、上記のように、縦軸にタスクや担当者、横軸に日時などを表示させたグラフ状のスケジュール表のことです。

ガントチャートを使うことで、タスクごと・担当者ごとの進捗や全体像を、一目で把握することができます。また、シンプルなスケジュール管理手法なので、誰にでもわかりやすく、作るのも簡単です。

一方で、各タスクの工数を把握する目的では使いにくいことや、タスク同士の関連性などはわかりくいといったデメリットもあります。

◆ガントチャートの手法を使うべきシーン

3-2.カンバン

カンバンとは、上記のとおり「To Do」「進行中」「完了」の3つの枠を作成し、タスクの進捗に合わせて記載場所を移動させていく手法のことです。

カンバンの手法を用いることで、現在のタスクの進捗が明確にわかるので、遅延などを発見しやすくなります。現在の状態が明確なので、プロジェクトメンバー同士でタスクの共有をしたいときも、スムーズになりやすいのです。

一方で、タスクの数が多くなると、進捗管理がしづらくなるというデメリットがあります。また、各タスクの優先順位や工数などは確認できないことにも、注意が必要です。

◆カンバンの手法を使うべきシーン

3-3.WBS

WBS（Work Breakdown Structure）とは、作業を分解し優先順位などを踏まえて、ツリー状に構造化し整理する手法のことです。「作業分解構成図」と呼ばれることもあります。

WBSの手法を使うとタスクを構造化できるので、工数を把握しやすくなり、効率の良いスケジュールを検討しやすくなります。タスク同士の関連性も確認しやすいので、優先順位がわかりやすく、作業効率が上がりやすくなるでしょう。

一方で、タスクを構造化するには、優先順位などを細かく把握して整理する必要があり、作成に時間がかかるのがデメリットです。また、プロジェクト全体を俯瞰する目的では使いにくいという難点もあります。

◆WBSの手法を使うべきシーン

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4.プロジェクト管理ツール3選

プロジェクト管理ツールを活用することで、プロジェクト管理を効率的に行うことができます。ここでは、プロジェクト管理ツー3つをご紹介しますので、ツールの活用を検討するときの参考にしてみてください。

プロジェクト管理ツール3選
1.Asana	タスクやプロジェクトを一元管理するツール
2. TimeTracker NX	軽快な操作性を重視したい人におすすめのプロジェクト管理ツール
3. Redmine	オープンソースで提供されている完全無料のツール

以下では、それぞれのツールの特徴をご紹介します。

4-1. Asana

Asanaは、プロジェクトやタスクを一元管理するためのツールです。誰でも簡単に使えるよう作られたため、操作しやすさと親しみやすさに特徴があります。タスクの作成や追加、期日設定、担当割り当てなどの他、独自の機能も充実しています。

Asanaの特徴・費用
特徴	UIメニューがわかりやすく、掴んでドラッグで動かせるなど、直感的な操作が可能 独自ルールを設定し、毎日行うルーティンタスクを自動処理するなど、独自の機能が充実している 他のクラウドツールとの親和性が高い
料金	以下の4タイプ Basicは0円 Premiumは1ユーザーにつき月額1,200円 Businessは1ユーザーにつき月額2,700円 Enterpriseはお問い合わせが必要 30日間の無料トライアルがあるので、実際に使って試せる 料金プランについて、詳しくはこちらをご確認ください
特におすすめのケース	デザインや操作性を重視する人 独自の機能を使いこなしたい人 他のクラウドツールと連携したい人

公式ホームページ：Asana

4-2.TimeTracker NX

TimeTracker NXは、ドラッグ&ドロップで簡単に工数入力やプロジェクト計画ができるなど、軽快な操作性と省力化できることが特徴のプロジェクト管理ツールです。速やかにデータの視覚化ができるため、迅速な状況把握が期待できます。

TimeTracker NXの特徴・費用
特徴	豊富な入力・編集支援機能があり、ドラッグ&ドロップで、工数入力やプロジェクト計画ができる 課題や不具合・ニーズなどのデータを、工数・コストと統合して管理できる 専門知識がなくても簡単に使える管理機能で、初めてでも安心
料金	料金については、公式ホームページで要見積もり 30日間無料の体験版/90日間無料の評価版があるので、実際に使って試せる
特におすすめのケース	プロジェクト管理ツールの管理に時間を取られたくない人 進捗確認を効率的に行いたい人

公式ホームページ：TimeTracker NX

4-3.Redmine

Redmineは、オープンソースで提供されている完全無料のツールです。タスクを「チケット」に登録すると、ガントチャートが自動的に生成されて進捗を管理できます。また、プラグインが充実しているので、拡張性が高いのも魅力です。

Redmineの特徴・費用
特徴	チケットにタスクを登録することで、ガントチャートが自動生成される プラグインが豊富でカスタマイズしやすい サポートは基本的にないので、プラグインなどITに関する知識が全くないと、使いこなしにくい
料金	完全無料（オープンソースで提供）
特におすすめのケース	コストを抑えて人数無制限でプロジェクト管理ツールを使いたい人 ある程度ITに関する知識を有している人

公式ホームページ：Redmine.JP

5. まとめ

プロジェクト管理とは、プロジェクト全体の進捗や品質の管理を行うことで、プロジェクトの成功をサポートするための取り組みのことです。

プロジェクト管理で管理すべきものは、プロジェクトのスケジュール・コスト・品質など、多岐にわたります。代表的な管理対象を、ざっくりと確認しておきましょう。

プロジェクト管理で管理すべき項目の代表例
コスト管理	予算や原価の管理、予算と実績の動向の確認などを行う コストを見積もり、予算を設定・調達し、必要に応じてコストの調整を行う
要員管理	プロジェクトの目標達成に必要な要員を把握し、人材を確保する 業務の割り振りや負担の状況をチェックし、必要に応じて割り振りを調整する
品質管理	プロジェクトの成果物やプロセスの品質を管理する 品質目標を定め、それに沿った計画を立てたうえで、管理を行う
スケジュール管理	プロジェクト全体の工数を見積もり、進捗を管理する ガントチャートやWBSで計画書を作成し、管理を行う
リスク管理	プロジェクトを進行するうえで想定されるリスクを洗い出し、対応策を検討しておく プロジェクト進行中にリスクが発生しないよう、継続して監視をする

プロジェクト管理の基本的な流れは、以下のとおりです。

プロジェクト管理の基本的な流れ
1. プロジェクトの目標を設定する 2. タスクを整理する 3. 進捗をチェックしながら軌道修正する

また、プロジェクト管理に役立つ代表的な手法を再確認しておきましょう。

プロジェクト管理の代表的な手法3つ
ガントチャート	縦軸にタスクや担当者、横軸に日時などを表示させたグラフ状のスケジュール表
カンバン	「To Do」「進行中」「完了」の3つの枠を作成し、タスクの進捗に合わせて記載場所を移動させていく手法
WBS	作業を分解し優先順位などを踏まえて、ツリー状に構造化し整理する手法

プロジェクト管理に取り組むことで、プロジェクトの成功率だけでなく利益率向上が期待できます。ひいては、企業の信頼や競争力を高めることにもつながっていくといえるでしょう。今回の記事を参考に、プロジェクト管理の質の向上に取り組んでみることをおすすめします。

※本記事に記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。