AWSなどのクラウドサービス活用はBCP対策にも効果的

阪神・淡路大震災や東日本大震災などの大規模災害発生により行政サービスや企業活動が中断した経験から、企業におけるBCP(Business continuity planning、事業継続計画)策定の必要性がますます注目されるようになりました。自然災害などのリスクへの対策をあらかじめ施しておくことは、自然災害などの緊急事態の発生直後においても事業をスムーズに継続・再開できるだけでなく、市場における企業の信頼獲得や企業価値向上に寄与にもつながります。

しかしながら、BCP対策の重要性は理解しつつも、特に中小企業において、複雑なBCP計画策定やいくつものBCP対策を準備すること現実的には難しいという声も聞かれます。確かに綿密なBCP策定のためには複雑な計算なども必要になりますが、たとえ簡易的なBCP策定や部分的なBCP対策だけであっても、まずはBCP対策が検討されていることが重要です。今回は、BCP策定の必要性やBCPの策定手順について説明するとともに、BCP対策に有用なツールについても紹介します。

BCPとは?

今日の企業経営において、BCPは対応が迫られている喫緊のテーマの一つです。BCPの概要や策定する目的、策定状況について解説いたします。

BCPの概要

BCPとは「事業継続計画」のことです。企業が大規模な自然災害やテロなどの緊急事態に直面した際の「事業被害の最小化」「ビジネス活動の継続」「早期再開のスムーズな実施」などを目的として、実施事項や手順などをあらかじめ定めておくことを指します。

特に日本では、東日本大震災の際の行政サービスや企業活動の停止を受けて、災害発生時のBCP策定の重要性が強く指摘されるようになりました。

BCPを策定する目的・メリット

企業がBCPを策定する目的やメリットは以下の通りです。

緊急事態時の被害を最小限に抑えることができる

BCPをあらかじめ定めている企業では、緊急時に優先すべきビジネス活動やその復旧・再開手順が明確になっているため、その計画に従って対応することによりビジネス機会の損失を最小限に抑えることができます。一方、策定していない企業では、事業再開の優先順位や復旧手順を罹災時に場当たり的に決めることとなり、ビジネス機会の損失が発生しやすくなるだけでなく、ともすると、緊急対応においてカバーしきれなかった活動(損失)がきっかけとなり、結果として事業の縮小や廃業に追い込まれるリスクも否定できません。

市場の信頼が得られる

緊急事態に直面してもサービス提供によるビジネス活動が継続できることは、市場の信頼獲得にもつながり、更なる事業拡大の可能性が広がります。

国内企業のBCP策定状況

内閣府が発表している「平成29年度 企業の事業継続及び防災の取り組みに関する実態調査」によると、国内企業の規模別BCP策定状況は以下の通りです。

  • 大企業(策定済64.0%、策定中17.4%)
  • 中小企業(策定済31.8%、策定中14.7%)

大企業の半数以上においてBCP策定が進んでいますが中小企業ではこれからという状況です。また、業態別でみると、金融(66.0%)や情報通信(55.9%)などでは策定が進んでいますが、小売業(17.6%)や宿泊・飲食サービス業(15.0%)のようにまだこれからという業態もあります。

また、別のレポートにはなりますが、平成28年度に内閣府が発表した「企業の事業継続に関する熊本地震の影響調査 報告書」によると、調査対象の企業のうち80%の企業が震災の被害にあったと回答しており、それらの企業への「行いたいが実施できていない取り組み(今後取り組みたいこと)」という質問に対する回答として最も多かったものが「BCPの見直し」でした。

特に罹災した企業では、BCPが未整備のまま罹災した場合のビジネス機会損失は計り知れず、BCP策定とBCP対策実施の必要性が認識されております。

BCP策定の手順とは

では、BCP策定はどのような手順で行えばよいのでしょうか。全社のBCP策定を行う場合のおおまかな流れをつかんでいただくために、詳細かつ専門的な用語はあえて省いた形で説明いたします。

手順1:BCP対象とするリスクを設定する

想定される自然災害などのリスクを全てピックアップして、それらが自社にどのような被害・影響が生じるのかをイメージします。そのうえで、自然災害や事故など、どのようなリスクを想定したBCP対策を施すのか、対策を施すべきリスクを選定します。

手順2:優先復旧すべき事業を設定する

選定したリスクの発生により自社の事業運営全体が一時的に機能不全に陥ったと仮定し、自社のどの事業を優先的に復旧・再開すべきかを考えます。優先順位決定のポイントは、その事業の停止・停滞により、会社全体に与える損害が直接的に大きい事業なのか、再開が滞ることで顧客や取引先からの信頼が低下してしまう事業なのかです。

そして、「ヒト・モノ・カネ」の観点で、再開のために必要不可欠な経営資源を選びだします。

手順3:リスクをシミュレーションし、業務を特定する

優先的に復旧すべき事業について、緊急の状況下でビジネス活動やビジネスプロセスがどのような状況になるかをシミュレーションします。

次に、想定被害額、想定される信用の低下、法令対応、かけることができる復旧コストなど、複数の観点から目標復旧時間と活動を再開すべきタイムリミットを決定します。

手順4:事前対策の検討・実行(導入)

具体的に、BCPを実行するために必要な事前準備(対策)を検討・決定し、導入や契約などを行います。

災害発生直後に社内に残された従業員への対策、社外の従業員の安否を早急に確認して業務連絡や指示を出す方法や経路、サービスを提供し続ける(事業を継続する)ための準備など幅広い検討が必要となりが、「ヒト、モノ、カネ」に「情報」を加えた観点で整理すると良いでしょう。一例ととしては、以下のような事前対策が考えられます。

  • 食品や水分などの備蓄
  • 緊急時の従業員名簿リストの作成
  • BCP対策ツールの導入
  • 情報のバックアップ
  • BCPに強い組織体制の構築(テレワークや外部業務委託の活用など)
  • 災害時を想定した訓練の実施

手順5:BCPの策定

最後に、例えば官公庁からの災害発生アナウンスやテレビ・ラジオなどで報道がなされた場合など、BCPの発動基準を明確にしたうえで、発動時の体制について策定します。なお、幹部や現場責任者が指揮をとれない場合についての対応方法も策定しておく必要があります。

手順6:BCPのチェック・見直し

BCPを策定した後には、定期的なチェックと見直しが必要です。チェックには、中小企業庁が公開しているセルフチェックのためのチェック表を活用するとよいでしょう。

中小企業庁:BCP策定・運用状況の自己診断別ウィンドウで開きます

策定後に、社会情勢や自社を取り巻く環境の変化などにより新たなリスクが想定されたり、より良い対策ツールの登場やバージョンアップといったさまざまな変化があり得ますので、BCPは定期的に見直しをするようにしましょう。

BCP対策で活用できるICTツール

最後に、BCP対策に活用できるツールについて解説します。現代のビジネス活動において、ICTツールの利用は必須といっても過言ではありません。BCP対策としてのICTツールの検討も必ず行うべきものの一つといえるでしょう。

災害防災セット

まず、ICTツールではありませんが、オフィスなどでICTツールを利用して復旧活動などを行う従業員のために必要なものは最優先に揃えましょう。営業時間中に罹災し外に出ることができない場合など、従業員が罹災直後の数日間をオフィスで過ごさざるを得ない場合の最低限の生活や活動を行うための備蓄準備は重要です。災害防災セットなど、一通りの備蓄がまとめて管理・保管できるものが便利です。

ビジネスチャット(社内連絡ツール)

災害発生時のスタッフとの連絡ツールとして活用したいのがビジネスチャットです。ビジネスチャットを活用すると個々の連絡網を設定しなくてもグループトークをすることでリアルタイムに双方向の通信が可能になります。ただし、セキュリティ対策としてビジネスチャットでの社外や他支店などとの相互通信を制限している場合などについては、自社のセキュリティポリシーやビジネスチャットツールの使用ルールについても確認が必要です。

ビジネスフォン(クラウドフォン)

自然災害発生時に従業員がオフィスに出社できない場合やオフィスの電話回線が断線した場合など、外部や本社と支店間のリアルタイムな(音声での)連絡手段である電話回線が全く使えなくなってしまうことは望ましくありません。オフィスからの発信だけでなく、オフィスへの着信への対策も併せて検討する必要があります。

その解決策の一つがクラウド型ビジネスフォンの導入です。クラウド型ビジネスフォンは、インターネットを使用したビジネスフォンです。インターネット回線がつながる状況であれば、従業員の携帯電話から企業の電話番号として電話発信をすることができます。

文書の電子化

罹災した場合の文書の消失や紛失に備えるためには文書の電子化が有効です。自社でスキャナなどを使って電子化する以外にも、代行して電子化するサービスなどもあります。また、新たに作成する文書はすべて電子化する社内ルールを策定するなども一つの方法です。

ストレージサービス

重要データをオフィスと同じ敷地内のオンプレミスサーバーに保存している場合には、オフィスが大型災害に罹災した場合にオンプレミスサーバーも物理的な被害を受ける可能性があり、保存しているデータを消失してしまう可能性があります。このようなリスクを避けるには、データセンターへのストレージの移設やクラウドのストレージサービスの活用が有効です。

クラウドサービス(AWS、Azureなど)

ここまでご紹介してきたサービスを一つひとつ準備・契約することも可能ですが、できるだけ一つのサービスや事業者に一本化して契約できれば管理が容易になるうえ、特に新たなツールを導入することなく、ツール間を連携した利用も期待できます。

そこで検討したいのが Amazon Web Services(AWS)、 Microsoft Azureなどのクラウドサービスです。

AWSやMicrosoft Azureなどのクラウドサービスでは、インターネットに接続できればいつでもどこでも、ストレージ、データベース、文書電子化、ビジネスチャットなどの必要なサービスを利用できます。またサービスはクラウドで提供されるため、自社が自然災害やテロなどに罹災しても、別の場所(クラウド)からサービス提供やデータ保管がされており、オフィス罹災と同時にサービス停止したりする可能性は低いといえます。また、ストレージやサーバーハードウェアを新たに準備することなくデータの分散保管が可能ですので、データ消失のリスク軽減も期待できます。

社内システムの構築方法として、クラウドサービスの利用はBCP対策としても魅力的なツールです。ただし、BCP策定やICTツール以外のBCP対策の準備がなされていなければ、罹災時の効果的な活用が難しいことは言うまでもありません。

まとめ

BCPの策定は直接利益を生まないと考える方もいらっしゃるかもしれませんが、策定することで市場での信頼獲得による長期的な売上の増加などが期待できます。少なくとも自然災害などによる機会損失の発生や、それに起因した事業縮小や廃業に追い込まれてしまうリスクを軽減することができます。災害やリスク発生時以外には後回しになりがちですが、災害発生時に有効なBCPの策定やBCP対策を準備することは難しく、また、罹災時に初めて実行することは逆に混乱を生じてしまう可能性があるため、普段からBCP対策を準備しておくことが望ましいでしょう。

また、ICTツールの利用が、「情報」の保管や伝達の中心となっていると言っても過言ではない現代の企業において、BCP対策としてもクラウドサービスの活用は検討すべきものです。自社のBCP対策ツールの一つとしてクラウドサービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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