スマホを社内電話に! 内線化する方法

従業員のスマホを内線化する方法としては、IP-PBXやクラウドPBX、FMCなどの利用が考えられます。それぞれの方法に特徴があるため、検討を進める前に把握しておきましょう。

IP-PBXを利用する

IP-PBXは、IPインターネット回線とIP電話機を用いて内外線を制御する仕組みです。IP-PBXには、ハードウェアタイプとソフトウェアタイプの2種類があり、前者は専用の装置を拠点に設置してネットワークを管理し、後者は専用のソフトウェアをインストールして利用します。

社内に通信網が構築されていれば容易に導入できるほか、通話内容の記録や保存、データのバックアップなどを行えます。スマホだけでなくパソコンとも連携でき、機能を拡張しやすいのも魅力です。

クラウドPBXを利用する

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンの環境をクラウド上に構築できるサービスです。従来のビジネスフォンは、オフィスなどの拠点内に主装置を設置する必要がありました。クラウドPBXはクラウド上に主装置が構築されているため、物理的な機器を拠点に設置せずともビジネスフォンが利用できます。そのため、導入時の費用を大幅にカットできるのが魅力です。ただ、サービスによっては現在使用している電話番号を引き継げないケースがあります。

FMCを利用する

FMCとは、Fixed Mobile Convergenceの略であり、携帯電話と固定電話の回線網を接続して内線通話を可能にする仕組みです。2000年代の初頭、携帯電話の普及に伴いFMCが誕生しました。

ただ、この仕組みにはひとつ制限があって、携帯電話と固定電話の通信キャリアを統一しなくてはなりません。従業員がプライベート利用しているスマホのキャリアは個々で異なることから、FMCで内線化を図るのなら、業務用の端末を会社が配布するのが現実的です。

また、FMCはあくまでも携帯電話の内線化に特化したサービスであるため、外線発信をした際には従業員の携帯電話番号が相手のディスプレイへ表示されることになります。

スマホを内線化するメリット

スマホを内線化することで下記のメリットが得られ、低コストでコミュニケーションを円滑にできます。

スマホから会社番号で発着信ができる

クラウドPBXなどを利用してスマホを内線化すれば、従業員のスマホから会社の電話番号で発着信できます。従来であれば、外出先からスマホで連絡する場合、携帯電話番号が相手のディスプレイへ表示されました。そのため、少なからず相手に不安や疑問を抱かせることがありました。

スマホの内線化によって会社番号で発着信できるようになれば、外出時でも顧客や取引先へスムーズに電話できます。相手のディスプレイにも会社の電話番号が表示されるため、安心して対応してもらえます。

取引先や顧客への折り返し対応が多い、テレワークやフリーアドレスの導入を検討している、といった企業にもおすすめです。

従業員同士や拠点間で無料で通話ができる

通常、スマホ同士でやり取りをすると通話料が発生します。会社から業務用のスマホを配布しているケースでも、従業員や拠点同士のやり取りで料金が発生し、組織の規模によっては毎月相当な費用がかかります。

スマホを内線化すれば、従業員や拠点同士のやり取りは無料です。離れた場所にある支社や営業所の従業員と長時間のやり取りをしても、通話料金が発生しません。

また、転送料金を抑えられるのも魅力です。電話の転送サービスを利用すると、通話料金だけでなく転送料金も発生します。スマホを内線化すれば、このようなコストも削減できます。

スマホ購入費をカットできる

従業員のスマホを内線化できる仕組みを導入すれば、会社で端末を用意する必要がありません。従業員のプライベート端末をそのまま業務に使用できるため、大幅なコストカットが実現します。

会社で業務用のスマホを配布する場合、従業員の数が多いほど導入費用が高額になります。継続的に業務で使用するとなれば、メンテナンスや買い替えなども必要となるため、それらの予算も確保しなくてはなりません。従業員が所有しているスマホで内線化を実現すれば、こうした費用を削減できます。

また、従業員のスマホを利用することは、従業員にもメリットがあります。従業員は普段から使用しているスマホを業務に用いることができ、業務用のスマホを別で持つ必要がありません。新たに操作を覚える必要もなく、心理的な負担軽減につながります。

社内の固定電話を撤去できる

従業員のスマホで会社の電話番号を利用できるようになれば、オフィスに固定電話機を設置する必要はなくなります。新規で電話機を導入する費用はもちろん、メンテナンスコストなども削減できます。

各従業員のデスクに固定電話機を設置する必要がなくなれば、オフィス内の配線工事も必要ありません。通常、固定電話を導入する際には配線工事が必要で、オフィスのレイアウト変更や移転などの際には、その都度工事をしなくてはなりませんでした。固定電話の代わりにIP-PBXやクラウドPBXを導入すれば、電話線を配線する必要はなくなります。ただし、IP-PBXの場合にはPBXの設置工事を、またインターネット回線の敷設が十分でない場合には、不足している分の回線工事を行う必要はあります。インターネット回線を床下配線にしてしまえば、床や壁の配線も撤去でき、オフィスの見た目がスッキリとします。

スマホを内線化するデメリットや注意点

多くのメリットがあるスマホの内線化ですが、もちろんデメリットも存在します。

環境によってはモバイルデータ通信が必要になる

Wi-Fiが使用できない環境では、モバイルデータ通信が必要となる点に注意が必要です。この場合、従業員がプライベート契約しているデータ容量を消費することになり、時に高額な通信費用が発生します。

オフィスにWi-Fi環境が完備されていても、外出先ではWi-Fiが使えないシーンも考えられます。フリーのWi-Fiスポットを利用する手もあるものの、情報セキュリティの観点からはあまりおすすめできません。このような時は、モバイル通信を利用することになります。

従業員のプライベート端末を会社の電話として使用するのなら、このような時の対応も考えておきましょう。モバイルデータ通信による通信費用が発生したら会社がその費用を負担する、外出が多い従業員には持ち運べるWi-Fiルーターを配布するといったルールづくりが求められます。

音質がインターネットの環境によって変化する

IP-PBXやクラウドPBXなどを導入してスマホの内線化を進めた場合、インターネット接続環境によって通話品質が左右されます。どちらもインターネット回線を利用するためです。

たとえば、ベストエフォート型^※のインターネット回線は一定品質の保証がないため、通話品質が不安定になるおそれがあります。顧客や取引先と通話中に音声が聞き取りづらくなったり、通話が途切れたりすると、ネガティブな印象を与えかねません。

サービス提供会社の技術力によっても、通話品質は左右されます。快適な音質での通話を望むのであれば、実績のある提供会社を選び、インターネット上の口コミなどもチェックしたうえで導入するかどうかを検討しましょう。

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  「最大●Gbps」といった最大通信速度が上限として設定されており、可能な限りこれに近い速度で通信を行う方式。あくまでも最大通信速度であるため、回線の混みぐあいや端末のスペックなどで通信速度が変わってしまう。

情報セキュリティ対策が必要になる

インターネット回線を利用したスマホの内線化では、不正アクセスなどによる情報漏えいリスクが高まります。スマホの紛失や盗難によって内部の情報が盗まれるおそれもあるため、適切な対策が求められます。

これには、不正アクセスやウイルスへの感染を防ぐための対策が必要です。サービス提供会社を選ぶ際にも、どのような情報セキュリティ対策が行われているか確認しましょう。従業員の不注意などで情報が漏えいするケースも考えられるため、従業員のITリテラシーや情報セキュリティ意識を高めるような教育も必要です。

スマホの内線化に「Webex Calling」

従業員のスマホを手軽に内線化したいのなら、専用の装置やソフトウェアがいらないクラウドPBXがおすすめです。

「Webex Calling」は、これまで使用していた会社の電話番号をそのままスマホで利用できる、スマホの内線化におすすめのクラウド電話サービスです。コストを抑えて導入でき、オフィス移転やレイアウト変更、フリーアドレス導入時などが発生しても追加コストはかかりません。

チャットやWeb会議など、円滑なコミュニケーションを実現する機能も満載です。音声通話ができないのなら素早くチャットへ切り替える、Web会議ツールでメンバーに資料を共有するなど、業務の効率化に役立つツールも併せて利用できます。

まとめ

スマホを内線化する方法には、IP-PBXやクラウドPBX、FMCといった方法があり、それぞれの特徴があります。スマホを内線化すれば、スマホを用いた従業員や拠点間の通話を無料にでき、会社の電話番号で発着信できるなどのメリットが得られます。一方で、音質がインターネット環境によって左右されやすい、モバイルデータ通信が必要になるケースもあるため注意が必要です。手軽かつ機能に優れたクラウドPBXを導入し、スムーズにスマホを内線化したいのなら、「Webex Calling」の導入を検討するのがおすすめです。

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  Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
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  「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

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