監修 ビジネスフォン　開発・販売チーム（NTT東日本）

編集 NTT東日本編集部

近年、さまざまな企業で従業員のスマートフォンを内線化するケースがみられます。従業員のスマートフォンを内線化できれば、コストダウンや業務効率化にもつながるというメリットがあるためです。

ただ、スマートフォンの内線化には覚えておくべき注意点やデメリットもあります。

本記事では、スマートフォンの内線化によって得られるメリットと注意すべきデメリット、おすすめのサービスなどについて解説します。

• 本記事において、「固定電話」とはNTT東日本の電話サービス「加入電話」「INSネット」「ひかり電話」などを指します。

1.スマホを社内電話に! 内線化する方法

従業員のスマートフォンを内線化する方法としては、IP-PBXやクラウドPBX、FMCなどの利用が考えられます。それぞれの方法に特徴があるため、検討を進める前に把握しておきましょう。

IP-PBXを利用する

IP-PBXは、オフィス内でインターネット回線とIP電話機、PBXを用いて内外線を制御する仕組みです。

IP-PBXには、ハードウェアタイプとソフトウェアタイプの2種類があり、前者は専用の装置を拠点に設置して内外線を制御し、後者は専用のソフトウェアを自社のサーバーにインストールして利用します。

社内にIPネットワークが構築されていれば容易に導入できるほか、通話内容の記録や保存などを行えます。スマートフォンだけでなくパソコンにソフトウェアをインストールすることで、パソコン上で通話が可能になるなど、機能を拡張しやすいのも魅力です。

クラウドPBXを利用する

クラウドPBXは、従来IP-PBXの機能をクラウド上に構築できるサービスです。

従来のPBXは、オフィスなどの拠点内にPBXを設置する必要がありました。クラウドPBXはクラウド上にPBXが構築されているため、物理的な機器を拠点に設置せずに電話を利用できます。そのため、導入時の費用を大幅にカットできるのが魅力です。

また、スマートフォンに専用のアプリケーションをインストールすることで、内線端末として利用できます。

FMCを利用する

FMCとは、Fixed Mobile Convergenceの略であり、スマートフォンを含む携帯電話と回線網を接続し、内線通話を可能にする仕組みです。2000年代初頭、携帯電話の普及に伴いFMCが誕生しました。

この仕組みには制限があり、携帯電話と固定電話の通信キャリアを統一する必要があります。従業員がプライベート利用しているスマートフォンのキャリアは個々で異なるため、FMCで内線化を図るのであれば、通信キャリアを揃える必要があります。

また、FMCはあくまでも携帯電話の内線化に特化したサービスです。外線発信をした際には、従業員の携帯電話番号が相手のディスプレイへ表示され、会社の電話番号が通知されないことに留意しましょう。

ビジネスフォンのスマートフォン連携機能を利用する

ビジネスフォンの主装置に、専用のユニットオプションを取り付け「Microsoft Teams」などの各種サービスと連携させることで、スマートフォンの内線化をする方法もあります。

この方法であれば、外出先やテレワーク等でも従業員が自身のスマートフォンから発着信を行う際に、会社の電話番号を使用可能です。個人の携帯電話番号を取引先などの社外へ知らせる必要がないため、プライバシーの保護や信頼性の向上につながるでしょう。

また、オフィスに設置されている多機能電話機は継続して使用できるため、従来の電話操作や機能を変えずにスムーズな導入が期待できます。

2.スマホを内線化するメリット

スマートフォンを内線化することで下記のメリットが得られ、低コストでコミュニケーションを円滑にできます。

スマホから会社の電話番号で発着信ができる

クラウドPBXや、ビジネスフォンのスマートフォン連携機能の利用でスマートフォンを内線化すれば、従業員が所有するスマートフォンから会社の電話番号で発着信できます。

従来であれば、外出先からスマートフォンで連絡すると、個人の携帯電話番号が相手に表示されるため、取引先に不安や疑問を与えることがありました。

スマートフォンの内線化によって転送などがしやすくかつ、会社に戻らずとも会社の電話番号で発着信ができるようになれば、外出時でも顧客や取引先へスムーズに電話できます。相手のディスプレイにも会社の電話番号が表示されるため、安心して対応してもらえるでしょう。

従業員同士や拠点間の通話が無料でできる

通常、スマートフォン同士でやり取りをすると通話料が発生します。会社から業務用の機器を配布しているケースでも、従業員や拠点同士のやり取りで料金が発生し、組織の規模によっては毎月相当な費用がかかります。

スマートフォンを内線化すれば、従業員や拠点とのやり取りにかかる通話料は無料です。離れた場所にある支社や営業所の従業員と長時間のやり取りをしても、通話料金は発生しません。ただしご利用環境によっては従業員側にデータ通信料が発生する点に注意が必要です。

また、スマートフォンなどへの転送料金を抑えられるのも魅力です。電話の転送サービスを利用すると、通話料金だけでなく転送料金も発生します。スマートフォンを内線化すれば、このようなコストも軽減できます。

スマホ購入費をカットできる

従業員のスマートフォンを内線化できる仕組みを導入すれば、個人の端末を業務に活用できます。従業員のプライベート端末をそのまま業務に使用できるため、大幅なコストカットが実現します。

会社で業務用のスマートフォンを配布する場合、従業員の数が多いほど導入費用が高額になります。継続的に業務で使用するとなれば、メンテナンスや買い替えなども必要となるため、それらの予算も確保しなくてはなりません。従業員が所有するスマートフォンで内線化を実現すれば、こうした費用を軽減できます。

また、従業員のスマートフォンの活用は、従業員にもメリットがあります。従業員は普段から使用しているスマートフォンを業務に利用でき、業務用の機器を別に持つ必要がありません。

3.スマホを内線化するデメリットや注意点

多くのメリットがあるスマートフォンの内線化ですが、一方でデメリットも存在します。

環境によってはモバイルデータ通信が必要になる

IP-PBXやクラウドPBXを使用してスマートフォンを内線化する場合、インターネット回線が必要です。また、Wi-Fiが使用できない環境では、モバイルデータ通信が必要となる点に注意が必要です。モバイルデータ通信で通話を行う場合、従業員がプライベートで契約しているデータ容量を消費することになり、時に高額な通信費用が発生します。

従来のビジネスフォンで利用していた機能が使えなくなる場合がある

スマートフォンの内線化をIP-PBXやクラウドPBXなどを導入して進めた場合、従来のビジネスフォンで利用していた機能が使えなくなる場合があります。

たとえば、IP-PBXやクラウドPBXを導入すると、オフィス内ではIP電話機を使用するのが一般的です。その際、従来の多機能電話機からの入れ替えが必要になるケースが多く、操作性は大きく変わることになります。

また、多機能電話機で活用していた「グループ呼出」（特定のグループに属する電話機に対して、各電話機のスピーカーから呼びかけができる機能）や、ドアホン連携、複合機連携、ナースコールといった、ビジネスフォン特有の便利な機能が利用できなくなるケースも考えられます。

実際にビジネスフォンを使用する現場で頻繁に使用している機能がある場合、スマートフォンの内線化により使えなくなるものがないか確認しておきましょう。

情報セキュリティ対策が必要になる

従業員のプライベート端末を利用したスマートフォンの内線化では、端末側のセキュリティが不十分な場合も考えられます。不正アクセスなどによる情報漏えいリスクや、スマートフォンの紛失や盗難による、内部情報が窃取のおそれもあるため、適切な対策が求められます。

情報漏えいを防ぐためには、不正アクセスやウイルスへの感染を防ぐ対策が必要です。サービス提供会社を選ぶ際にも、どのような情報セキュリティ対策が行われているか確認しましょう。従業員の不注意などで情報が漏えいするケースも考えられるため、従業員のITリテラシーや情報セキュリティ対策の意識を高める教育も必要です。

関連コラム：情報セキュリティポリシーは、定期的な見直しが必要。その更新方法とは

4.スマホの内線化はNTT東日本にご相談ください

従業員のスマートフォンを手軽に内線化したいのであれば、ぜひNTT東日本へご相談ください。

専用の装置やソフトウェアが不要なクラウドPBXを導入する手法のほか、ビジネスフォンの主装置にユニットオプションを取り付け、スマ－トフォンを内線化する機能を追加する手法もご提案できます。

どちらの手法でも会社の代表番号で発着信が行えるため、個人の携帯電話番号を社外に知らせる必要がなくなり、従業員のプライバシーを守れます。プライベートの時間に、取引先から個人の携帯電話番号へ直接電話がかかってくる心配もありません。

特に、ユニットオプションを用いたスマートフォン連携機能の追加は、対応アプリケーションが拡大しました。「Microsoft Teams」などと連携すれば、外出先でもパソコンで内線通話を受けられるほか、チャットへの切り替えやWeb会議での資料共有もスムーズに行えるなど、業務効率化に大きく貢献するでしょう。

また、クラウドPBXを検討している場合は「ひかりクラウド電話」がおすすめです。スマートフォンに専用アプリケーションをインストールすることで、会社の電話番号を利用でき、「Webex Calling」「Microsoft Teams」「ひかりクラウドPBX」「MiiTel」「RING x LINK」など、主要なクラウドPBXサービスに幅広く対応しています。

自社に適した手法が分からずお悩みの場合には、ぜひお気軽にNTT東日本へお問い合わせください。

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5.スマホ内線化に関してよくある質問

ここからは、スマートフォンの内線化に関するよくある質問と、その回答をまとめました。

スマホを内線化すると具体的にどのようなことができるようになりますか？

スマートフォンを内線化すると、これまで多機能電話機で行っていた「内線通話」や「保留転送」といった機能をスマートフォンから利用できます^※1。

さらに、個人の携帯電話番号ではなく会社の電話番号を使って発着信が可能です。外出先やテレワーク中でも、オフィスにいるときと同じように会社の代表番号で取引先とやり取りが可能です。

ただし、利用できる機能の範囲は導入するサービスによって異なります。検討時には、自社に必要な操作がどこまで行えるかを確認しておくと安心です。

1. ビジネスフォンにユニットオプションを導入して「Microsoft Teams」および「オフィスリンク」連携機能を利用する場合には、スマートフォンからは保留転送ができません。

スマホを内線化するメリットは何ですか？

主なメリットは、通話料金の軽減と柔軟な働き方の実現です。

内線化したスマートフォン同士や拠点間であれば、通話料は無料となります^※2。

また、リモートワークが普及している昨今において、場所にしばられずに社内外との円滑なコミュニケーションが可能であることも利点です。

2. ただし、ご利用環境によっては従業員側にデータ通信料が発生する場合があります。

6.まとめ

スマートフォンを内線化する方法には、IP-PBXやクラウドPBX、FMC、ビジネスフォンのスマートフォン連携機能といった方法があり、それぞれの特徴があります。

スマートフォンを内線化すれば、スマートフォンを用いた従業員や拠点間の通話を無料にでき、会社の電話番号で発着信できるなどのメリットが得られます。一方で、音質がインターネット接続環境によって左右されやすい、ご利用環境によってはモバイルデータ通信が必要になる、といったケースもあるため確認が必要です。

手軽に導入できるクラウド型を検討している場合はクラウドPBX、従来の多機能電話機を活かしたい場合はビジネスフォンのスマートフォン連携機能を利用する手法がおすすめです。自社の設備状況や将来の運用プランに合わせて、適切な手法を検討しましょう。

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