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【2023年版】FAX付き電話機のメリット・デメリット7選!おすすめのサービスも紹介

新型コロナウイルス感染症の拡大は、消費者のライフスタイルにも企業の働き方にも大きな影響を及ぼしました。特に企業への影響が大きく、リモートワークを導入する会社が増えています。そこで自社でも、ICT(情報通信技術)を活用して、リモートワークを導入しようと考えている方は多いのではないでしょうか。

しかし、営業や顧客対応に固定電話やFAXを利用している場合、自宅に会社と同様の業務環境を構築しづらいという課題があります。また、FAXや固定電話は官民両方において現役で利用されており、業種や事業形態によっては廃止できません。そこで今回の記事では、FAX付き電話機のメリット・デメリットや商品の選び方を解説します。また、FAX用紙管理の煩雑さを解消できるサービスを紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。

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FAX付き電話機のメリット4選

イメージ:FAX付き電話機のメリット4選

FAXの利用者数は、減少傾向にあります。しかし、FAX付き電話機は、デメリットだけではありません。以下のとおり、複数の利点があります。

  • 営業に使える
  • 高セキュリティ
  • 即座に送れる
  • 開封率が高い

そのため、FAX付き電話機の導入・廃止は慎重に検討しなければいけません。本章で、FAX付き電話機のメリットについて、詳しく確認していきましょう。

営業に使える

FAXは、いまだに一部の業界で利用されています。そのため、FAXを用いた営業はまだまだ有効です。例えば、BtoB(企業が相手)やBtoC(消費者が対象)の取引では、以下のような場面でFAXは使用されています。

業種 活用方法
飲食店
旅館
食材や備品の発注
メディア プレスリリース
タレント事務所の告知
不動産会社 物件に関する情報交換
資料請求への対応
家具インテリア 工場との発注書・図面のやり取り

また、上記以外にもBtoG(企業と行政・自治体の取引)でも、高齢者やITに慣れていない方とのやり取りにFAXが利用されています。

高セキュリティ

FAXは、インターネット回線を利用する電子メールに比べて、セキュリティリスクが低いです。なぜなら、FAXは電話回線で通信するため、サイバー攻撃(インターネットを介した情報詐取や盗聴・妨害)される余地がないからです。現に、電子メールの場合は情報改ざんや盗聴の恐れがあるため、行政では情報セキュリティ確保の観点からFAXを利用しています。

即座に送れる

FAXは、電子メールに比べて情報伝達速度が高いという特徴があります。なぜなら、FAXは相手側に受信機と電話番号があれば、確実かつすぐに情報を伝達できるからです。

電子メールの場合は通信端末を立ち上げ、文面を打ち込んでから送信しなければいけません。加えて、図面やデザインの場合は専用ソフトで作成し、電子メールに添付する必要があります。しかし、FAXは紙を利用するため、図面やデザインの出力に時間がかかりません。FAXはほぼリアルタイムで情報を相手に届けられるので、昔もインターネットが普及した現在も、ビジネスで使われ続けています。

開封率が高い

FAXは、送信と同時に印刷が始まります。また、FAXは手紙や電子メールと異なり、開封する必要がありません。そのためFAXは、内容を受信側へ認知させる能力が高いです。

一方で、電子メールの場合は受信側が気付かない、あるいは迷惑メールフォルダに自動的に振り分けられる可能性があります。見積書や請求書など重要な情報は、確実に相手側に届ける必要があります。そのため、見積書や請求書を送る場合に、開封率が高いFAXは有用です。

FAX付き電話機のデメリット3選

イメージ:FAX付き電話機のデメリット3選

FAX付き電話機には、以下のとおりデメリットが存在します。

  • コストがかかる
  • ファイリングに手間がかかる
  • ペーパーレス化を阻害する

本章で、それぞれ詳しく見ていきましょう。

コストがかかる

FAXは通信料以外に、さまざまなコストがかかります。FAXの導入・維持にかかる主なコストは、以下のとおりです。

  • 機材購入・リース代
  • 紙・インク代
  • 用紙の保管費
  • メンテナンス費

FAXの利用にかかる費用項目は、それぞれ少額です。しかし、長期間における費用の積み重ねを考えると、中小企業や個人事業主には無視できないでしょう。そのため、FAXを導入する際は、費用対効果を考えなければいけません。

なお、FAXの通信料は、送信にかかった時間で計算されます。そのため、記載量や通信距離が増えるにつれて送信時間は長くなり、FAXの通信料は増加します。

ファイリングに手間がかかる

受信したFAXの情報をファイルに保管したり整理したりする作業は、手間と時間がかかります。なぜなら、FAXに関係する業務は紙ベースで作業するからです。FAXでのやり取りはすべて紙のため、記録が膨大になればなるほど整理・閲覧・検索の利便性は低下します。

また、FAXのファイリングや管理業務はデジタル化しづらく、人員を多く割かなければいけません。そのため、FAXは人的リソースに余裕のない企業への導入が難しいというデメリットがあります。

ペーパーレス化を阻害する

FAXは紙でやり取りするためペーパーレス化を阻害し、業務効率の低下を引き起こします。また、ペーパーレス化の阻害は業務効率の低下だけでなく、ビジネスチャンスの喪失を引き起こしかねません。

なぜなら、政府が脱ハンコやFAX廃止などのペーパーレス化を推進しているからです。近年、コロナ禍や政府の後押しから、リモートワークの導入を進める企業が増えました。そのため、FAXを使い続けることで、保守的なイメージを持たれてしまう可能性があります。

FAX付き電話機選びのポイント3選

イメージ:FAX付き電話機選びのポイント3選

FAX付き電話機の選び方は、以下のとおりです。

  • 受信用紙の種類(感熱・普通紙)
  • 液晶パネルの有無
  • 迷惑電話対策機能の有無

上記のポイントを踏まえて製品を選ぶことで、FAXのコストを軽減したり電話対応の煩雑さを軽減したりできます。

受信に使用する紙の種類

FAXの用紙は、感熱紙と普通紙の2種類があります。両者にメリット・デメリットがあるため、自社の利用方法に合った用紙タイプを選ぶ必要があります。感熱紙と普通紙のメリット・デメリットは、以下のとおりです。

タイプ メリット デメリット
感熱紙 ランニングコストが安い 経年劣化や摩擦で文字が薄くなるため、保存性に欠ける
普通紙 用紙が劣化しにくく、保存性に優れる 紙・インク代がかかるため、ランニングコストは高め

コスト重視なら感熱紙を、保存性重視なら普通紙を選びましょう。

液晶パネルの有無

用紙やトナーの消費をなるべく抑えたい場合は、本体のディスプレイで受信内容を確認できる製品がおすすめです。FAXは、取引先からの契約書や請求書など以外に、広告やいたずら目的の内容が送られてくる場合があります。

有用でない内容の印刷は、用紙やインクの無駄です。しかし、事前に液晶パネルで確認すれば、広告やいたずら目的のFAXを除外して有用な文書だけを印刷できます。

迷惑電話対策機能の有無

近年は、詐欺や強引な営業など、悪質な迷惑電話が増加しています。そのため、メーカーは迷惑電話対策機能の強化に力を注いでいます。そこでFAX付き電話機に、以下のような対策機能が付いているか確認しましょう。

  • 会話内容の録音
  • 通話録音の警告
  • 電話を取る前の注意喚起
  • ボイスチェンジ機能

迷惑電話は生産性がなく、対応していると時間を無駄に消費してしまいます。人的・時間的リソースを有効活用するために、迷惑電話対策機能のついた製品を選びましょう。

紙の管理が面倒なら「インターネットFAX」がおすすめ

イメージ:紙の管理が面倒なら「インターネットFAX」がおすすめ

FAX用紙の管理が面倒に感じる方は、インターネットFAXの導入がおすすめです。インターネットFAXは、固定電話の製品に存在したコスト面や効率性のデメリットを解消できます。なぜなら、インターネットFAXは電話回線ではなく光・デジタル回線を利用し、受信内容はデジタルデータで閲覧できるからです。そのため、紙で受信内容を保管する必要がなく、機材購入費や紙・インク代がかかりません。

また、従来のFAXとは異なり、自宅や外出先などオフィス外から送受信できます。そのため、リモートワークを導入している企業やコストカットに悩んでいる会社に、インターネットFAXはおすすめです。

インターネットFAXの使い方

イメージ:インターネットFAXの使い方

インターネットFAXを活用することで、従来の製品に存在したデメリットを解消できます。ではインターネットFAXは、どのように使うのでしょうか。本章で、送受信方法について詳しく見ていきましょう。

インターネットFAXの送信方法

インターネットFAXの送信方法は、以下のとおりです。

  1. インターネットFAX会社から専用番号を取得する
  2. WebブラウザからインターネットFAXのマイページにログインする
  3. マイページから専用メールアドレス宛てに送信する

なお、サービスによってはWebブラウザだけでなく、アプリやメールでFAXを送受信できる場合があります。

インターネットFAXの受信方法

インターネットFAXの受信方法は、以下のとおりです。

  1. 取得した専用番号宛てに、固定電話のFAXと同様に送信してもらう
  2. パソコンやスマートフォンにメールでPDFデータが届く

上記のとおり、インターネットFAXの受信は複雑な手順が必要ありません。そのため、IT機器の扱いに慣れていない方でも、問題なくFAX機能を利用できます。

FAX付き電話機を導入するならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめ

イメージ:FAX付き電話機を導入するならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめ

電話機の購入を考えている方には、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。「ひかりクラウド電話」はインターネット上のPBXを利用した通話システムで、「Microsoft Teams」や「Webex Calling」を導入したパソコンやスマートフォンから、固定電話番号を発着信できます。また、ひかりクラウド電話には以下のような導入メリットがあります。

  • 会社・自宅・外出先などから電話を自由に発着信できる
  • 端末1台にコミュニケーションの機能を集約可能
  • 電話機やPBXレスでコスト削減につながる
  • 配線工事などの手間やコストをかけずにフリーアドレス化できる
  • 現在弊社の「ひかり電話オフィスA(エース)」を導入済みのお客さまで、ご利用中の番号を「ひかりクラウド電話」に番号移行される場合。
  • 「Microsoft Teams」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。
  • 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

リモートワークに対応した固定電話サービスを探している方は、ぜひ「ひかりクラウド電話」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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まとめ

イメージ:まとめ

FAX付き電話機は、以下のとおりメリットがある一方でデメリットもあります。

メリット デメリット
  • 営業に使える
  • 高セキュリティ
  • 即座に送れる
  • 開封率が高い
  • コストがかかる
  • ファイリングに手間がかかる
  • ペーパーレス化を阻害する

そのため、自社に合った製品の導入が重要です。なお、FAX用紙の管理が面倒な方には「インターネットFAX」がおすすめです。インターネットFAXならデータ管理が容易で、どこからでも送受信できます。また、電話機の導入を検討している方には、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。ひかりクラウド電話なら、オフィス外から外線を直接受けられ、電話機やFAXレスでコスト削減につながります。

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