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PBXとは？仕組みやメリット・デメリットをわかりやすく解説

働き方が多様化する現代では、円滑な連絡手段を持つことは企業にとって重要な課題と言えます。しかし、連絡ツールにはさまざまな選択肢があり、何を選んだら良いのかわからない方は多いのではないでしょうか。

そこで、今回の記事では主要なビジネス通話ツールであるPBXの概要やビジネスフォンとの違いなどを解説します。

PBXを導入したいと考えているが「具体的に何ができるようになるのかわからない」という方は、ぜひ最後までお読みください。

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PBXとは？ビジネスフォンとの違いも解説

PBXは、ビジネスの場で欠かせない通話ツールとして広く浸透しています。一方で「PBXという単語は聞いたことがあるが具体的にどんなものなのかはわからない」という人もいるのではないでしょうか。この章では「PBXの意味や仕組み」「ビジネスフォンとの違い」について解説します。

PBXとは

PBXとは「Private Branch Exchange」の略で、外線と内線の接続や内線同士の接続制御を行う「電話交換機」のことです。「主装置」と呼ばれることもあります。

PBXがなければ、内線通話や外線の転送などは行えません。PBXはオフィスなどで円滑に音声通話をするために、欠かせないツールです。

また、近年はインターネットを通してPBXの機能を利用する「IP-PBX」や「クラウドPBX」も注目されています。インターネットを利用することで、スマートフォンやタブレット、PCからでも通話や内線などのさまざまな機能が利用可能です。クラウドPBXについては、以下のリンクを参考にしてみてください。

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PBXの仕組み

企業の拠点にあるすべての電話機はPBXに接続されており、用途に応じて接続する電話機を切り替えています。

たとえば、内線電話をかける場合は2台の電話機は直接接続されておらず、PBXを経由して通話する形式です。外部からの着信を受ける場合には、PBXは指定された複数の電話機につなぎます。

一般的な家庭用電話機は、1回線につき1台の電話機を使用するのが基本です。しかし、PBXを使えば1回線しか契約していなくても複数の電話機を使用できます。また、1つの拠点内で同一回線を使用するため、内線間での通話や、同じ電話番号で複数の電話機からの発着信が可能です。

ビジネスフォンとの違い

ビジネスフォンは、PBXに似たツールとして語られることが多いですが、内線通話の範囲や接続台数などの点で違いがあります。

ビジネスフォンは、内線・外線や転送電話など、家庭用にはない機能を持つ電話機です。通話に特化した機能を持つ点は、PBXと共通しています。

PBXとビジネスフォンの最も大きな違いは、内線通話が可能な範囲です。ビジネスフォンは1カ所で使われるのに対し、PBXは複数の拠点間での利用を前提に作られています。ビジネスフォンの内線通話は1つの拠点内でしか使えませんが、PBXは複数の拠点間で利用可能です。

またPBXは、ビジネスフォンに比べて接続数が多いという特徴があります。ビジネスフォンの接続数は数十台から数百台です。一方、PBXの接続数は数千台です。ビジネスフォンの方が設置にかかるコストは小さいですが、利用数や機能の充実度は異なります。

1つの拠点で通話に特化した機能のみを求めるのであれば、ビジネスフォンがおすすめです。一方で、通話機能に加えて複数拠点間の通話料金の削減を行いたい方や、多くの社員で利用したい方はPBXを選択するのが良いでしょう。

PBXの4つの機能

ビジネス通話ツールとして広く利用されているPBXですが、具体的にどのような機能があるのでしょうか。この章では、以下の4つの機能を紹介します。

発着信の制御
内線通話
他の電話機への転送
パーク保留

1つずつ解説していきます。

発着信の制御

発信制御機能とは、契約している回線の電話番号を親番号として、紐づけられた電話機の子番号ごとに発信・着信を行う機能です。

PBXは、1本の電話回線を複数の電話機に振り分ける装置です。そのため、通常はすべての電話機が同じ電話番号で発着信を行うことになります。しかし、発着信制御機能を利用することで、同じ回線を共有しながら異なる電話番号の利用が可能です。

この機能により、社員や部署ごとに異なる電話番号を割り当てることが可能となり、業務の効率化につながります。

内線同士の通話

内線機能とは、同じ電話回線に結びついた電話機同士の通話機能です。1本の電話回線内で通話を行うため、通話料はかかりません。

複数の拠点がある場合、すべての拠点にPBXを設置することで、他拠点への内線通話が可能になります。異なる拠点で働く従業員同士の通話も内線通話が利用できるため、通話料が安くなります。

ほかの電話機への転送

転送機能とは、外部から発信された通話（外線）を指定した電話機に振り分ける機能です。具体的には、以下のような細かい設定ができます。

不在時に事前に設定した番号に転送する
指定した条件に合う着信のみを転送する
着信に対応した後に保留状態で転送する

このような機能を使うことで、短時間で外線を担当者に繋げます。転送設定を細かく指定することでスムーズな対応が可能となり、業務効率や顧客満足度の向上につながるでしょう。

パーク保留

パーク保留機能とは、どの電話機からでも保留中の通話に出られる機能です。通話転送機能より操作が簡単なので、使い勝手が良いでしょう。たとえば、受付などの社員が外線電話を保留にしたときに、担当者は該当のボタンを押すだけで、自分の席で電話を受けられます。

この機能を使えば、かかってきた電話に誰が出ても、円滑に担当者に電話をつなげられます。

PBXのメリット・デメリット

さまざまな機能を持つPBXですが、高額な初期費用がかかるなどの導入前に確認しておくべき事項も存在します。この章ではPBXのメリットとデメリットについて解説します。

メリット

PBXを利用するメリットは、以下のとおりです。

部署ごとに異なる電話番号を使用できる
複数の拠点間で内線通話ができる
転送や保留機能による業務効率化
接続台数の多さ

発着信制御により、1本の電話回線で複数の電話番号を持つことができます。また、どの電話機でも親番号（代表番号）からの発着信が可能なため、用途に応じた番号を選択できます。

社員間の通話を内線化することで、通話料の削減が可能です。とくに、複数の拠点を持つ企業では、拠点間でも内線通話や転送機能を利用できるため、より効率的な業務遂行が期待できます。

デメリット

PBXのデメリットは、設置に大きなコストがかかることです。ハードウェアタイプのPBXは、大きな箱型の装置を設置する必要があるため、大規模な工事が必要になります。機能や同時に接続できる電話機の数にもよりますが、PBXの導入費用は高額になる場合が多いです。

一方、クラウドPBXのように、PBXをクラウド上に設置するサービスでは、大規模な設置工事は必要ありません。インターネット回線を敷設するだけで利用できるため、初期費用をおさえることができます。

このように、PBXは種類によって費用が異なります。自社の用途に合わせて適切なタイプを選択することが重要です。

クラウドPBXとIP-PBXの3つの違い

PBXには「unPBX」「クラウドPBX」「IP-PBX」など、いくつかの種類があります。「自社に適したPBXを導入したいが、どれを選べば良いのかわからない」という方は多いのではないでしょうか。

この章では、インターネットを通じてPBXの機能を利用できるサービスである「クラウドPBX」と「IP-PBX」に注目し、両者の違いを紹介します。

利用範囲

IP-PBXは社内での利用を想定しているのに対し、クラウドPBXは社外からでも利用可能です。

IP-PBXは、オフィス内に物理的なサーバーを設置しています。一方でクラウドPBXは、サーバーをクラウド上に設置しています。そのため、クラウドPBXはインターネットにつながっている場所であれば、どこからでもPBXの機能が使用可能です。

コスト

クラウドPBXとIP-PBXでは、料金体系が異なります。クラウドPBXは月額料金がかかるサービスが多く、利用する人が多ければ多いほど料金が高くなります。一方、IP-PBXの初期費用は高額ですが、多くのサービスで月額費用が無料です。

点検やトラブル時の対応

クラウドPBXとIP-PBXでは、導入後のメーカーサポートが異なります。IP-PBXの場合、導入後の保守やセキュリティ管理は自社で行うサービスがほとんどです。一方、クラウドPBXは、メーカーによる定期的な保守や故障時のサポートなど、充実したサービスを提供しています。ただし、どちらの場合も、サポート内容はサービスによって異なります。PBXの導入を検討する際には、必ずサポート体制を確認しましょう。