PBXとは外線・内線をつなぐ電話交換機

PBXとは、多数の電話回線を互いに接続して、内線・外線の通話をコントロールする電話交換機です。コールセンターやオフィスなど、多くの電話機が使われる場所に導入され、通話業務を効率化します。

ほとんどの企業で、外部から代表電話番号への着信が内線で転送されています。このような外線から内線への振り分けや、離れた拠点同士での内線を使った通話がPBXによって可能です。

PBXにはいくつかの種類が存在します。近年は、LANと統合するIP-PBXや、インターネットを利用して通話するクラウドPBXなどが標準的です。

PBXの基本的な4つの機能

PBXには、内線・外線の制御機能だけでなく、ほかにも電話業務を大幅に効率化するさまざまな機能が搭載されています。ここでは、PBXの基本的な機能を4つ紹介します。

発着信の制御

PBXは、外線通話の発着信をコントロールでき、会社の代表電話番号と部署ごとの直通番号の管理が可能です。代表の電話番号を親番号とした場合、同じ回線で利用する別の電話番号を子番号として追加できます。各子番号から外部へ発信できるのが特徴です。また、外部から設定している子番号へも発信できます。

1つの回線契約で何種類もの電話番号を利用できるため、各部署で電話を使ったやり取りをしている場合は欠かせない機能です。サービスによっては子番号の追加は、オプション契約や設定変更が必要なので注意しましょう。

内線通話

PBXを使えば、同一フロアはもちろん、遠隔の拠点とも内線通話が可能です。内線通話は同じ回線を利用するため、通話料が無料です。したがって、PBXの導入によって業務効率化だけでなく、通話料の低減にもつながります。

しかし、サービスによっては内線の接続数に上限があるため、事前に確認が必要です。会社の規模や利用する従業員数に応じて、適した内線数のあるPBXを導入しましょう。

昨今は、従業員が利用するスマートフォンを内線化できる機能を持つPBXも存在します。外出中やテレワーク中の従業員にも、会社の代表電話番号にかかってきた通話を簡単に転送できます。

転送機能

PBXでは、電話転送機能が利用できます。通話中や不在時など電話を受けられない際に、他の電話機へ転送できます。以下が、標準的な転送機能です。

転送機能を活用すれば、顧客からの着信をスムーズに取り次げ、電話先の相手のストレスを軽減できます。通話業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上も期待できる機能です。

代表電話番号での受発信

PBXによって、同じ電話番号を使用して複数の電話機に同時に受発信できます。さらに、指定した電話機から発信する際、相手方への番号通知を「代表番号」として表示させることもできます。この場合、従業員のスマートフォンからでも代表電話番号を使って受発信ができるので、外出先やテレワーク中の自宅からでも快適に電話業務が可能です。

PBXの種類3選

PBXは、主に以下の3つに分けられます。

それぞれに特徴があるため、自社に適切な種類を選ぶのが重要です。ここでは3つのPBXの基本的な概要について解説します。

レガシーPBX

「レガシーPBX」は、3種類の中で最も古くから利用されているタイプのPBXです。オフィス内に専用の機器を設置して、電話回線と電話機に接続して利用します。レガシーPBXを導入すれば、電話機だけでなくFAXも利用できるようになります。

レガシーPBXは電話回線を利用するため、インターネット回線がなくても通話が可能です。したがって、顧客情報や機密情報などの重要なデータが、インターネットを介して流出するリスクがないのがメリットです。ネット環境に左右されないので、音質が安定し、災害時や停電時も利用できます。これらの特徴から、大企業の中にはいまだにレガシーPBXを好んで使い続ける企業があります。

一方で、機器の購入費用や、設置のための工事費など、高額な導入コストがかかるのがデメリットです。機器が古くなれば買い替える必要があるため、定期的なメンテナンス費用も発生します。また、離れた拠点の内線化は不可能です。オフィスの移転や新設時には、新たに工事が必要で、手間がかかるという難点があります。

したがって、レガシーPBXがおすすめなのは以下のような企業です。

IP-PBX

「IP-PBX」は、インターネット回線を使用して電話機を接続できるのが特徴です。レガシーPBXと同様に、機器をオフィス内に設置して利用するタイプと、機器は設置せず社内サーバーにソフトウェアをインストールして利用するタイプがあります。

IP-PBXは、複数の拠点で利用できるのがメリットです。遠隔地にある拠点や、テレワークや外出中の社員のスマートフォンと内線通話ができます。また、会社の代表電話番号を使用しての受発信も可能です。

一方で、初期費用が高いのがデメリットです。インターネット回線を使用する場合は電話回線が不要でも、PBX本体の購入や設置、配線などが必要になります。そのため、レガシーPBXと比べても、導入期間やコストにあまり差はありません。また、インターネットを利用するため、サイバー攻撃や情報漏えいなどへの情報セキュリティ対策も必須です。

したがって、以下のような企業に、IP-PBXの利用をおすすめします。

クラウドPBX

「クラウドPBX」は、3種類の中でも最も新しいタイプのPBXです。ほかの2つと違い、物理的な機器の設置が不要なのが大きな特徴です。PBXをクラウド上に設置して、インターネットを介して利用するので、オフィスへの機器の導入が必要ありません。

メリットとしては、PBXの設置が不要なため、導入や日々の運用・設定が手軽に行える点が挙げられます。導入を決めてから利用開始できるまでの期間が短く、費用を抑えて使えるため、小規模の企業で多く利用されています。

IP-PBXと同様に、複数の拠点を内線でつなげられるため拠点間での通話料金が無料になり、コスト低減も可能です。インターネット接続環境と、パソコンやスマートフォンなどの端末があれば、外出中でもテレワーク中でも、どこにいても代表電話を使用して受発信ができます。

ただ、通話品質がインターネット接続環境に依存する点や、情報セキュリティ対策が必要な点には注意が必要です。さらに、導入費用を抑えられるのはメリットですが、毎月通話料以外にサービス利用料がランニングコストとして発生する点に注意しましょう。

したがって、以下のような企業には、クラウドPBXがおすすめです。

NTT東日本は手軽に導入できるクラウドPBXサービス「ひかりクラウド電話」を提供しています。導入を検討している方は、以下のページでサービスの詳細をぜひご覧ください。

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PBXの3つの選び方

3つのPBXの特徴を把握したとしても、どのように自社に適した種類を選べば良いのかわからないと、お悩みの方がいらっしゃるでしょう。そこで、ここではPBXを選ぶ際のポイントを紹介します。

必要な機能

PBXは、メーカーや製品によってさまざまな機能が搭載されています。例えば、以下のような機能があります。

機能が多ければ多いほど、良い製品というわけではありません。機能が多すぎると、すべてを使わない場合もあるでしょう。機能が多く搭載されている製品は、比較的価格が高い傾向にあるため、機能面と価格面のバランスを考慮してPBXを選ぶ必要があります。導入前に、自社に必要な機能を明確にして、サービスを選定するのが重要です。

導入・運用コスト

レガシーPBXやIP-PBXのように、物理的に機器の設置が必要なタイプは、導入費や日々のメンテナンスに高額なコストがかかります。その点、クラウドPBXは導入・管理コストを抑えて導入が可能です。

しかし、クラウドPBXの場合、月額費用は利用規模やサービスによって異なります。毎月、通話料以外のランニングコストとしてどのような費用が発生するのかを事前に確認しておきましょう。

セキュリティ面

レガシーPBXは機器の購入や工事・メンテナンスに高額な費用が発生する一方、インターネットに接続しないので、セキュリティ面での安全性が高いというメリットがあります。

IP-PBXはインターネットに接続して利用しますが、ハードウェア型であれば設定によって高いセキュリティを実現できます。ソフトウェア型は不特定多数からのアクセスが可能なため、信頼できるサービス提供者の選定が必要です。

クラウドPBXはインターネットに接続して利用するため、サイバー攻撃や情報漏洩など、情報セキュリティ対策が必要不可欠です。セキュリティ面で信頼でき、トラブルが生じた際のサポート体制が充実しているサービスを選ぶのが良いでしょう。

クラウドPBXの導入なら「ひかりクラウド電話」がおすすめ

「ひかりクラウド電話」はNTT東日本が提供するクラウドPBXサービスです。「Microsoft Teams」、「Webex Calling」「Miitel」を通して、会社の代表電話番号から受発信ができます。

従業員のパソコンやスマートフォンから受発信できるため、外出先やテレワーク中の自宅など、どこからでも電話業務が可能なのが特徴です。「Microsoft Teams」と「Webex Calling」は、チャットやWeb会議、ファイル共有などもできるので、テレワーク用に複数のシステムを導入する必要がなく一元化できます。また、「ひかりクラウド電話 for MiiTel」は、AIにより電話営業や顧客対応を可視化することが可能です。同サービスは全ての電話を自動録音・文字起こし機能で記録できるため、電話内容の記録や引継ぎ等、情報の抜け漏れを防ぐことができます。さらに、顧客システムと連携することで電話内容の入力作業・共有の効率化も可能です。

また、NTT東日本ならではのサポート体制が整っているため、安心して利用が可能です。万が一トラブルが生じた際には、すぐに専門のスタッフが対応します。クラウドPBXの導入をお考えの方は、ぜひ「ひかりクラウド電話」をご検討ください。

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まとめ

PBXとは、複数の電話回線を接続する電話交換機です。コールセンターや企業のオフィスなど、電話でのやり取りが多い場所に設置され、通話業務を効率化します。PBXによって、外線通話の制御や、複数の拠点での内線通話が可能です。

PBXは内線・外線通話機能を使えるだけでなく、転送機能や、特定の電話機からの代表電話番号を使った受発信など、さまざまな機能を搭載しています。

主に、PBXは以下の3つに分けられます。

PBXの設置方法や導入コストのほか、セキュリティ面や利用範囲などに違いがあるため、自社の利用目的や予算に応じてPBXを選びましょう。

クラウドPBXの導入を検討中なら、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。ぜひご検討ください。

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