オフィス電話の3つの種類

オフィス電話の導入には、３つのパターンがあります。

この章では、オフィス電話の種類ごとに特徴を解説します。それぞれの特徴を理解し、どのオフィス電話を導入するか検討するときの参考にしてください。

家庭用電話機の活用

家庭用電話機をオフィスに設置して、企業用として利用する方法があります。オフィスが広くなく従業員の人数が少ない企業の場合は、ビジネス用の電話機を導入しなくても家庭用で業務を行えます。

広いオフィスに家庭用電話機を設置する場合は、子機を使えば複数台数の利用が可能ですが、1台に1つの電話番号しか割り当てられないため注意が必要です。複数の電話番号を併用したい場合は、その分電話機を設置する必要があります。電話を使った業務が少ない企業や、少人数で転送・内線を利用する必要がない場合におすすめです。

ビジネスフォンの導入

ビジネスフォンは、いわゆるオフィス用電話機です。主装置と固定電話機、電話回線もしくはインターネット回線をつなげて利用します。主装置は、PBX（Private Branch eXchange）と呼ばれることもあります。主装置は電話機を制御し、オフィス内の機器同士で内線をしたり外部に電話をかけたりします。

ビジネスフォンは自社内で電話設備を構築できるため、セキュリティが高く要件に合ったカスタマイズが可能です。しかし、オフィス内にスペースが必要で、メンテナンスやアップデートを自社で行なわないといけない点に注意しましょう。ビジネスフォンを利用するためには電話回線が必要なので、オフィスに引かれていない場合は導入時に工事を行ないます。

最近ではスマートフォンやパソコンに専用のアプリをインストールすると、内線や外線・転送などの機能が使える機種も出てきています。

クラウドPBXサービスの利用

クラウドPBXとは、クラウド上のPBXをインターネットを介して利用するサービスです。ビジネスフォンは社内に主装置の設置が必要ですが、クラウドPBXはクラウド上にあるため不要です。インターネット接続回線があれば利用でき、物理的にPBXを設置する必要がないため、新たなサービスとして近年急激に普及しています。

クラウドPBXには、ビジネスフォンの機能に加えてチャットやWeb会議などビジネスに役立つツールが搭載されています。他のオフィス電話サービスと比べて初期費用が安いため、短期利用や起業時などコストを抑えたい企業におすすめです。

オフィス電話を選ぶ4つのポイント

オフィス電話を選ぶときは、以下の4つのポイントに着目しましょう。

この章では、オフィス電話を選ぶときのポイントを解説します。着目するポイントを理解し、自社にあったオフィス電話を選びましょう。

台数・チャネル数

オフィス電話を選ぶときは、電話台数および同時に電話対応可能なチャネル数（同時に接続できる最大の通話数）が十分足りているか確認をしましょう。同時に電話がかかってきた場合、電話機の台数やチャネル数が足りていないと対応ができません。

どのくらいの電話がかかってくるか想定をした上で、自社に合った台数・チャネル数のオフィス電話を選択しましょう。将来的に、オフィスの拡大や従業員の増加が予想される場合は、回線を増やすときに手続きの手間がかからないオフィス電話を選ぶのがおすすめです。

働き方

オフィス電話を選ぶときは、従業員の働き方に合ったサービスを導入しましょう。特定の場所でのみ電話業務を行うのか、リモートワークを導入するために社外でも通話ができる環境を整えるのか検討が必要です。特定の場所でのみ電話業務を行う場合は、費用や必要な機能を検討して導入するサービスを決めます。

従業員が少なく電話業務がほとんどない企業なら、電話機を設置するのではなくスマートフォンで代用しても良いでしょう。リモートワークを導入している企業であれば、家庭用電話機やビジネスフォンでは電話の取次ぎの手間がかかるので、IP-PBXやクラウドPBXがおすすめです。

機能

オフィス電話は、種類や事業者によって機能が異なります。具体的には、一般的な通話機能の他にも、録音やIVRなどの機能を具備しているものもあります。そのため、必要な機能が付いているか購入前に確認が必要です。ビジネスフォンは業者ごとで大きな違いはありませんが、IP-PBXやクラウドPBXは搭載されている機能が大幅に異なる場合があります。

働き方や業務内容によって保留や転送・留守電など必要な機能が変わるので、事前に確認が必要です。一般的な通話機能の他にも、録音やIVRなどが付いていると、より効率よく業務が行えるでしょう。

サポート体制

オフィス電話を選ぶときは、サポート体制の充実度をチェックしましょう。サポート体制が整っていれば、万が一トラブルが起こったときでも安心です。もしトラブルが発生して電話がつながらない事態になると、業務が滞るだけではなく企業の信頼にも関わります。

特に海外製のオフィス電話の場合、日本語のサポートがなかったり、時差の都合で業務時間外しか対応してくれなかったりする可能性があります。国内の製品でも、全国対応していなかったり別会社がサポートを任されていたりするケースがあるので注意が必要です。オフィス電話に申し込む際には、サポート窓口の有無や対応可能な時間帯などを確認しておくことをおすすめします。

オフィス電話をクラウド化するメリット4選

近年、大企業を中心としてオフィス電話のクラウド化が進んでいます。そこで、この章では、オフィス電話をクラウド化するメリットを解説します。クラウド化により「業務がどのように改善されるのか」が分かる内容になっているので、担当者の方は参考にしてください。

業務の効率化につながる

オフィス電話をクラウド化する最大のメリットは、業務の効率化です。クラウド化することで、スマートフォンやPCで自由にオフィス電話を持ち歩くことができるようになります。ビジネスフォンの場合、外出やリモートワークをしていると、社内の人に電話を取り次いでもらうのに大きな負担がかかることがあります。

しかし、クラウド化することで、外出やリモートワークをしている人に直接電話を取り次げるので、手間が減って自分の業務に集中できるようになるでしょう。

コストが低減できる

オフィス電話をクラウド化すると、ビジネスフォンやIP-PBXのように主装置を社内に設置する必要がなくなります。また、普段使用しているパソコンやスマートフォンなどを使って通話ができるため、新たに電話機を購入する必要がありません。主装置の設置や電話機の購入が不要なので、コストの軽減が期待できます。

企業用の固定電話は、高性能のものだと多額の費用が発生するケースがあります。オフィス電話をクラウド化することで初期費用の軽減だけではなく、通話料を抑えることも可能です。

拡張性がある

オフィス電話をクラウド化すると、回線の増減や設定が簡単にできるようになります。回線を増やす工事が不要で拡張性が高いため、従業員が増えたりオフィスを拡大したりするときの手間が省けます。また、回線の増減だけではなく、受電時のガイダンス設定や通話録音の検索などをインターネット上から行える点も、クラウド化の大きなメリットの1つです。

多様な働き方に対応できる

オフィス電話のクラウド化によって、外出中やリモートワークをしているときでも、会社の固定電話番号にかかってきた電話に対応できるようになります。電話番のためにオフィスに出社する必要がなくなるため、さまざまな働き方に対応できます。サテライトオフィスやワーケーションなど多様な働き方を導入することで従業員の気分転換にもなり、働きやすさの向上にもつながるでしょう。

オフィス電話を導入するなら「ひかりクラウド電話」がおすすめ

オフィス電話を導入するなら、NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話」がおすすめです。ひかりクラウド電話とは「Microsoft Teams」や「Webex Calling」、「MiiTel」または「RING x LINK」を使って、会社の電話番号から発着信を行うサービスです。ひかりクラウド電話を利用すれば、パソコンやスマートフォンから会社の電話番号で発着信ができるため、リモートワークをはじめとしたさまざまな働き方を積極的に推進できます。

従業員が普段使っているパソコンやスマートフォンに導入できるため、新たにデバイスを購入する必要がなくコスト軽減が可能です。また、開通工事が不要なので手間なく用開始できます。ひかりクラウド電話を導入すれば電話機がなくても場所を問わず電話を受けられるので、BCP対策（事業継続計画）にも役立つでしょう。以下のリンクから詳細を確認できるので、気になる方はぜひ詳細をご覧ください。

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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporation が提供するサービスの名称です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
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  「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社またはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「RING x LINK」は、NTTテクノクロス株式会社が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Webex Calling」、「MiiTel」または「RING x LINK」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。

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まとめ

オフィス電話の導入には、以下の3種類があります。

オフィス電話を選ぶときには台数・チャネル数や働き方などをポイントに、自社に合ったものを選びましょう。

近年、大企業を中心にオフィス電話のクラウド化が進んでいます。オフィス電話をクラウド化することで、業務の効率化やコスト軽減などのメリットがあります。オフィス電話を導入するなら、通話機能だけではなくビジネスに役立つツールが豊富なひかりクラウド電話がおすすめです。ひかりクラウド電話に関心がある企業担当者の方は、以下のリンクから詳細をご覧ください。

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