もっと知りたい!電話関連コラム

固定電話機のメリット・デメリット6選!機種の選び方やおすすめのサービスも紹介

近年、スマートフォンの普及を背景に、固定電話サービスの契約者数は減少し続けています。また2024年には、NTTがIP網への移行によるISDN(デジタル回線の一種)の提供終了を発表しました。そこで自社でも、営業や顧客対応業務を固定電話からスマートフォンに切り替えようと考えている企業は、多いのではないでしょうか。

しかし、固定電話はビジネスでは現役で使われており、廃止にはマイナス面もあるため注意が必要です。一方で、現在はIP(インターネット)を利用した固定電話サービスが登場しています。そこで今回の記事では、固定電話機の利用シーンやメリット・デメリットを解説します。また、自社に合った固定電話機を選べる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

電話のことならなんでも

NTT東日本にご相談ください!

固定電話機とは?利用シーンについても解説

イメージ:固定電話機とは?利用シーンについても解説

固定電話機は、特定の場所に設置して使用するように設計された端末を指します。近年は、タブレット端末やスマートフォンの普及によって、固定電話機の利用者数は減少しています。それでは、固定電話機は現在どのような場面で使用されているのでしょうか。本章で概要を説明します。

固定電話機とは

固定電話は、アナログ回線(銅線を利用した通信網)によって提供される通話サービスを指します。また固定電話機は据え置き型の端末で、従来はアナログ回線に接続し通話に利用されていました。

近年はスマートフォンやインターネットの普及によって、固定電話機の一般消費者普及率は減少しています。しかし、ビジネスにおいては、銀行融資やローン審査が有利になったりコスト削減につながったりするため、いまだに根強い人気があります。

固定電話機の利用シーン

固定電話機の利用シーンは、以下のとおりです。

利用シーン 業務例
インバウンド カスタマーサポート(問い合わせやクレーム対応)
アウトバウンド テレアポ(営業電話)
テレフォンマーケティング(市場調査やヒアリング)
申し込み 法人用銀行口座の開設
  • 金融機関の口座開設時に、法人専用の固定電話番号がなければ申請できない場合がある。
金融機関への融資申し込み
  • 企業の体制が整っているか判断するために、固定電話番号の有無を確認する金融機関が多い。

上記のとおり、固定電話機は依然としてさまざまなビジネスシーンで利用されています。

固定電話機を利用する4つのメリット

イメージ:固定電話機を利用する4つのメリット

固定電話機は、会社の信用につながるだけでなく、コスト削減や情報セキュリティ面などでさまざまなメリットがあります。本章で、固定電話機を利用するメリットを詳しく解説します。

会社が信用されやすくなる

固定電話があると、会社としての信用が得られやすくなります。なぜなら、名刺や公式サイトに表示される番号から、連絡先がスマートフォンか固定電話であるのかすぐに判断できるからです。固定電話であれば会社の実在性を疑われにくく、信頼できる企業であるとの印象を相手に与えられます。

また、固定電話は取引先だけでなく、金融機関からの信用につながるため重要です。固定電話番号があれば、銀行の融資やローンを組む際の審査を有利に進められます。

コスト削減

固定電話は、スマートフォン端末と比較して通話料が安い傾向にあります。そのため、営業やカスタマーサポートなどコミュニケーションを専門とする部署へ固定電話を導入することで、コストを削減できます。また、IP・光電話を利用すれば、さらなるコスト削減が可能です。IP・光電話はアナログ回線を利用せず、インターネットを介して通話することで料金を低く抑えています。

高セキュリティ

固定電話は、スマートフォンに比べてセキュリティリスクが低いという特徴があります。なぜなら、固定電話はインターネットではなくアナログ回線を使用するからです。

そのため、さまざまな情報にアクセスしたり入力したりする機能がなく、情報漏えいやコンピューターウイルス感染などのセキュリティリスクが存在しません。加えて、固定電話は通話以外の用途がないため、不正利用や通信端末の私物化の防止など、企業統治の強化につながります。

災害時に使用できる

FAXやナンバーディスプレイなどが付属していない、停電対応電話機(長時間送電が止まった場合に機能する製品)であれば、アナログ・ISDN回線の交換機から供給される電力だけで通話できます。

災害時でも、電話回線が切断されていなければ通話が可能です。そのため、BCP対策に有効です。

  • 被災時の損害を最小限にとどめ中核事業の継続・復旧を行うための計画

固定電話機を利用する2つのデメリット

イメージ:固定電話機を利用する2つのデメリット

固定電話機の利用は、メリットばかりではありません。デメリットを知らずに利用すると、想定以上の導入コストがかかってしまったり事業に支障がでたりする恐れがあります。想定外の不利益を被ることがないよう、ぜひ本章の内容を参考にしてみてください。

設置に時間とコストがかかる

固定電話を新たに設置する場合、申し込みのあと以下のような手続きや準備が必要です。

項目 内容
開通工事 回線の引き込みや通信装置の設置を行う。
機器の用意 電話機を購入し設置する。
  • 場合によっては、PBX(外線と内線の交換機)やCTI(パソコンと電話をつなぐ機械)を購入・設置する。
加入権の購入 電話回線を契約するための権利を取得する。
  • 中古の加入権であれば費用を抑えられる。

上記のとおり、固定電話の導入にはさまざまな手続きがあり、申し込みからすぐには通話できません。また、開通工事や電話機の購入費用がかかるため、導入にはコストがかかります。

事業所を移転すると電話番号が変わる

固定電話は、市外に転居すると番号が変わってしまいます。そのため、市外に事業所を移転する場合は、電話番号を変更しなくてはいけません。電話番号が変わると、以下のような手続きが必要です。

  • 移転手続き
  • 公式サイトの記載変更
  • 取引先や顧客への連絡
  • 名刺や自社の封筒の刷り直し

なお、東日本から西日本へとエリアをまたぐ引越しの場合は、電話回線を一度解約し、移転先で再契約する必要があります。

固定電話機選びのポイント5選

イメージ:固定電話機選びのポイント5選

固定電話機の選び方は、以下のとおりです。

  • 受話器の種類(コードレス・有線式)
  • 子機の増設可能台数
  • FAX機能の有無
  • 迷惑電話対策機能の有無
  • 外部端末との連動機能の有無

自社に合った製品を選べるように、一つひとつ確認していきましょう。

受話器の種類

まずは、固定電話機の受話器がコードレス式か有線式かチェックしましょう。コードレス式と有線式の特徴は、以下のとおりです。

受話器のタイプ メリット デメリット
コードレス式
  • 取り回しが良い
  • 設置場所に制約がない
  • 通信方式によっては、通話が安定しない
  • 無線アンテナの設置が必要
有線式
  • ほかの電子機器が発する電波からの影響を受けない
  • 充電を気にせず通話できる
  • コードがあり操作が煩雑
  • 配線が必要で、設置場所に制約がある

上記のとおり、コードレス式と有線式ともにメリット・デメリットがあります。取り回し重視であればコードレス式、通話の安定性重視であれば有線式を選びましょう。

子機の台数

固定電話機は、機種によって子機の増設可能台数が異なります。そのため、購入前に子機の増設可能台数をチェックしておく必要があります。なお、必要な子機台数を計算する際は、以下のような点を考慮しましょう。

  • オフィスの広さ
  • 電話対応の従業員数
  • 社屋の部屋数
  • 電話の使用頻度

また、製品によっては内線・外線通話の盗聴防止装置や双方向通話機能が、子機に付いている場合があります。自社の利用イメージに合わせて、必要な機能を備えた製品を選びましょう。

FAX機能の有無

固定電話機を選ぶ際は、FAX機能の有無を確認しましょう。FAXの利用者数は、減少しているのが実情です。しかし、いまだに中小企業や政府機関の多くがFAXを利用しています。顧客や取引先がFAXでの注文や依頼を行っている場合は、ペーパレス化を進めている会社でも残しておかなければいけません。

迷惑電話対策

導入する製品に、迷惑電話対策機能が付いているか確認しましょう。迷惑電話対策機能としては、以下のような装置が付いています。

項目 内容
録音機能
  • 通話を記録する
警告機能
  • 発信者に通話を録音する旨を伝える
注意喚起
  • 着信時に迷惑電話の警告アナウンスを流す
着信拒否
  • ブラックリストに登録した電話番号の着信拒否
  • 登録していない着信への応答メッセージ再生

営業電話やクレーム対応に悩んでいる企業は、上記のような機能が付いた製品を選びましょう。

スマートフォンやパソコンとの連動機能

固定電話機に、スマートフォンやパソコンとの連動機能が付いているか確認しましょう。スマートフォンと固定電話機を連動すると、以下のような機能を利用できます。

  • 不在着信をメールで受信
  • 着信をスマートフォンで受ける
  • FAXのデータを外出中にPDFで確認

また、固定電話機にパソコンとの連動機能が付いている場合、作業効率の向上や子機代の削減につながります。

固定電話機ならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめ

イメージ:固定電話機ならNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめ

固定電話の導入を検討している方は、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。「ひかりクラウド電話」は「Microsoft Teams」や「Webex Calling」上から外線に接続するサービスで、インターネット環境があれば、外出先や自宅から会社の外線を発着信できます。

そのため、電話機やPBXのコスト削減や、オフィスのフリーアドレス化(固定席を設けず自身の好きな席で働く方法)に役立ちます。

また、ひかりクラウド電話の機能は、通話だけではありません。通話に加えて、チャットやWeb会議など、テレワークに便利なさまざまな機能を利用できます。固定電話の導入と業務効率化やコスト削減の両立を考えている方は、ぜひ「ひかりクラウド電話」を導入してみてはいかがでしょうか。

「ひかりクラウド電話」について詳しくはこちら

「ひかりクラウド電話」の資料ダウンロードはこちら

  • 「Microsoft Teams」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。
  • 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。

まとめ

イメージ:まとめ

固定電話機とは、据え置き型端末を指します。一般消費者の利用率は年々減少していますが、ビジネスではメリットが多く、いまだに根強い人気があります。固定電話機を導入するメリット・デメリットは、以下のとおりです。

メリット デメリット
  • 会社の信用が上がる
  • コスト削減につながる
  • 高セキュリティ
  • 災害時に使用できる
  • 設置に時間とコストがかかる
  • 事業所を移転すると電話番号が変わる

上記のとおり、固定電話機はメリットもデメリットもあるので、新規の導入や切り替えの際は慎重に検討する必要があります。なお、固定電話機の導入を検討している方には、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。ひかりクラウド電話であれば、自宅や外出先からパソコンやスマートフォンで、会社の外線を利用できます。

「ひかりクラウド電話」について詳しくはこちら

「ひかりクラウド電話」の資料ダウンロードはこちら

電話についてのご相談なら、まずはお気軽にお問い合わせください!

FREE!!電話の導入プランについて知りたいなら!

今すぐ資料ダウンロード

<資料の主な内容>
・従業員規模別導入プラン
(構成内容、導入ポイント、おすすめサービス)

  • ダウンロードイメージ
  • ダウンロードイメージ