もっと知りたい!電話関連コラム

法人向け固定電話の契約の流れ4ステップ!注意すべき3つのポイントと費用を安く抑える方法を紹介

「法人向けの固定電話を契約したいが、手続きの流れがわからない」とお悩みの方がいらっしゃるのではないでしょうか。実際に「電話会社をどのように決めたら良いのか」「工事はどのくらいの日数かかるのか」など、詳しく知っている方は少ないでしょう。

そこで今回の記事では、法人向け固定電話の契約の流れを、4つのステップに分けて解説します。あわせて、契約時の注意点やできる限り費用を抑えて導入する方法なども紹介します。法人向け固定電話の契約を検討中の企業の担当者は、ぜひ最後までお読みください。

電話のことならなんでも

NTT東日本にご相談ください!

法人向け固定電話を契約するメリット3選

イメージ:法人向け固定電話を契約するメリット3選

最近は、仕事用の電話としてスマートフォンを問題なく使えるため、会社に固定電話は必要ないと思う方もいるでしょう。しかし、固定電話の契約には、以下のような通話以外のメリットがあります。

  • 業務の効率化
  • 社会的信用
  • FAXが使える

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

業務の効率化

ビジネスフォンには、業務効率化につながるさまざまな機能が搭載されています。例えば、ビジネスフォンの代表的な機能には、以下のようなものがあります。

  • 内線通話と外線通話の使い分け
  • 転送
  • 保留
  • 録音

内線通話と外線通話を使い分けて、複数の電話機で同時に受発信ができる機能は、特に頻繁に電話対応がある会社では欠かせません。また、電話機メーカーによって、ほかにも独自の機能を提供しています。自社に適した機能が内蔵された製品を選ぶことで、業務効率化につながり、生産性向上が見込めます。

社会的信用

固定電話番号は、事務所を構えて本格的に事業を行っている証明になります。ビジネスにおいて信用力は大事な要素です。固定電話があれば、取引先や顧客に対して安心感を与え、円滑にビジネスを進められます。
また、金融機関での融資の申し込みや口座開設、クレジットカードの作成時には電話番号が必要です。法人用の固定電話番号で申請すれば信頼性が高いと判断され、審査が通りやすいケースがあります。

FAXが使える

固定電話を契約すると、FAXの導入も簡単です。社会的にペーパーレスが進み、外部との連絡もメールやチャットなどオンラインでのやり取りが普及していますが、FAXを使う会社も多くあります。取引先がFAXを利用している場合は、固定電話を契約して自社でもFAXを使えるようにすれば、やり取りがスムーズになります。

法人向け固定電話の契約の流れ4ステップ

イメージ:法人向け固定電話の契約の流れ4ステップ

法人向けの固定電話を導入したくても、流れがわからない企業の担当者も多いでしょう。そこで、契約の流れを以下の4つのステップに分けて解説します。

  • 固定電話の種類を決める
  • 電話番号を決める
  • 主装置と電話機本体を準備する
  • 工事を実施する

ここでは、具体的な内容や手続きに関して説明します。

固定電話の種類を決める

法人向けの固定電話サービスにはさまざまな種類があり、どのサービスを利用するのかを決める必要があります。例えば、代表的な電話サービスとして挙げられるのが以下の2つです。

  • 加入電話:NTT東日本・NTT西日本が提供する固定電話サービス
  • 光IP電話:光ファイバー回線というインターネット回線を利用した固定電話サービス

会社の規模や予算、インターネット契約の有無などの条件を考慮して、自社に適したサービスを選ぶのがポイントです。サービスが決まれば、電話やホームページのフォームから電話会社に問い合わせましょう。

電話番号を決める

法人向けの固定電話番号は、最後の下4桁のみ選べます。電話会社から複数の電話番号候補が提示されるので、その中から選びましょう。

主装置と電話機本体を準備する

ビジネスフォンとしての機能を果たすためには、主装置と電話機本体が必要です。主装置があることによって内線通話や外線通話、複数の電話機での同時受発信ができます。主装置、電話機本体は、メーカーや機種によって利用できる機能や価格が大きく異なるため、自社の規模や電話機使用人数を考慮して、電話機の種類・数を決定しましょう。

工事を実施する

主装置と電話機本体を用意したら、次は工事の手続きです。工事は主装置や電話機本体の数、電話回線の種類によって内容が変わるので、電話会社に事前の現地調査を行ってもらいます。事前の調査で問題がなければ、工事日を決めます。工事は早ければ30〜60分、長ければ1日かかります。最後に通信状態や動作状況を確認し、問題なければ完了です。工事が終われば、すぐに電話を利用できるようになります。

法人向け固定電話の契約で注意すべき3つのポイント

イメージ:法人向け固定電話の契約で注意すべき3つのポイント

スムーズに固定電話の契約を進め、問題なく利用を続けるためにも、特に以下の3つの点に注意しましょう。

  • 電話会社を比較検討する
  • 覚えやすい電話番号を選ぶ
  • 必要な機能を考えて主装置・電話機本体を選ぶ

ここでは、各項目を一つひとつ丁寧に解説します。

電話会社を比較検討する

電話会社によって、通話料や基本料などの料金設定が大きく異なります。例えば、同じ電話会社同士であれば、無料で通話できるケースもあります。また、通話時間が比較的長い企業は、基本料が高くても通話料が安い電話会社を選んだ方がコストが抑えられます。したがって、自社の利用状況を確認してから複数の電話会社に見積もりを出し、比較検討の上で決めるようにしましょう。

覚えやすい電話番号を選ぶ

固定電話番号は、ほかの市町村に事務所を移転しない限り変わることはなく、長く利用されることが想定されています。そこで、使いやすさや覚えやすさを重視して電話番号を選ぶことが重要です。例えば同じ番号が連続していたり、少ない数字で構成されていたりすると、自社の社員が覚えやすいでしょう。また、会社名やサービス名の語呂合わせになっているものだと、番号自体が自社の宣伝になります。

必要な機能を考えて主装置・電話機本体を選ぶ

主装置や電話機本体は、性能によって価格が大きく変わります。しかし、安ければ良いというものでもありません。自社に必要な機能がなければ、後々電話機を買い替えたり、機能を追加したりして、さらに費用がかかる可能性があるからです。

そこで、自社にとってどんな機能が必要なのかを調べてから、機器を選ぶことが重要です。また、会社の規模を拡大する予定があるなら、将来的に電話機の台数を増やしてもコストを抑えられる製品を選びましょう。

法人向け固定電話の契約時に費用を安く抑える方法4選

イメージ:法人向け固定電話の契約時に費用を安く抑える方法4選

法人用固定電話を契約すると、電話機器の購入や工事が必要なため、思った以上に初期費用がかかるケースがあります。そこで、できる限り費用を安く抑えて固定電話を導入する方法を4つ紹介します。

電話回線やインターネット回線をセットで申し込む

電話機の導入を検討するのは、オフィスの開設時や移転時が多いでしょう。その際に、インターネット回線の契約も同時に必要になる場合があります。電話開通とあわせてインターネット回線のサービスを提供している会社は多く、別々に申し込むよりもセット料金として安く設定されていることがほとんどです。インターネット回線も必要な場合は、セットでの契約を検討してみてください。

キャンペーンを活用する

ほとんどの電話会社が定期的にお得なキャンペーンを実施しています。キャンペーン情報はホームページに掲載されているので、複数の電話会社のサイトを確認してみましょう。キャンペーンの適用条件を自社が満たす場合は、コストを抑えて導入できる可能性が高いのでおすすめです。

クラウドPBXを導入する

クラウドPBXとは、主装置を設置する代わりに、インターネットを利用してビジネスフォンの機能を利用できる電話サービスです。主装置の購入や工事が不要なので、初期費用を大幅に抑えられます。また、中にはスマートフォンやパソコンを使って受発信できるサービスもあります。

そのため、すでに会社用のスマートフォンなどがある場合は、電話機本体の購入も不要です。加入電話や光IP電話などの固定電話サービスよりも通話料金が比較的安く、運用コストの削減にもつながります。

一例として、NTT東日本ではクラウドPBXサービスの「ひかりクラウド電話」を提供しています。ひかりクラウド電話は、社員のスマートフォンやパソコンを電話機端末として利用でき、外出先やテレワーク時でも会社の固定電話番号を利用した受発信ができます。さらに詳しく知りたい方は、以下の商品カタログをご覧ください。

「ひかりクラウド電話」の資料ダウンロードはこちら

固定電話の契約に関するお悩みはNTT東日本にご相談ください

イメージ:固定電話に関するお悩みはNTT東日本にご相談ください

NTT東日本は、電話に関するお悩みをお持ちの方向けに「電話総合ポータル」でさまざまなコンテンツを提供しています。

  • 電話選びの判断基準と解決策
  • 電話用語の解説
  • 電話について学べるコラム
  • お役立ち資料
  • 電話機器・サービスの一覧紹介

固定電話を導入したいが選び方がわからないといった方には「電話導入時のポイント集」や「クラウド型電話機を選ぶ8つのチェックポイント集」などのお役立ち資料を提供中です。また、電話機やサービスを一覧で比較できるページを設けているので、電話機選びがしやすいのがポイントです。

電話の契約前に知っておきたい情報も豊富に揃えています。固定電話契約に関してお悩みをお持ちの方は、ぜひ「電話総合ポータル」をご覧ください。

電話総合ポータル|NTT東日本

まとめ

イメージ:まとめ

法人向け固定電話の導入には、業務効率化や社会的信用の向上などのメリットがあるため、取り入れている企業は多くあります。

固定電話の契約から導入までは、以下のように進みます。

  • 固定電話の種類を決める
  • 電話番号を決める
  • 主装置と電話機本体を準備する
  • 工事を実施する

契約前に、まず複数の会社のサービスやプランを比較して電話会社を決めましょう。そのあと、電話会社が提案する中から使いやすい電話番号を選び、電話機器を用意します。電話会社と工事日程を決めて、工事が完了すれば電話が利用できるようになります。

電話とインターネット回線のセットでの申し込みや、電話会社のキャンペーンを利用することで、通常よりも安い価格で契約が可能です。そして初期費用や運用コストを抑える方法として、クラウド型の導入もぜひ検討してみてください。

電話についてのご相談なら、まずはお気軽にお問い合わせください!

FREE!!電話の導入プランについて知りたいなら!

今すぐ資料ダウンロード

<資料の主な内容>
・従業員規模別導入プラン
(構成内容、導入ポイント、おすすめサービス)

  • ダウンロードイメージ
  • ダウンロードイメージ