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法人向け固定電話の申し込み方法を解説!導入メリットや契約時の注意点を紹介

法人向け固定電話には多くのメリットがあるため、多くの企業で利用されています。ただ、法人が固定電話を申し込む際にはさまざまな手続きや準備が必要で、どのように進めれば良いのか迷う方がいらっしゃるでしょう。

今回の記事では、法人向け固定電話の申し込みの手順を5つに分けて解説します。また、固定電話導入のメリットや、申し込み時に注意すべきポイントをあわせて紹介します。固定電話の申し込みを検討されている企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。

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固定電話の申し込みの方法

イメージ:固定電話の申し込みの方法

企業が固定電話(アナログ回線)を申し込むには、NTT東日本・NTT西日本の公式サイト上の予約申し込みフォームか、下記の電話番号に連絡します。

固定電話からの申し込み 局番なしの116
受付時間:9時~17時(年末年始を除く)
NTT東日本・NTT西日本以外の固定電話または携帯電話からの申し込み 0120-116-000
受付時間:9時~17時(年末年始を除く)
海外からの申し込み +81-24-954-3159
受付時間:9時~17時(年末年始を除く)

NTT東日本が運営する、以下の法人のお客さま向けサイトからも、申し込みや無料相談が可能です。

電話総合ポータル

ホームページから申し込みをした場合、予約受付後に担当者から折り返しの電話があります。そのあとは、担当者の指示に沿って進めれば、法人向け固定電話の契約が可能です。

個人での契約の場合は、契約者の名前や住所などの本人情報を確認できる書類を用意しておく必要があります。準備する必要のある書類は以下のとおりです。

■1枚で証明できる書類

  • 運転免許証
  • パスポート
  • 在留カード
  • 特別永住者証明書
  • マイナンバーカード(個人番号カード:表面)など

■2枚で証明できる書類

  • 健康保険証
  • 国民年金手帳
  • 印鑑登録証明書など

法人が契約する場合は、NTT東日本が「登記情報提供サービス」から登記情報を確認するため、証明書などの書類の準備は不要です。ただし、登記情報が確認できない場合は、下記の資料のいずれかを用意する必要があります。

  • 登記簿謄(抄)本(書面)
  • 資格証明書
  • 現在事項全部証明書
  • 地縁団体台帳
  • 印鑑登録証明書

固定電話における3つの回線

イメージ:固定電話における3つの回線

固定電話で使われる回線には3つの種類があります。それぞれの特徴を把握して、自社に適した回線を選ぶ必要があります。ここでは、3種類の回線の特徴や違いについて解説しますので、申し込み時の参考にしてください。

アナログ回線

アナログ回線とはアナログ信号を使って通信を行う電話回線です。安価なメタル線を回線に使い、音声をメタル線に乗せることで通話できます。戦後のインフラ整備に伴い急速に広がり、当初は電話機のほとんどがアナログ回線で接続されていました。

アナログ回線を利用するには、電話回線を契約する権利である「電話加入権」を購入する必要があります。電話加入権は施設設置負担金とも呼ばれ、税込39,600円です。

  • 「電話加入権」の購入が不要なアナログ・ライト回線もありますが毎月の基本料金が割高です。

固定電話のみを契約したい企業の場合は、アナログ回線をおすすめします。FAXやCAT(クレジット決済端末)などを利用する場合は、別回線を契約するケースがほとんどです。

ISDN回線

ISDN回線はデジタル回線とも呼ばれ、アナログ回線と同様にメタル線を利用して、デジタル信号を使って通話できる回線です。

アナログ回線と異なるのは、1つ回線を契約するだけで2回線分利用できる点です。そのため、固定電話で通話をしながら、FAXの送受信やインターネットを利用できます。固定電話だけでなくFAXを利用する人におすすめの回線です。

また、1回線の契約で複数の電話番号を所有でき、同時に2通話が可能です。店舗や事務所などのニーズや用途に合わせて、回線の使い方を自由に組み合わせられます。

光電話

光電話は、利用されている中で最も主流な回線で、インターネット回線を使って通話を行うIP電話の一種です。光ファイバー(光回線)を使って通話を行い、電話加入権が不要です。また、全国どこでも通話料が一律で設定されています。※携帯電話への通話料金は異なります。

光回線によって固定電話とインターネットの両方を利用できるため、どちらも使う人におすすめです。また、光電話はプランが豊富なので、自社のニーズに合わせてサービスを選択できます。

ISDN回線のディジタル通信モードは2024年1月から地域ごとに段階的にサービスを終了します。また、アナログ回線やISDN回線で使用されている通信設備は老朽化を迎え、2025年ごろに限界に達するため、2025年1月までにIP電話への移行が予定されています。

法人向け固定電話の申し込み〜開通までの流れ【5ステップ】

イメージ:法人向け固定電話の申し込み〜開通までの流れ【5ステップ】

法人向け固定電話の申し込みから、実際に電話が使えるようになるまでには、いくつかのステップを踏みます。ここでは、電話開通までにどのような準備や対応が必要なのか、5つの項目に分けて解説します。

利用する電話の種類を決める

まずは、加入電話や光電話など、どのサービスを導入するのか決める必要があります。会社の規模や、インターネットの通信速度など、さまざまな条件を加味して、自社に適したサービスを選ぶのが重要です。

自社に合うサービスを失敗せずに選ぶためには、固定電話を置く目的や、利用する人数などを事前に調査しましょう。固定電話の種類を決めたら、サービスを提供する会社に対して電話や問い合わせフォームなどから連絡します。

電話番号を決める

次に、利用する電話番号を決定します。市外局番と次の4桁は決めることはできませんが、最後の下4桁の番号については、複数の候補を提示される場合が多く、そこから番号を選びます。

電話会社からいくつか候補の番号が提示されるため、その中から好きな番号を選びましょう。

主装置と電話機を用意する

法人用の固定電話を使えるようにするためには、主装置と電話機本体を準備する必要があります。主装置はPBXとも呼ばれ、内線・外線機能など基本的なビジネスフォンの機能を使うための装置です。

主装置や電話機本体にはさまざまな種類があり、搭載されている機能が異なります。したがって、会社の規模や用途、利用人数を考慮して種類や導入する数を決めましょう。

工事会社による事前調査

固定電話を利用するには、専門業者による工事が必要です。工事の内容は、利用する機器や回線の種類によって異なります。したがって、まずは工事の前に事前調査をしてもらいましょう。

事前調査では「問題なく回線が引けるかどうか」「希望する内容で工事ができるのか」などを判断してもらいます。事前調査で何も問題が発生しなければ、専門業者と工事の日程を決めます。回線工事の際にオフィスのレイアウトを変更しなければならない可能性があるため、工事日は自社の担当者が立ち会える日程で調整しましょう。

工事を実施する

事前調査で問題がなければ、いよいよ工事を実施します。回線の工事と電話機の設置の事業者が違う場合は同じ日程になるように調整が必要です。また、開通する回線の本数や設置する電話機の台数などによって工事時間は異なりますが、早ければ30〜60分、長くても1日で工事が完了するでしょう。工事が終わるとすぐに固定電話を利用できるようになります。

法人が固定電話を申し込む3つのメリット

イメージ:法人が固定電話を申し込む3つのメリット

法人の固定電話への申し込みには、多くのメリットが存在します。どのようなメリットがあるのかを知っていれば、自社への導入を検討する際の判断材料になるでしょう。ここでは、固定電話を申し込むメリットを3つ紹介します。

業務の効率化

個人用の電話から、法人用固定電話に変えることによってさまざまな機能が使えるようになり、業務効率化を図ることができます。例えば、法人用固定電話によって以下のような機能を活用できます。

  • 内線・外線の使い分け
  • 転送機能
  • 保留機能
  • 録音機能 など

電話機の中には、メーカー独自の機能を搭載している機器もあります。自社に必要な機能を搭載した機器を選ぶことによって、業務効率化を図りましょう。

社会的信用が得られる

固定電話番号は、事務所が存在し、本格的に事業を行っていることを証明する材料になります。新たに企業と取引を始めるときは、相手のホームページを確認して会社概要を調べる人が多いでしょう。その際、固定電話番号の記載があれば、取引先は安心感を得られます。

FAXが使える

固定電話を導入すると、ほとんどの場合でFAXも同時に使えるようになります。社会的にデジタル化が進んでいるものの、いまだにFAXを利用している企業は多くあります。もし取引先がFAXを使っている場合、自社にもFAXを導入することでやりとりがスムーズに行えるでしょう。

法人向け固定電話の申し込みで注意すべき2つのポイント

イメージ:法人向け固定電話の申し込みで注意すべき2つのポイント

法人向けの固定電話を申し込む際には、押さえておくべきポイントがいくつか存在します。ここでは、固定電話契約で失敗しないためにも、申し込み時に注意すべきポイントを2つ紹介します。

契約する会社を比較検討する

固定電話のサービスは、提供する通信事業者によって通話料金や基本料金などの費用面が大幅に異なります。例えば、自社と電話先の相手が同じ電話会社で契約をしている場合、通話料が無料になったり安くなったりします。もし頻繁に電話でやり取りをする取引先がある場合、その会社が使う固定電話サービスを契約すると、通信費を大幅に抑えられるかもしません。

契約する会社を決める際には、まずは自社での利用環境や利用状況を確認しましょう。その後、いくつかの電話会社に見積もりをもらい、比較して決定するのがおすすめです。

必要な機能を考えて主装置・電話機本体を選ぶ

通話を行うために必要な主装置や電話機本体は、搭載されている機能や性能によって、大幅に価格が変わります。しかし、機能を多く搭載し、価格が高い機器であれば良いというわけではありません。多くの機能が搭載されていても、使いこなせない機能があれば、無駄になってしまいます。

したがって、主装置や電話機本体は、何を目的に導入するのかを考え、自社に必要な機能を洗い出した上で選びましょう。自社のニーズに合った機能が搭載された主装置・電話機本体を選ぶことで、大幅な業務効率化や生産性向上が可能です。

NTT東日本の「ひかりクラウド電話」は固定電話を申し込まずに使える

イメージ:NTT東日本の「ひかりクラウド電話」は固定電話を申し込まずに使える

NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話」は、「Microsoft Teams」「Webex Calling」「MiiTel」等のアプリケーションを使って、会社の固定電話番号で受発信ができるサービスです。従来の固定電話のように、主装置・電話機本体の準備や、工事が必要ありません。また、「ひかりクラウド電話」を利用すれば、外出先でもテレワーク中でも、従業員のパソコンやスマートフォンからオフィスの固定電話番号で発着信が可能です。

  • 「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。 「Microsoft 365」は、Microsoft Corporation が提供するサービスの名称です。
  • 「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
  • 「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。「MiiTel」は、株式会社RevCommが提供するサービスの名称です。
  • 「Microsoft Teams」、「Webex Calling」または「MiiTel」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。

NTT東日本では、固定電話を使わずに会社の代表電話番号を利用した通話を実現するサービスを提供しています。固定電話を検討している方は「ひかりクラウド電話」もあわせてご検討ください。

「ひかりクラウド電話」の詳細はこちら

固定電話の申し込みはメリットや注意点を把握してから行おう

イメージ:固定電話の申し込みはメリットや注意点を把握してから行おう

固定電話には、アナログ回線やISDN回線、光電話などの種類があります。申し込む際には、まずはどのサービスを利用するのかを決めましょう。次に使う電話番号を決めて、主装置・電話機本体を用意します。業者による事前調査が終われば、工事が実施され、ようやく電話が使えるようになります。

固定電話の申し込みによって、社会的信用の獲得などが期待できます。
また、FAXを使えるようになるというメリットなどもあります。

サービスによって通話料や基本料が異なるため、複数社を比較検討して選ぶとよいでしょう。主装置や電話機本体は、メーカーによって機能がさまざまなため、自社に適した機器を選ぶのが重要です。

NTT東日本では、固定電話を使わずにパソコンやスマートフォンを使って会社の代表電話番号を使用した通話ができるサービスを提供しています。ぜひ「ひかりクラウド電話」をご検討ください。

「ひかりクラウド電話」の詳細はこちら

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