もっと知りたい!電話関連コラム

【徹底解説】内線電話の2つのかけ方と4つのマナー!業務効率を上げる5つの機能も紹介

「企業でビジネスフォンを取り入れたものの、内線電話のかけ方やマナーがよくわからない」「リモートワークが増え、外出先からの内線電話のかけ方が知りたい」という方は多いのではないでしょうか。内線電話をかける相手は社内の関係者であるため、ビジネスマナーは必要ないとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。しかし、内線電話の仕組みやマナーをわきまえておくことで、企業内でのコミュニケーションが円滑になります。

そこで今回の記事では「内線電話の概要と通常の電話との違い」「内線のかけ方やかける際のマナー」などについて解説します。社内にビジネスフォンを導入し、内線電話のかけ方について理解を深めたい企業は、ぜひ参考にしてください。

電話のことならなんでも

NTT東日本にご相談ください!

記事作成日:2023年10月11日

内線電話とは?通常の電話との違いも解説

イメージ:内線電話とは?通常の電話との違いも解説

内線電話は、顧客や取引先ではなく社員間同士で連絡を取り合うツールです。社内や部署内に割り当てられており、通常の電話と違って2〜4桁の短い番号で構成されています。この章で、内線電話の概要や、通常の電話との違いをしっかり確認しましょう。

内線電話とは

内線電話は企業内のPBX(構内交換機)を使い、社員間のコミュニケーションを可能にする電話機です。

内線電話は、企業ごとのPBXで管理されており、一般的に2桁〜4桁の番号で構成されています。PBXが接続されている電話機同士をつなげて電話網を構築し、内線電話を可能にする仕組みです。

スマートフォンを内線化できるサービスとして、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」があります。PBXや固定電話機を設置しなくても、社員のスマホやパソコンで内線が可能です。

NTT東日本「ひかりクラウド電話」の概要はこちら

通常の電話との違い

内線電話は、通常の外線にかける電話とは違い、組織内の専用の電話番号で通話できる電話網のことを指します。通信会社の通信網を利用しないため、内線電話には料金がかかりません。

内線電話の2つのかけ方

イメージ:内線電話の2つのかけ方

内線電話には、固定電話からかける場合と、スマートフォンからかける場合の2つがあります。内線電話にかける端末によって、内線ダイヤルの仕方が異なるため注意が必要です。この章で、内線電話のかけ方をしっかり確認しましょう。

固定電話からかける

固定電話機から社内の内線に電話をかける場合、一般的には内線への切り替えボタンを押した後に番号を入力します。受話器をとった後に何も押さずに番号を入力すると、外線の設定となっていることが多いため注意が必要です。

社外から内線番号に電話をかける場合は、公衆電話網を通して会社の専用線に入る必要があります。電話機のシステムにより異なりますが「代表番号+内線番号」を押すと要件のある社員に直接かけられます。代表電話番号を押してから、オペレーターや自動音声に従って担当者や内線番号につないでもらう方法もあります。

スマートフォンからかける

スマートフォンや携帯電話から社内の内線にかける場合は、まず「代表番号」の後に*(アスタリスク)のボタンを押します。その後、内線番号を押すと、社内の内線につながります。

iPhoneの場合は*を長押しする必要があるため、注意が必要です。リモートワークの増加に伴い、外出先から内線電話をかけることも増えているため、覚えておくと良いでしょう。

  • iPhoneは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。iPhoneの商標はアイホン株式会社のライセンスにもとづき使用されています。

内線電話のかけ方のマナー4選

イメージ:内線電話のかけ方のマナー4選

内線電話は社内の関係者にかける電話ですが、お互いが気持ち良く対応できるために、マナーを守る意識は大切です。内線電話のマナーでは、以下の4つを心がけましょう。

  • 部署名と名前を伝える
  • 相手の都合を確認する
  • 簡潔に要件を伝える
  • 挨拶をしてから受話器をおく

内線電話は、情報の過不足なくスピーディーに情報共有をすることが大切です。そのため、あらかじめマナーを理解しておくと、お互いに無駄なく必要なコミュニケーションがとれます。この章で、内線電話のかけ方のマナーをしっかり確認しましょう。

部署名と名前を伝える

社内の内線電話では、必ず「部署名」「名前」を最初に伝えます。初めて内線するときや同じ名前の社員がいる場合など、名前だけでは「誰からかかってきたか」わからなくなってしまうからです。

また、内線番号は部署ごとに振り分けられている場合が多く、着信だけでは個人を特定することができません。部署名と名前をしっかり名乗ると、スムーズな取次やコミュニケーションにつながります。

相手の都合を確認する

部署名と名前を名乗った後は、簡単な挨拶と電話を受けた相手を確認します。電話をかけるときは、相手が聞き取りやすいよう、対面で話すときよりもはっきりとした声で話すよう意識しましょう。

また、内線電話中は、相手と自分の業務を止めてしまいます。そのため、要件を伝える前に「今ご都合よろしいですか?」など、相手の都合を確認すると印象が良くなるでしょう。

簡潔に要件を伝える

内線に限らず、要件は簡潔に伝えることが大切です。電話だと、相手の表情が見えないため話の内容を理解してもらえたか分かりにくいからです。簡潔に要件を伝えるために、以下の工夫をしましょう。

  • 結論から順序立てて伝えるために話の内容を組み立てる
  • 電話先の相手の名前や電話の要件を事前にメモなどにまとめておく

上記のような工夫をしてから内線をかけることで、スムーズに電話が済みます。

挨拶をしてから受話器をおく

外線電話では、先方が電話を切るのを待ってから受話器を置くことがビジネスマナーの1つです。内線電話に厳しいマナーはありませんが、相手が受話器を置いたことを確認してから電話を切ると、丁寧な印象を与えます。

なるべく早く電話を終える必要がある場合は「よろしくお願いいたします」「失礼いたします」などの簡単な挨拶をしてから、受話器を置きましょう。

内線電話の便利な機能5選

イメージ:内線電話の便利な機能5選

内線電話には、不在時や保留設定など、多くの便利な機能があります。具体的には、以下のとおりです。

  • 内線代理応答
  • 話中転送
  • 話中呼出
  • コールウェイティング
  • 内線ワンタッチ発信

内線電話の機能を上手に使えば業務効率を上げることができるため、詳しく内容を確認しましょう。

内線代理応答

内線代理応答は、通話中の社員に内線があった場合に、一旦別の電話機で受電ができる機能です。例えば、Aさんが通話中のときにBさんから内線がかかってきた場合、近くにいるCさんが「内線代理応答」を利用して、Bさんからの内線を受電できます。

機能を利用する場合は、設定した内線代理応答専用の番号を押した後、着信中の内線番号をダイヤルすると受電できます。

話中転送

話中転送は、自動で「内線代理応答」を行う機能です。別の電話対応をしている社員に内線があった場合「話中転送」を設定しておいた電話機へ、自動で着信を転送できます。

「内線代理応答」は、近くにいる人が自発的に受電しなくてはなりません。しかし「話中転送」を設定しておくと、自動的に着信を転送できるため内線代理応答の手順が省け、繁忙期などに便利です。

話中呼出

話中呼出は、社員が電話に出ている途中でも、呼出音を鳴らして通知ができる機能です。通話中の電話を一旦保留にできるため、至急連絡したいことがある場合に便利です。

話中呼出を利用する場合、相手の内線番号を押した後、あらかじめ設定している「話中呼出」の番号をダイヤルします。また、話中呼出に応じる場合は、スピーカーから着信音・呼出音が聞こえたときに「保留」ボタンを押すことで自動接続できます。

コールウェイティング

コールウェイティングは、通話中に内線・外線がかかってきた場合、後からかかってきた電話を保留中にしておく機能です。NTT東日本・NTT西日本のサービスの場合「キャッチホン」とも呼ばれます。

コールウェイティングを設定していると、通話が終わり次第、保留中にしていた内線電話につながります。そのため、受話器を置いたりかけ直したりすることなく、そのまま電話に出ることが可能です。

内線ワンタッチ発信

内線ワンタッチ発信は、電話機のボタンに特定の内線番号を登録しておくことで、ワンタッチで相手へ発信できる機能です。特定の社員や担当者への連絡が多い場合、番号をあらかじめ登録しておくことで、ダイヤルの手間が省けます。

ワンタッチダイヤルとも呼ばれ、オプション内容によっては内線番号に限らず外線番号や、よく使う機能の登録もできます。

会社の電話環境に関するお悩みはNTT東日本へご相談ください

イメージ:会社の電話環境に関するお悩みはNTT東日本へご相談ください

NTT東日本「ひかりクラウド電話」は、「Microsoft Teams」、「Webex Calling」または「MiiTel」から、オフィスの固定電話番号で発着信ができるサービスです。

「ひかりクラウド電話」を利用すれば、時間や場所を問わず、パソコンやスマートフォンから固定電話番号で発着信ができます。また、1人1番号を設定できるため、電話の取次にかかる手間も軽減できます。

電話機能・チャット・会議・ファイル共有等の機能が1つになっているため、複数機器を用意する必要もありません。「テレワークなどにより会社の電話環境を見直したい」「会社の業務効率を上げたい」とお考えの企業は、ぜひ一度NTT東日本へご相談ください。

NTT東日本「ひかりクラウド電話」の概要はこちら

  • 「Microsoft Teams」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。
  • 「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
  • 「MiiTel」は、株式会社RevCommまたはその関連会社その他の一定の国における商標登録または商標です。

まとめ

イメージ:まとめ

内線電話は、PBX(構内交換機)を利用して、企業内の電話同士でコミュニケーションが可能なツールです。通常の電話と違い、電話機に対して番号が付与されているため、外線のように通話料金がかかりません。

内線電話はスピーディに要件を伝えることが大切です。そのため、以下のようなマナーを守ることで、社内のコミュニケーションが円滑になります。

  • 部署名と名前を伝える
  • 相手の都合を確認する
  • 簡潔に要件を伝える
  • 挨拶をして受話器をおく

内線電話には、スムーズに情報共有できるオプションが付いているものもあるため、自社の環境に合わせて利用すると良いでしょう。

NTT東日本「ひかりクラウド電話」は、スマートフォン1台で携帯電話番号・固定電話番号・内線番号を使い分けられるサービスです。特にテレワークを推進している企業におすすめのため、ぜひ一度概要をチェックしてください。

NTT東日本「ひかりクラウド電話」の概要はこちら

電話についてのご相談なら、まずはお気軽にお問い合わせください!

FREE!!電話の導入プランについて知りたいなら!

今すぐ資料ダウンロード

<資料の主な内容>
・従業員規模別導入プラン
(構成内容、導入ポイント、おすすめサービス)

  • ダウンロードイメージ
  • ダウンロードイメージ