その電話転送の手間、もう必要ありません！クラウド電話で業務改善をしよう

ビジネスシーンにおける電話転送の重要性

電話転送は、顧客との円滑なコミュニケーションを維持し、業務のスムーズな進行を支える重要な役割を果たしています。特に、営業担当者や専門知識を持つスタッフに素早く対応してもらうためには、効率的な電話転送が欠かせません。

しかし、従来の電話転送システムには、転送の手間が負担になる、転送がうまくいかないなど多くの課題があり、業務効率を低下させる要因となることがあるでしょう。電話転送の手間を大幅に削減しビジネスの効率を向上させるためには、どのような課題を解決すればよいのでしょうか。

また、昨今導入する企業も増えたクラウド電話は、電話業務全体を最適化し、電話転送の業務効率も上げるとも言われています。その理由やメリットについて、確認していきましょう。

電話転送や取り次ぎでよくある問題

ビジネスシーンでの電話転送業務や電話の取り次ぎにおいて、どのような問題があるのでしょうか。

転送の取り次ぎが手間になる

多くの企業で見られる問題の一つは、電話転送や取り次ぎが業務負担となるということです。特に、大量の電話がかかってくる組織の場合、担当者に電話を転送する作業が煩雑になりがちです。また、テレワークや外出などで取り次ぎたい従業員がオフィスにいない場合、担当者の連絡先を探すといった手間が更に増えることになります。

その結果、迅速な対応が求められる状況でも、転送に時間がかかり、顧客満足度が低下するリスクがあります。

特定の人に電話対応の負担が偏ってしまう

在宅勤務が中心、出社とテレワークのハイブリッド勤務など、従業員一人ひとりの状況に合わせた勤務体系を導入している企業が増えています。勤務体系や組織の電話業務ルールなどにより、電話転送業務がうまく機能していないと、特定の人に電話対応の負担が集中してしまうことがあります。結果、通常業務に偏りが生じ、他の重要な業務が滞る原因となります。

また、電話対応を行う特定の従業員が過度なストレスを抱えることにもつながりかねません。職場全体の士気や生産性にも悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。

転送が上手くいかない・通話が切れてしまう

電話転送がうまくいかず、通話が途中で切れてしまうケースも少なくありません。業務に携わる従業員の誤操作、不慣れなどの他に、電話機本体の不具合の問題など原因は多岐にわたります。転送の不手際によって顧客に不便をかけてしまい、信頼を損なう可能性があります。

また、一度電話が切れてしまうと、再度連絡を取り直す手間が発生します。それによって業務効率が低下し、担当者のストレスになる場合もあるでしょう。

転送先の番号を間違えてしまう・番号がわからない

転送先の番号を間違えてしまったり、番号がわからなかったりすることもよくある課題です。このようなミスが頻繁に起こると、業務の効率が大幅に低下し、対応が十分でないことから顧客の信頼を失いかねません。特に、急ぎの案件であればあるほど、正確な電話転送が求められます。

人事異動や組織改編などによって席替えがあった場合も、同じような問題が発生するでしょう。都度、管理部門は転送番号の周知を行う必要があります。

クラウド電話の導入で電話転送の手間を改善！

これらの課題を解決するために、クラウド電話の導入は効果的です。ポイントを絞ってご紹介します。

クラウド電話とは？

クラウド電話とは、クラウド上に電話交換機の機能を置くことで、インターネット回線を利用して通話できるシステムのことです。従業員が持つパソコンやスマートフォンを内線・外線化でき、専用アプリケーションを導入することで、外出先やテレワーク中の自宅からでも、会社の代表電話番号から発着信が可能です。また、内線も受け取ることができます。

クラウド電話は、基本的には多くの場合、従来のような電話回線に関わる立ち会い工事が不要です。通話グループの変更や自動応答の設定変更、内線番号の変更や内線数の増減などもインターネット上で簡単にできるため、クラウド電話導入後の管理や運用がしやすいという特長もあります。

ポイント1.スマートフォンやパソコンへ転送し内線化できる

クラウド電話導入の大きなメリットの1つは、設定した従業員のスマートフォンやパソコンへの電話転送が可能であることです。これにより、テレワークや出張などオフィスにいない場合でも、簡単に電話を受け取ることができます。

さらに、クラウド電話ではインターネット回線を利用し、設定したスマートフォン、タブレット、パソコンなどを内線化できます。つまり、スマートフォンなどがオフィスで使用している固定電話機となり、内線電話機として活用できます。専用アプリケーションから操作することで、スマートフォンの個人の電話番号とは分けて通信が行えるため、安心して利用できます。

これにより、迅速に電話を転送することができ、業務の効率が大幅に向上します。また、クラウド電話を利用していることで、転送先の従業員がどこにいるかに関わらず、インターネットにつなぐことができる環境であれば、電話を転送することができます。

ポイント2.複数のメンバーに転送が可能

クラウド電話のもう1つの大きなメリットは、複数のメンバーに同時に電話を転送できることです。例えば、繁忙期やイベント時などで架電が集中する場合に便利です。特定の担当者が不在の場合でも、他のメンバーが電話を受け取ることができるため、顧客対応が途切れることがありません。

また、電話対応の負担が決まった従業員に偏ることがなく、機会を均等に分散させることができるため、特定の従業員に過度な負担がかかるのを防ぎます。

ポイント3.導入費用や通話料などコスト軽減できる

クラウド電話の導入により、従来の固定電話に比べてコストを軽減できる可能性があります。インターネット接続回線を利用するため、通話料金が安く抑えられるだけでなく、工事費用を含めた初期導入費用も比較的安価になります。

さらに、席替えや組織変更などで転送番号が変更になった場合、クラウド上で番号付け替えなどの更新ができます。また、座席表や社内組織表などアップデートの手間やそれに割く人件費も軽減され、総合的にコストパフォーマンスに優れたツールとなるでしょう。

電話転送をサポート！NTT東日本の「ひかりクラウド電話」

NTT東日本の「ひかりクラウド電話」にはさまざまなサービスがあります。導入目的に合った適切なサービスを選びましょう。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、業務で使う機能を備えたクラウド電話「Webex Calling」を利用して、設定した固定電話番号の発着信が可能なサービスです。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」では、高速で信頼性の高い「閉域接続」を使用することで、安定した音声品質と高いセキュリティで通話が可能です。ただし、外出先やテレワークなどオフィス外からの通話はインターネット経由となります。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト
for Webex Calling」詳細はこちら

ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」アプリケーションを利用して、会社の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsがインストールされたパソコンやスマートフォンなどの端末で、設定された固定電話宛の着信を受けられるだけでなく、その固定電話番号から発信することも可能です。これにより、外出先やテレワーク中でもオフィスと同様の電話環境を構築できます。

組織の主要なコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを使用している場合、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」をおすすめします。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
詳細はこちら

まとめ

クラウド電話の導入は、電話転送の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させるための有効な手段です。特に、NTT東日本の「ひかりクラウド電話」は、多機能でサポートも充実したサービスを提供し、企業の電話対応の負担を軽減します。

コスト軽減や柔軟な対応が可能なクラウド電話を導入することで、ビジネスの効率化と顧客満足度の向上を実現しましょう。

「ひかりクラウド電話」
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標、または商標です。「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」、「Microsoft Teams」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。