ストレージ導入お役立ちコラム

在宅勤務に必要なIT環境と便利なファイル共有方法

ICTの発展でどこにいても仕事ができる環境が構築できるようになりました。とくに昨今の新型コロナウイルス感染拡大が在宅勤務の広がりを後押ししています。在宅勤務では、基本的に出社することなく、自宅でパソコンを使って仕事を進める形が多いと思います。企業が従業員の在宅勤務を推進するためには、在宅で業務を行う場合にどのような環境が必要かということをきちんと理解しておく必要があります。そこで本コラムでは、宅勤務で必要なIT環境について、便利なファイル共有方法も交えながら解説します。

在宅勤務とは

在宅勤務とは、従業員が自宅で業務を遂行する働き方です。作業場所を自宅に限定することで、不要不急の外出を避けられます。とくにコロナ禍では、従業員が新型コロナウイルスに感染しないように通勤を避ける、あるいはオフィスに人が集まることを避ける手段として在宅勤務は適した働き方といえるでしょう。

企業が在宅勤務可能な環境を作ることで、雇用する従業員の居住地に制限がなくなりますので、企業は日本全国、あるいは世界中から優秀な人材を確保できるメリットもあります。また、在宅勤務が定着すれば、企業は必ずしもオフィスを構える必要がなくなりますし、従業員の通勤費やオフィス賃貸料などの大幅な経費削減が期待できます。従業員にとっても、通勤時間や人間関係といった無用のストレスから開放されるというメリットが期待できるものです。

在宅勤務とテレワークの違い

在宅勤務に似た用語としてテレワークがあります。両者は同じ意味ではありません。在宅勤務はテレワークという働き方の一種なのです。

総務省が示すテレワークは、働く場所によって分類されており、そこに「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」という3種類があります。それぞれの違いは以下の通りです。

  • 在宅勤務:自宅でのテレワーク
  • モバイルワーク:営業活動なども含めた、外出先で業務を行うテレワーク
  • サテライトオフィス勤務:本来の勤務先(自社のオフィスなど)以外のオフィスで行うテレワーク

つまり、自社のオフィス以外の場所で業務を行うことをテレワークと表現し、その中でも従業員が自宅で業務を行うことを在宅勤務と表現するのです。

テレワークについては、「テレワークとは?3つの種類、検討したいクラウドサービスと基本的な情報セキュリティ別ウィンドウで開きます」でも詳しく解説していますので参考にしてください。

在宅勤務に必要なIT環境

それでは、在宅勤務に必要なIT環境を確認していきましょう。

インターネット環境

在宅勤務をする上で欠かせないのがインターネット環境です。インターネット環境がなければ成果物をやり取りすることができませんし、Web会議などに参加することも不可能です。

インターネット環境は、できるだけ固定回線で通信速度が速いものがよいでしょう。もちろんモバイルルーターなどでも業務ができないことはありませんが、画像や音声を使ったWeb会議に参加することを想定してダウンロード・アップロード速度ともに1.5Mbpsほどは確保しておきたいところです。

例えば、Skypeで1対1のビデオ通話をするとき、ビデオ通話(HD)の場合でダウンロードに1.5Mbps、アップロードに1.5Mbpsが推奨速度となっています。

※参考:Skype公式サポートページ「Skype で必要となる帯域幅を教えてください。別ウィンドウで開きます

また、ZOOMを利用して1対1のビデオ通話をするとき、720pHDビデオではアップロード・ダウンロードともに1.2Mbpsが推奨されています。

※参考:ZOOM公式ヘルプセンター「Windows、macOS、およびLinuxのシステム要件別ウィンドウで開きます

パソコン

在宅勤務にはパソコンが欠かせません。なぜなら、ほとんどの場合パソコンでできる業務を在宅勤務に割り当てるからです。

書類の作成やプログラミングなどの業務、Web会議などを在宅勤務で行いますので、画面が小さすぎては業務に支障がでる可能性もあります。在宅勤務は自宅で業務を行うスタイルですので、持ち運びを重視した小さなタイプのパソコンよりも画面が比較的大きいパソコンを用意するほうがよいでしょう。

また、Web会議などに参加する際にはカメラやマイクも必要ですので、パソコンに内蔵されていない場合には外付け(USB接続など)の機器をそろえておく必要があります。

社内外とのファイル共有環境

業務では、多くの場合ファイルのやり取りが発生します。そこで必要なのがファイル共有をする環境です。

社内で使っていたファイルサーバーやNASといったシステムにVPN接続でアクセスしたり、クラウドストレージを利用したりと、社内での業務と同じようにファイルのやり取りができる環境が必須となるでしょう。

ファイル共有には、操作性やセキュリティ対策を考慮した環境が必要です。どのような手段を使うにしても、作業効率を落とさず、最低限のセキュリティを保たなければなりません。

在宅勤務に便利なファイル共有方法

在宅勤務では、業務に必要なファイルをどのように共有するかも重要です。ここでは、在宅勤務で利用できるファイル共有方法を見ていきましょう。

ファイルサーバー

ファイル共有といえば、オンプレミスに設置するファイルサーバーが挙げられます。社内あるいは自社で借りているデータセンターにファイルサーバーを構築し、LAN内でファイル共有をする方法です。

LAN内でのみ利用できるファイルサーバーですが、在宅勤務でも従業員の自宅(パソコン)にVPN設定をすることで社内LANへ接続して、ファイルサーバーを利用できますので、社内にいる感覚でファイル共有が行えます。

ただし、同時に多くの従業員がVPNで社内LANへ接続する場合には、接続を受ける回線帯域やネットワーク機器などを高スペックなものへ取り換える作業が必要なことがあります。

NAS

NASは、小型のファイルサーバーとして省スペースで利用できます。大型のサーバーハードウェアや、ファイルサーバーアプリケーションのインストールも必要なく、社内のLANに接続するだけでファイルサーバーとして一通りの機能が使えるため、構築コストや管理コストを抑制できます。

やはり、NASもLAN内での利用が前提となるため、在宅勤務の従業員が自宅からNASへアクセスするためには、パソコンや社内のネットワーク機器のVPN設定が必要です。また、同時に多くの従業員がVPNで社内LANへ接続する場合には、接続を受ける回線帯域やネットワーク機器などを高スペックなものへ取り換える作業が必要なことがあります。

一部のNAS製品では、クラウドサービスと同期できるものもありますので、在宅勤務の従業員はクラウドを利用、社内勤務の従業員はNAS製品の利用という使い分けもできます。もちろん、製品によって設定方法も違いますし、ものによってはNAS本体とクラウドの同期にタイムラグが生じる製品もありますので、その場合ストレスを感じるかもしれません。

ファイルサーバーのクラウド化

ファイルサーバーをクラウド化する方法もあります。オンプレミスで構築しているファイルサーバーを、クラウドサービスへ移行するということです。

例えば、パブリッククラウドやホスティング型プライベートクラウドを利用して、クラウドサーバー上にファイルサーバーを構築、その後オンプレミスのファイルサーバーを移行するという手順で、ファイルサーバーをクラウド化する方法があります。

ファイルサーバーをクラウド化すれば、どこからでもアクセスできるため、在宅勤務でもファイルサーバーへアクセスすることができます。また、VPN接続に関して、クラウドが提供する多くの同時アクセスを受けられるようなサービスを利用することで、接続を受けるための高スペックなネットワーク機器を準備する必要が無くなります。

もちろん、IT管理者は事前にクラウド環境にファイルサーバーを移行する作業が発生しますし、運用コストもかかりますが、物理サーバーやネットワークの管理部分をクラウド提供ベンダーに任せることができるため、自社の管理者負担が軽減できます。

ファイルサーバーをクラウド化する際になにから手をつけてよいのかわからないといった場合には、クラウド移行について、クラウド導入支援業者に相談をするのも一つの手段です。

例えば、NTT東日本では、「はじめてのクラウドはファイルサーバーから別ウィンドウで開きます」より、ファイルサーバーのクラウド化についても相談できます。

クラウドストレージ(オンラインストレージ)

もっとも手軽で初期コストがかからず、IT管理者の運用コストを削減できるのがクラウドストレージ(オンラインストレージ)の活用です。

クラウドストレージは、クラウド上でファイル管理・共有を行うストレージを利用するサービスです。クラウドサービスですので、どこからでもアクセスできることはもちろん、IT管理者はフォルダ構成やアクセス権などだけを運用・管理するだけでよいというメリットもあります。

企業が利用するためのサービスとして、ビジネスに利用できる法人プランなどがあり、複雑なファイル共有・管理も可能な機能が用意されています。

クラウドストレージの詳細や選定ポイントなどについては、「クラウドストレージとは?企業組織クラウドストレージを利用するメリットや選定ポイントを解説」で詳しく紹介していますので参考にしてください。

在宅勤務で重要なスムーズなコミュニケーション

在宅勤務は、労働生産性の向上を求める企業にとっても、働きやすい環境を求める従業員にとっても良い選択肢です。しかし、在宅勤務が長く続くと従業員が孤独に感じたりすることがあるようです。

そのため、単にツールを準備するだけでなく、よりスムーズなコミュニケーションが図りやすい環境や、ときには、オフィスと同じようにオンライン上で複数の同僚と気軽な会話ができるような場の設定が必要かもしれません。在宅勤務開始後も、定期的に従業員の満足度を確認したり小さな改善を続けたりすることが重要です。

より効果的な在宅勤務環境を作りましょう

在宅勤務とは、従業員の自宅で業務を行うスタイルであり、テレワークの一つの形態です。在宅勤務では、インターネット環境とパソコン、そしてファイル共有をするための手段が必須だといえます。Web会議などを考慮した回線速度や、効率的なファイル共有方法を用意して、在宅勤務がストレスにならない環境を構築しましょう。

今すぐコワークストレージを無料で体験しましょう!

有料プランは月額¥2,750(100GB / 5ID)からご利用いただけます。

NTT東日本の経験豊富な専任スタッフがわかりやすくお答えします

お問い合わせはこちらから

料金詳細や導入にあたっての疑問など、いつでもお気軽にご相談ください!

ページ上部へ戻る