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BCP(事業継続計画)とは何か?災害時にも事業を存続させるための計画について紹介

2020年の新型コロナウイルスによる緊急事態宣言により、多くの企業で外出自粛や接触機会の低下といった事業への影響が出ています。テレワークへの移行に代表されるような、災害時における事業継続のための対策はBCPと呼ばれ、耳にする機会も増えているのではないでしょうか。

今回の記事ではBCPとはそもそも何か、策定や運用方法について紹介していきます。

BCP(事業継続計画)とはそもそも何か

BCPとは、事業継続計画(Business Continuity Plan)の略です。2020年の新型コロナウイルスによる緊急事態宣言など、自然災害などによって事業を継続するのが危機的な状況になったとしても、中核となる業務を続け、早期復旧につながるような計画のことを指します。また、計画だけでなく緊急時の経営方法や、非常時の対策という広い意味合いでも利用されます。

非常時に大きな損害や倒産を避けるために、平常時から準備しておくことが求められています。似た概念として、BCM(Business Continuity Management)と呼ばれる事業継続マネジメントがあり、BCPはこの一部です。

中小企業庁では、中小企業BCP策定運用指針を公開しています。中小企業のBCPの策定や継続的な運用の具体的な方法について、学習コンテンツや作成サンプル書類などがあります。

参考・出典:中小企業BCP策定運用指針
https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/別ウィンドウで開きます

BCPの目的

BCPを行う目的は大きく分けて「緊急時の事業の継続・早期復旧」と「社会・顧客からの信頼性向上」の二つがあります。

①緊急時の事業の継続・早期復旧

BCPを策定する一番の目的は、緊急時における早期対応です。緊急時には事業継続に深刻な影響が出ることによる業績低下や、できる仕事がないために従業員が働く機会を失い、最悪の場合はリストラの可能性も出てきます。緊急時でも事業の核となる部分は継続させるなど、早期復旧が求められます。

②社会・顧客からの信頼性向上

副次的な効果として、BCPを策定することで、災害時への対策をしているというパブリックイメージの向上につなげられます。自社の事業の継続性だけでなく、非常時の社会貢献などの活動も項目に置けば、CSR活動としても良いイメージを醸成することが可能です。

BCPの策定・運用の流れ

BCPを作成する流れは大きく分けて下記の7つのステップがあります。それぞれ解説していきます。

①基本方針を決める

まずはBCPの基本方針を決めます。BCPをつくることの目的とは何か、自社の事業において最も重要なことは何か、非常時でも継続すべき内容やその目的とは何かということについて決めましょう。社内での共通認識の醸成や、ステークホルダーそれぞれの視点から各項目の優先順位を考慮する必要があります。

②事業への影響度を洗い出す

次に、災害が起きた際の事業への影響度を考えます。平常時のようにすべての事業や業務を継続することが難しくなると想定されるため、重要な事業や必要不可欠な業務を把握し、優先順位付けする必要があります。

災害等の事業への影響度を分析し、早期復旧するべき業務の特定、復旧までに必要になる時間の想定、またそのために必要となるリソースの把握などを行いましょう。

事業への影響度を考えるときには、BIA(Business Impact Analysis)と呼ばれる事業影響度分析を行います。

  • 事業にどんな影響が出るか
  • 事業を継続する優先度
  • 復旧の目標時間を決める
  • 災害時に必要なリソースを考える

(1)時系列ごとの影響度の評価

事業への影響度の評価は、時系列順で行います。製品の供給やサービスが停止した場合の影響を時系列かつ定量的に評価することで、自社にとって重要な事業を特定し、それらが万一停止した場合に耐え得る期間を検討します。ここでいう時系列とは、事象発生から復旧までの経過日数などのことを指します。

評価する項目としては以下が挙げられます。

  • 利益、売上、マーケットシェアへの影響
  • 資金繰りへの影響
  • 顧客との事業継続や取引への影響
  • 顧客との関係性の維持の可能性への影響
  • 従業員の雇用・福祉への影響

参考・出典:事業継続ガイドライン-あらゆる危機的事象を乗り越えるための戦略と対応
http://www.bousai.go.jp/kyoiku/kigyou/pdf/guideline03.pdf 15ページ目

(2)重要業務の決定、復旧の検討

影響度評価の結果から、継続や早期復旧をめざす事業を絞ります。その重要事業における各業務において、復旧に必要な時間を「目標復旧時間」、どのくらいの水準まで復旧させるかを「目標復旧レベル」として決めましょう。

さらにその重要業務それぞれに優先順位付けをしていきます。

(3)重要な要素の把握とボトルネックの抽出

重要業務を進めるために必要なリソースを把握します。リソースがどのくらい必要なのか、また災害時にどのくらいの時間をかければ必要なリソースが集まるのかを検討しましょう。

また、復旧作業を早めたり、復旧のレベルを上げたりするために必要ではあるものの、容易に確保するのが難しいようなものを「ボトルネック」として、とくに対策が必要なものとして特定しておきましょう。

③リスク分析を行う

災害時の事業へのリスクを分析します。災害にもいろんな種類があります。

  • 感染症などのパンデミック
  • 地震、台風、大雨、落雷などの自然災害
  • 停電、通信障害

それぞれの災害においてどのようなリスクがあるのか分析しましょう。その後、目標復旧時間を達成するために必要なことを考えます。

リスクの分析のステップは以下です。

(1)発生事象の洗い出し

事業の中断につながる可能性のある事象を洗い出します。できるだけすべての事象を洗い出すことがポイントです。

参考・出典:事業継続ガイドライン-あらゆる危機的事象を乗り越えるための戦略と対応
http://www.bousai.go.jp/kyoiku/kigyou/pdf/guideline03.pdf 19ページ目

(2)リスクマッピング

洗い出した事象を、「発生の可能性」と「発生した場合の影響度」の2つの観点から、定量・定性それぞれで評価します。優先的に対応すべき事象の種類を把握して、優先順位付けを行いましょう。

(3)それぞれのリスクの詳細分析

優先して対応する必要のあるリスクについて、さらに細かく分析します。具体的には調達先や顧客などのステークホルダー、また社内のインフラや人員・設備などのリソースそれぞれに対する影響を考えていきましょう。

重要な事業やリソースなどの要素がどのぐらいの被害を受けるかを想定し、BCP対策前の状態(現状)で継続可能か、また復旧にどのくらいかかるかを検討します。

④計画書を作成する

ここまででまとめた戦略を具体的な計画書にします。実際に災害が起きたときのリスク、事業復旧時間の目安、継続・復旧させる事業の優先順位などを記載しましょう。

加えて、BCPを策定するプロジェクト全体として、従業員への教育・訓練、また計画を見直すタイミングなどのスケジュールやタスクなども決めて記載します。

⑤BCP文化の定着

ここまで決めてきたBCPは、プロジェクトに関わるメンバーや経営者だけでなく、実際に災害時に対応する従業員全員への浸透が必要です。災害が起きた時にはひとり一人の行動が統一されるようにガイドラインを徹底させる必要があり、パニックにならないように定期的にセミナーや研修なども実施しましょう。

⑥BCPのテスト、維持・更新を行う

実際に災害が起きた時を仮定した訓練を定期的に行いましょう。防災訓練は人命を守るためのものですが、BCPは事業を継続・早期復旧させるためのものであり、こちらも定期的にテストや訓練を行う必要があります。

また、訓練の結果や会社の体制変更などに応じてBCP全体の見直しを行いましょう。近年では、2020年の新型コロナウイルスのパンデミック後、緊急事態宣言の発令による外出自粛は不定期で発生しているため、突然出社ができなくなる状況に備えてテレワーク環境の整備を進めるなども重要です。

⑦BCPに必要なシステム環境の整備

BCPのために必要なシステムなどの整備も重要です。たとえばテレワークでも業務を継続するためには、在宅で必要なデータにアクセスする必要があります。そのためにはクラウドストレージなどを整備しておきましょう。また従業員のスマートフォンから企業番号で発信できたり、転送できたりするようなクラウドPBXなどの仕組みも有効です。

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BCPを策定・運用するときのポイント

BCPを作成、運用する際のポイントについて、5つご紹介します。

①実現可能性の高い計画にする

BCPは自社にマッチした実現可能性の高いものが好ましいです。自社の経営環境に応じた内容にすることはもちろん、計画そのものの理想が高すぎて実際には機能しないようなものではいけません。

災害時のリスクや対策をすべて事前に想定しきるのは難しいため、絶対に実現しないといけない部分への優先度を高くし、逆にある部分は優先度を下げるなどの工夫で、実現可能性の高い計画にしましょう。

②BCPが発動する基準を決める

災害が起きた際に、BCPを発動するレベルかどうかの判断が遅いと損害が大きくなる可能性があります。事前に発動する基準を明確にしておきましょう。中核事業が影響を受ける可能性がある場合に発動する、などが考えられます。

③事業の優先順位の決定

計画を策定する際、大きな災害時にはすべての事業をフラットに継続・復旧させるのは難しいことを想定して、企業にとって重要な事業の優先順位を決めておきましょう。その事業がストップすることに損失が大きいものや、他の事業につながっていてストップしたら他もストップしてしまうような事業などです。

また、継続や復旧のしやすさも考慮しましょう。もし、コアな事業や業務においてBCP策定段階で、災害時に発生しそうなボトルネックを見つけたら、ボトルネック解消のためにインフラ関係の整備に投資するなどの動きも必要になります。

④BCP発動時の体制・行動を決めておく

災害によりBCPが発動した際は、事前に決めておいたルールや役割分担などに応じて対処する必要があります。突然起きる災害でパニックになる可能性があるため、リーダーシップも重要です。

事業の継続や早期復旧を行うときの、具体的な行動の順番や指針なども決めておきましょう。現状把握して情報を集める、中核事業の対応を行う、復旧の優先度や手順を決める、などです。

⑤災害時の遠隔での通信手段

災害時には、従業員同士で連絡手段や情報をやりとりするインフラが必要です。状況が把握できないと、事前に策定したBCPの計画のどの部分に該当するのかわからず、また組織全体としての指示がいきわたらないことでパニックになる可能性もあります。

多くの企業ではビジネスフォンなどを利用していますが、例えば地震により電話線が壊れてしまう、またオフィスに出社できない状況で社内LAN環境にアクセスできず業務ができないなどのケースが想定されます。

そのため、遠隔でも利用できるクラウド型のビジネスフォンや、テレワークでも利用できるVPNなどのネットワーク環境や社内データを集積するクラウドストレージ、遠隔でオフィスのデスクトップを操作できるリモートデスクトップなどの整備を事前にしておく必要があります。

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まとめ

今回の記事ではBCPとは何かということや、目的、策定・運用の流れやポイントを紹介していきました。

BCP対策として、オフィスに常備されている設備が利用できない状況に備えることや、テレワークでも業務を継続できる環境を構築しておく必要があります。

NTT東日本では、BCP対策に役立つサービスとしてテレワークでも安心してデータを保存・共有できる「オンラインストレージ」や、オフィスにいなくてもビジネスフォンがスマートフォンで利用できる「クラウド型電話機」などを提供しています。

BCP対策が必要だと感じている企業の方は、一度サービスページやe-Bookをダウンロードしてみてください。

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