業務効率アップ、仮想内線でスムーズな連絡を実現！担当者必見のWebexでの設定手順

Webex仮想内線の基礎知識

まずは、Webexの仮想内線について解説します。メリットや使い方も確認していきましょう。

仮想内線とは？

Webexにおける仮想内線とは、任意の外線番号を仮想的に内線として登録し、内線番号を使って外線へ発信できる機能です。

外線を使う場合、電話帳などに電話番号を登録しそれを呼び出して使うことが多いでしょう。仮想内線を使うと、外線発信する手順がよりシンプルになり、内線がつながっていない出張オフィスなどへの連絡も容易になります。

これは、特に多拠点の企業やリモートワークを導入している企業にとって非常に便利な機能です。従来の内線電話のように、社内の電話番号を簡単に割り当て、管理することができるため、インターネット接続環境があれば、場所を選ばずにスムーズに連絡を取ることが可能です。

Webex仮想内線のメリットと使い方

Webexの仮想内線を利用すると、いくつかの大きなメリットがあります。

まず、外線へ発信する業務手順がシンプルになります。頻繁に使う協力企業や取引先へ電話をするときに、今までのように外線発信が必要なく、内線番号で発信することができます。また、内線連携されていない出張オフィスや個人への連絡も、スマートフォンやパソコンへ設定すると内線番号で発着信できるため、柔軟な働き方が実現します。

さらに、Webexの仮想内線は、高度なセキュリティ機能が備わっており、通話内容が保護されるため、安心して利用することができます。

Webex仮想内線の導入準備

次に、Webexの仮想内線の導入準備を進めましょう。Webexの「コントロールハブ」という管理画面を使って設定していきます。

導入前の必要条件と準備

Webex仮想内線を導入するには、いくつかの準備が必要です。

まず、Webexアカウントが必要です。企業全体での導入を検討している場合は、管理者権限を持つアカウントが求められます。次に、インターネット接続環境を用意します。仮想内線の通話品質はインターネットの速度と安定性にも依存するため、電話業務が重視される場合は、高速で信頼性のある回線を確保しましょう。また、ログイン情報などWebexのコントロールハブ（管理画面）にアクセスできる準備をしましょう。

Webexコントロールハブへのアクセス方法

Webexコントロールハブは、Webexの管理者が仮想内線の設定や管理を行うための重要なツールです。コントロールハブにアクセスするには、管理者アカウントでログインし、メニューから【Calling】タブを選択します。ここから、仮想内線の設定やユーザーの管理を行うことができます。

初めてアクセスする場合は、事前にWebexのサポートドキュメントを確認し、どの番号に何番の内線番号を設定するか用意しておくとスムーズに進められます。

仮想内線の設定手順

導入準備が完了したら、基本設定と仮想内線番号の割り当てなど、各種設定を行います。

仮想内線の基本設定

Webex仮想内線の基本設定は、比較的簡単です。

設定したい内線の数が少ない場合は、手動で一つひとつ入力します。内線の数が多く、入力に時間がかかる場合は、csvデータで一括登録も可能です。以下のWebサイトで詳細な方法を解説しています。作業前に最新の設定方法を確認しましょう。

Webexヘルプセンター（シスコシステムズ合同会社のページへ遷移します。）

これで、基本的な仮想内線の設定は完了です。

仮想内線番号の割り当てと管理

仮想内線番号の割り当てや編集、管理もコントロールハブから行います。ユーザーごとに仮想内線番号を決め設定することで、内線番号からの通話が可能になります。

管理者は、[仮想内線]ページで、リストから目的の仮想内線名を選択します。サイドパネルが表示されるので、そこから特定の仮想内線を割り当てます。また、番号の変更や削除も同じ画面から行うことができます。

定期的に番号の管理を行うことで、常に最新の状態を保つことができます。

仮想内線の運用と管理

設定が完了し、実際に運用が始まります。運用時のポイントや管理で気をつけたいことには何があるでしょうか。

日常的な運用管理のポイント

日常的な運用管理のポイントとして、まず仮想内線の利用状況を定期的にモニタリングすることが重要です。よく使う内線番号やその担当者（または会社、部署など）、通話時間などが分かると、利用していない番号の整理など行うことができるでしょう。Webexコントロールハブでは、通話の履歴や使用状況を確認することができるため、これを活用して運用状況を把握しましょう。

また、仮想内線の設定やユーザー情報の更新を1ヶ月に一度など決め定期的に行うことで、常に最適で使いやすい状態を維持することができます。従業員の入退社、取引先情報の更新など、その都度行う運用でも良いかもしれません。

効率的な運用のためのベストプラクティス

効率的な運用のためには、いくつかのベストプラクティスを取り入れることが有効です。

もし内線の設定数が数百台の規模になると、内線番号を探すだけでも大変です。そのような場合は、部署ごとの内線番号を設定しましょう。相手の所属部署がわかれば、部署の内線番号にかけることで全ての電話機を呼び出します。そこから相手に転送してもらうと、目的の相手と通話ができます。

また、仮想内線の利用ルールを明確にし、全従業員に周知徹底することが重要です。マニュアル資料などを準備して定期的なトレーニングを実施することで、従業員が仮想内線を最大限に活用できるようサポートすることも大切です。Webexのサービスアップデートがあるタイミングも、従業員へ周知するタイミングでしょう。

さらに、仮想内線の運用状況について期間を決めて定期的にレビューし、必要に応じて改善点を見つけていくことが、長期的にスムーズな運用につながります。

トラブルシューティングとサポート

運用していくと、さまざまな問題や困りごとがでてくるでしょう。そのような時に、頼りになるサポートも充実しています。

仮想内線のよくある問題と解決方法

仮想内線の運用中には、いくつかの問題が発生することがあります。例えば、以下のような場合です。

こうした問題に対処するためには、まずインターネット接続を確認し、必要に応じて再起動や設定の見直しを行います。不明な点は、以下のWebexのヘルプセンターで解決策を検索するか、もしくは契約時に確認したサポートセンターへ電話などで問い合わせてみましょう。

Webexヘルプセンター（シスコシステムズ合同会社のページへ遷移します。）

Webexサポートの活用方法とリソース

Webexのサポートは非常に充実しています。公式サイトのサポートページでは、詳細なマニュアルやトラブルシューティングガイドが利用可能です。また、Webexコミュニティに参加することで、他のユーザーからのアドバイスやサポートを受けることもできます。必要に応じて、Webexのカスタマーサポートに問い合わせることも検討しましょう。

Webexのサポートが充実！NTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」

Webexの仮想内線導入を検討している方には、安定性の高い音声通話とNTT東日本の一元的なサポートが魅力の「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」がおすすめです。

このサービスは、「閉域接続」と呼ばれるインターネットを介さないプライベートな接続方法を利用しています。これにより、インターネット回線の混雑に影響されることなく、常に安定した音声通話が可能です。不具合が生じた場合も、NTT東日本による迅速なサポートによって、問題の切り分けや汎用ルーターの遠隔サポートが可能です。

また、Webexの専用アプリをパソコンやスマートフォンにインストールすることで、固定電話番号で発着信が可能になり、オフィスと同じようにテレワークや出張時にも利用ができます。このシステムは工事不要な場合が多く、初期費用が抑えられる可能性があります。また、それらの端末を電話機として利用できるため、導入コストも軽減できます。

詳細については、以下のページをご覧ください。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」サポート情報

まとめ

仮想内線を使えば、Webexを通じてどこにいてもオフィスと同じように連絡を取り合うことができます。導入から設定、運用までの手順を押さえれば、日常業務がよりスムーズになります。

NTT東日本の「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」は安定した音声通話と充実したサポートがあります。これらの情報を参考に、効率的なコミュニケーション環境を整えていきましょう。

「ひかりクラウド電話 ダイレクト
for Webex Calling」詳細はこちら

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