グループウェアとは？

グループウェアとは、チームで業務を行う際に役立つアプリケーションが1つにまとまったソフトウェアのことです。

複数のメンバーで業務やプロジェクトを遂行するには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。しかし、人数が多くなるほどコミュニケーションが複雑になり、伝達漏れやミスコミュニケーションといった課題が増えていきます。

グループウェアには、スケジュール管理やチャットなどの機能が備わっており、導入によってコミュニケーションの活性化や業務効率化などが期待できます。

また、グループウェアを活用することで、テレワークを実施している社員や、営業などで外出することが多い社員とも、必要なタイミングでリアルタイムのコミュニケーションが可能です。

グループウェアの主な機能

ここでは、グループウェアの代表的な機能を紹介します。商品によって搭載されている機能が異なるため、自社の用途に合ったものを選びましょう。

コミュニケーション機能

チャットや掲示板などを用いて、グループ間でコミュニケーションを取れる機能です。

メールよりも気軽に連絡を取り合えるのがチャットツールのメリットで、スピーディーかつ密なコミュニケーションが実現します。プロジェクトごとにグループチャットを作成してコミュニケーションを行うと、コミュニケーションが円滑になるだけでなく、新しいメンバーが参加した場合のキャッチアップにも役立ちます。一対一のダイレクトチャットも利用可能です。

スケジュール管理

グループや個人のスケジュールを管理する機能です。チーム内でスケジュールを共有することでお互いに状況が把握しやすくなり、ミーティングの日程調整や個人へのタスクの振り分けなどがスムーズになります。リマインダーや通知機能を設定すると、予定を忘れる心配も少なくなるでしょう。

会議室の使用予定もグループウェア上のスケジュール機能で管理できるため、会議室を予約するために別のツールを開く手間が省けます。

プロジェクト管理

カレンダーやガントチャートなどの形式で、プロジェクトの進捗を管理する機能です。

プロジェクト管理は、エクセルやスプレッドシートなどで行うことも可能ですが、プロジェクトが増えてくると管理が煩雑になります。グループウェアのガントチャート機能は、プロジェクトが増えてきてもダッシュボードで一元管理できるため、管理工数の削減につながります。

また、複数人で情報の入力・削除を繰り返すことでフォーマットが崩れたり、誤ってガントチャート上の情報を削除してしまったりといったヒューマンエラーが起きやすくなるのもデメリットです。プロジェクトの進捗管理をグループウェアに切り替えると、フォーマットが崩れる心配がなくなり、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作できます。ユーザーごとに権限を設定することも可能で、大切な情報をしっかりと守れる点もメリットです。

ワークフロー

グループウェアでは、経費申請や稟議などの承認手続きも可能です。

従来、承認が必要な書類は、プリントアウトして関係者に回覧し、印鑑を押してもらうケースが多くありました。しかし、承認者が不在でワークフローが止まってしまう、回覧の途中で書類を紛失してしまうなどの課題があるのが紙ベースの承認申請のデメリットです。

グループウェアのワークフロー機能を使用し、プロセスやルールを決めることで、承認作業がスムーズに進みます。外出先からも承認が可能になるため、出張先やリモートワーク先でも承認作業が可能です。

ファイル共有機能

文書や画像などのファイルをメンバー間で簡単に共有できる機能です。

同じプロジェクトで使用しているファイルを一か所に集めることで、情報が検索しやすくなり、あとからの振り返りも容易になります。細かくアクセス権限を編集できるグループウェアであれば、セキュリティ対策を行いながら情報共有が可能です。

おすすめのグループウェア6選

ここでは、おすすめのグループウェア6選を紹介します。自社の目的に合ったツールの導入にお役立てください。

Microsoft 365

Microsoft 365は、ワードやエクセル、パワーポイントなどのOfficeソフトをサブスクリプション型のサービスとして使用できるグループウェアです。

プランによって、端末にアプリをダウンロードして使用するタイプと、ブラウザ上で使用するタイプがあるため、目的に応じて選びましょう。端末にアプリをダウンロードして使用したい場合は、スタンダードプラン以上の契約が必要です。

Microsoft Teamsを導入するなら、NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」もあわせて導入すると便利です。Microsoft Teamsが入ったパソコンやスマートフォンで固定電話番号の発着信が可能になり、電話やチャット、ファイル共有などのコミュニケーションを一元管理できます。

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Webex by Cisco

Webex by Ciscoは、音声通話やチャット、Web会議機能などが備わったグループウェアです。

高いセキュリティレベルが評価されており、世界各国の政府機関でも採用されています。GoogleやMicrosoftをはじめとする100種類以上の外部システムとの連携も可能で、シームレスなコミュニケーション環境の構築に役立ちます。有料プランでは、AIを活用した文字起こし機能や自動翻訳機能が利用可能です。

Webex Callingを導入するなら、「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」もあわせて導入すると、ロケーションフリーで働ける環境を構築できます。

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Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアです。GmailやGoogle Meet、Googleカレンダー、Googleスプレッドシートなど、ビジネスでよく使われているツールが使用できます。

さらに、プロジェクトサイト・社内ポータルサイトが簡単に作成できるGoogleサイトや、ユーザーアカウントを一元管理するためのGoogle管理コンソールなど、チームでの作業を円滑に進めるための機能が追加されています。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、「誰でもかんたんに使える」をコンセプトとしたグループウェアです。

グループウェアの基本的な機能に加えて、ユーザーが自身に関する情報をまとめて確認できる「トップページ」や、不在着信を共有できる「電話メモ」など、業務効率化につながるさまざまな機能が搭載されています。

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが展開するグループウェアで、社内版ウィキペディアとして活用可能です。社内に散らばる情報をNotePMに蓄積し、ナレッジ管理ツールとして活用できます。

特に文章での情報共有に強みを持ち、NotePMに保管されたマニュアルや議事録、設計書などのテンプレートを使用することでフォーマットが共通化され、情報の管理や検索の効率化につながります。

kintone

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。

プログラミング不要でアプリケーションが作成できるのが大きな特徴で、部署や業務内容を問わず、さまざまな使い方ができます。例えば、業務日報や上長への報告フローが部署によって異なる場合であっても、実際の業務内容に沿ってアプリケーションの作成が可能です。

アプリケーション内にコメントを書き込む機能などもあり、情報共有もスムーズに行えます。

グループウェアを選ぶ際のポイント

グループウェアを導入する際は、自社の目的に合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、そのためのポイントをいくつか紹介します。

導入の目的は明確になっているか

グループウェアは種類が多く、搭載されている機能もさまざまです。価格だけで選んでしまうと、「導入後に必要な機能がなかった」という事態になりかねません。また、知名度が高いツールが自社に合っているとも限らないため、注意が必要です。

まずは、グループウェアを導入する目的を明確にしましょう。スモールスタートを心がけて、あとから機能を追加していくと失敗しづらくなります。

事業規模に合っているか

グループウェアを導入する際は、必ず事業規模に合っていることを確認しましょう。使用するユーザー数が増えるほど利用料金が高額になる傾向があり、ツールによってはユーザーの人数に上限が設けられています。

また、大規模な組織では、役職や職種別のアクセス制限や、チーム単位で使用するアプリケーションの変更などのカスタマイズが必要になることが多いため、柔軟性の高さが求められます。

将来的な組織変更や事業規模の拡大なども考慮したうえで、中長期的に問題なく使用できるグループウェアを選ぶことが大切です。

テレワークに対応しているか

テレワークが広く普及している現状では、リモート環境においてもオフィス環境と同じように業務を行えることが求められます。

パソコンやスマートフォン、タブレットなどでグループウェアを使用できる「マルチデバイス対応」のほか、アクセス状況や離席状況の管理、オンラインミーティングなど、必要な機能をリストアップしておきましょう。

Microsoft 365やWebex by Ciscoの導入を検討中なら、NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話」がおすすめです。「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を導入すると、Microsoft Teamsが入ったパソコンやスマートフォンで固定電話番号の発着信が可能になります。

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既存システムとの連携は可能か

すでに導入しているシステムとの連携が可能かどうかも、グループウェアを選ぶ際のポイントになります。

既存のシステムと連携ができないと、業務がストップしてしまったり、かえって利便性が下がってしまったりすることがあります。

部署ごとに異なるシステムが導入されている場合もあるため、まずは社内に存在するシステムを洗い出し、一覧表にまとめてみましょう。システムの統廃合を踏まえたうえでグループウェアの活用方法を考えることが大切です。

まとめ

グループウェアを導入すると、社内外の円滑なコミュニケーションと業務効率化を同時に実現できます。テレワーク対応をきっかけにグループウェアの導入を検討している企業も多く、働き方の多様化を推進する役割も担っているといえるでしょう。

テレワーク環境を構築する際は、電話環境の見直しもあわせて行いましょう。固定電話番号がパソコンやタブレット、スマートフォンで使用できるようになれば、電話対応のあらゆる課題の解決につながります。

Microsoft Teamsで固定電話番号の発着信が可能になるひかりクラウド電話 for Microsoft Teamsの導入を、ぜひご検討ください。

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  「Microsoft Teams」、「Office365」、「Microsoft365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。 「Microsoft 365」は、Microsoft Corporation が提供するサービスの名称です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。
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  サイボウズ、Cybozu、およびサイボウズのロゴはサイボウズ株式会社の登録商標です。
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  「NotePM」は株式会社プロジェクト・モードの登録商標です。
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  「kintone」はサイボウズ株式会社の登録商標です。
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  「Microsoft Teams」、「Webex Calling」、「Google Workspace」、「サイボウズ Office」、「NotePM」または「kintone」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。