クラウド電話の利点は？選び方や導入時の注意点も解説！

クラウド電話とは？

クラウド電話とは、クラウド上にPBX（電話交換機）を置くことで、インターネット回線を利用して通話できるシステムのことです。従業員が持つパソコンやスマートフォンを内線・外線化でき、専用アプリケーションを導入することで、外出先やテレワーク中の自宅からでも、会社の代表電話番号から発着信が可能です。また、内線も受け取ることができます。

また、クラウド電話は、多くの場合、従来のような電話回線に関わる立ち会い工事が不要です。通話グループの変更や自動応答の設定変更、内線番号の変更や内線数の増減などもインターネット上で簡単にできるため、クラウド電話導入後の管理や運用がしやすいという特徴もあります。

クラウド電話は、従来のビジネスフォンのように、「03（東京）」「06（大阪）」などで始まる市外局番の番号を利用できるサービス、「050」などのIP電話、「0800」「0120」などのフリーダイヤルが使えます（ただし一部、対象外サービスあり）。

クラウド電話の利点

クラウド電話の導入によって得られる利点はいくつもあります。どのようなものがあるか、詳しく確認していきましょう。

オフィス以外でも固定電話番号が使用できる

クラウド電話は、インターネット環境があればどこでも通話することができます。自宅などオフィス以外から会社の固定電話宛の入電を取る、また会社の固定電話番号を使って発信するといったことも可能です。そのため、個人のプライベート電話番号を相手に知らせずに済む、というメリットもあります。

近年、テレワーク中心の働き方から、テレワークやワーケーションなどの新しい働き方と従来のオフィスワークを両立しようとする企業も増えています。クラウド電話の場合、従業員のパソコンやスマートフォンを通話に利用できるため、場所の制限がありません。そのため、お客さま対応や内線の取り次ぎなどが可能になり、導入の大きな利点となります。

もちろん、会社の代表電話番号を使用して受発信できますし、会社にかかってきた電話を、社外にいる従業員へ取り次ぐことも容易です。新しい働き方を導入している企業、導入しようとしている企業にとって、クラウド電話は欠かせないツールの1つです。

電話の取次ぎが不要になる

オフィスとテレワークの併用は、従来の働き方よりも電話の取次ぎにかかる負担が大きくなります。また、フリーアドレスを導入している企業は、出社の有無の確認、内線番号の変更も容易ではないでしょう。オフィスの従業員が取次ぎに追われ、本来の業務に集中できないばかりでなく、自宅やサテライトオフィスにいる従業員が、取引先からの連絡をタイムリーに受けられない場合も出てきます。

そのような場合、クラウド電話を利用すれば、煩わしい電話の取次ぎや内線番号の変更が不要になります。インターネット環境があれば、場所に関係なく固定電話番号の着信を受けることができ、テレワーク中の従業員への内線取次ぎもスムーズです。

業務効率化につながる

オフィスの固定電話を使う場合、受話器を持ち上げて通話をし、パソコンでメモを取り、Microsoft Teamsなど社内チャットツールで連絡をする、といった場面も多いでしょう。複数の端末やツールの使い分けは面倒ですし、重要な連絡を見落としてしまうこともあるかもしれません。

クラウド電話の中には、さまざまな機能があるアプリから発着信するサービスもあり、Web会議も含め、チャット・資料の共有・業務連絡などの社内コミュニケーションを1つのツールに集約できます。さらに、ヘッドセットなどを利用すると、ハンズフリーでの通話も可能になるため、業務の効率化につながります。また、1台のデバイス（パソコンやタブレット）に機能が集約できるため、テレワークの物理的なスペースは最小限ですみます。

コスト削減につながる

会社にビジネスフォンを導入するには、主装置と各従業員が利用する電話機端末を購入しなければならない場合がほとんどです。加えて、電話回線を接続するための配線工事が必要になり、多額な導入費用が発生します。また、機器のメンテナンスなどの管理にも手間がかかり、土休日などで工事の立ち会いが必要な場合は、さらに人件費も発生するでしょう。

クラウド電話の場合、利用するパソコンやスマートフォンなどの端末にアプリケーションをインストールし設定するだけなので、機器購入や工事が不要です。また、IP電話機の設置を依頼する場合を除き工事がないので立ち会いも不要ですし、Web上の管理画面から設定変更などが容易に行えるため、コストの削減につながります。

BCP（事業継続計画）対策に役立つ

昨今、よく耳にするBCP（事業継続計画）ですが、電話業務への対策や、通信連絡に関する対策は準備されているでしょうか。さまざまなBCP対策（事業継続計画）のうちの1つとして、クラウド電話の導入は事業継続に大いに役立つでしょう。

災害でオフィスが被災し設備や機器が使えない、緊急事態が起こりオフィスに出社ができない、といった状況でも、インターネット環境を使うことができれば事業を継続することができます。また、災害時に問い合わせが増える業種の場合、クラウド電話を利用することで増大するコールにも柔軟に対応できます。場所に関係なく、自宅からでも会社代表番号で発着信ができ、内線通話も可能です。

クラウド電話を導入する際の注意点

クラウド電話を導入する際の注意点には、どのようなものがあるのでしょうか。検討時の参考にしましょう。

無料トライアルやデモを活用する

導入にあたり、無料トライアルやデモ体験ができると安心です。クラウド電話の中には、本格的な導入前にサービスの体験利用ができる場合がありますので、積極的に活用しましょう。

体験期間中、従業員にも利用してもらい、アプリケーションの使いやすさや音声品質などをヒアリングしましょう。クラウド電話はほとんどの従業員が利用することになるため、デジタルツールに詳しくない従業員にも操作が難しくないか確認し、導入を検討するのも良いでしょう。

基本料金に含まれている機能を確認する

クラウド電話は、月額利用料金を支払う仕組みになっているため、基本料金にどこまでの機能が含まれているか確認しましょう。

月額利用料金には、基本料金、通話料金、留守番電話機能の追加などのオプション料金、といった項目があります。場合によっては、基本料金以外のオプション料金によって、コストが高額になる可能性もあります。トータルでいくらかかるのか、予算内に収めるためにはどの機能が必要／不要か、十分に検討する必要があります。

安定して利用できるインターネット環境を構築する

クラウド電話は、インターネット回線を利用して通話を行うため、通話の品質や安定性はインターネット環境に左右されます。そのため、インターネット接続環境が不安定な場合、品質の良い通話はできません。また、社内の通信環境を良くしても、自宅や外出先のインターネット接続環境が悪いと通話は安定しない、ということも覚えておきましょう。

通話品質が不安定だと、電話先の相手にストレスを与えビジネスの機会損失になったり、業務効率が悪くなったりします。クラウド電話の導入には、安定して利用できるインターネット環境の構築が重要です。

サポートが手厚いベンダーを選ぶ

クラウド電話を利用すると、うまくつながらない、設定方法がわからないなどの困りごとが発生する可能性があります。電話が使えず顧客トラブルにつながったり、業務が滞ってしまったりすることは、事業に大きな影響を及ぼす可能性があります。

導入を検討する上で、困った時に手厚いサポートをしてくれるかどうかも、サービスを選ぶ大切なポイントです。ほとんどのサービスで、導入や運用のサポートを実施していますが、サポート内容やサポート体制、受付時間などを確認し、適切なサービスを選びましょう。

NTT東日本の「ひかりクラウド電話」は、つまずくことが多い「設定管理」の代行サポートメニューや、故障や不具合による問い合わせなど導入後のサポートデスクも充実しています。

クラウド電話なら「ひかりクラウド電話」がおすすめ

クラウド電話は、サービスやサポートが充実したNTT東日本の「ひかりクラウド電話」がおすすめです。

ひかりクラウド電話 for Webex Calling

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」は、 Web会議アプリケーション「Webex」を利用して設定した固定電話番号の発着信ができるサービスです。

また、「ひかりクラウド電話 ダイレクト for Webex Calling」なら、高速かつ信頼性の高いネットワーク接続を確保できる「閉域接続」の使用が可能で、安定した音声品質と高いセキュリティで通話をご利用いただけます。ただし、外出先やテレワークなど、オフィス外からの通話はインターネット経由になります。

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ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」は、「Microsoft Teams」というアプリケーションを使って、会社の固定電話番号を使用できるサービスです。Microsoft Teamsが入ったパソコンやスマートフォンなどの端末で、設定した固定電話宛の入電を受けられるだけでなく、設定した固定電話番号からの発信もできます。外出先やテレワーク中でも、オフィスと同じような電話環境の構築が可能です。

Microsoft Teamsを組織のメインのコミュニケーションツールとして使用している場合は、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」がおすすめです。

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ひかりクラウド電話 for MiiTel

「ひかりクラウド電話 for MiiTel」は、AI技術を利用して、電話営業や顧客対応をデバイス上で可視化し分析ができる、クラウド型電話サービスです。通話内容の録音や音声解析、Salesforceなど外部システムとの連携や文字起こし機能などによって、電話業務の効率化や顧客対応の品質向上、教育やノウハウの蓄積などが期待できます。

パソコンやスマートフォンを活用した、テレワークにも対応可能です。

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ひかりクラウド電話 for RING x LINK

「ひかりクラウド電話 for RING x LINK」は、代表電話や問い合わせ窓口への着信電話を、問い合わせ内容に応じた適切な担当者へ自動で転送するサービスです。また、スマートフォンなどの端末から代表電話番号での発信も可能です。

電話を取次ぐ手間も省け、顧客の待ち時間を減らすことができるため、業務が効率的になります。Web会議に出席している、休憩時間に入っているなど、電話対応ができない従業員への着信を回避し、ビジネスの機会損失や従業員のストレス低減も期待できます。

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まとめ

クラウド電話の導入は、ビジネスにおいて多くの利点をもたらします。従業員がどこにいても、会社の固定電話番号を使用できるため、テレワークやオフィス外でも業務を円滑に行うことができます。さらに、電話業務環境の改善やBCP対策（事業継続計画）にも役立ちます。

導入時にはいくつかの注意が必要です。無料トライアルやデモを活用し、従業員のフィードバックを得たり、基本料金に含まれる機能を確認したりしましょう。また、手厚いサポート体制も考慮すると良いでしょう。

クラウド電話の導入を検討する際には、これらのポイントをしっかりと押さえましょう。

「ひかりクラウド電話」
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