Web会議ツール「Webex」

コロナを経て変化した社内コミュニケーション

新型コロナウイルス感染症によってリモートワークが広がり、企業は社員同士の情報共有について対策を講じるようになりました。

会議もオンラインで

最近は社内の重要会議がオンラインのWeb会議で行われる事例も珍しくありません。同じ場所に参加者がリアルに集まる会議と違い、Web会議は場所を選ばない自由度があります。Web会議に参加可能な機能を持つパソコンやスマートフォンなどのデバイス、そしてインターネットに接続する環境があれば、どこからでも会議に参加できます。

Web会議を積極的に導入している企業の中には、オフィスも必要最小限の広さで済ませているケースもあります。このようにWeb会議の導入によって、さまざまな業務形態が選べるようになってきています。

もちろん、業務内容によってはWeb会議がマッチしない場合もありますので、それぞれの状況に応じて導入を検討するのがおすすめです。

Web会議アプリのメリット

Web会議はパソコンやスマートフォンなどのデバイスにインストールしたアプリを使用して行うのが一般的です。参加者が所有するデバイスは、それぞれスペックが異なるのが通常です。デバイスの性能差によってWeb会議がしにくくならないように、使用するアプリはなるべく軽く、低いスペックでも安定動作するものが求められます。

少なくとも通常業務で使っている現役のデバイスであれば、問題なく動いてほしいところです。その点においてもWebexは優秀で、比較的低いスペックのデバイスでもアプリが安定動作するように設計されています。

デバイスの性能をあまり気にせず使えるWebexのアプリを使うことによって、快適なWeb会議が実現可能となるのです。

対面会議との比較

ここまでWeb会議のよさについて書いてきましたが、オフラインで集まる対面会議にもよい点はもちろんあります。参加者同士が直接出会うことで親密度が増しますし、液晶画面では判断が難しい細かなニュアンスを伝えることもできます。

食品を扱う仕事などの場合は、味や匂い、温度といった五感に関わる情報も重要になりますので、Web会議だけですべてを決定することはできないでしょう。ただ、話し合いメインで済ませることができる事柄であれば、Web会議を活用することで効率よく物事を決定することが可能です。

状況によって会議の形態を使い分ける選択肢を持つという意味でも、Web会議の存在意義は非常に高いものがあるといえるでしょう。

どのWeb会議アプリを選ぶべきか

Web会議アプリにはさまざな種類がありますが、搭載機能などの注意すべき点について解説します。

5つのポイント

ここではWeb会議アプリの評価ポイントについて考えてみます。

代表的なポイントとしては「アプリのインストールが必要か」「接続時間に制限があるか」「情報セキュリティ対策」「映像・音声の品質」「搭載機能と使いやすさ」の5つが挙げられます。

アプリのインストールが不要なシステムの場合、URLを共有するだけでWeb会議が行えるため、参加しやすくなるというメリットがあります。接続時間に制限があるのは無料のシステムの場合が多く、その場合は短時間の会議しか行えません。

情報セキュリティ対策は情報漏えいに関わる重要ポイント。映像・音声の品質はアプリの性能に大きく左右されます。アプリの搭載機能や使いやすさはWeb会議の快適さに直結する部分といえます。

あれば便利な機能

より快適なWeb会議を行うための便利機能について紹介します。ここではWeb会議の基本的な機能（録画機能など）は除いて、実際にある便利機能をいくつか選んでみます。

「ドキュメント共有機能」はMicrosoft WordやMicrosoft Excelなどのドキュメントをリアルタイムで編集できる機能。これを使えば会議中に資料作成ができるようになります。「自動文字起こし機能」は会議中の発言をリアルタイムで文字起こしする機能。これは議事録の作成などに使えます。「リアルタイム翻訳機能」は文字通り会議中の発言をリアルタイムで別言語に翻訳する機能です。

ちなみにWebexの場合は100以上の言語に対応しています。なお、高度な機能ほど有料システムに搭載されている場合が多くなっています。

使用時の注意点

Web会議アプリは、システムやプランによって機能が制限される場合があります。無料のWeb会議アプリでよくあるのが、60分限定などの時間制限。制限を超えて使用したい場合は、有料プランを選ぶ必要が出てきます。

セキュリティが堅牢かどうかも気になるところですが、これはアプリによって対策にかなり違いがあります。Web会議には情報漏えいのリスクが常に潜んでいますので、使用するアプリの情報セキュリティ対策については事前に調べておくべきでしょう。

Webexの場合は、アメリカの国家安全保障局から最高評価を得ているという実績がありますので、安心して使用可能です。ともあれアプリごとに性能や特徴は異なりますので、事前に各種仕様を把握した上で使うのがおすすめです。

Webexという選択

数あるWeb会議システムの中でも比較的使いやすく、セキュリティ面でも安心なWebexの活用法を紹介します。

Webexとは

信頼性の高いWeb会議システムと評価されているWebexは、企業内のコミュニケーション強化や業務効率化に役立つ設計となっています。

録画機能などの基本機能をはじめ、URLの共有だけで会議に参加できる外部ユーザー招待機能、Microsoft 365などのカレンダーと連携できる機能なども利用できます。

ほかにも便利な機能が複数搭載されており、使い勝手も上々。情報セキュリティ対策も強力で、公共機関での導入実績もある優秀なシステムです。

代表的な機能

WebexにはWeb会議を充実させる機能が多数搭載されています。例えば、会議中にアンケートが行えたり、任意のファイルを参加者のパソコンに転送できる機能を利用することによって、より深い議論が進められるようになります。

有料プランを選ぶと自動文字起こし機能やリアルタイム翻訳機能、音声ノイズを除去する機能などが使えるようになります。これらの有料プラン機能は、AI（人工知能）による音声認識を活用した「AIアシスタント」によって実現しています。

ユニークな機能としては、自分の手の動きをシステムに認識させて、その動きに対応したアニメーションを参加者に表示する「ジェスチャー認識機能」というものもあります。

実際の使い方

WebexのWeb会議を始めるには、専用アカウントを持つ主催者の参加が必須となります。そのため、主催者のアカウント登録は事前に行っておく必要があります。

参加者は主催者から送られた紹介リンクをクリックするだけで接続が可能。アプリをインストールしなくてもWeb会議に参加することができます。使用するデバイスはパソコンやスマートフォン、タブレットといったさまざまなものから選べます。参加者の追加もあとから簡単に行えるため、会議に参加する時間が多少ずれても問題ありません。

なお、無料プランの場合は最長40分という時間制限がありますが、有料プランにすれば最長24時間の使用が可能です。業務で使う場合は有料プランで使用したほうがいいでしょう。

ライセンスの違い

NTT東日本が提供しているWebexにはさまざまなライセンスが用意されています。具体的には、クラウド電話が使用できる「Webex Calling Workspace」「Webex Calling Professional」、Web会議が行える「Webex Meetings」、そしてWeb会議の専用端末が使用できる「端末登録ライセンス」があります。

いずれも、NTT東日本の「ひかりクラウド電話for Webex Calling」というクラウド電話サービスの契約が必要となります。

おすすめはボイスメールなどが使える「Webex Calling Professional」と、Web会議が行える「Webex Meetings」との組み合わせ。これらを一緒に契約すれば、一つのWebexアプリで電話とWeb会議が同時に利用できます。

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  複数のライセンス提供事業者から提供を受けたライセンスを同一のWebex利用環境上で利用することはできません。契約者が当社以外の他のライセンス提供事業者からもWebexライセンスの提供を受けている場合、Webex利用環境は個別に構築されることになります。

まとめ

優秀な機能を搭載しているWebexは、単調になりがちなWeb会議を充実させるポテンシャルを有しています。ビデオ会議製品のWebex Meetingsは「ひかりクラウド電話for Webex Calling」と契約することによって、一つのアプリ内にさまざまなツールを集約できるようになるメリットもあります。

日本でも多くの導入例があるWebexを活用すれば、業務の効率アップが実現可能となります。ぜひ一度資料をご覧になってみてください。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc.またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。
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  「Webex Calling」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。
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  「Microsoft Word」、「Microsoft Excel」は、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。