ダイヤルインとは? 代表組との違いや仕組み・注意点について解説

ダイヤルインとは?

ダイヤルインとは、1つの電話回線で複数の電話番号を使えるようにするための法人向けの電話の付加サービス（追加番号）です。契約者回線番号以外に複数の番号を追加番号として取得し、PBX（Private Branch Exchange、電話交換機のこと）などを経由して各電話番号で直接受信をします。回線は一つでも、部署ごとに直接電話を受けたい、という企業などで活用されています。

企業でダイヤルインが導入される理由

家庭などで一般的に使われている電話回線は、1つの回線に対して1つの電話番号が利用されることが多いです。しかし企業のオフィスや製品やサービス別にお問い合わせを受けるコールセンターなどで使われるビジネスフォンの場合、家庭と同じ仕組みを使うと、たくさんの人が電話を受けるために大量の電話回線を用意することが必要になってしまいます。そうなれば、回線敷設費や維持費など、莫大なコストがかかりかねません。

ダイヤルインを利用すれば1つの回線につき複数の番号を使えることから導入・運用コストを抑えられるのがメリットです。

代表組との違い

ダイヤルイン以外の仕組みで、オフィスによく導入される電話の仕組みに代表組があります。

１つの回線を複数の電話番号に振り分けるダイヤルインに対し、1つの代表番号に対して、複数の回線をグループ化するサービスが代表組です。複数の電話番号を1つの代表番号に集約させるイメージを思い浮かべると分かりやすいでしょう。

代表組のシステムを導入すると、設定した代表電話番号で複数の発着信が可能になります。代表電話番号に複数の着信があっても、グループ内の空いている回線で応答することができるため、通話中になりにくいというメリットがあります。そのため、複数の電話が一度にかかってくることの多い、顧客相談窓口や採用窓口の電話番号に活用されることが多いサービスです。

ダイヤルインが複数の担当者による個別電話対応であるとするなら、代表組は複数の担当者による集団電話対応となります。

ダイヤルインの仕組み｜関連する言葉の意味を解説

ダイヤルインには代表ダイヤルインと、追加ダイヤルインの２つがあります。これらを理解するために必要な契約番号と追加番号についても併せて解説をします。

契約番号と追加番号について

ダイヤルインには「契約番号」と「追加番号」という2種類の番号が存在します。契約番号はその名のとおり契約した電話回線につながっている番号であり、追加番号は契約電話番号とは別に電話を振り分けるために設定する番号のことを指します。

仮に、回線が2つ、5つの電話番号を保有しているケースを考えてみましょう。5つの電話回線のうち2つは電話回線の契約に関連した「契約番号」であり、残りの3つの番号は追加番号となります。

代表ダイヤルインについて

代表ダイヤルインは、ダイヤルインを運用する際によく使われる方法で、複数の電話回線と追加電話番号をグループ化させるのが特徴です。

通常、電話回線を増やしても1つの回線で同時に受けられる着信が増えるわけではありません。そのため、単純にダイヤルインで電話番号を増やした場合、１つしか回線がないと電話が混雑してしまうことがあります。代表ダイヤルインの仕組みを使うと、例えば6つの追加電話番号に対して、2つの電話回線をグループ化することができます。回線が複数あるため、電話が混雑しにくく、複数の電話を同時に着信するようなシーンで便利です。

ただし、電話回線数よりも電話番号の数は多く設定しなければならないといったルールがあるため、注意しましょう。

追加ダイヤルインについて

追加ダイヤルインは、発信側にガイダンスに従って番号を入力してもらうことで電話を振り分ける方法です。顧客がガイダンスに従って番号を入力すると、自動的に話したい相手の内線番号にかかる仕組みです。

大きな特徴として、追加ダイヤルインを利用するのに、特別な申し込みや月額利用料金は必要ありません。ビジネスフォンの設定を変更するだけで、誰でも簡単に利用できます。

発信側に手間をかけさせてしまうというデメリットはありますが、代表ダイヤルインに比べコストがかからないというメリットがあります。

ダイヤルインの契約ができる回線とは

ここでは、ダイヤルインを使うのにあたって確認しておきたい、契約可能な回線の種類や注意点について解説します。

アナログ回線

アナログ回線で利用できるダイヤルインサービスには、モデム信号を利用して伝送するモデムダイヤルインや、プッシュ信号を利用するPBダイヤルインがあります。

ISDN回線

ISDN回線では、通信制御用回線「Dチャネル」を使ったダイヤルインを利用できます。NTT東日本のサービスであれば、INSネット64・ライト、INSネット64、INSネット1500、などでこうしたダイヤルインのサービスを使うことができます。

しかし、2024年1月に固定電話（加入電話とINSネット）のIP網移行が行われたことにより、INSネット(ディジタル通信モード)が地域ごとに段階的にサービス終了となりました。

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  「INSネット64」「INSネット64･ライト」「INSネット1500」（総合ディジタル通信サービス）は、2024年8月31日（土）をもってサービスの新規販売は終了、2028年12月31日（日）をもってサービス提供を終了いたします。詳細はこちらをご確認ください。なお、ご利用中のINSネット回線への付加サービス申込は2024年9月1日以降であってもお申し込みいただけます。
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  「ディジタル通信モード」のサービス終了に合わせて2024年1月より提供している「切替後のINSネット上のデータ通信（補完策）」も終了いたします。

そのため、ISDN回線でのダイヤルインを継続的に利用することは難しいです。

ダイヤルイン導入時の注意点

では、実際にダイヤルインを導入しようとする際、どのようなポイントに気を付ければよいのでしょうか。ここではよく問題になりやすい2点を解説します。

市内局番を統一させる

まず、電話回線が複数あり、代表ダイヤルインを設定したい場合、電話番号に付いている市内局番が統一されているかどうか注意が必要です。市内局番とは、細かなエリアを識別するための番号で、もし統一できておらずバラバラになっている場合は、ダイヤルインは利用できません。スムーズに運用するためにも、市内局番はあらかじめ統一させておくことが大切です。

電話機と回線数に余裕を持たせる

法人でダイヤルインを利用したいと考えたとき、どれくらい電話機や回線数を用意すればよいのか迷ってしまうかも知れません。

最適な数は一概に言えないものの、必要数よりも少し余裕を持たせた数がおすすめです。特に受注窓口などの場合、繁忙期に電話件数が増えることも考えられるため、少しバッファを見ておくことがおすすめです。

光回線を使ったひかり電話でも番号の追加が可能

アナログ回線や、ISDN回線ではなく、光回線を使ったひかり電話などでも番号の追加が可能です。ひかり電話の場合、１番号あたり月額110円（税込）で4つまでの番号追加が行える「マイナンバー」というサービスがあります。

また、ひかり電話オフィスタイプであれば、最大32番号までの追加番号の設定が可能なうえ、最大8チャネルの同時通話ができる「複数チャネル」といったサービスもあります。

「ひかり電話オフィスタイプ」
詳細はこちら

さらに電話を効率的に使うなら「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」がおすすめ

テレワークの普及や働き方の多様化から、仕事の場はオフィス以外にも広がっています。こうした変化を支えるため、さまざまなクラウド電話やWeb会議アプリケーションが提供されています。NTT東日本が提供する「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」もその一つです。オフィスの電話番号をそのままパソコンやスマートフォンなどで発着信できるほか、Webexでオンライン会議やチャットなどを一元管理できます。オフィスでも、自宅でも、外出先でもオフィスと同じように電話を受けることができます。また、携帯電話に内線番号を割り当てることができるため、オフィスにどれだけ固定電話を設置すればよいのか、といった悩みやコスト負担から解放されます。
サービスのよりくわしい説明については、ぜひ以下のリンクからご参照ください。

「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」
詳細はこちら

ダイヤルインにはさまざまな回線を使えるものの、今後はインターネットを介したIP回線が主流になると考えられています。光回線と合わせて使えるW「ひかりクラウド電話 for Webex Calling」もひとつの方法としておすすめです。

まとめ

ダイヤルインは1つの電話回線で複数の電話番号を持てるサービスであり、その利便性やコスト面から、オフィスでのビジネスフォンには欠かせないものとなっています。代表組とうまく合わせて活用することで、業務効率を改善し、生産性を高めることができます。

また、アナログ回線やISDN回線は2024年1月からIP回線網へ移行されました。ひかり電話を導入する企業も増えており、ひかり電話であればダイヤルインと同じように追加番号を設置することができます。クラウド電話である「Webex Calling」など、今まで以上に豊富な機能を活用できるサービスも注目を集めています。オフィスの電話活用の見直しの際にはぜひこれらも併せて検討してください。

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  Webex Callingに設定した固定電話番号は既存のビジネスフォンで利用できません。現在ご利用いただいているオフィスの電話番号を本サービスに移行するか、新たな固定電話番号の取得が必要です。
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  「Webex by Cisco」、および「Webex」は、Cisco Systems,Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における商標登録または商標です。
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  「Webex Calling」はCisco Systems, Inc.が提供するサービスの名称です。