Teams電話の導入効果3選！解決できる課題や導入メリットも紹介

Teams電話導入で期待できる効果1：コストメリット

Teams電話を導入することで期待できる「コストメリット」について解説します。

よくある課題

組織やグループ会社などで年に数回の人事異動が発生すると、電話機の設定変更が必要となる場合があります。この設定変更には工事費がかかるケースがあり、その費用を都度負担しなければなりません。

たとえば、内勤社員と外勤社員がいる場合、代表番号への着信があったものの外勤社員が外出中だったとします。急ぎの要件だった場合、内勤社員が外勤社員の携帯電話に連絡し、外勤の社員が取引先などに折り返し対応しなければならないといったような、電話の運用に関する業務上の課題は少なくありません。

対応策

上記のような課題への対策として、内勤社員にはパソコン、外勤社員にはスマートフォンにNTT東日本の「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を導入するのがおすすめです。人事異動があった際は、管理者画面から発着信の設定を行うだけなので、これまで発生していた工事費用を簡単に抑えられます。

さらに、Teams上で内線や外線への転送が可能なため、代表電話にかかってきた番号への折り返し対応の回数が減少します。また、外勤営業の電話がつながらない場合にはチャットでメッセージを送る運用に切り替えるなど、Teams内でコミュニケーションを完結させることで、重要な情報の見落としを減らす効果にも期待できるでしょう。

Teams電話導入で期待できる効果2：運用コスト低減

続いて、Teams電話の導入による「運用コストの低減」の効果について解説します。「運用コスト」とは携帯電話の購入費用はもちろん、その管理のための労力を含みます。

よくある課題

人材派遣業などで、派遣社員に携帯電話を支給している場合、紛失や盗難などの問題を抱えている企業も少なくありません。

また、派遣社員の離職率が高い場合、どの番号の携帯電話を誰が使っているのかを、管理運用する労力もかかります。これらの課題を解決しつつ運用コストを軽減したいと考えている企業には下記のような対応策が有効です。

対応策

運用コスト低減のためには、BYODの活用も有効でしょう。BYODとは、Bring Your Own Deviceの略で、従業員が私物として持っているスマートフォンやパソコンなどの端末を業務にも使うスタイルのことです。「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を契約・導入し、派遣社員の私用スマートフォンにTeamsをインストールすることで、BYODの電話環境を構築できます。

そのため、万が一、派遣社員が端末を紛失した場合でも買い替えの費用を会社が負担する必要はありません。さらには管理画面上でユーザー情報を消去できるため、派遣社員が辞めた際にも複雑な作業は不要で、運用のための労力を減らせます。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
詳細はこちら

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
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Teams電話導入で期待できる効果3：BCP対策（事業継続計画）

最後は、Teams電話の導入で期待できる、BCP対策（事業継続計画）について解説します。

よくある課題

自然災害などによって光回線の断線や主装置の故障が発生し、全ての電話が使用できなくなった場合、顧客対応業務を継続することが難しくなります。そのため、このような事業リスクを軽減し、安定した業務運営をめざす企業が増えています。

対応策

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を導入することで、手持ちのノートパソコンやスマートフォンを使用して代表電話番号での外線通話や保留転送ができるようになります。

また、BCP対策の観点でいえば、スマートフォンがあれば光回線の断線やクラウド側の不具合が発生した場合、クラウド電話やビジネスフォンとは別に090,080などから始まる携帯電話番号で連絡を取ることが可能です。これにより、クラウドに問題が発生した際には、オフィスの回線を利用した電話対応を実現するといった方法もあります。

Teams電話を使うなら「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」

Teams電話を利用するなら、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」が適切です。「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を契約・導入すれば、パソコン・タブレット・スマートフォンなどの端末に「Microsoft Teams」をインストールするだけで、固定電話番号での着信・発信が可能になります。

Teams電話を導入するには、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」に申し込む必要があります。また、Microsoftが提供する「Teams電話スタンダード（Phone Standard）」のライセンス取得と、これが利用できる「Office365」または「Microsoft365」の契約も必要です。なお、これらのサービスには別途料金が発生します。

また、クラウド外線サービスへの申し込みも必須です。これらの対応の後、「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」を使うと、Teams上で固定電話番号での発着信が可能になります。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」の導入により、工事や設定変更、端末管理などの手間を省いて低コストで電話環境を構築できるだけでなく、業務効率の向上もめざせるでしょう。

まとめ：Teams電話を活用して電話の費用や運用コストなどの課題を解決しよう

Teams電話の導入によって、費用や運用コストの軽減、さらにはBCP対策（事業継続計画）といったさまざまな効果が期待できます。電話機の設定変更工事や社用端末の負担が減るだけでなく、クラウド運用により災害時のリスクを回避し、オフィス外でも安定した電話対応が可能です。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」のTeams電話は、柔軟な業務環境を構築し、コスト効率を高める手段としておすすめです。

Teams電話の導入を検討される場合は、ぜひ以下からチェックしてみてください。

「ひかりクラウド電話 for Microsoft Teams」
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  「Microsoft Teams」「Microsoft 365」「Office365」は、米国Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標、または商標です。 「Microsoft 365」は、Microsoft Corporationが提供するサービスの名称です。
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  「Microsoft Teams」は、名称が変更される場合があります。最新情報は、各サービス事業者のホームページをご確認ください。